ORDIN nr. 1.702 din 14 noiembrie 2005

pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice

EMITENT

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 154 din 17 februarie 2006

În temeiul art. 3 alin. (1) pct. 74 şi al art. 11 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice şi a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 8 lit. b) şi c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare,

ministrul finanţelor publice emite următorul ordin:

Articolul 1

Se aprobă Normele privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 2

Conducătorii compartimentelor de audit intern, organizate conform prevederilor art. 9 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, vor lua măsurile necesare pentru punerea în aplicare a normelor prevăzute la art. 1.

Articolul 3

Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern va verifica respectarea normelor prevăzute la art. 1 de către compartimentele de audit intern şi poate iniţia măsurile corective necesare, în cooperare cu conducătorul entităţii publice în cauză.

Articolul 4

Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, precum şi pe pagina de Internet a Ministerului Finanţelor Publice.

Ministrul finanţelor publice,

Sebastian Teodor Gheorghe Vlădescu

Bucureşti, 14 noiembrie 2005.

Nr. 1.702.

Anexa

NORME

privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice

Capitolul I

Dispoziţii generale

Articolul 1

Auditul public intern la entităţile publice reprezintă activitatea funcţional independentă şi obiectivă menită să dea asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să îşi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

Articolul 2

(1) Consilierea reprezintă activitatea desfăşurată de auditorii interni, menită să aducă plusvaloare şi să îmbunătăţească administrarea entităţii publice, gestiunea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să îşi asume responsabilităţi manageriale. ... (2) Activităţile de consiliere se efectuează potrivit programului anual, alături de activităţile de asigurare, precum şi la cererea expresă a conducerii entităţii publice. ...

Articolul 3

Prin prezentele norme se reglementează organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice şi acestea sunt elaborate în concordanţă cu standardele de audit acceptate pe plan internaţional şi cu buna practică din Uniunea Europeană.

Articolul 4

Activităţile de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul compartimentelor de audit intern cuprind următoarele tipuri de consiliere:

a) consultanţă, având ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfăşurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecinţelor, prezentând totodată soluţii pentru eliminarea acestora; ... b) facilitarea înţelegerii, destinată obţinerii de informaţii suplimentare pentru cunoaşterea în profunzime a funcţionării unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora; ... c) formarea şi perfecţionarea profesională, destinate furnizării cunoştinţelor teoretice şi practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor şi controlul intern, prin organizarea de cursuri şi seminarii. ...

Articolul 5

Activitatea de consiliere se organizează şi se desfăşoară sub formă de:

a) misiuni de consiliere formalizate, cuprinse într-o secţiune distinctă a planului anual de audit intern, efectuate prin abordări sistematice şi metodice conform unor proceduri prestabilite având un caracter formalizat, aşa cum se prezintă în cap. III şi IV; ... b) misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte cu durată determinată, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informaţii, urmând a se desfăşura după procedurile specifice acestora; ... c) misiuni de consiliere pentru situaţii excepţionale, realizate prin participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităţilor ca urmare a unei situaţii de forţă majoră sau altor evenimente excepţionale, urmând a se desfăşura după procedurile specifice acestora. ...

Articolul 6

Conducătorii compartimentelor de audit intern au obligaţia ca în Carta auditului intern să definească, pe baza prezentelor norme, modalităţile de organizare şi de desfăşurare a activităţii de consiliere alături de activităţile de asigurare.

Capitolul II

Independenţa, obiectivitatea şi conştiinţa profesională

Articolul 7

(1) Organizarea şi desfăşurarea misiunilor de consiliere, precum şi forma acestora se propun de conducătorul compartimentului de audit intern şi se aprobă de conducerea entităţii publice numai în condiţiile în care acestea nu generează conflicte de interese şi nu sunt incompatibile cu îndatoririle auditorilor interni. ... (2) Auditorii interni trebuie să dea dovadă de obiectivitate atunci când prezintă conducerii entităţii publice constatările, concluziile şi propunerile de soluţii formulate. ... (3) Conducerea entităţii publice va fi informată fără întârziere asupra oricărei situaţii care ar putea să afecteze independenţa sau obiectivitatea auditorilor interni, indiferent dacă această situaţie este anterioară misiunii de consiliere sau dacă survine în timpul desfăşurării acesteia. ...

Articolul 8

În scopul evitării prejudicierii independenţei şi obiectivităţii auditorilor interni atunci când misiunile de asigurare sunt realizate în urma unei misiuni de consiliere, conducătorii compartimentelor de audit intern vor asigura desemnarea de auditori şi supervizori diferiţi pentru efectuarea misiunilor de asigurare şi, respectiv, a misiunilor de consiliere.

Articolul 9

Pentru realizarea misiunilor de consiliere formalizate auditorii interni trebuie să dea dovadă de un înalt standard profesional, acţionând în vederea:

a) respectării dispoziţiilor Cartei auditului intern şi a celorlalte prevederi care guvernează efectuarea misiunilor de consiliere; ... b) realizării misiunilor de consiliere la termenele prevăzute şi comunicării rezultatelor acestora către conducerea entităţii publice; ... c) stabilirii sferei activităţilor necesare atingerii obiectivelor misiunilor de consiliere; ... d) prezentării în scris a cerinţelor generale, a problemelor identificate şi a rezultatelor misiunilor de consiliere, precum şi a elementelor referitoare la modul de organizare şi de desfăşurare a acestora; ... e) comunicării şi raportării rezultatelor misiunilor de consiliere. ...

Capitolul III

Norme privind desfăşurarea misiunilor de consiliere

Articolul 10

Conducătorii compartimentelor de audit intern răspund de organizarea şi desfăşurarea misiunilor de consiliere şi de resursele necesare pentru efectuarea acestor misiuni, astfel încât activitatea auditorilor interni să se deruleze în conformitate cu principiile şi regulile prevăzute în Codul privind conduita etică a auditorului intern.

Articolul 11

Desfăşurarea misiunilor de consiliere formalizate se realizează prin parcurgerea procedurilor şi elaborarea unor documente specifice activităţii, respectiv prin etapele misiunilor de consiliere: pregătirea, intervenţia la faţa locului şi comunicarea rezultatelor, conform schemei următoare:

Schema derulării unei misiuni de consiliere

Etape Proceduri Documente

┌────────────────────────┐

│A01-Ordinul de serviciu │

│A02-Declaratia de impar-│ ┌────┐

│tialitate şi pastrare a │ │P11 │

┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │independentei │ │ │

│I. Pregătirea│ ┌─┤P01-Iniţierea│ │B01-Notificarea privind │ │ │

│misiunii de ├──┤ │misiunii de ├──>│declanşarea misiunii de │ │ │

│consiliere │ │ │consiliere │ │consiliere │ │S │

└─────┬───────┘ │ └─────────────┘ └────────────────────────┘ │ │

│ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │u │

│ │ │P02-Colectarea│ │C01-Lista centraliza- │ │ │

│ ├─┤şi prelucrarea├─>│toare a obiectivelor │ │p │

│ │ │informaţiilor │ │auditabile │ │ │

│ │ └──────────────┘ │C02-Tematica de detaliu │ │e │

│ │ ┌──────────────┐ └────────────────────────┘ │ │

│ │ │P03-Elaborare │ ┌────────────────────────┐ │r │

│ ├─┤programului ├─>│A03-Programul de │ │ │

│ │ │misiunii de │ │consiliere │ │ │

│ │ │consiliere │ │ │ │ │

│ │ └──────────────┘ └────────────────────────┘ │v │

│ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │

│ └─┤P04-Sedinta de│ │B02-Minuta sedintei de │ │i │

│ │deschidere ├─>│deschidere │ │ │

V └──────────────┘ └────────────────────────┘ │z │

┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │

│II.Interven- │ ┌─┤P05-Colectarea├─>│A04-Teste │ │a │

│tia la faţa ├──┤ │ dovezilor │ └────────────────────────┘ │ │

│locului │ │ └──────────────┘ │r │

└────┬────────┘ │ ┌──────────────┐ │ │

│ │ │P06-Analiza │ ┌────────────────────────┐ │e │

│ │ │Problemelor │ │A05-Formularele de lucru│ │ │

│ ├─┤identificate ├─>│ │ │a │

│ │ │şi formularea │ └────────────────────────┘ │ │

│ │ │ solutiilor │ │ │

│ │ └──────────────┘ │ │

│ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │

│ │ │P07-Revizuirea│ │C03-Nota centralizatoare│ │ │

│ ├─┤documentelor ├─>│a documentelor de lucru │ │ │

│ │ │de lucru │ └────────────────────────┘ │ │

│ │ └──────────────┘ │ │

│ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │

│ └─┤P08-Sedinta de├─>│B03-Minuta sedintei de │ │ │

│ │inchidere │ │ inchidere │ │ │

│ └──────────────┘ └────────────────────────┘ │ │

│ │ │

V ┌──────────────┐ │ │

┌─────────────┐ ┌─┤P09-Elaborarea│ ┌──────────────────────────┐ │ │

│III.Raportul │ │ │raportului de ├─>│A06-Raportul de consiliere│ │ │

│de consiliere├──┤ │consiliere │ └──────────────────────────┘ │ │

└─────────────┘ │ └──────────────┘ │ │

│ ┌───────────────┐ │ │

│ │P10-Comunicarea│ │ │

└─┤raportului de │ └────┘

│consiliere │

└───────────────┘

Articolul 12

Pregătirea misiunii de consiliere se realizează astfel:

1. ordinul de serviciu reprezintă dispoziţia de intervenţie dată de către conducătorul compartimentului de audit intern, pe baza secţiunii din planul anual de audit intern, destinată misiunilor de consiliere, prin care se asigură repartizarea sarcinilor ce trebuie îndeplinite de auditorii interni în cadrul misiunii;

2. declaraţia de imparţialitate şi păstrare a independenţei auditorilor interni selectaţi pentru realizarea misiunii de consiliere urmăreşte evitarea desemnării aceloraşi auditori interni care efectuează misiuni de consiliere şi care urmează, conform planului anual de audit intern, să desfăşoare misiuni de asigurare în domenii cu implicaţii directe în activitatea consiliată;

3. notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere, în care compartimentul de audit intern înştiinţează entitatea publică/structura auditată, cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii, despre scopul, obiectivele, durata acesteia, precum şi intervenţiile la faţa locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Articolul 13

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor cu caracter general despre entitatea publică/structura/activitatea auditată trebuie să asigure:

1. identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional în care se desfăşoară activitatea, pentru constituirea listei centralizatoare a obiectelor consiliabile;

2. cunoaşterea organizării entităţii publice/structurii, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor niveluri de administrare, conform organigramei entităţii;

3. identificarea obiectivelor activităţii de consiliere, realizată prin parcurgerea următoarelor etape:

a) detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive, descriind procesul de la declanşarea activităţii până la înregistrarea rezultatelor acesteia; ... b) definirea pentru fiecare operaţiune a riscurilor aferente cu incidenţă semnificativă; ... c) determinarea modalităţilor de funcţionare a controalelor specifice necesare pentru a limita efectele potenţiale ale riscurilor; ...

4. stabilirea informaţiilor şi a selecţionării tehnicilor de obţinere adecvate necesare pentru atingerea obiectelor consilierii.

Articolul 14

Tematica în detaliu a misiunii de consiliere se obţine ca rezultat al analizei documentelor şi informaţiilor colectate până în această fază şi cuprinde obiectele/domeniile selectate pentru a fi avute în vedere în activitatea de consiliere şi care vor fi prezentate şi discutate în şedinţa de deschidere.

Articolul 15

Programul misiunii de consiliere cuprinde tematica în detaliu a misiunii de consiliere, acţiunile concrete de realizat pentru fiecare obiectiv, respectiv cuantificările, testele şi validarea acestora cu materiale probante, precum şi termenele de realizare pentru fiecare auditor intern.

Articolul 16

Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se desfăşoară la entitatea publică/structura auditată, cu participarea auditorilor interni şi a reprezentanţilor entităţii publice, având ca scop: prezentarea auditorilor interni, a obiectivelor misiunii de consiliere, prezentarea tematicii în detaliu, acceptarea calendarului întâlnirilor de lucru, asigurarea condiţiilor logistice necesare derulării misiunii de consiliere, stabilirea termenelor de raportare, toate acestea fiind consemnate în minuta şedinţei de deschidere.

Articolul 17

(1) Intervenţia la faţa locului constă în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea acestora, în vederea atingerii obiectivelor misiunii de consiliere, şi are drept scop cunoaşterea activităţii auditate/sistemului/ procesului/auditat şi studierea procedurilor aferente, discutarea cu personalul entităţii publice/structurii auditate, analiza datelor şi informaţiilor, evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne existente, precum şi realizarea de testări. ... (2) Principalele tehnici utilizate în misiunea de consiliere sunt simularea, ce permite aprecierea calitativă a procedurilor, observarea fizică, prin care auditorii interni îşi formează o părere despre activitatea analizată, şi interviul, sub forma chestionarelor realizate de către auditorii interni cu persoanele din cadrul entităţii publice în vederea identificării eventualelor puncte slabe. ... (3) Principalele instrumente utilizate în misiunea de consiliere sunt testele şi fişele de lucru utilizate pentru prezentarea fundamentată a constatărilor şi a rezultatului evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni analizate, permiţând reconsiderarea ierarhizării riscurilor semnificative identificate. ...

Articolul 18

Dosarul de consiliere, prin informaţiile conţinute, permite stabilirea legăturii dintre obiectivele consilierii, intervenţia la faţa locului şi raportul de consiliere; dosarul conţine întreaga documentaţie care stă la baza propunerilor de soluţii de către auditorii interni.

Articolul 19

Revizuirea se efectuează de către auditorii interni înainte de încheierea intervenţiei la faţa locului, pentru a se asigura că întregul material documentar a fost obţinut şi a fost sistematizat în mod corespunzător.

Articolul 20

Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea concluziilor auditorilor interni şi a propunerilor de soluţii ce vor face parte din raportul de consiliere; dezbaterile din cadrul şedinţei de închidere se prezintă în minuta şedinţei de închidere.

Articolul 21

Raportul de consiliere trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente:

a) scopul şi obiectivele misiunii de consiliere; ... b) datele de identificare a misiunii de consiliere (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de consiliere, unitatea/structura organizatorică supusă consilierii, durata acţiunii de consiliere); ... c) modul de desfăşurare a acţiunii de consiliere (documentarea, procedurile, metodele, tehnicile şi instrumentele utilizate; documentele/materialele examinate; materialele întocmite în cursul acţiunii de consiliere); ... d) constatările rezultate; ... e) raţionamentele şi deducţiile formulate; ... f) concluzii şi propuneri de soluţii; ... g) documentaţia prezentată (documentele, testele şi simulările efectuate, precum şi orice alt material probant); ... h) semnătura auditorilor interni. ...

Articolul 22

Supervizarea tuturor etapelor de desfăşurare a misiunii de consiliere este în responsabilitatea conducătorului compartimentului de audit intern sau a auditorului intern desemnat de acesta, scopul acţiunii de supervizare fiind să asigure că obiectivele misiunii de consiliere au fost îndeplinite.

Articolul 23

Conducătorul compartimentului de audit intern transmite raportul de consiliere, finalizat, conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea de consiliere, pentru analiză şi avizare; după avizarea raportului de consiliere, acesta va fi comunicat entităţilor publice/structurilor supuse consilierii.

Capitolul IV

Dezvoltări procedurale de desfăşurare a misiunilor de consiliere

1. PROCEDURA P 01 - ORDINUL DE SERVICIU

Scopul:

Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditori interni astfel incit aceştia să poată demara misiunea de consiliere.

Explicaţii:

Ordinul de serviciu reprezintă documentul de intervenţie dat de compartimentul de audit intern şi se întocmeşte de către conducătorul acestui compartiment pe baza planului anual de audit intern, secţiunea destinată consilierii.

Procedura:

Conducatoral compartimentului de audit intern	1. repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor 2. întocmeşte ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern
Personalul de secretariat	3. aloca un număr ordinului de serviciu 4.asigura copii ale ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de consiliere
Auditorii interni	5. iau cunoştinţă de ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate 6. indosariaza ordinul de serviciu; model A-01 în dosarul misiunii

Model A-O1

Entitatea publică ..................

Nr. ....... data ...................

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile ....... şi cu planul anual de audit intern,

se va efectua o misiune de consiliere la ......... în perioada ....... .

Scopul misiunii de consiliere este ........., iar obiectivele acesteia

sunt: .............

Echipa care va realiza misiunea de consiliere este formata din următorii

auditori interni: ............

Conducătorul compartimentului de audit intern,

............................................

2. PROCEDURA P 01 - DECLARATIA DE IMPARŢIALITATE ŞI PĂSTRARE A INDEPENDENTEI

Scopul:

Stabilirea şi menţinerea independenţei auditorilor faţă de entitatea/structura auditată pentru misiunile de asigurare pe care le va realiza.

Explicaţii:

Asumare responsabilităţilor în vederea evitării desemnării pentru efectuarea misiunilor de consiliere a aceloraşi auditori interni care urmează, conform planului anual de audit intern, să desfăşoare misiuni de asigurare în domenii cu implicaţii directe

Dacă în timpul efectuării misiunii de consiliere apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii interni sunt obligati sa informeze de urgenţă conducerea.

Procedura:

Auditorii interni	1. completează declaraţia de imparţialitate şi păstrare a independenţei
Conducătorul compartimentului de audit intern	2. verifica declaraţia de imparţialitate şi păstrare a independenţei 3. identifica incompatibilitatea semnalată de către auditorii interni şi, de comun acord cu managementul care a dispus misiunea, stabileşte dacă aceasta poate fi acceptată 4. aprobă declaraţiile de imparţialitate şi păstrare a independenţei
Auditorii interni	5. dacă în timpul misiunii de consiliere apare o incompatibilitate, informează de urgenţă conducerea 6. îndosariază declaraţia de imparţialitate şi păstrare a independenţei; model A - 02 în dosarul misiunii

Model A-02

Entitatea publică .................

DECLARAŢIE DE IMPARŢIALITATE ŞI PĂSTRARE A INDEPENDENŢEI

Numele şi prenumele ...............................................

Data ........................

(Se completează de către auditorii interni, inclusiv consultanţi)

Misiunea de consiliere ...........................................

Incompatibilităţi
În legătura cu entitatea/structura auditată ........	Da	Nu
Ati avut/aveti vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de consiliere?
Sunteţi soţ/soţie, ruda sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii auditate sau cu membrii organului de conducere colectiva?
Aveţi vreo legătură politică ori socială care ar rezultă dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup anume sau vreo organizaţie ori vreun nivel guvernamental, care ar putea să vă influenţeze în misiunea de consiliere?
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura auditată ?
Conform planului anual de audit intern urmează să participaţi la efectuarea unei misiuni de asigurare într-un domeniu cu implicaţii directe în activitatea consiliată?
Dacă în timpul misiunii de consiliere apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea de a lucra şi a face rapoarte de consiliere imparţiale, veţi notifica conducătorul compartimentului de audit intern ?

Auditor intern, Conducătorul compartimentului de audit intern,

.............. .............................................

Model A-02

Entitatea publică

Se completează de către conducătorul compartimentului de audit intern

- Incompatibilităţi personale (din pagina anterioară)

Data, Semnătura,

....... ...........

3. PROCEDURA P 01 - NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE CONSILIERE

Scopul:

Informarea entitatii/structurii auditate, despre declanşarea misiunii de consiliere.

Explicaţii:

Informarea entitatii/structurii auditate pentru a se preocupa de asigurarea desfăşurării corespunzătoare a procedurilor de consiliere.

Procedura:

Auditorii interni	1. pregătesc adresa de notificare către părţile interesate, în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de consiliere
Conducatoral compartimentului de audit intern	2. verifica adresa de notificare 3. semnează adresa de notificare
Personalul de secretariat	4. aloca un număr adresei de notificare 5. transmite notificarea entitatii/structurii auditate
Auditorii interni	6. îndosariază copia adresei de notificare - model B - 01 în dosarul misiunii

Model B 01

Entitatea publică ................

Data .............

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE CONSILIERE

Către: părţile interesate

De la: conducătorul compartimentului de audit intern

Referitor la: denumirea misiunii de consiliere

Stimate(ă) ......................

În conformitate cu planul anual de audit intern, urmează ca în perioada

de ........, sa efectuam o misiune de consiliere cu tema ..............,

la ......... (numele entităţii/structurii auditate).

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţă de

deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de

consiliere, cuprinzând:

- prezentarea auditorilor interni;

- prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere;

'ad scopul misiunii de consiliere;

- programul intervenţiei la faţa locului;

- alte aspecte.

Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastră, va rugam sa ne

puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară: ...................

Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acţiune, va rugam sa îl

contactaţi pe ................. (numele şi prenumele auditorului intern).

Cu stima,

Conducătorul compartimentului de audit intern

Data,

.......

4. PROCEDURA P02 - COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

Scopul:

Cunoaşterea domeniului îl ajuta pe auditorul intern să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată.

Explicaţii:

Colectarea şi selectarea informaţiilor în vederea identificării datelor necesare, fiabile, pertinente şi utile se realizează pentru a se atinge obiectivele misiunii de consiliere.

Colectarea informaţiilor presupune:

- identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio/economic în care entitatea/structura/activitatea ce va fi auditată;

- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii/structurii auditate;

- analiza entitatii/structurii/activităţii ce va fi auditate (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise);

- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de consiliere;

- identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entitatii/structurii/activităţii ce va fi auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari şi slabe;

- identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativa;

- identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale consilierii şi care să asigure validitatea şi credibilitatea acestor informaţii.

Procedura:

Auditorii interni	1. identifică legile şi regulamentele aplicabile entităţii/structurii auditate 2. obţin organigrama, regulamentele de funcţionare, fisele posturilor, procedurile scrise ale entitatii/structurii ce va fi auditate 3. identifica personalul responsabil 4. identifica circuitul documentelor 5. aduna date statistice cu privire la evoluţia entitatii/structurii/activităţii auditate 6. se familiarizează cu activitatea entitatii/structurii auditate
Conducătorul compartimentului de audit intern	7. revede documentaţia 8. organizează o şedinţa pentru identificarea obiectivelor supuse consilierii; reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului consilierii şi a metodologiei, după caz
Auditorii interni	9. îndosariază documentaţia obţinută în dosarul misiunii

5. PROCEDURA P 03 - ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE CONSILIERE

Scopul:

Asigură conducatorul compartimentului de audit intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de consiliere şi asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor de către supervizor.

Explicaţii:

Programul de consiliere este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate şi care cuprinde pe fiecare obiectiv acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Procedura:

Auditorii interni	1. pregătesc programul de consiliere, incluzând următoarele elemente: - obiectivele consilierii - testările care se vor efectua
Conducătorul compartimentului de audit intern	2. organizează şedinţa de analiza a programului de consiliere 3. analizează şi modifica după caz, documentele prezentate 4. aproba programul de consiliere
Auditorii interni	5. indosariaza programul de consiliere; model A - 03 în dosarul misiunii 6. utilizează programul de consiliere în efectuarea misiunii

Model A 03

Entitatea publică ................

PROGRAMUL DE CONSILIERE

Denumirea misiunii de consiliere ...................

Întocmit de: ..................... Data: ............

Aprobat de: ...................... Data: ............

Obiective	Activităţi	Durata	Persoanele implicate	Locul desfăşurării
Tema generală
................
Obiective:
A. Enunţarea obiectivului (A)
B. Enunţarea obiectivului (B)
................
1.Ordinul de serviciu	Conducatoru compartimen- tului de audit intern	Entitatea publică
2.Declaraţia de imparţialitate şi păstrare a independentei	Auditorii interni	Entitatea publică
3. Notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere	Auditorii interni	Entitatea publică
Obiectivul A	Colectarea şi prelucrarea informaţiilor	Auditorii interni	Entitatea publică auditată
- testul 1
- testul 2
..............
Prelucrarea testelor	Auditorii interni	Entitatea publică
Revizuirea documentelor	Auditorii interni	Entitatea publică
Indosarierea documentelor	Auditorii interni	Entitatea publică
Obiectivul B	Colectarea şi prelucrarea informaţiilor	Auditorii interni	Entitatea publică
- testul
- testul
............
Prelucrarea testelor	Auditorii interni	Entitatea publică
Revizuirea documentelor	Auditorii interni	Entitatea publică
Indosarierea documentelor	Auditorii interni	Entitatea publică
4. Şedinţa de inchidere	Auditorii interni	Entitatea publică
5. Elaborarea raportului de consiliere	Auditorii interni	Entitatea publică
6.Comunicarea raportului de consiliere	Auditorii interni	Entitatea publică

6. PROCEDURA P 04 - ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Scopul:

Şedinţa de deschidere se realizează cu reprezentanţii entităţii/structurii auditate pentru a discuta scopul consilierii, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucra utilizate pentru atingerea acestora, precum şi pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii.

Explicaţii:

Şedinţa de deschidere serveşte ca intilnire de inceput a misiunii de consiliere, având următoarea ordine de zi:

- prezentarea auditorilor interni;

- prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere;

- stabilirea termenelor de raportare;

- prezentarea în detaliu a tematicii;

- acceptarea calendarului întâlnirilor;

- analiza şi acceptul Cartei auditului intern;

- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura:

Auditorii interni	1. contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii
Conducătorul compartimentului de audit intern, Auditorii interni Reprezentanţii entităţii/structurii auditate	2. participa la desfăşurarea şedinţei de deschidere
Auditorii interni	3. intocmesc minuta şedinţei de deschidere cu următoarea structura: A. Menţiuni generale - tema misiunii de consiliere - numele celor care intocmesc minuta şedinţei de deschidere - numele persoanei insarcinate cu verificarea întocmirii minutei şedinţei de deschidere conform prezentei proceduri - lista participanţilor la şedinţa de deschidere, cu menţionarea numelui funcţiei, compartimentului şi a numărului de telefon B. Stenograma şedinţei de deschidere: - cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor şedinţei de deschidere. 4. indosariaza minuta şedinţei de deschidere; model B - 02 în dosarul misiunii

Model B 02

Entitatea publică ......................

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

A. Menţiuni generale

Tema misiunii de consiliere: ...................

Întocmit de: ......... Data:.........

Verificat de: ............ Data:.........

Lista participanţilor: Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Număr de telefon B. Stenograma şedinţei de deschidere

7. PROCEDURA P 05 - COLECTAREA DOVEZILOR

Scopul:

Infomatiile colectate asigura o evidentă suficientă, competentă şi relevantă şi oferă o baza rezonabila pentru propunerile de soluţii formulate de auditorii interni.

Explicaţii:

În cadrul acestei proceduri auditorii interni efectuează testări în concordanta cu programul misiunii de consiliere aprobat. De asemenea, activitatea desfăşurata urmăreşte sa produca dovezi în baza cărora auditorii interni să îşi formuleze propunerile de soluţii.

Procedura:

Auditorii interni	1. efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de consiliere 2. apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare 3. colectează documente pentru toata misiunea de consiliere 4. etichetează şi numerotează toate documentele 5. indosariaza documentele utilizate în dosarul misiunii de consiliere
Conducătorul compartimentului de audit intern	6. analizează şi aproba testele
Auditorii interni	7. etichetează, numerotează şi indosariaza testele; model A- 04 în dosarul permanent

Model A 04

Entitatea publică ..............

TEST nr. .......

Misiunea de consiliere: ................

Întocmit de: ......... Data: ......

Supervizat de: ....... Data: ......

Obiectivul testului:

Descrierea testului:

Concluzii:

8. PROCEDURA P 06 - ANALIZA PROBLEMELOR IDENTIFICATE ŞI FORMULAREA SOLUŢIILOR

Scopul:

Analiza detaliata a problemelor identificate.

Explicaţii:

Auditorii interni prelucrează rezultatele testelor realizate în vederea determinării conexiunilor care se pot face pentru identificarea unor soluţii.

Procedura:

Auditorii interni	1. pe baza testărilor, analizează problemele identificate şi rezultatele testării 2. determina implicaţiile problemelor identificate 3. formulează propuneri de soluţii
Conducătorul compartimentului de audit intern	4. analizează şi aproba formularele de lucru
Auditorii interni	5. etichetează, numerotează şi indosariază formularele de lucru; model A - 05 în dosarul misiunii.

Model A-05

Entitatea publică ....................

FORMULAR DE LUCRU NR. ......

Misiunea de consiliere:

Întocmit de: ......... Data: ......

Supervizat de: ....... Data: ......

Obiectivul testului:

Rezultatul testului:

Soluţii propuse:

Implicaţii:

9. PROCEDURA P 07 REVIZUIREA DOCUMENTELOR BE LUCRU

Scopul:

Asigurarea faptului că documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de consiliere.

Explicaţii:

Auditorii interni revăd documentele de lucru din probele de lucru din punct de vedere al formatului şi al conţinutului, asigurându-se ca dovezile prezentate în actele dosarului, pot trece testul de evidenta adică să fie suficiente, concludente şi relevante.

Procedura:

Auditorii interni

1. pe măsura ce misiunea de consiliere progresează, etichetează şi numerotează toate documentele 2. apreciază dacă documentele de lucru asigura un sprijin corespunzător pentru misiunea de consiliere 3. revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciază dacă documentele de lucru pot trece testul de evidenta 4. efectuează modificările necesare la documente 5. intocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru 6. indosariaza nota centralizatoare a documentelor de lucru; model C - 03, în dosarul misiunii

Model C 03

Entitatea publică ..................

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea misiunii de consiliere .....................

Întocmit de: .............. data: .............

Constatarea		Documentul	Exista	Auditorii interni
Da	Nu
Secţiunea D
..............
Secţiunea E
..............

Auditorii interni,

.................

10. PROCEDURA P 08 - ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea către entitatea/structura auditată a opiniei auditorilor interni, a concluziilor şi propunerilor de soluţii identificate în raportul de consiliere.

Explicaţii:

Trebuie să se asigure ca raportul de consiliere va fi întocmit clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv:

- clar: uşor de înţeles evident, sa nu permita interpretări;

- obiectiv: sa nu fie părtinitor;

- fundamentat: să prezinte constatările auditorilor interni şi să facă trimiteri la documente doveditoare;

- relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entităţii/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale.

Procedura:

Secretariatul	1. planifica şedinţa de închidere
Conducătorul compartimentului de audit intern, Auditorii interni, Reprezentanţii entitatii/structurii auditate	2. participa la desfăşurarea şedinţei de inchidere
Auditorii interni	3. realizează rezumatul discuţiilor intr-o minuta a şedinţei de inchidere
Conducătorul compartimentului de audit intern, Auditorii interni	4. se pun de acord asupra modificărilor ce vor fi incluse în raportul de consiliere, dacă este nevoie
Auditorii interni	5. pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările la raportul de consiliere
6. indosariaza minuta şedinţei de inchidere; model B - 03, în dosarul misiunii

Model B-03

Entitatea publică ..................

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale

Tema misiunii de consiliere:

Întocmit de: ......... Data: ......

Supervizat de: ....... Data: ......

Lista participanţilor: Numele Funcţia Direcţia / Serviciul Număr de telefon B. Concluzii:

11 PROCEDURA P 09 - ELABORAREA RAPORTULUI DE CONSILIERE

Scopul:

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi propunerile de soluţii formulate de către auditorii interni.

Explicaţii:

Auditorii interni elaborează raportul de consiliere pe baza dovezilor colectate pe parcursul misiunii de consiliere.

Procedura:

Auditorii interni	1. redactează raportul de consiliere utilizând formatul prezentat mai jos 2. transmite conducătorului compartimentului de audit intern raportul de consiliere
Conducătorul compartimentului de audit intern	3. analizează raportul de consiliere
Auditorii interni	4. efectuează schimbările propuse de către conducătorul compartimentului de audit intern 5. indosariaza raportul de consiliere, incluzând corecţiile aprobate de către conducătorul compartimen- tului de audit intern 6. indosariaza raportul de consiliere; model A - 06 în dosarul misiunii

Model A-06

Entitatea publică .................

Raportul de consiliere

Titlul şi cuprinsul

Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de consiliere.

Raportul de consiliere va conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.

Introducere

Descrie baza legala a misiunii, prezintă datele de identificare a acesteia

(ordinul de serviciu, echipa de auditori interni, entitatea/structura

auditată, durata acţiunii de consiliere).

Identifica activitatea ce este supusă consilierii şi prezintă informaţii

sintetice cu privire la misiunea de consiliere.

Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de consiliere (documentare;

proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în

cursul misiunii de consiliere; materiale întocmite în cursul misiunii de

consiliere).

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele misiunii de consiliere prezentate în Raportul de consiliere

coincid cu cele inscrise în programul de consiliere.

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile şi instrumentele de consiliere folosite pentru a îndeplini

obiectivele misiunii de consiliere.

Constatări, concluzii şi propuneri de soluţii

Auditorul intern trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de consiliere

în ordinea în care au fost stabilite în programul de consiliere.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita

la anexele la raportul de consiliere.

Concluziile echipei de auditori interni sunt elaborate pe baza constatărilor

făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu

fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Propunerile de soluţii din raportul de consiliere trebuie să fie fezabile şi

economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte

efectul previzibil asupra entitatii/structurii/activităţii auditate. Trebuie

să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, de prevenire a

eventualelor disfunctionalitati sau tendinţe negative la nivelul

entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea

unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de

creştere a performantei de management.

Semnătura

Raportul de consiliere este semnat de către fiecare membra al echipei de

auditori interni pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului

este semnată şi de către conducătorul compartimentului de audit intern.

12. PROCEDURA P 10 - COMUNICAREA RAPORTULUI DE CONSILIERE

Scopul:

Analizarea şi avizarea raportului de consiliere.

Explicaţii:

Raportul de consiliere trebuie să conţină constatările, concluziile şi propunerile de soluţii formulate de către auditorii interni.

Procedura:

Auditorii interni	1. transmit raportul de consiliere conducătorului compartimentului de audit intern
Conducatoral compartimentului de audit intern	2. verifica dacă auditorii interni au introdus schimbările acceptate în raportul de consiliere 3. transmite raportul de consiliere conducătorului entităţii publice care a solicitat şi/sau a abilitat efectuarea misiunii
Conducătorul entităţii care a solicitat şi/sau abilitat efectuarea misiunii	4. analizează şi avizează raportul de consiliere
Auditorii interni	5. transmit entitatii/structurii/activităţii auditate raportul de consiliere avizat 6. indosariaza raportul de consiliere avizat; model A - 06 în dosarul misiunii

13. PROCEDURA P 11- SUPERVIZAREA

Scopul:

Asigurarea că obiectivele misiunii de consiliere au fost atinse în condiţii de calitate.

Explicaţii:

Conducătorul compartimentului de audit intern sau auditorul intern, desemnat de acesta este responsabil cu supervizarea misiunii de consiliere.

Activitatea de supervizare se desfăşoară pe tot parcursul misiunii de consiliere.

Procedura:

Auditorii interni	1. prezintă supervizorului documentele din dosarul misiunii de consiliere
Supervizorul	2. oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de consiliere 3. verifica executarea corecta a programului de consiliere 4. verifica existenta elementelor probante 5. verifica dacă redactarea raportului de consiliere este exacta, clara, concisa 6. verifica dacă raportul de consiliere este elaborat la termenul fixat

_______________