PROCEDURĂ din 5 noiembrie 2021

de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura

EMITENT

MINISTERUL FINANȚELOR

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 1065 din 8 noiembrie 2021 Aprobată prin ORDINUL nr. 1.365 din 5 noiembrie 2021, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 1065 din 8 noiembrie 2021.

Articolul 1

Dispoziții generale

(1) Prezenta procedură stabilește cadrul de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, denumit în continuare sistemul RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.(2) Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice reglementate la nivel național, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.(3) Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat și administrat de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național de Informații Financiare. (4) Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între Ministerul Finanțelor/organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică, cu modificările și completările ulterioare.(5) În vederea utilizării sistemului RO e-Factura în relația B2B, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura.(6) Abrogat.

(la 15-07-2022, Alineatul (6) din Articolul 1 a fost abrogat de Punctul 1, Articolul I din ORDINUL nr. 1.667 din 11 iulie 2022, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 714 din 15 iulie 2022 )

Articolul 2

Pregătirea și transmiterea facturii electronice

(1) Emitentul facturii electronice pregătește fișierul corespunzător facturii electronice în format XML, conform documentației tehnice publicate în secțiunea dedicată RO eFactura disponibilă pe portalul Ministerului Finanțelor, respectiv Agenției Naționale de Administrare Fiscală. Fișierul XML trebuie să respecte standardul european EN 16931 (model semantic de bază al facturii electronice) și regulile naționale ROCIUS prevăzute în legislația specifică.(2) În vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface); ... b) utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor. ... (3) Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la alin. (2) este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.(4) În urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO eFactura atribuie automat un număr de identificare, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului.

Articolul 3

Verificarea facturii electronice

(1) Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticității originii privind identitatea emitentului, precum și a integrității conținutului după transmiterea fișierului corespunzător facturii electronice, fără a include verificarea realității tranzacțiilor dintre emitentul și destinatarul facturii electronice.(2) După transmiterea facturii electronice, sistemul RO eFactura efectuează următoarele operațiuni, în mod automat, asupra fișierului în format XML, după cum urmează:a) verificări și validări privind structura și sintaxa; ... b) verificări semantice. ...

După efectuarea acestor operațiuni se generează un mesaj automat de răspuns.

(3) În situația în care drept urmare a operațiunilor prevăzute la alin. (2) nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. (4) În situația în care drept urmare a operațiunilor prevăzute la alin. (2) sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.(5) După corectarea erorilor identificate, potrivit alin. (4), emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura.(6) Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis. (7) După efectuarea verificărilor automate, fișierele prevăzute la alin. (3) și (4) vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Articolul 4

Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2B

(1) În vederea primirii și descărcării facturii electronice, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface); ... b) utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor. ... (2) Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la alin. (1) este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Articolul 5

Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2G

(1) Destinatarii facturii electronice emise în relația B2G prevăzuți la art. 2 alin. (1) lit. p) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 139/2002, au obligația să primească și să descarce factura electronică prin accesarea secțiunii Factura electronică disponibilă în Spațiul privat virtual din cadrul portalului ANAF sau, în cazul celor înregistrați în Registrul entităților publice, potrivit procedurii aprobate în anexa nr. 1 la Ordinul viceprim-ministrului, ministrul finanțelor publice, nr. 2.004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entităților publice și registrul altor entități, cu modificările și completările ulterioare, prin accesarea «Punctului Unic de Acces» de pe site-ul Ministerului Finanțelor - Sistemul național de raportare Forexebug, secțiunea «Vizualizare rapoarte» - «Facturi electronice».

(la 15-07-2022, Alineatul (1) din Articolul 5 a fost modificat de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 1.667 din 11 iulie 2022, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 714 din 15 iulie 2022 )

(2) Primirea și descărcarea facturii electronice emise în relația B2G potrivit alin. (1) pot fi efectuate de către persoanele înregistrate ca utilizatori în Spațiul privat virtual din cadrul portalului ANAF sau de către persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte în sistemul național de raportare Forexebug potrivit procedurii prevăzute în anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de funcționare a sistemului național de raportare - Forexebug, cu modificările și completările ulterioare.

(la 15-07-2022, Alineatul (2) din Articolul 5 a fost modificat de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 1.667 din 11 iulie 2022, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 714 din 15 iulie 2022 )

(3) Documentația tehnică privind microserviciile și alte aplicații este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.(4) Aplicația de conversie prevăzută la art. 8 alin. (3) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 este pusă la dispoziție de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național pentru Informații Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Articolul 6

Corecția facturii electronice

(1) În situația unei facturi electronice emise în relația B2B asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentația tehnică prevăzută la art. 4 alin. (2).(2) În situația unei facturi electronice emise în relația B2G asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează inclusiv prin secțiunea Factura electronică disponibilă în Spațiul privat virtual din cadrul portalului ANAF sau prin sistemul național de raportare Forexebug emitentul facturii electronice, prin transmiterea unui mesaj respectând structura publicată în documentația tehnică prevăzută la art. 5 alin. (3).

(la 15-07-2022, Alineatul (2) din Articolul 6 a fost modificat de Punctul 3, Articolul I din ORDINUL nr. 1.667 din 11 iulie 2022, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 714 din 15 iulie 2022 )

(3) Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura.(4) Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem RO e-Factura.

Articolul 7

Notificarea emitentului și destinatarului privind factura electronică

(1) Pentru fișierele nedescărcate prevăzute la art. 3 alin. (3) și (4), precum și pentru mesaje transmise de către destinatar și nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții emitentului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.(2) Pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite și nedescărcate de către destinatar prevăzute la art. 4 și 5, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Articolul 8

Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura

(1) Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.(2) Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.

----