ORDIN nr. 1.850 din 14 decembrie 2004

privind registrele şi formularele financiar-contabile

EMITENT

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 23 din 7 ianuarie 2005

În temeiul prevederilor art. 10 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 1.574/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice şi a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul prevederilor art. 4 alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

ministrul finanţelor publice emite următorul ordin:

Articolul 1

Se aprobă Normele metodologice de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor comune pe economie privind activitatea financiară şi contabila, cuprinse în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 2

Se aprobă Nomenclatorul, modelele şi normele de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de inseriere şi numerotare, cuprinse în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 3

Direcţia de reglementări contabile va lua măsuri pentru ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentului ordin.

Articolul 4

(1) Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I. ... (2) Pe data intrării în vigoare a prezentului ordin se abroga Ordinul ministrului finanţelor nr. 425/1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de întocmire şi utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiară şi contabila, precum şi a modelelor acestora, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 391 bis din 15 octombrie 1998. ...

p. Ministrul finanţelor publice,

Gheorghe Gherghina,

secretar de stat

Bucureşti, 14 decembrie 2004.

Nr. 1.850.

Anexa 1

NORME METODOLOGICE DE ÎNTOCMIRE ŞI UTILIZARE A REGISTRELOR ŞI FORMULARELOR COMUNE PE ECONOMIE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIARĂ ŞI CONTABILA

A. Normele generale privind documentele justificative şi financiar-contabile

1. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fise şi alte documente contabile, după caz.

2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea şi, după caz, sediul unităţii care întocmeşte documentul;

- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

- menţionarea părţilor care participa la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);

- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;

- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept sa aprobe operaţiunile respective, după caz;

- alte elemente menite să asigure consemnarea completa a operaţiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Documentele provenite din relaţiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective. În cazul în care documentele respective se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la baza contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, şi documentul prin care se face dovada plăţii.

3. Documentele contabile - jurnale, fise etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

- felul, numărul şi data documentului justificativ;

- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;

- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;

- semnăturile pentru întocmire şi verificare.

4. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

5. În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ şi se confirma prin semnatura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifica numerarul, sau al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restrictii, documentul întocmit greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu excepţia ordinului de deplasare (delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se restituie diferenţa dintre cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnatura, atât a predatorului, cat şi a primitorului.

În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificarii şi semnatura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulari sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fisiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unităţii.

6. În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către unităţi prestatoare de servicii de informatica, în relaţiile dintre aceste unităţi şi cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli:

- documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către unităţile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în acestea;

- documentele contabile, întocmite de unităţile prestatoare de servicii de informatica pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile civile încheiate, unităţile prestatoare de servicii de informatica răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;

- unităţile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obţinute de la unităţile prestatoare de servicii de informatica în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectării corespondentei conturilor şi exactitatii sumelor înregistrate etc.

7. În vederea înregistrării în jurnale, fise şi celelalte documente contabile a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare contabila utilizate de unităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitica se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natura şi perioada.

În cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, după caz.

În cazul stornarilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine al operaţiunii care face obiectul stornarii.

Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.

Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de înregistrare în contabilitate.

Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizând sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.

Registrele de contabilitate şi formularele comune pe economie, care nu au regim special de inseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabila pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu condiţia respectării conţinutului minimal de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

Numărul de exemplare al formularelor care nu au regim special de inseriere şi numerotare poate fi diferit de cel prevăzut în prezentele norme, în condiţiile în care procedurile proprii privind organizarea şi conducerea contabilităţii impun acest lucru.

În situaţia în care persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, încredinţează activitatea de întocmire a documentelor justificative şi financiar-contabile unor persoane fizice sau juridice, în baza unui contract de prestări de servicii, normele de întocmire şi utilizare a formularelor respective se adapteaza în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii.

Formularele comune pe economie, care nu au regim special de inseriere şi numerotare, privind reflectarea în contabilitate a operaţiunilor legate de taxa pe valoarea adăugată (Jurnal pentru vânzări, Jurnal pentru cumpărări s.a.) sunt cele aprobate prin ordin al ministrului finanţelor publice în conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.

Neintocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea documentelor justificative şi financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit dispoziţiilor legale.

B. Registrele de contabilitate

8. Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) şi Cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizează în stricta concordanta cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, după caz.

Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

9. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic, toate operaţiunile economico-financiare.

Operaţiunile de aceeaşi natura, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc,), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru, operaţiunile de casa şi banca, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.

Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot inregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

10. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionarii unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege pe bază de inventar faptic.

În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativa, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica conţinutul acestora.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrărilor şi se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.

11. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea şi existenta tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare poate conţine câte o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza întocmirii balanţei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

Editarea Cărţii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii

12. Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre şi formulare specifice privind activitatea financiară şi contabila, reglementate prin actele normative în vigoare, vor proceda la înscrierea datelor în aceste registre şi formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum şi a prezentelor norme privind documentele justificative şi financiar-contabile.

C. Formele de înregistrare în contabilitate

13. Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematica în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului financiar

14. Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare în cazul unităţilor care conduc contabilitatea în partida dubla sunt: "pe jurnale", "maestru-sah" şi forma combinata "maestru-sah cu jurnale".

15. În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

- Registrul-inventar (cod 14-1-2);

- Cartea mare (cod 14-1-3);

- Jurnale auxiliare;

- Balanţa de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operaţiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).

Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note justificative sau note de calcul şi se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.

Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaţiuni, cum sunt:

1. Jurnal privind operaţiunile de casa şi banca (cod 14-6-5);

2. Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);

3. Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7);

4. Jurnal privind consumurile şi alte iesiri de stocuri (cod 14-6-8);

5. Jurnal privind salariile şi contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurările de sănătate (cod 14-6-10);

6. Jurnal privind operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a).

Lunar, sau la alta perioada prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.

Contabilitatea analitica se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont pentru operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.

Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiunile de credit se întocmeşte şi situaţia privind operaţiunile de debit.

Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârşitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operaţiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.

Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice şi reflecta existenta şi miscarea tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat.

Cartea mare serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor conturilor sintetice şi sta la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.

Pentru stabilirea rulajelor, se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.

Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitica, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situaţiile financiare.

Balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare, şi ori de câte ori se considera necesar.

16. În cadrul formei de înregistrare "maestru-sah", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

- Registrul-inventar (cod 14-1-2);

- Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a);

- Balanţa de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare "pe jurnale".

În vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operaţiuni, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru acelaşi fel de operaţiuni exista mai multe documente justificative, acestea se totalizează cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operaţiuni.

Pentru operaţiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).

Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.

Înregistrările în Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative şi a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.

La sfârşitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.

Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor comune (fişa de cont pentru operaţiuni diverse, fişa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.

Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fişele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitica se pot întocmi balante de verificare analitice. La instituţiile publice, balantele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârşitul trimestrului pentru care se întocmesc situaţiile financiare.

17. În cazul utilizării formei de înregistrare combinata "maestru-sah cu jurnale", pe lângă formularele menţionate la forma de înregistrare "maestru-sah" se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale".

În Cartea mare (sah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată rulajului debitor sau creditor, cat şi în coloanele conturilor corespondente.

La instituţiile publice şi persoanele juridice fără scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate "maestru-sah simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetică se tine pe Fise de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fişele menţionate la forma de înregistrare "maestru-sah". Evidenta analitica a creditelor bugetare, plăţilor de casa şi a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul Fisei pentru operaţiuni bugetare (cod 14-6-23).

Primăriile comunale utilizează următoarele registre de contabilitate:

- Registrul-inventar;

- Registru pentru evidenta mijloacelor fixe;

- Fişa de cont analitic pentru valori materiale, sub forma de registru;

- Registru pentru evidenta veniturilor;

- Registru pentru evidenta cheltuielilor şi altor operaţii.

D. Metodele de conducere a contabilităţii analitice a bunurilor

18. Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din următoarele metode, operativ-contabila, cantitativ-valorică, global-valorică.

Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor şi ambalajelor.

Metoda cantitativ-valorică se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor şi ambalajelor

Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a mărfurilor şi ambalajelor din unităţile de desfacere cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecţie în folosinţă, precum şi altor categorii de bunuri.

19. Metoda operativ-contabila consta în ţinerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fişelor de magazie. În contabilitate, aceasta metoda consta în ţinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfăşurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.

Controlul exactitatii înregistrărilor din evidenta gestiunilor şi din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor.

În metoda operativ-contabila se pot folosi următoarele formulare comune pe economie:

- Fişa de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);

- Fişa de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22);

- Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);

- Registrul stocurilor (cod 14-3-11).

Fişele de magazie servesc pentru evidenta cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operaţiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităţilor aflate în stoc, precum şi pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârşitul lunii (perioadei), în scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetică.

La gestiune, fişele de magazie se ţin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fise, cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de însoţire a mărfii, nota de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi a documentelor de ieşire (bon de consum, fişa limita de consum, aviz de însoţire a mărfii, factura etc), poziţie cu poziţie.

Erorile constatate în evidenta gestiunilor se corecteaza în prezenta persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în fişele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire şi utilizare a documentelor se aduc la cunoştinţa conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun.

Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor în fişele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor efectuate şi preluării documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor.

Preluarea documentelor privind miscarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor (cod 14-3-7).

În contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terţi, consum intern etc.) şi, în cadrul acestora, pe conturi de materiale şi gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.

Intrările sau ieşirile de bunuri de natura stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaţii întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.

Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de stocuri şi fişele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11). În acest scop, în registrul stocurilor, la sfârşitul fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fişele de magazie, se calculează valoarea cantităţilor aflate în stoc pe baza preţurilor de înregistrare şi se totalizează valoarea acestora pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi şi magazii (depozite).

În măsura în care nu se constata diferenţe între valoarea cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul stocurilor se poate întocmi trimestrial.

În cazul în care se constată că exista frecvente diferenţe între soldurile conturilor de stocuri din registrul stocurilor şi cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operaţiunilor, evaluarea cantităţilor de stocuri din documentele de intrare şi de ieşire, prelucrarea acestora etc, diferenţele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrărilor şi iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obţinute se confrunta cu datele din registrul stocurilor.

20. Pentru produse finite şi produse reziduale, metoda operativ-contabila se aplică în acelaşi mod ca şi pentru stocuri de materii prime şi materiale consumabile. În acest caz, evidenta cantitativă pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fişelor de magazie, iar evidenta valorică se tine în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite, desfăşurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obţinute prin centralizarea zilnica a documentelor de mişcare a produselor respective

Verificarea înregistrărilor la sfârşitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse finite şi pe total cont, prin transcrierea cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi evaluarea acestora pe baza preţurilor de înregistrare.

21. Metoda cantitativ-valorică pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale şi ambalaje consta în ţinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate - a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfăşoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii înregistrărilor din evidenta de la locurile de depozitare şi din contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantităţile operate în fişele de magazie şi cele din fişele de cont analitic din contabilitate.

În metoda cantitativ-valorică se pot folosi următoarele formulare comune pe economie:

Fişa de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);

Fişa de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10);

Fişa de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22);

Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);

Balanţa analitica a valorilor materiale (cod 14-6-30/c).

Evidenta cantitativă a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fişelor de magazie, care se ţin în ordinea fişelor de cont analitic din contabilitate. În fişele de magazie, înregistrările se fac zilnic, de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele se înregistrează în fişele de cont analitic pentru valori materiale şi se stabilesc stocurile şi soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere şi completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza aceloraşi documente se întocmesc situaţiile centralizatoare privind intrările şi ieşirile de materiale pentru înregistrare în contabilitatea sintetică.

Controlul înregistrărilor din conturile sintetice şi cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balanţei de verificare analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.

În vederea întocmirii balanţei de verificare este necesar să se efectueze controlul asupra concordanţei stocurilor scriptice din fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitic pentru valori materiale.

În cazul instituţiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum şi în cazul instituţiilor care au subunitati cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitica a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al instituţiei al carei conducător are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fisei de evidenta a materialelor şi a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă (cod 14-3-9/a) în locul Fisei de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10).

22. Metoda cantitativ-valorică pentru evidenta analitica a produselor finite şi produselor reziduale se aplică în acelaşi mod ca şi pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularităţi:

- atât intrările, cat şi ieşirile valorice pot fi înregistrate în fişele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulţirea cantităţilor totale de produse finite şi produse reziduale cu preţurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităţilor de produse în documente,

- pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică şi cea analitica a produselor finite, în locul balanţei de verificare se poate folosi registrul stocurilor.

23. Metoda global-valorică se aplică pentru evidenta mărfurilor şi ambalajelor aflate în unităţile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc), folosindu-se formularul comun "Fişa de cont pentru operaţiuni diverse" (cod 14-6-22) şi raportul de gestiune, după caz.

Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a mărfurilor şi ambalajelor se tine global-valoric, atât la gestiune, cat şi în contabilitate, iar controlul concordanţei înregistrărilor din evidenta gestiunii şi din contabilitate se efectuează numai valoric la perioade stabilite de unitate.

Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor şi ambalajelor şi de depunere a numerarului din vânzare, iar în fişele valorice (ţinute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri şi ambalaje din contabilitate), înregistrările se fac pe baza aceloraşi documente.

Soldurile valorice ale mărfurilor şi ambalajelor aflate în gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate, sau cu ocazia inventarierii, după caz.

24. Metoda global-valorică se foloseşte, de asemenea, pentru evidenta rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalarii, precum şi la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidenta cantitativă se poate tine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc, la locurile de gestionare, cu ajutorul Fişelor de magazie (cod 14-3-8), care se completează de gestionar sau persoana desemnată.

Evidenta valorică a miscarilor se tine în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul Fişelor de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22). Înregistrările în fişele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor consumabile respective şi se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fişele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigura înregistrarea acestora atât în fişele valorice pe gestiuni, cat şi în conturile sintetice de stocuri.

25. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă se tine numai evidenta cantitativă cu ajutorul formularului Fişa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9).

În contabilitate, evidenta valorică se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22), pe secţii (locuri de muncă, unităţi etc), în care înregistrările se fac valoric în funcţie de intrari şi iesiri (scoateri din uz).

Documentele ce se întocmesc pentru darea în folosinţă, în condiţiile în care se returnează obiectul de inventar uzat, nu se înregistrează în evidenta magaziei (depozitului), dar se confrunta la sfârşitul fiecărei luni cu procesele-verbale pentru scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe /de declasare a unor bunuri materiale şi se anexează la acestea.

Controlul exactitatii înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate şi cu ocazia inventarierilor, evaluandu-se stocurile existente pe baza Listelor de inventariere (cod 14-3-12/a) şi confruntandu-se soldul astfel obţinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.

26. Contabilitatea analitica a SDV-urilor speciale şi AMC-urilor se tine la gestiunea de SDV-uri şi AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fisei de magazie (cod 14-3-8), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.

E. Reconstituirea documentelor justificative şi contabile pierdute, sustrase sau distruse

27. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

28. Orice persoană care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia sa încunoştinţeze, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorul unităţii (administratorul unităţii, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării unităţii respective).

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:

- datele de identificare a documentului dispărut;

- numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea documentului;

- data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de către:

- conducătorul unităţii;

- conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau persoana imputernicita sa îndeplinească aceasta funcţie;

- salariatul responsabil cu păstrarea documentului şi

- şeful ierarhic al salariatului responsabil cu păstrarea documentului, după caz.

Salariatul responsabil este obligat ca, odată cu semnarea procesului-verbal, sa dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului unităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie, după caz.

29. Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.

30. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:

- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii şi declaraţia salariatului respectiv;

- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, după caz;

- dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

31. În cazul în care documentul dispărut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. În acest caz, unitatea emitenta va trimite unităţii solicitatoare, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

32. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.

33. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancţiunilor aplicate, în condiţiile legii.

În cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, şi se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

34. Conducătorii unităţilor vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării şi evidentei curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea şi evidenta responsabililor de păstrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

F. Arhivarea şi păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile

35. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlaltor documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlul oneros, de către alte persoane juridice române, care dispun de condiţii corespunzătoare. Şi în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare.

Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre aceasta situaţie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Finanţelor Publice pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi contabile şi în alte locatii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă considera ca acestea nu sunt păstrate corespunzător.

36. Termenul de păstrare a registrelor şi a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii care se păstrează timp de 50 de ani.

37. În caz de încetare a activităţii, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, predau documentele la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.

38. Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:

- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar ia care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

- dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, în care sunt evidentiate dosarele şi documentele intrate în arhiva, precum şi miscarea acestora în decursul timpului

39. Eliminarea din arhiva a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, după caz. În aceasta situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiară şi contabila

40. Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:

a) cuprinderea în procedurile de prelucrare, a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în funcţie de modificările intervenite în legislaţie; ... b) cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a datelor, de către personalul implicat şi respectarea acestora; ... c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic; ... d) stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire; ... e) soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului informatic; ... f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de funcţionare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic; ... g) verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementează; ... h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. ...

41. Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

a) să asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează; ... b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă; ... c) fiecare data înregistrată în contabilitate trebuie să se regaseasca în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cat şi organele de control; ... d) să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicandu-se inserari, intercalari, precum şi orice eliminari sau adăugiri ulterioare; ... e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior; ... f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată; ... g) sa precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate; ... h) sa nu permită inserari, modificări sau eliminari de date pentru o perioadă închisă; ... i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: ...

- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii,

- jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

j) să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii; ... k) să asigure listari clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagina, după caz: ...

- tipul documentului sau al situaţiei;

- denumirea unităţii;

- perioada la care se referă informaţia,

- datarea listarilor;

- paginarea cronologică;

- precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;

l) să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteza necesare conducerii operative a unităţii; ... m) să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru formulare; ... n) să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrării; ... o) sa nu permită: ...

- deschiderea a doua conturi cu acelaşi simbol;

- modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

- suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;

- editarea a doua sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii;

p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin doi ani (exercitii financiare), în mod automat sau manual; ... r) sa prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare: ...

- monopost sau multipost;

- monosocietate sau multisocietate;

- reţea de calculatoare;

- portabilitatea fisierelor de date;

s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: ...

- preluări pe loturi cu control ulterior;

- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

- combinarea celor două tipuri;

t) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile; ... u) sa posede documentaţia tehnica de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora; ... v) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor. ...

42. Elaboratorii de programe informatice au obligaţia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

Unităţile de informatica sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poarta răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

43. Utilizatorul trebuie:

- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului-program, în cazul dispariţiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;

- sa organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi lant informatic şi în condiţiile de exploatare reconstituite;

- să deţină la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

44. Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-progam şi sistem de calcul.

Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-progam şi ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie "improspatate" periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.

45. Responsabilităţile ce revin personalului unităţii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

H. Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile

46. Din punct de vedere al bazei de date sa existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conţinutului registrelor, jurnalelor şi altor documente financiar-contabile.

47. Registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronică.

48. Sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:

a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor; ... b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor; ... c) confidenţialitatea şi integritatea datelor; ... d) împiedicarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat în sistem; ... e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin: ...

- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM (Write Once Read Many), care să permită inscriptionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor stocate;

- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o alta locatie,

49. Sa se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor şi formularelor la cererea organelor de control.

Anexa 2

NOMENCLATORUL, modelele şi normele de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de inseriere şi numerotare

┌─────┬────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐

│ Nr. │ Denumirea formularului │ Cod │

│crt. │ ├──────────┬────────────┤

│ │ │ baza │ varianta │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ I. REGISTRELE DE CONTABILITATE │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 1. │ Registrul-jurnal │ 14-1-1 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 2. │ Registrul-inventar │ 14-1-2 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 3. │ Registrul Cartea mare │ 14-1-3 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Registrul Cartea mare (sah) │ │ 14-1-3/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ II. MIJLOACE FIXE │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 4. │ Registrul numerelor de inventar │ 14-2-1 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 5. │ Fişa mijlocului fix │ 14-2-2 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 6. │ Bon de mişcare a mijloacelor fixe │ 14-2-3 A │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Proces-verbal de scoatere din funcţiune │ │ │

│ │ a mijloacelor fixe/de declasare a unor │ │ │

│ │ bunuri materiale │ │ 14-2-3/aA│

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 7. │ Proces-verbal de recepţie │ 14-2-5 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Proces-verbal de recepţie provizorie │ │ 14-2-5/a │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Proces-verbal de punere în funcţiune │ │ 14-2-5/b │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 8. │ Nota de recepţie şi constatare de diferenţe │ 14-3-1A │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Nota de recepţie şi constatare de diferenţe │ │ 14-3-1/aA│

│ │(pentru unităţile cu amănuntul) │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 9. │ Bon de primire în consignaţie │ 14-3-2 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 10. │ Bon de predare, transfer, restituire │ 14-3-3A │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 11. │ Bon de consum │ 14-3-4A │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Bon de consum (colectiv) │ │ 14-3-4/aA │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Fişa limita de consum │ │ 14-3-4/bA│

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Lista zilnica de alimente │ │ 14-3-4/dA│

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 12. │ Dispoziţie de livrare │ 14-3-5A │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 13. │ Borderou de predare a documentelor │ 14-3-7 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 14. │ Fişa de magazie │ 14-3-8 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Fişa de magazie(cu doua unităţi de măsura) │ │ 14-3-8/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 15. │ Fişa de evidenta a materialelor de natura │ │ │

│ │ obiectelor de inventar în folosinţă │ 14-3-9 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 16. │ Registrul stocurilor │ 14-3-11 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Registrul stocurilor │ │ 14-3-11/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 17. │ Lista de inventariere │ 14-3-12 │ 14-3-12/b │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Lista de inventariere (pentru gestiuni │ │ │

│ │ global-valorice) │ │ 14-3-12/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ IV. MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 18. │ Chitanţa pentru operaţii în valută │ │ 14-4-1/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 19. │ Proces-verbal de plati │ 14-4-3A │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 20. │ Dispoziţie de plată-încasare către casierie │ 14-4-4 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Dispoziţie de plată-încasare către casierie │ │ │

│ │ (colectivă) │ │ 14-4-4/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 21. │ Borderoul documentelor achitate cu cecuri de │ │ │

│ │ decontare │ 14-4-6 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 22. │ Registru de casa │ 14-4-7A │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Registru de casa │ │ 14-4-7/bA│

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Registru de casa (în valută) │ │ 14-4-7/aA│

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Registru de casa (în valută) │ │ 14-4-7/cA│

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 23. │ Borderou de achiziţie │ 14-4-13 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Borderou de achiziţie(alimentaţie publică) │ │ 14-4-13/a │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Borderou de achiziţie (de la producători │ │ │

│ │ individuali) │ │ 14-4-13/b │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 24. │ Decont pentru operaţii în participaţie │ 14-4-14 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ V. SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 25. │ Stat de salarii │ │ 14-5-1/a │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Stat de salarii (fără elementele componente │ │ │

│ │ ale salariului total) │ │ 14-5-1/b │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Stat de salarii (fără elementele componente │ │ │

│ │ ale salariului total) │ │ 14-5-1/c │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Stat de salarii │ │ 14-5-1/k │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Lista de avans chenzinal │ │ 14-5-1/d │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 26. │ Ordin de deplasare (delegaţie) │ 14-5-4 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate│ │ │

│ │ (transporturi internaţionale) │ │ 14-5-4/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 27. │ Decont de cheltuieli(pentru deplasări externe) │ 14-5-5 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Decont de cheltuieli valutare (transporturi │ │ │

│ │ internaţionale) │ │ 14-5-5/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ VI. CONTABILITATEA GENERALĂ │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 28. │ Nota de debitare-creditare │ 14-6-1A │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 29. │ Nota de contabilitate │ 14-6-2A │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 30. │ Extras de cont │ 14-6-3 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 31. │ Jurnal privind operaţiile de casa │ │ │

│ │ şi banca │ 14-6-5 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 32. │ Jurnal privind decontările cu furnizorii │ 14-6-6 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 33. │ Situaţia încasării-achitării facturilor │ 14-6-7 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 34. │ Jurnal privind consumurile şi alte iesiri │ │ │

│ │ de stocuri │ 14-6-8 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 35. │ Jurnal privind salariile, contribuţia pentru │ │ │

│ │ asigurările sociale, protecţia socială a │ 14-6-10 │ │

│ │ şomerilor şi asigurări sociale de sănătate │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 36. │ Borderou de primire a obiectelor în │ │ │

│ │ consignaţie │ 14-6-14 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 37. │ Borderou de ieşire a obiectelor din │ │ │

│ │ consignaţie │ 14-6-15 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 38. │ Jurnal privind operaţii diverse (pentru │ │ │

│ │ conturi sintetice) │ 14-6-17 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 39. │ Fişa de cont analitic pentru cheltuieli │ │ │

│ │ efective de producţie │ 14-6-21 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Fişa de cont analitic pentru cheltuieli │ │ │

│ │ │ │ 14-6-21/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 40. │ Fişa de cont pentru operaţiuni diverse │ 14-6-22 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ - Fişa de cont pentru operaţiuni diverse │ │ │

│ │ (în valută şi în lei) │ │ 14-6-22/a │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 41. │ Fişa pentru operaţiuni bugetare │ 14-6-23 │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 42. │ Document cumulativ │ 14-6-24 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │- Document cumulativ │ │ 14-6-24/b │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 43. │ Balanţa de verificare (cu patru egalitati) │ 14-6-30 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │- Balanţa de verificare (cu patru egalitati) │ │ 14-6-30/A │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │- Balanţa de verificare (cu cinci egalitati) │ │ 14-6-30/a │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │- Balanţa de verificare (cu şase egalitati) │ │ 14-6-30/b │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │- Balanţa analitica a stocurilor │ │ 14-6-30/c │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │ VII. ALTE SUBACTIVITĂŢI │ │ │

├─────┼────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ 44. │ Decizie de imputare │ 14-8-2 │ │

│ ├────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────────┤

│ │- Angajament de plată │ │ 14-8-2/a │

└─────┴────────────────────────────────────────────────┴──────────┴────────────┘

GRUPA I

Registrele de contabilitate

REGISTRUL-JURNAL (Cod 14-1-1)

1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematica a modificării elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, snuruit, parafat şi înregistrat în evidenta unităţii.

Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

Se întocmeşte zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi spaţii libere, a documentelor în care se reflecta miscarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal.

În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se va inregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate. În aceasta situaţie, Registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-jurnal va fi snuruit, parafat şi înregistrat în evidenta unităţii în luna următoare celei în care numărul de file editate este 100, sau anual, dacă numărul filelor editate este sub 100, pentru un exerciţiu financiar.

În cazul în care o unitate are subunitati dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-jurnal se va conduce de către subunitati, cu condiţia înregistrării acestuia la nivelul subunitatii.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităţii.

În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se face înregistrarea în registru.

În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnal privind operaţiunile de casa şi banca, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia.

În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectiva şi elemente de identificare a acesteia.

În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.

În coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv (bon, factura, jurnal auxiliar etc).

În Registrul-jurnal se trec toate operaţiunile economice privind modificarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii, indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin conturile deschise la bănci, netinandu-se seama dacă a avut loc plata sau încasarea acestora.

3. Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Unitatea.......................

REGISTRUL-JURNAL

Nr. pagina ......

┌────┬──────┬──────────┬──────────┬─────────────────────┬─────────────────────┐

│Nr. │Data │Documentul│Explicaţii│ Simbol conturi │ Sume │

│crt.│inreg.│(felul │ │ │ │

│ │ │nr., data)│ ├──────────┬──────────┼──────────┬──────────┤

│ │ │ │ │Debitoare │Creditoare│Debitoare │Creditoare│

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

├────┼──────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┴──────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┼──────────┼──────────┤

│ │ │ │

└───────────────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┘

Întocmit, Verificat, 14-1-1

REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)

1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.

2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, snuruit, parafat şi înregistrat în evidenta unităţii.

Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după natura lor conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.

În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea data.

În cazul în care o unitate are subunitati dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-inventar se va conduce de către subunitati, în condiţiile înregistrării acestuia în evidenta subunitatii.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.

În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.

În coloana 3 se înscrie valoarea contabila a elementelor inventariate.

În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).

În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare de înregistrat, calculate ca diferenţa între valoarea contabila şi valoarea de inventar.

În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezasortari etc.).

3. Nu circula, fiind document de înregistrare contabila

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Unitatea......................

REGISTRUL-INVENTAR

la data de ........ Nr. pagina ..........

┌────┬──────────────────────────┬──────────┬────────────┬─────────────────────┐

│Nr. │Recapitulatia elementelor │Valoarea │Valoarea de │ Diferenţe din │

│crt.│ inventariate │contabila │ inventar │evaluare │

│ │ │ │ │(de înregistrat) │

├────┼──────────────────────────┼──────────┼────────────┼────────┬────────────┤

│ │ │ │ │Valoarea│ Cauze │

│ │ │ │ │ │ diferenţe │

├────┼──────────────────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

├────┼──────────────────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤

├────┼──────────────────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤

├────┼──────────────────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤

├────┼──────────────────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤

└────┴──────────────────────────┴──────────┴────────────┴────────┴────────────┘

Întocmit, Verificat, 14-1-2

REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3)

1. Serveşte:

- la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile care aplica forma de înregistrare "pe jurnale";

- la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;

- la întocmirea balanţei de verificare.

2. Se întocmeşte la sfârşitul lunii (perioadei), astfel:

- rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singura suma, fără desfăşurarea pe conturi corespondente;

- sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

- soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).

3. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

4. Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.

5. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

.............................

(Unitatea)

CARTEA MARE

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

CONTUL ...... │

────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬───┬───┬──────┤

│ │To-│To-│ │

│ │tal│tal│ │

│ │ru-│ru-│ │

│ CONTURI CORESPONDENTE CREDITOARE │laj│laj│ │

│ │de-│cre│ Sold │

│ │bi-│di-│ │

│ │tor│tor│ │

Lu- │ │ │ │ │

ni- ├─────────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┼───┴───┼──┬───┤

le │Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│Cont│La 1 │de│cre│

│....│....│....│....│....│....│....│....│....│....│....│....│ian. │bi│di-│

│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│Jur-│(anul) │to│tor│

│nal │nal │nal │nal │nal │nal │nal │nal │nal │nal │nal │nal │..... │r │ │

│....│....│....│....│....│....│....│....│....│....│....│....│ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┬────┼──┼───┤

ian.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Feb.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Mar.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

To- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tal │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tr.I│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Apr.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Mai.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Iun.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

To- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tal │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tr I│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

II │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Iul.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Aug.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Sept│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

To- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tal │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tr. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

I │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

II │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

III │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Oct.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Nov.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

Dec.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼────┼──┼────┼──┼───┤

To- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

tal │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

gen.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

(I- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

IV) │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴──┴────┴──┴───┤

│

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

14-1-3

REGISTRUL CARTEA MARE (SAH - Cod 14-1-3/a)

1. Serveşte:

- la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economice şi financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabila "maestru-sah";

- la întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice.

2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.

Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi notelor de contabilitate.

În cazul în care la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi decât numărul coloanelor pe care le cuprinde fişa, se deschide o fişa anexa cu acelaşi simbol de cont, pe care se va continua înscrierea conturilor corespondente. În fişa anexa nu se trece suma din coloana principala, aceasta figurand în coloana "Suma" a fiecărei fise.

La începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei "Suma" se înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în fişa se bareaza şi apoi se efectuează înregistrarea operaţiunilor lunii ianuarie.

La sfârşitul lunii, se aditioneaza pe verticala sumele pe conturi corespondente şi se bareaza. Totalul sumelor din coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontala, trebuie să fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe verticala.

Cartea mare (sah) poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operaţiunilor economice şi financiare este prea mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare luna.

Acest procedeu de utilizare a registrului Cartea mare (sah) se aplică în cazul folosirii balanţei de verificare cu patru egalitati (cod 14-6-30), care serveşte şi la stabilirea rulajelor cumulate de la începutul anului (inclusiv soldurile iniţiale).

În cazul balanţei cu patru egalitati (cod 14-6-30/A), în Cartea mare (sah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se stabilească şi rulajele cumulate de la începutul anului (inclusiv soldurile iniţiale).

3. Registrul Cartea mare (sah) poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

4. Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.

5. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

................

(Unitatea)

┌────────────────────────────────────────────────────────┬──────┬───────┬──────┐

│ CARTEA MARE (SAH) │Simbol│Debit │Pagina│

│Denumirea contului │cont │ │ │

│.................. ├──────┼───────┼──────┤

│ │ │Credit │ │

├───────┬────┬─────┬─────────────────────────────────────┴──────┴───────┴──────┤

│Nr. din│Data│Suma │ Conturi corespondente │

│regis- │oper│ ├────┬────┬────┬────┬─────┬─────┬─────┬──────┬───────┬──────┤

│trul- │....│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│jurnal │anul│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────┼────┼─────┼────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼──────┼───────┼──────┤

├───────┼────┼─────┼────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼──────┼───────┼──────┤

├───────┼────┼─────┼────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼──────┼───────┼──────┤

├───────┼────┼─────┼────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼──────┼───────┼──────┤

├───────┼────┼─────┼────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼──────┼───────┼──────┤

├───────┼────┼─────┼────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼──────┼───────┼──────┤

└───────┴────┴─────┴────┴────┴────┴────┴─────┴─────┴─────┴──────┴───────┴──────┘

14-1-3/a

Grupa a II-a

Mijloace fixe

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

(Cod 14-2-1)

1. Serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificarii lor.

2. Se întocmeşte de compartimentul financiar-contabil, pe grupe de mijloace fixe, prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.

Se poate folosi, fie câte un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intră în unitate.

În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un număr de inventar în momentul intrării în unitate prin achizitionare, construire, confectionare, transfer etc. (cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea.

Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regula, în ordinea succesiva a numerelor şi pe grupe de mijloace fixe.

La stabilirea numerelor de inventar în cadrul seriei se au în vedere, atât mijloacele fixe existente, cat şi mijloacele fixe care vor fi achiziţionate, construite sau confectionate în anii următori.

Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.

Numărul de inventar atribuit se imprima direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se graveaza pe o placuta ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi initialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele fixe a căror evidenta se tine pe tronsoane (conducte de distribuţie gaz metan, drumuri, linii electrice etc), pe fiecare obiect se indica numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se folosească şi numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în conturile în afară bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

Principalele date ale formularului se completează astfel:

- în coloana 1 se înscrie numărul de inventar;

- în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;

- în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;

- în coloana 4 se înscrie locul unde se afla mijlocul fix. În cazul miscarilor frecvente, aceasta coloana se completează cu creionul negru, pentru a se putea şterge denumirea locului de folosinţă anterior şi a se înscrie noul loc unde se afla mijlocul fix;

- coloana 5 se foloseşte în măsura în care sunt necesare şi alte menţiuni decât cele făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind transferul sau scoaterea din funcţiune a mijlocului fix.

3. Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea formularului;

- denumirea unităţii;

- numărul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul unde se afla.

Unitatea.................... Numar pagina..............

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

┌────────┬────────────┬────────────────────────┬───────────────┬───────────────┐

│Nr. de │ Codul de │Denumirea mijlocului fix│ Locul unde se │Alte menţiuni │

│inventar│clasificare │ şi caracteristici │ afla │ │

│ │ │ tehnice │ │ │

├────────┼────────────┼────────────────────────┼───────────────┼───────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────────┼────────────┼────────────────────────┴───────────────┴───────────────┤

│ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┤

├────────┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ ├────────────────────────────────────────────────────────┤

└────────┴────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

14-2-1

FIŞA MIJLOCULUI FIX

(Cod 14-2-2)

1. Serveşte ca document pentru evidenta analitica a mijloacelor fixe.

2. Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi luna.

Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizarile corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosinţă.

Când formularul este folosit ca fişa colectivă, nu se sorteaza pe locuri de folosinţă.

Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se scot din cartoteca şi se păstrează separat

Se completează pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluarii lor (bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune etc).

Când formularul este folosit ca fişa colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând, specificându-se în prima coloana numerele de inventar atribuite. În acest caz, valoarea unitară de inventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului.

În coloana "Bucăţi", intrările se înscriu "în negru", iar ieşirile "în roşu".

Înregistrările în coloanele "Debit", "Credit" şi "Sold" se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.

În rubrica destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară de datele privind marca, numărul de fabricaţie, seria, se înscriu şi părţile componente ale mijlocului fix. De exemplu, la o clădire se completează instalaţiile de încălzire centrala, sanitare, electrice etc.

Data amortizarii complete şi cota de amortizare se înscriu în spaţiile rezervate.

3. Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea formularului;

- numărul de inventar;

- felul, seria, numărul şi data documentului de provenienţă;

- valoarea de inventar;

- amortizarea lunară;

- denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice;

- accesorii;

- grupa; codul de clasificare; data dării în folosinţă (anul, luna); data amortizarii complete (anul, luna); durata normală de funcţionare; cota de amortizare (%);

- numărul de inventar (de la număr la număr); documentul (felul, numărul, data); operaţiunile care privesc miscarea, creşterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold.

┌───────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┐

│ FIŞA MIJLOCULUI FIX │ Grupa ......................... │

│ │ │

│Nr. inventar ...................... ├──────────────────────────────────┤

│Fel, serie, nr. data document provenienţă..│ Codul de │

│Valoare de inventar ............... │ clasificare ................... │

│Amortizare lunară ................. │ │

│ ├──────────────────────────────────┤

│ │ Data dării în folosinţă │

│Denumirea mijlocului fix şi caracteristici │ Anul ........................ │

│tehnice │ Luna ........................ │

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────┤

│ │ Data amortizarii complete │

│Accesorii │ Anul ........................ │

│ │ Luna ........................ │

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────┤

│ │ Durata normală de │

│ │ funcţionare .................... │

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────┤

│ │ Cota de amortizare............% │

│ │ │

└───────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┘

(verso)

┌──────────┬──────────┬────────────────────────┬─────┬───────┬────────┬────────┐

│Nr.invent.│Documentul│Operaţiile care privesc │Buc. │ Debit │ Credit │ Sold │

│ (de la │(data, │miscarea, creşterea sau │ │ │ │ │

│număr la │felul, │diminuarea valorii │ │ │ │ │

│număr) │numărul) │mijlocului fix │ │ │ │ │

├──────────┼──────────┼────────────────────────┼─────┼───────┼────────┼────────┤

├──────────┼──────────┼────────────────────────┼─────┼───────┼────────┼────────┤

├──────────┼──────────┼────────────────────────┼─────┼───────┼────────┼────────┤

├──────────┼──────────┼────────────────────────┼─────┼───────┼────────┼────────┤

└──────────┴──────────┴────────────────────────┴─────┴───────┴────────┴────────┘

14-2-2 t2

BON DE MIŞCARE A MIJLOACELOR FIXE

(Cod 14-2-3A)

1. Serveşte ca:

- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între doua locuri de folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigada, atelier, unităţi subordonate etc);

- document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predatoare la cea primitoare;

- document justificativ de înregistrare în evidenta ţinuta de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.

2. Se întocmeşte în doua exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef, administrativ etc).

3. Circula:

- la persoana care aproba miscarea mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);

- la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predatoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare);

- la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidenta la locul de folosinţă (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea miscarii mijlocului fix (exemplarul 1).

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predatoare (exemplarul 2).

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea formularului;

- numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predator; primitor;

- numărul curent; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; numărul de inventar; bucăţi; valoarea de inventar;

- subunitatea predatoare (secţie, atelier etc); numele şi prenumele; semnatura;

- subunitatea primitoare (secţie, atelier etc); numele şi prenumele; semnatura;

- aprobat: data, semnatura.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ BON DE MIŞCARE A MIJLOACELOR FIXE │

├───────────────────┬───────────────┬──────────────────┬───────────────────────┤

│ │Data eliberării│ │ │

│ Număr document │ │ │ │

│ ├────┬────┬─────┤ Predator │ Primitor │

│ │ziua│luna│anul │ │ │

│ ├────┼────┼─────┤ │ │

├───────────────────┴────┴────┴─────┴──────────────────┴───────────────────────┤

│Subsemnaţii din partea .......................................... şi din │

│partea ................................., am procedat la predarea-primirea │

│mijloacelor fixe în baza ................... din ......................... │

├─────┬──────────────────────────────────┬──────────┬──────┬───────────────────┤

│ Nr. │ Denumirea mijlocului fix şi │Numărul de│ Buc. │ Valoarea de │

│crt. │ caracteristici tehnice │inventar │ │ inventar │

├─────┼──────────────────────────────────┼──────────┼──────┼───────────────────┤

├─────┼──────────────────────────────────┼──────────┼──────┼───────────────────┤

├─────┼──────────────────────────────────┼──────────┼──────┼───────────────────┤

├─────┴──────────────────────────────────┴──────────┼──────┴───────────────────┤

│ SUBUNITATEA PREDATOARE (secţie, stelier, etc.) │ APROBAT │

├──────────────────────────┬────────────────────────┤ │

│ Numele şi prenumele │ Semnatura │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────┼──────┬───────────────────┤

│ │ │ Data │ Semnatura │

├──────────────────────────┴────────────────────────┼──────┼───────────────────┤

│ SUBUNITATEA PRIMITOARE (secţie, stelier, etc.) │ │ │

├──────────────────────────┬────────────────────────┤ │ │

│ Numele şi prenumele │ Semnatura │ │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────┤ │ │

│ │ │ │ │

└──────────────────────────┴────────────────────────┴──────┴───────────────────┘

14-2-3A

PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR

FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)

1. Serveşte ca:

- document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale;

- document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale;

- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

- document justificativ de înregistrare în evidenta magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.

2. Se întocmeşte în doua exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (nota privind starea tehnica a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al reparatiei capitale, act constatator al avariei, avize, nota justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificăţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc).

Formularul se completează astfel:

- capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz (la unităţile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de membrii comisiei;

- capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau declasarii, de către comisia de analiza şi avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale.

Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana "Denumirea". În situaţia în care capitolul III se completează în alte exercitii financiare, este necesar să se întrunească o noua comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale care să confirme datele completate în acest capitol.

3. Circula:

- la persoana autorizata sa aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);

- la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenta la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare);

- la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenta a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);

- la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);

- la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la compartimentul care tine evidenta mijloacelor fixe (exemplarul 2).

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea unităţii;

- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

- aprobat; data;

- predatorul;

- constatările şi concluziile comisiei;

- mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate;

- numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea din funcţiune;

- ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate,

- numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului;

- predatorul;

- primitorul;

- numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;

- numele, prenumele şi semnatura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┬────────┬───────┐

│ PROCES-VERBAL │ APROBAT│ DATA │

│ UNITATEA DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE ├────────┼───────┤

│ ......... A MIJLOACELOR FIXE ├────────┼───────┤

│ ......... ────────────────── ├────────┼───────┤

│ DE DECLASARE A UNOR BUNURI └────────┴───────┤

│ MATERIALE │

│ │

│ ┌────────┬────────────────────┬──────────┐ │

│ │ Număr │ Data │ Cod │ │

│ │document├──────┬──────┬──────┤ predator │ │

│ │ │ Ziua │ Luna │ Anul │ │ │

│ ├────────┼──────┼──────┼──────┼──────────┤ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ └────────┴──────┴──────┴──────┴──────────┘ │

│ │

│ I. CONSTATĂRILE ŞI CONCLUZIILE COMISIEI .................................. │

│ .......................................................................... │

│ .......................................................................... │

│ .......................................................................... │

│ .......................................................................... │

│ .......................................................................... │

│ II. MIJLOACELE FIXE SCOASE DIN FUNCŢIUNE SAU BUNURILE MATERIALE DECLASATE │

├────┬─────────────┬──────┬─────┬──────────┬────────┬────────┬─────────────────┤

│ Nr.│ Denumirea │ Cod │ U/M │Cantitatea│ Preţ │Valoarea│ Amortizarea │

│crt.│ │ │ │ │ unitar │ │ până la │

│ │ │ │ │ │ │ │ scoaterea din │

│ │ │ │ │ │ │ │ funcţiune │

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼────────┼─────────────────┤

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼────────┼─────────────────┤

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼────────┼─────────────────┤

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼────────┼─────────────────┤

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼────────┼─────────────────┤

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼────────┼─────────────────┤

└────┴─────────────┴──────┴─────┴──────────┴────────┴────────┴─────────────────┘

III ANSAMBLE, SUBANSAMBLE, PIESE, COMPONENTE ŞI MATERIALE REZULTATE

┌────────┬────────────────────┬──────────┬─────────┐

│ Număr │ Data │ │ │

│document├──────┬──────┬──────┤ Predator │Primitor │

│ │ Ziua │ Luna │ Anul │ │ │

├────────┼──────┼──────┼──────┼──────────┼─────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└────────┴──────┴──────┴──────┴──────────┴─────────┘

┌────┬─────────────┬──────┬─────┬──────────┬────────┬──────────────────────────┐

│ Nr.│ Denumirea │ Cod │ U/M │Cantitatea│ Preţ │ │

│crt.│ │ │ │ │ unitar │ Valoarea │

├────┼─────────────┼──────┼─────┼──────────┼────────┼──────────────────────────┤