PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ din 15 octombrie 2013

aplicată de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul "Convergenţă", precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

EMITENT

MINISTERUL FONDURILOR EUROPENE

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 650 din 22 octombrie 2013

Capitolul I

Domeniu de aplicare

Prezenta procedură descrie principiile şi etapele minime pe care trebuie să le parcurgă beneficiarii privaţi care achiziţionează produse, servicii sau lucrări în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul "Convergenţă", şi în cadrul mecanismelor financiare SEE şi norvegian.

Beneficiarii privaţi care achiziţionează servicii sau lucrări aplică prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, (O.U.G. nr. 34/2006), dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile art. 9 lit. c) şi c^1).

Dacă valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, depăşeşte pragurile valorice prevăzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, atunci beneficiarii privaţi aplică procedura simplificată prevăzută la cap. VII, respectiv:

a) în cazul contractelor de furnizare, beneficiarii privaţi aplică procedura simplificată fără să existe o limită valorică superioară de la care să se aplice dispoziţiile O.U.G. nr. 34/2006; ... b) în cazul contractelor de servicii şi lucrări beneficiarii privaţi aplică procedura simplificată dacă nu îndeplinesc cumulativ condiţiile prevăzute la art. 9 lit. c) şi c^1) din actul normativ citat mai sus. ...

Atenţie! Este interzisă divizarea unui contract în mai multe contracte de valoare mai mică, cu acelaşi obiect, în vederea încadrării sub pragurile stipulate de prevederile O.U.G. nr. 34/2006.

Atenţie! Contractul care are ca obiect atât furnizarea de produse, cât şi prestarea de servicii este considerat contract de servicii dacă valoarea estimată a serviciilor este mai mare decât valoarea estimată a produselor prevăzute în contractul respectiv. Prin urmare, dacă avem un contract în care valoarea serviciilor depăşeşte valoarea produselor care se vor achiziţiona, se aplică prevederile art. 9 lit. c^1) din O.U.G. nr. 34/2006 dacă sunt îndeplinite în mod cumulativ cele două condiţii legiferate. Contractul care are ca obiect produse şi lucrări este considerat contract de lucrări, dacă valoarea estimată a lucrărilor este mai mare decât valoarea estimată a produselor prevăzute în contractul respectiv. Prin urmare, dacă avem un contract în care valoarea lucrărilor depăşeşte valoarea produselor care se vor achiziţiona, se aplică prevederile art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006, dacă sunt îndeplinite în mod cumulativ cele două condiţii legiferate. În toate cazurile, încadrarea contractului de achiziţie se realizează în funcţie de valoarea estimată cea mai mare.

Prevederile prezentei proceduri se completează cu dispoziţiile incidente din actele normative specifice, în funcţie de obiectul achiziţiei (de exemplu: vânzarea-cumpărarea de terenuri, alte imobile etc.).

Capitolul II

Achiziţia directă

Dacă valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, nu depăşeşte pragurile valorice prevăzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 pentru fiecare achiziţie, beneficiarul achiziţionează direct produse, servicii sau lucrări.

Achiziţia se realizează pe bază de documente justificative (de exemplu: comandă, bon fiscal, factură, contract etc.).

În acest caz, dosarul achiziţiei va cuprinde o notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziţiei, dacă este cazul) şi documentele justificative ale achiziţiei, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligaţiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de recepţie servicii şi lucrări, livrabile, procese-verbale de predare primire etc.).

Nu este obligatorie semnarea unui contract.

Capitolul III

Temei legal

Temeiul legal al prezentei proceduri îl reprezintă:

- prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziţii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999, cu modificările şi completările ulterioare.

Capitolul IV

Definiţii

În prezenta procedură, termeni de mai jos sunt definiţi astfel:

- beneficiar privat - entitate juridică ce nu are calitatea de autoritate contractantă, conform prevederilor art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006;

- operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrări persoană fizică autorizată/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate în domeniu, care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii şi/sau execuţie de lucrări;

- valoare estimată - o determinare valorică a obiectului contractului de achiziţie care se stabileşte pe baza calculării şi însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice forme de opţiuni şi, în măsura în care acestea pot fi anticipate la momentul estimării, orice eventuale suplimentări sau majorări ale valorii contractului;

- procedură simplificată - etapele minime ce trebuie parcurse de beneficiarii privaţi în vederea atribuirii şi semnării unui contract de achiziţie;

- specificaţii tehnice - cerinţe tehnice obiective ce descriu obiectul achiziţiei;

- ofertă - document solicitat de beneficiarul privat în procesul de prospectare a pieţii care conţine informaţii despre produse/servicii/lucrări aflate pe piaţă;

- contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect livrarea de produse, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare;

- contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect proiectarea şi execuţia, precum şi proiectarea şi/sau execuţia de lucrări ori realizarea prin orice mijloace a unei construcţii, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare;

- contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare.

Capitolul V

Principii aplicabile prezentei proceduri

Pe parcursul întregului proces de achiziţie, la adoptarea oricărei decizii trebuie avute în vedere următoarele principii:

- principiul transparenţei;

- principiul economicităţii;

- principiul eficienţei;

- principiul eficacităţii.

Prin transparenţă se înţelege aducerea la cunoştinţa publicului a informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii simplificate.

Principiul economicităţii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.

Respectarea principiului eficienţei presupune asigurarea unui raport optim între rezultatul obţinut (calitate) şi resursele financiare alocate.

Principiul eficacităţii vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obţinerii rezultatelor scontate.

Capitolul VI

Evitarea conflictului de interese

Beneficiarii privaţi persoane fizice/juridice au obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situaţiile de natură să determine apariţia unui conflict de interese.

În cazul beneficiarilor privaţi sunt aplicabile prevederile art. 14 şi 15 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare (O.U.G. nr. 66/2011), coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 875/2011, cu modificările şi completările ulterioare.

Capitolul VII

Procedura simplificată

Etapa 1 - Elaborarea specificaţiilor tehnice şi verificarea valorii estimate

a) Elaborarea specificaţiilor tehnice ...

Beneficiarul privat elaborează cerinţele tehnice obiective ce descriu obiectul achiziţiei în conformitate cu prevederile contractului de finanţare.

În situaţiile de excepţie, când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic, vor fi descrise detaliat şi motivat specificaţiile tehnice particulare.

De asemenea, dacă produsele ce urmează a fi achiziţionate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepţia testelor de viabilitate comercială şi a producţiei pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare şi dezvoltare, atunci beneficiarul privat va evidenţia şi va detalia motivat particularităţile tehnice şi scopul achiziţiei.

b) Verificarea valorii estimate ...

Se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziţiei şi, dacă este cazul, se va rectifica această valoare.

Atenţie! Dacă în urma elaborării specificaţiilor tehnice se constată că valoarea estimată la momentul demarării achiziţiei depăşeşte valoarea prevăzută în contractul de finanţare, beneficiarul privat poate suplimenta această valoare din bugetul propriu sau din bugetul contractului de finanţare numai după ce obţine aprobarea autorităţii de management/operatorilor de program. Se verifică dacă valoarea estimată la momentul lansării procedurii simplificate se situează în continuare peste pragurile prevăzute la art. 19, dar sub pragul valoric prevăzut de art. 9 lit. c) şi c^1) din O.U.G. nr. 34/2006.

Etapa 2 - Prospectarea pieţii

a) Publicarea unui anunţ ...

Beneficiarul privat va publică, gratuit, un anunţ pe pagina web www.fonduri-ue.ro, secţiunea "Achiziţii privaţi", însoţit de specificaţiile tehnice. Publicarea acestui anunţ pe site este obligatorie.

Publicarea anunţului şi a specificaţiilor tehnice nu este obligatorie în următoarele cazuri:

- atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

- produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepţia testelor de viabilitate comercială şi a producţiei pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare şi dezvoltare.

Atenţie: Motivarea acestor situaţii trebuie să fie atent elaborată.

Nepublicarea anunţului pe pagina web www.fonduri-ue.ro, cu excepţia situaţiilor expres reglementate de prezenta procedură, atrage o corecţie de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziţie.

Pentru a asigura o publicitate suplimentară, beneficiarul privat poate transmite în aceeaşi zi cu publicarea anunţului şi invitaţii de participare la procedura simplificată. în acest caz, informaţiile publicate trebuie să fie identice cu cele cuprinse în invitaţiile de participare. Transmiterea de invitaţii nu este obligatorie.

În anunţ/invitaţie se acordă un termen pentru elaborarea şi prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii şi lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice.

La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunţului/invitaţiei şi ziua în care se depun ofertele.

În anunţ se va bifa câmpul care anunţă operatorii economici că s-au adus clarificări/modificări la informaţiile iniţiale.

La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziţie, se va completa anunţul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informaţii despre câştigătorul contractului.

În cazul în care beneficiarul privat nu completează informaţiile menţionate mai sus, cu excepţia situaţiilor expres reglementate de prezenta procedură, se aplică o corecţie de 5% din valoarea eligibilă a contractului de achiziţie.

b) Analiza ofertelor ...

Beneficiarul privat compară ofertele primite.

Dacă se primeşte o singură ofertă, beneficiarul poate să o analizeze şi să procedeze la atribuirea contractului de achiziţie, dacă oferta respectă specificaţiile tehnice elaborate conform etapei 1.

c) Elaborarea notei justificative de atribuire ...

Se justifică alegerea ofertei pentru contractare (se prezintă avantajele tehnice şi financiare care motivează alegerea în raport cu celelalte oferte primite/specificaţiile tehnice).

În situaţiile de excepţie, când publicarea anunţului şi a specificaţiilor tehnice nu este obligatorie, alegerea trebuie motivată în nota justificativă de atribuire, prin raportare la specificaţiile tehnice particulare/scopul achiziţiei.

Etapa 3 - Semnarea contractului de achiziţie

Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin nota justificativă de atribuire.

a) Reguli aplicabile contractului de achiziţie: ...

- Contractul trebuie să menţioneze datele de identificare ale celor două părţi semnatare, obiectul, valoarea şi durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiţii referitoare la prestarea serviciilor, execuţia lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcţiune, recepţie, standarde de calitate, service, garanţii, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz, conform prevederilor legale aplicabile.

- Oferta aleasă şi specificaţiile tehnice vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.

- Nu se pot modifica prin contract specificaţiile tehnice şi oferta câştigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.

- Orice contract semnat în condiţiile legislaţiei naţionale în vigoare începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părţi. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrări şi nu pot fi efectuate plăţi. Acelaşi principiu este aplicabil şi actelor adiţionale la aceste contracte.

b) Ajustarea preţului ...

b.1) Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie, preţul poate fi ajustat numai în următoarele situaţii:

1. au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autorităţile publice centrale ori locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunţarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie;

2. pe piaţă au apărut anumite condiţii în urma cărora s-a constatat creşterea/diminuarea indicilor de preţ pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie.

Posibilitatea de ajustare a preţului trebuie să fie precizată atât în anunţ, cât şi în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens. Beneficiarul are obligaţia de a preciza totodată şi modul concret de ajustare a preţului, indicii care vor fi utilizaţi, precum şi sursa informaţiilor cu privire la evoluţia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaţii ale burselor de mărfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informaţii/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a preţului contractului de achiziţie.

b.2) Ajustarea preţului în lipsa unor clauze concrete este posibilă numai în următoarele cazuri:

1. atunci când survin circumstanţe imprevizibile şi independente de voinţa părţilor, altele decât cele prevăzute la pct. b.1); sau

2. atunci când durata de aplicare a procedurii, în mod neprevăzut, depăşeşte perioada preconizată iniţial din motive care exclud orice culpă a beneficiarului/operatorului economic.

Atenţie! În orice situaţie, preţul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura strict necesară pentru acoperirea creşterii costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului. Modul de ajustare a preţului contractului de achiziţie nu trebuie să conducă în niciun caz la depăşirea pragurilor prevăzute în O.U.G. nr. 34/2006 sau la diminuarea avantajelor menţionate în nota justificativă de atribuire.

Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziţie

Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate.

Reguli de modificare a contractului de achiziţie:

- Modificarea contractului de achiziţie se realizează prin acte adiţionale.

- Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuţie a contractului.

- Orice modificare care prelungeşte durata de execuţie a contractului trebuie făcută astfel încât implementarea să fie realizată înaintea expirării contractului de finanţare în cauză, iar plăţile să fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finanţare.

Atenţie! Orice modificare a contractului nu trebuie să conducă la diminuarea avantajelor menţionate în nota justificativă de atribuire. Exemplu: Nu este permisă modificarea termenului de livrare, dacă acesta a fost o condiţie importantă în specificaţiile tehnice şi a fost un avantaj consemnat în nota justificativă de atribuire.

- Scopul actului adiţional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului iniţial.

- Beneficiarul privat poate suplimenta preţul contractului, dacă asigură finanţare din bugetul propriu. Modificarea valorii contractului se poate realiza în cazul contractelor de servicii şi lucrări, fără a depăşi valoarea din contractul de finanţare/acte adiţionale şi/sau pragurile valorice prevăzute de art. 9 lit. c) şi c^1) din O.U.G. nr. 34/2006. În toate situaţiile de modificare a valorii contractului (inclusiv în situaţia diminuării valorii) de furnizare, servicii sau lucrări se consultă şi se obţine aprobarea autorităţii de management/operatorului de program înainte de modificarea propriu-zisă.

- Oferta care a stat la baza semnării contractului se poate modifica, în cazul produselor, doar cu aprobarea autorităţii de management/operatorului de program, dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piaţă (cu prezentarea unei dovezi în acest sens) şi dacă produsele se înlocuiesc cu unele având caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea preţului.

Capitolul VIII

Dosarul achiziţiei.

La finalul procedurii se va întocmi dosarul de achiziţie, care va conţine, pentru procedurile simplificate, având o valoare estimată care depăşeşte pragul valoric prevăzut de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, următoarele documente:

┌─────┬─────────────────────────────────────┬───────────────────────────┐

│Nr. │Documente care trebuie introduse în │ Contract de │

│crt. │ dosarul achiziţiei ├───────┬─────────┬─────────┤

│ │ │lucrări│furnizare│servicii │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 1. │Specificaţiile tehnice │ v │ v │ v │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 2. │Nota privind determinarea valorii │ v │ v │ v │

│ │estimate actualizată │ │ │ │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 3. │Dovada anunţului │ v │ v │ v │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 4. │Nota justificativă de atribuire │ v │ v │ v │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 5. │Declaraţii pe propria răspundere din │ v │ v │ v │

│ │care rezultă că nu a încălcat │ │ │ │

│ │prevederile referitoare la conflictul│ │ │ │

│ │de interese │ │ │ │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 6. │Ofertele originale │ v │ v │ v │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 7. │Contractul de achiziţie │ v │ v │ v │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 8. │Actele adiţionale (după caz) │ v │ v │ v │

├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤

│ 9. │Alte documente relevante │ v │ v │ v │

└─────┴─────────────────────────────────────┴───────┴─────────┴─────────┘

Capitolul IX

Documente-suport pentru cererea de rambursare

Documente care se depun de către beneficiarul privat în scopul verificării administrative a cheltuielilor efectuate în cadrul contractului de finanţare (pentru documentele pe suport hârtie, un singur exemplar):

1. nota privind determinarea valorii estimate actualizată;

2. dovada anunţului;

3. nota justificativă de atribuire;

4. contractul de achiziţie, având ca anexă oferta aleasă;

5. actele adiţionale (acolo unde este cazul);

6. declaraţii pe propria răspundere din care rezultă că nu a încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese;

7. CD cu documentele scanate (format PDF) care alcătuiesc dosarul achiziţiei, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligaţiilor contractuale (exemplu: procese-verbale de recepţie servicii şi lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire etc.).

-------