REGULAMENT din 2 septembrie 2004

de organizare şi funcţionare al Oficiului Român pentru Adopţii

EMITENT

GUVERNUL

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 869 din 23 septembrie 2004

Capitolul I

Dispoziţii generale

Articolul 1

(1) Oficiul Român pentru Adopţii, denumit în continuare Oficiul, este organ de specialitate al administraţiei publice centrale, cu personalitate juridică, în subordinea Guvernului. ... (2) Sediul Oficiului este în municipiul Bucureşti. ...

Articolul 2

(1) Oficiul coordonează şi supraveghează activităţile de adopţie şi realizează cooperarea internaţională în domeniul adopţiei. ... (2) Oficiul este autoritatea centrală română însărcinată să ducă la îndeplinire obligaţiile prevăzute în Convenţia asupra protecţiei copiilor şi cooperării în materia adopţiei internaţionale, încheiată la Haga la 29 mai 1993, ratificată prin Legea nr. 84/1994, denumită în continuare Convenţia de la Haga. ... (3) Oficiul are rolul de a duce la îndeplinire obligaţiile asumate de statul român în materia adopţiei prin convenţiile şi tratatele internaţionale la care România este parte, de a pune în aplicare şi de a urmări şi asigura aplicarea unitară a legislaţiei în domeniul adopţiei. ...

Capitolul II

Secretarul de stat

Articolul 3

(1) Secretarul de stat conduce întreaga activitate a Oficiului, pe care îl reprezintă în raporturile cu Guvernul, cu Secretariatul General al Guvernului, cu ministerele, cu alte autorităţi ale administraţiei publice centrale sau locale, cu alte instituţii publice şi cu persoane fizice ori juridice, române sau străine. ... (2) Secretarul de stat este ordonator secundar de credite. ... (3) În exercitarea atribuţiilor sale secretarul de stat emite ordine şi instrucţiuni. ... (4) Secretarul de stat răspunde în faţa Guvernului pentru întreaga activitate a Oficiului. ...

Articolul 4

(1) Secretarul de stat al Oficiului îndeplineşte următoarele atribuţii principale: ... a) reprezintă Oficiul în raporturile cu persoanele juridice române şi străine în domeniul adopţiei; ... b) fundamentează şi elaborează propuneri pentru bugetul propriu şi răspunde, potrivit legii, de execuţia acestuia, fiind ordonator secundar de credite; ... c) colaborează cu instituţiile de specialitate pentru formarea şi perfecţionarea pregătirii profesionale a personalului din cadrul Oficiului; ... d) ia măsuri pentru editarea, dacă este cazul, a unor publicaţii de specialitate şi de informare; ... e) asigură cooperarea între autorităţile administraţiei publice locale şi autorităţile administraţiei publice centrale cu atribuţii în domeniul adopţiei; ... f) analizează fişele posturilor de conducere, stabilind atribuţiile, sarcinile şi limitele de competenţă ale acestora; ... g) se preocupă pentru asigurarea unui cadru unitar al managementului activităţilor prin adopţie, prin integrarea acestor activităţi în sistemul de servicii şi instituţii organizat de autorităţile administraţiei publice locale. ... (2) Secretarul de stat îndeplineşte şi alte atribuţii specifice domeniului de activitate al Oficiului, stabilite prin acte normative sau prin decizii ale primului-ministru. ...

Capitolul III

Secretarul general

Articolul 5

(1) Secretarul general este înalt funcţionar public, subordonat secretarului de stat, numit prin concurs sau examen, pe criterii de profesionalism. ... (2) Secretarul general asigură stabilitatea funcţionării Oficiului, continuitatea conducerii şi realizarea legăturilor funcţionale dintre structurile Oficiului, având în subordine şefii compartimentelor din structura instituţiei. ... (3) Secretarul general este, de regulă, coordonatorul colectivului de lucru care are drept obiectiv principal iniţierea actelor normative. ...

Articolul 6

Secretarul general are următoarele atribuţii principale:

a) prezintă propuneri de măsuri necesare pentru aplicarea şi respectarea actelor normative în domeniul adopţiei; ... b) elaborează, împreună cu compartimentele de specialitate, proiecte de avize la actele normative iniţiate de ministere şi de alte organe ale administraţiei publice centrale; ... c) analizează lucrările elaborate în cadrul direcţiilor de specialitate şi, dacă este cazul, le prezintă spre aprobare secretarului de stat; ... d) propune secretarului de stat măsuri pentru a asigura buna organizare şi funcţionare a serviciilor/compartimentelor de specialitate; ... e) urmăreşte realizarea corectă şi la termenele stabilite a tuturor activităţilor şi sarcinilor stabilite de secretarul de stat; ... f) realizează legăturile funcţionale cu omologii săi din ministere şi alte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale; ... g) propune şi coordonează diferite programe de specializare în vederea creşterii gradului de profesionalism al personalului Oficiului; ... h) îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de lege sau primite de la secretarul de stat. ...

Capitolul IV

Conducătorii structurilor/compartimentelor

Articolul 7

Şefii structurilor din cadrul Oficiului au următoarele atribuţii:

a) organizează sau, după caz, coordonează şi controlează realizarea corectă şi în termen a activităţilor şi sarcinilor stabilite de secretarul de stat sau de secretarul general, de către personalul din subordine; ... b) răspund de încărcarea echilibrată cu sarcini a salariaţilor, elaborează proiectele fişelor posturilor pentru fiecare salariat şi evaluează activitatea profesională a personalului din subordine; ... c) asigură ca activitatea structurilor pe care le coordonează să se desfăşoare organizat, pe baza unui program de activitate; ... d) urmăresc cunoaşterea legislaţiei aplicabile domeniului administraţiilor de către personalul din subordine şi acţionează pentru respectarea acesteia; ... e) participă la elaborarea sau, după caz, realizează lucrări de complexitate sau importanţă deosebită, corespunzătoare funcţiei în care sunt încadraţi; ... f) repartizează spre rezolvare corespondenţa şi celelalte lucrări care intră în atribuţiile compartimentului pe care îl conduc şi dau îndrumările în vederea rezolvării acestora în termenul stabilit de către conducerea Oficiului; ... g) semnează, potrivit competenţelor stabilite pe linie ierarhică, lucrările şi corespondenţa realizate în cadrul structurii respective; ... h) urmăresc elaborarea în termen a studiilor, sintezelor, rapoartelor, metodologiilor, proiectelor de acte normative şi a tuturor celorlalte lucrări repartizate de secretarul de stat sau de secretarul general; ... i) stabilesc, în limita competenţelor acordate, relaţii de colaborare cu serviciile publice specializate pentru protecţia copilului sau cu organismele private autorizate să desfăşoare activităţi în domeniul adopţiei; ... j) programează concediile de odihnă pentru salariaţii din subordine şi urmăresc efectuarea acestora; ... k) asigură, în conformitate cu legislaţia în vigoare, respectarea normelor de disciplină de către salariaţii din subordine şi fac propuneri secretarului de stat pentru salariaţii care au săvârşit abateri disciplinare; ... l) răspund în faţa secretarului de stat sau a secretarului general pentru activitatea desfăşurată. ...

Capitolul V

Serviciul economic, juridic şi resurse umane

Articolul 8

(1) Serviciul economic, juridic şi resurse umane are în componenţa sa Compartimentul financiar-contabilitate, Compartimentul juridic şi Compartimentul resurse umane şi administrativ şi are următoarele atribuţii principale: ... a) gestionează fondurile din bugetul Oficiului şi bunurile acestuia, potrivit legii; ... b) îndeplineşte toate atribuţiile privind sistemul de salarizare, indemnizaţii şi alte drepturi băneşti ale angajaţilor Oficiului; ... c) realizează şi coordonează, sub îndrumarea secretarului general al Oficiului, politicile generale de management al resurselor umane, în cadrul acestuia; d) administrează bunurile proprietate publică şi privată aflate în patrimoniul Oficiului potrivit prevederilor legale. ... (2) Compartimentul financiar-contabilitate are următoarele atribuţii principale: ... a) stabileşte necesarul de cheltuieli materiale pentru întocmirea proiectului de buget anual şi a rectificărilor acestuia, pentru activitatea Oficiului; ... b) primeşte, analizează şi întocmeşte necesarul fizic şi valoric al lucrărilor de investiţii şi dotări ce se înscriu în bugetul Oficiului; ... c) urmăreşte angajarea patrimonială a Oficiului, în baza aprobării conducerii acestuia, cu avizul Compartimentului juridic, întocmeşte şi verifică balanţa de venituri şi cheltuieli a Oficiului, darea de seamă contabilă şi raportul explicativ; ... d) asigură schimbul permanent de date şi informaţii cu structurile de resort din cadrul Ministerului Finanţelor Publice; ... e) întocmeşte notele contabile pentru operaţiunile specifice şi fişele de conturi, analizează şi urmăreşte soldurile conturilor şi întocmirea specificaţiilor de cont pentru conturile specifice şi propune conducerii Oficiului declanşarea inventarierii anuale a patrimoniului acestuia, compară rezultatele inventarierii faptice cu cele scriptice din contabilitate şi valorifică inventarierea şi înregistrează în contabilitate rezultatele inventarierii, conform procesului-verbal întocmit de comisia de inventariere a patrimoniului, stabilită prin ordin al secretarului de stat; ... f) recuperează eventualele pagube constatate conform procesului-verbal întocmit de comisia de inventariere a patrimoniului, analizează şi avizează propunerile privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe şi clasarea sau declasarea celorlalte dotări şi materiale, conform propunerilor făcute de cei în drept; ... g) întocmeşte lunar, trimestrial şi anual execuţia bugetară şi asigură raportarea acesteia şi realizează defalcarea pe trimestre a cheltuielilor bugetare, iniţiază şi urmăreşte derularea procedurilor de achiziţii şi întocmeşte contracte şi verifică bonitatea; ... h) urmăreşte încadrarea în plăţile programate şi ţine evidenţa creditelor externe în baza documentelor de fundamentare transmise de personalul angajat pentru derularea acestor credite, asigură gestionarea fondurilor speciale; ... i) acordă viza de control financiar preventiv în conformitate cu ordinul emis de secretarul de stat, întocmeşte şi ţine evidenţa ordonanţărilor angajamentelor de plată ale Oficiului şi întocmeşte bugetul de venituri şi cheltuieli al Oficiului; ... j) deschide lunar creditele bugetare şi fondurile speciale, conform normelor legale, cu încadrarea în bugetul aprobat, şi asigură schimbul permanent de date şi informaţii cu structurile de resort din cadrul Ministerului Finanţelor Publice; ... k) întocmeşte statele de plată pentru personalul Oficiului, preluând de la Compartimentul resurse umane şi administrativ toate documentele necesare, asigură plata efectivă a drepturilor de personal pentru Oficiu şi efectuează, dacă este cazul, reţinerile din salariu, cu avizul juridic, dacă este cazul, şi ţine evidenţa veniturilor lunare ale personalului; ... l) asigură efectuarea vărsămintelor la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, la terţi şi alte obligaţii; ... m) întocmeşte titluri executorii, în condiţiile legii, cu avizul Compartimentului juridic, şi urmăreşte recuperarea prejudiciilor aduse Oficiului, asigură ridicarea şi depunerea de numerar; ... n) asigură ridicarea şi depunerea documentelor de decontare bancară, întocmeşte fişele individuale de salarii şi fişele fiscale, întocmeşte raportări statistice specifice şi monitorizarea drepturilor salariale; ... o) acordă viza de control financiar preventiv în conformitate cu ordinul emis de conducerea Oficiului şi obţine viza de control financiar delegat de la Ministerul Finanţelor Publice, conform prevederilor legale. ... (3) Compartimentul financiar-contabilitate îndeplineşte şi alte atribuţii specifice stabilite de conducerea Oficiului. ... (4) Compartimentul juridic are următoarele atribuţii principale: ... a) efectuează studii, analize şi documentaţii privind oportunitatea iniţierii sau modificării unor acte normative, în raport cu fenomenele ce apar în aplicarea reglementărilor legale în vigoare; ... b) participă la elaborarea proiectelor de acte normative în domeniul adopţiei; ... c) face propuneri pentru soluţionarea unor probleme rezultate din aplicarea legislaţiei în domeniul adopţiei; ... d) avizează, din punct de vedere al tehnicii legislative şi al corelării cu prevederile altor reglementări, toate proiectele de acte normative iniţiate de către ministere şi organe centrale care au ca obiect reglementarea unor aspecte legate de domeniul de activitate al Oficiului; ... e) avizează legalitatea contractelor civile şi comerciale prin care este angajată răspunderea patrimonială a Oficiului; ... f) asigură reprezentarea Oficiului în raporturile cu instanţele judecătoreşti de drept comun şi contencios administrativ; ... g) participă la organizarea şi urmărirea acţiunilor de informare privind legislaţia în domeniul adopţiei, prin instruiri, simpozioane, mass-media; ... h) oferă consultanţă juridică în domeniul adopţiei persoanelor fizice şi juridice interesate şi rezolvă orice alte lucrări cu caracter juridic. ... (5) Compartimentul resurse umane şi administrativ are următoarele atribuţii principale: ...

A. în domeniul resurselor umane:

a) gestiunea curentă a resurselor umane şi a funcţiilor publice, managementul resurselor umane în condiţii de eficienţă, formarea şi perfecţionarea personalului, întocmirea documentelor pentru încadrarea personalului; ... b) întocmirea documentelor date în competenţa sa şi difuzarea acestora la compartimentele interesate, stabilirea drepturilor de spor de vechime pentru toţi salariaţii Oficiului; ... c) întocmirea contractelor individuale de muncă, păstrarea şi completarea la zi a carnetelor de muncă, precum şi a dosarelor personale ale fiecărui salariat; ... d) derularea procedurilor în vederea transferării personalului, întocmirea ordinelor de încetare a raporturilor de serviciu sau a raporturilor de muncă şi difuzarea acestora la compartimentele interesate, întocmirea şi păstrarea la zi a statului de funcţii şi de personal al Oficiului; ... e) transmiterea documentaţiei pentru evaluarea performanţelor profesionale individuale, înregistrarea în evidenţe şi înaintarea spre plată Compartimentului financiar-contabilitate a drepturilor băneşti, în cazul concediilor medicale, stabilirea drepturilor de concediu de odihnă, precum şi a altor concedii prevăzute de legislaţia în vigoare şi evidenţa efectuării acestora; ...

B. în domeniul administrativ:

a) asigură evidenţa declaraţiilor pe baza cărora se acordă deducerile personale suplimentare, întocmirea dosarelor de pensionare pentru limită de vârstă, pentru invaliditate sau de urmaş, întocmirea fişei colective de prezenţă, păstrarea evidenţei orelor prestate peste programul de lucru; ... b) întocmirea şi eliberarea legitimaţiilor de serviciu, de acces, precum şi păstrarea evidenţei acestora, eliberarea de documente privind statutul de salariat, solicitate de salariaţii Oficiului, întocmirea şi ţinerea evidenţei fişelor fiscale pentru toţi salariaţii Oficiului. ... (6) Compartimentul resurse umane şi administrativ îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite de conducerea Oficiului. ... (7) Compartimentul resurse umane şi administrativ, în domeniul administrativ, are următoarele atribuţii: ... a) urmăreşte contractele cu furnizorii, realizarea obiectivelor acestora, cu respectarea prevederilor legale privind achiziţiile de bunuri; ... b) derulează planul de aprovizionare al Oficiului privind obiectivele de investiţii şi aprovizionare curentă cu bunuri şi contractele de servicii, asigură gestionarea materialelor consumabile procurate; ... c) întocmeşte fişele de magazie şi cele de inventar, face propuneri de casare şi declasare a dotărilor şi materialelor, conform prevederilor legale; ... d) organizează şi supraveghează modul de întrebuinţare a bunurilor mobile şi imobile aflate în patrimoniul Oficiului, a gestiunii materialelor şi întocmeşte documentaţia necesară, urmăreşte şi vizează justificarea cheltuielilor efectuate pentru activitatea de transport a Oficiului (folosirea autoturismelor din dotarea Oficiului); ... e) confirmă pentru plată facturile primite pentru serviciile prestate Oficiului de către furnizorii direcţi, întocmeşte şi fundamentează anual propunerile pentru reparaţii capitale şi curente în cadrul Oficiului; ... f) organizează şi supraveghează efectuarea şi întreţinerea curăţeniei în sediul Oficiului şi pe căile de acces, amenajează spaţii din incinta Oficiului pentru acţiuni de protocol, asigură protecţia muncii conform prevederilor legale în vigoare, pentru aparatul de lucru al Oficiului, îndeplinind toate formalităţile necesare, întocmeşte necesarul de rechizite şi materiale pentru compartimentele Oficiului; ... g) întocmeşte notele de intrare-recepţie pentru achiziţiile Oficiului şi asigură semnarea acestora de cei în drept, operează bonurile de materiale, centralizează consumurile pe fiecare sortiment şi le predă la Compartimentul financiar-contabilitate împreună cu procesele-verbale de predare-primire; ... h) înregistrează mijloacele fixe şi obiectele de inventar în registrul de inventar şi completează fişele de inventar pe locuri de folosinţă şi persoane. ... (8) Compartimentul resurse umane şi administrativ îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite de conducerea Oficiului. ...

Capitolul VI

Biroul de evidenţă a adopţiei

Articolul 9

(1) Biroul de evidenţă a adopţiei are următoarele atribuţii principale: ... a) asigură verificarea respectării termenelor, procedurilor şi documentelor prevăzute de legislaţia în vigoare privind adopţia; ... b) asigură constituirea evidenţei cererilor persoanelor sau familiilor care doresc să adopte; ... c) întocmeşte şi actualizează Registrul naţional pentru adopţii; ... d) asigură şi urmăreşte aplicarea prevederilor din Legea nr. 273/2004 privind regimul juridic al adopţiei; ... e) verifică dacă adoptatul va beneficia în ţara străină de garanţiile şi normele echivalente celor existente în cazul unei adopţii naţionale; ... f) comunică direcţiilor generale de asistenţă socială şi protecţia copilului lista centralizată la nivel naţional a persoanelor sau familiilor adoptatoare atestate şi înscrise în Registrul naţional pentru adopţii; ... g) urmăreşte evoluţia copilului şi a relaţiilor dintre acesta şi părintele sau părinţii săi adoptivi prin intermediul autorităţii centrale competente sau organizaţiei acreditate ori autorizate din statul de domiciliu al părinţilor adoptivi; ... h) întocmeşte certificatul care atestă că adopţia este conformă cu normele impuse de Convenţia de la Haga; ... i) centralizează şi expediază comisiei pentru protecţia copilului competente rapoartele de urmărire postadopţie a copiilor adoptaţi; ... j) sprijină adoptatul în obţinerea informaţiilor vizând identitatea părinţilor fireşti, în condiţiile legii. ... (2) Biroul prevăzut la alin. (1) execută orice alte atribuţii primite de la conducerea Oficiului, pe linie ierarhică. ...

Capitolul VII

Auditor

Articolul 10

Auditorul funcţionează în directa subordine a secretarului de stat al Oficiului şi exercită auditul intern asupra tuturor activităţilor desfăşurate sau coordonate direct de Oficiu, inclusiv asupra utilizării de către terţi, indiferent de natura juridică a acestora, a fondurilor publice gestionate de aceştia din urmă, în baza unei finanţări realizate de către Oficiu.

Articolul 11

(1) Principalele atribuţii ale auditorului sunt: ... a) elaborează proiectul planului anual de audit intern; ... b) efectuează activităţi de audit intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale Oficiului sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; ... c) elaborează raportul anual al activităţii de audit intern; ... d) raportează secretarului de stat identificarea unor nereguli sau eventuale prejudicii; ... e) auditează, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: angajamente bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare, plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare, vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităţilor administrativ-teritoriale, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unităţilor administrativ-teritoriale, constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora, alocarea creditelor bugetare, sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia, sistemul de luare a deciziilor, sistemele de conducere şi control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme, sistemele informatice. ... (2) Auditorul îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite de secretarul de stat al Oficiului. ...

Capitolul VIII

Dispoziţii finale

Articolul 12

Prezentul regulament va fi adus la cunoştinţă tuturor salariaţilor, prin grija conducătorilor structurilor din cadrul Oficiului.

Articolul 13

Programul de lucru al Oficiului se stabileşte prin ordin al secretarului de stat al Oficiului.

Articolul 14

Atribuţiile şi răspunderile specifice funcţiilor din cadrul Oficiului se stabilesc prin fişa postului, corespunzătoare fiecărei funcţii, care se aprobă prin ordin al secretarului de stat al Oficiului.

Articolul 15

Personalul Oficiului are obligaţia de a declara, pe propria răspundere, că atât el, cât şi rudele sale până la gradul III, nu lucrează în cadrul fundaţiilor sau asociaţiilor, al căror obiect de activitate vizează protecţia şi promovarea adopţiei.

Articolul 16

Personalul Oficiului are obligaţia de a lua la cunoştinţă şi de a respecta prevederile prezentului regulament, precum şi ale regulamentului de ordine interioară, care se aprobă prin ordin al secretarului de stat al Oficiului în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri.

-------------