ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 65 din 7 mai 2020

privind unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014-2020

EMITENT

GUVERNUL ROMÂNIEI

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 381 din 12 mai 2020

Ținând cont de prevederile Regulamentului (UE) nr. 1.303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului, în special cele referitoare la asigurarea colectării, înregistrării și stocării, în formă electronică, a datelor referitoare la fiecare operațiune,

având în vedere necesitatea ca documentele din relația beneficiar - organisme intermediare - autorități de management aferente contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de plată, cererilor de prefinanțare, rapoartelor de progres, dosarelor achizițiilor publice să fie depuse și prelucrate în format electronic,

văzând recomandările Autorității de Audit ca toate activitățile desfășurate în cadrul proiectelor cu finanțare din fonduri europene să fie prelucrate și monitorizate în format electronic prin Sistemul unic de management al informației (SMIS2014 ), alături de aplicația MySMIS2014,

deoarece întârzierea prelucrării documentelor aferente etapelor din ciclul de viață al unui proiect (evaluare, contractare, monitorizare, autorizare cheltuieli, rapoarte de progres) poate conduce la întârzierea implementării proiectelor cu impact asupra riscului de dezangajare a programelor operaționale evaluat la nivelul anului 2020 la suma de 2,15 mld. euro,

întrucât în această perioadă, din cauza crizei generate de răspândirea virusului COVID-19, o serie de activități destinate proiectelor nu se mai pot desfășura în conformitate cu graficele asumate anterior, cum ar fi vizitele de monitorizare în teren,

văzând că sistemul informatic SMIS2014 /MySMIS2014 este operațional la nivelul modulelor dedicate ciclului de viață al unui proiect și permite schimbul electronic de date între beneficiari și autoritățile de management în vederea colectării, prelucrării și stocării informațiilor utilizate în cadrul sistemului de management și control,

având în vedere necesitatea asigurării unei reglementări legale, unitare, uniforme și funcționale, care să instituie norme clare, previzibile și accesibile referitoare la digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014-2020, precum și obligativitatea utilizării sistemul informatic SMIS2014 /MySMIS2014,

neadoptarea acestor măsuri ar întârzia implementarea proiectelor cu finanțare din fonduri europene, cu impact direct asupra pierderii de sume alocate României și riscul recuperării sau aplicării de corecții financiare de către Comisia Europeană.

Deoarece elementele sus-menționate vizează interesul public și strategic al României pentru gestionarea fondurilor europene și reprezintă o prioritate a Programului de guvernare și constituie o situație de urgență, a cărei reglementare nu poate fi amânată, se impune adoptarea de măsuri imediate pe calea ordonanței de urgență.

În temeiul art. 115 alin. (4) din Constituția României, republicată,

Guvernul României adoptă prezenta ordonanță de urgență.

Articolul 1

(1) Începând cu data de 1 iunie 2020, autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale Programului operațional Infrastructură mare, Programului operațional Capital uman, Programului operațional Competitivitate, Programului operațional regional, Programului operațional Capacitate administrativă, Programului operațional Pescuit și afaceri maritime, Programului operațional Asistență tehnică, precum și Autoritatea de management și beneficiarii proiectelor cu finanțare din Programul operațional Ajutorarea persoanelor dezavantajate sunt obligate să emită, să primească și să prelucreze documentele aferente apelurilor de proiecte, contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de prefinanțare, cererilor de plată, dosarele achizițiilor publice, rapoartelor de progres, precum și alte categorii de documente care stau la baza implementării proiectelor numai prin intermediul sistemului informatic SMIS2014 /MySMIS2014.(2) Emiterea, transmiterea și prelucrarea documentelor în format letric sunt permise numai pentru circuitul intern al acestora și numai pentru situațiile în care există obligativitatea legală a arhivării acestora în format letric. Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale programelor prevăzute la alin. (1) vor asigura această arhivare prin și la nivelul structurilor interne specifice. Pentru toate celelalte situații, emiterea, prelucrarea și transmiterea documentelor din cadrul circuitului intern de la nivelul fiecărei/fiecărui instituții/beneficiar se vor face în format electronic și urmând pașii și fluxul de proces pe care fiecare instituție/beneficiar îl va întocmi și aproba prin procedură internă.(3) Începând cu data de 1 iunie 2020, corespondența între autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiari se va derula numai în format electronic, fiecare dintre părți fiind obligată să își organizeze Registrul de evidență electronică a corespondenței, denumit în continuare R.E.E.C., dar și organizarea electronică a arhivei pentru acestea a acestor documente.(4) Se consideră corespondență între părți: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014 /MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum și orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.

Articolul 2

(1) Autoritățile de management, organismele intermediare, precum și beneficiarii care au încheiat contracte de finanțare/ordine/decizii de finanțare au obligația de a utiliza semnătura electronică potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice.(2) Contractele de finanțare/Ordinele/Deciziile de finanțare, actele adiționale aferente contractelor de finanțare/ ordinelor/deciziilor de finanțare, cererile de rambursare, cererile de prefinanțare, cererile de plată, rapoartele de progres, dosarele achizițiilor publice, precum și orice alte documente emise și semnate cu semnătură electronică calificată conform prevederilor legale în vigoare sunt asimilate înscrisurilor autentice.(3) Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii au obligația de a organiza și înregistra documentele prevăzute la alin. (2) în R.E.E.C., dar și de a asigura organizarea electronică a arhivei pentru acestea.(4) Documentele-suport în format electronic sunt utilizate de către instituțiile/organismele cu rol de audit, verificare și control pentru organizarea misiunilor de audit de sistem, de operațiuni și auditului de follow-up potrivit normelor de audit în vigoare, precum și pentru organizarea misiunilor de verificare sau control.

Articolul 3

(1) Organizarea electronică a arhivei prevăzute la art. 2 alin. (3) se poate realiza la nivel de proiect sau pe categorii de documente, în funcție de specificul proiectelor, cu condiția ca documentele arhivate să fie ușor identificabile de către părțile interesate, inclusiv pentru organizarea misiunilor de audit/verificare/control.(2) Perioada de păstrare a documentelor din arhiva electronică este cea prevăzută de normele legale în vigoare și de prevederile contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare.

Articolul 4

(1) Începând cu verificările demarate în data de 1 iunie 2020, pentru procedurile de achiziții publice/sectoriale aferente proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții și din Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane, denumit în continuare FEAD, se asigură accesul la documente în format electronic, astfel:a) beneficiarii proiectelor transmit către autoritățile de management sau, după caz, către organismele intermediare, prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014 / MySMIS2014 o notificare privind finalizarea procedurii de achiziție publică/sectorială; ... b) în vederea asigurării exercitării atribuțiilor de management, control și audit, în ceea ce privește achizițiile publice, Autoritatea pentru Digitalizarea României, denumită în continuare A.D.R., asigură autorităților de management și, după caz, organismelor intermediare, precum și organismelor cu rol de audit, verificare și control accesul în Sistemul electronic de achiziții publice, denumit în continuare S.E.A.P., pe bază de solicitare; ... c) în cazul documentelor incluse în dosarul achiziției, care nu se regăsesc în S.E.A.P., precum și al documentelor aferente achizițiilor pentru care nu există obligativitatea publicării în S.E.A.P., beneficiarii proiectelor au obligația de a le semna electronic cu semnătură electronică calificată și de a le încărca în modulul Achiziții al sistemului informatic SMIS2014 / MySMIS2014. ... (2) Autoritatea de Audit, organismele cu rol de verificare sau control, autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții au dreptul de a organiza arhivarea electronică a documentelor existente în S.E.A.P. pentru fundamentarea constatărilor referitoare la suspiciuni de nereguli sau de fraude sau pentru orice alte situații în care este necesară utilizarea de documente care fac parte din procedura de achiziție publică/sectorială.(3) Președintele A.D.R. emite norme de acces în S.E.A.P. pentru efectuarea controlului procedurilor de achiziție publică, în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență.

Articolul 5

(1) Procedurile de modificare a contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare de către autoritățile de management/organismele intermediare/beneficiari, prin act adițional/notificare care necesită avizul autorității de management/organismului intermediar, se derulează doar în cadrul sistemului informatic SMIS2014 /MySMIS2014 în format electronic, astfel:a) beneficiarul proiectului transmite, prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014 /MySMIS2014, o solicitare de modificare a contractului/ordinului/deciziei de finanțare, în acord cu clauzele contractuale existente, încărcând în acest modul atât solicitarea, cât și documentele justificative aferente; ... b) solicitarea de modificare a contractului de finanțare/ ordinului/deciziei de finanțare împreună cu documentele transmise se analizează și se avizează/respinge de către autoritatea de management/organismul intermediar în conformitate și în termenele prevăzute în procedurile aplicabile; ... c) decizia de avizare/respingere a modificării propuse se comunică beneficiarului prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014 /MySMIS2014; ... d) după transmiterea avizării solicitării de modificare de către autoritatea de management/organismul intermediar, beneficiarul inițiază în modulul Contractare fluxul aferent modificării, conform prevederilor contractuale (act adițional/notificare care necesită avizul autorității de management/organismului intermediar); ... e) termenul maxim pentru încheierea unui act adițional în format electronic este de 60 de zile de la data înregistrării la autoritatea de management/organismul intermediar a solicitării de modificare a contractului/ordinului/deciziei de finanțare, transmise prin intermediul modulului Comunicare din sistemul informatic SMIS2014 /MySMIS2014. ... (2) În cazul notificărilor care nu necesită avizul autorității de management/organismului intermediar, procedurile de modificare prin notificare a contractelor/ordinelor/deciziilor de finanțare se realizează doar în cadrul sistemului informatic SMIS2014 /MySMIS2014 în format electronic, prin inițierea de către beneficiar în modulul Contractare a fluxului aferent modificării, conform prevederilor contractuale.

Articolul 6

(1) Autoritățile competente în domeniul eliberării acordurilor/avizelor/certificatelor pentru proiectele cu finanțare din fonduri europene organizează primirea documentațiilor aferente și emiterea acordurilor/avizelor/certificatelor în format electronic.(2) Acordurile/Avizele/Certificatele necesare proiectelor cu finanțare din fonduri europene se semnează în format electronic prin utilizarea semnăturii electronice calificate.(3) Solicitările de clarificări sau, după caz, completarea de documente ori solicitarea de orice alte informații necesare eliberării acordurilor/avizelor/certificatelor se pot face, prin grija autorității emitente, în format electronic și prin utilizarea semnăturii electronice calificate.

PRIM-MINISTRU

LUDOVIC ORBAN
Contrasemnează:

Ministrul fondurilor europene,

Ioan Marcel Boloș
Ministrul transporturilor, infrastructurii și comunicațiilor,
Lucian Nicolae Bode
Președintele Autorității pentru Digitalizarea României,
Ioan-Sabin Sărmaș
p. Ministrul agriculturii și dezvoltării rurale,
Florian-Emil Dumitru,
secretar de stat
Ministrul lucrărilor publice, dezvoltării și administrației,
Ion Ștefan

București, 7 mai 2020.

Nr. 65.

-----