ORDIN nr. 3.105 din 26 februarie 2004

pentru punerea în aplicare a Normei minimale privind activitatea de control intern

EMITENT

COMISIA DE SUPRAVEGHERE A ASIGURĂRILOR

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 186 din 3 martie 2004

În temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) şi (27), art. 8 alin. (1) şi ale art. 20 alin. (3) lit. c) din Legea nr. 32/2000 privind societăţile de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare,

potrivit Hotărârii Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor din 25 februarie 2004, prin care s-a adoptat Norma minimală privind activitatea de control intern,

preşedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor emite următorul ordin:

Articolul 1

Se pune în aplicare Norma minimală privind activitatea de control intern, cuprinsă în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 2

Direcţia reglementări contabile din cadrul Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor va asigura ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentului ordin.

Preşedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor,

Nicolae Eugen Crişan

Bucureşti, 26 februarie 2004.

Nr. 3.105.

Anexa

NORMĂ MINIMALĂ

privind activitatea de control intern

Articolul 1

Prezenta normă stabileşte cerinţele minimale pe care asigurătorul trebuie să le respecte în procesul organizării procedurilor de control intern, având în vedere prevederile art. 20 alin. (3) lit. c) din Legea nr. 32/2000 privind societăţile de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare.

Articolul 2

Controlul intern reprezintă un proces continuu la care participă consiliul de administraţie, conducerea executivă, precum şi personalul asigurătorului care trebuie să asigure desfăşurarea eficientă a activităţii, furnizarea unor informaţii credibile, relevante, complete şi oportune utilizatorilor şi conformarea activităţii asigurătorului cu cadrul legal şi cu politicile şi procedurile proprii.

Articolul 3

(1) Consiliul de administraţie al asigurătorului deleagă conducerii executive responsabilitatea monitorizării funcţionării adecvate şi eficiente a controlului intern şi are obligaţia de a face evaluări sistematice şi independente ale controlului intern instituit de conducerea executivă. ... (2) Conducerea executivă deleagă conducerii operative responsabilitatea stabilirii procedurilor de control intern. ...

Articolul 4

(1) Stabilirea procedurilor de control intern şi verificarea aplicării acestora trebuie realizate pentru fiecare nivel organizatoric al asigurătorului şi se constituie ca parte integrantă a activităţii zilnice a acestuia. ... (2) Pentru atingerea obiectivelor controlului intern trebuie avute în vedere următoarele elemente: ...

- mediul controlului intern - acţiunile, politicile şi procedurile care reflectă atitudinea de ansamblu a conducerii executive şi a membrilor consiliului de administraţie faţă de controlul intern (integritate şi valori etice, angajamentul faţă de competenţă, structura organizatorică, repartizarea autorităţii şi responsabilităţii, politicile legate de resursele umane);

- evaluarea riscurilor - identificarea şi analizarea riscurilor relevante interne sau externe pentru elaborarea situaţiilor financiare în conformitate cu principiile contabile general acceptate;

- activităţile de control - acţiunile întreprinse în vederea realizării obiectivelor propuse de a face faţă riscurilor (separarea adecvată a sarcinilor, autorizarea corespunzătoare a operaţiunilor activităţilor, întocmirea de documente justificative şi evidenţe contabile adecvate, controlul fizic al activelor şi evidenţelor contabile);

- informarea şi comunicarea - existenţa datelor financiare şi operaţionale credibile, relevante, complete şi oportune şi a canalelor de comunicare care să asigure că personalul asigurătorului cunoaşte procedurile cu implicaţii asupra atribuţiilor şi responsabilităţilor sale şi că orice alte informaţii relevante ajung în timp util la acesta;

- supervizarea - evaluarea permanentă a calităţii funcţionării controlului intern.

(3) Indiferent de mărimea şi de structura activităţii desfăşurate de către asigurător, procedurile de control intern trebuie să aibă în vedere, în principal: ...

- monitorizarea subscrierii riscurilor, constituirii şi evaluării rezervelor tehnice, administrării investiţiilor şi a lichidităţilor, activităţii de reasigurare, în strictă concordanţă cu legislaţia în vigoare şi cu propriile norme interne;

- asigurarea corectitudinii tratamentului de care trebuie să beneficieze asiguraţii sau potenţialii asiguraţi şi a prezentării corespunzătoare a informaţiilor privind condiţiile şi termenii contractuali de asigurare;

- monitorizarea soluţionării conflictelor de interese;

- asigurarea investirii eficiente a primelor de asigurare;

- monitorizarea încheierii şi derulării tranzacţiilor, identificarea întârzierilor la plată sau la încasare, precum şi a conformităţii cu prevederile legale şi cu normele interne existente, aprobate de către consiliul de administraţie al asigurătorului;

- identificarea tranzacţiilor suspicioase şi raportarea acestora conducerii executive şi instituţiilor competente în soluţionarea lor;

- asigurarea protejării activelor şi evidenţelor contabile, inclusiv prin luarea de măsuri referitoare la protecţia fizică a acestora;

- asigurarea întocmirii evidenţei contabile în conformitate cu prevederile legale, astfel încât situaţiile financiare să ofere informaţii relevante şi credibile utilizatorilor;

- verificarea respectării îndatoririlor şi responsabilităţilor, inclusiv a limitelor de competenţă, ce revin personalului pentru fiecare departament, conform structurii organizatorice a asigurătorului;

- asigurarea respectării limitelor de competenţă în desfăşurarea tranzacţiilor, astfel încât eventualele abuzuri să poată fi identificate;

- analizarea periodică a colaborării dintre departamentele funcţionale în vederea asigurării fluidizării fluxului informaţional dintre acestea;

- monitorizarea distinctă a activităţii desfăşurate cu intermediarii în asigurări.

Articolul 5

(1) Asigurătorul trebuie să întocmească anual un raport privind controlul intern, care să cuprindă cel puţin următoarele: ...

- descrierea principalelor deficienţe identificate ca urmare a exercitării controlului intern şi a măsurilor întreprinse pentru corectarea acestora;

- descrierea modificărilor semnificative intervenite în exercitarea controlului intern în perioada respectivă, axate în special pe evoluţia activităţii şi a riscurilor;

- măsurile luate pe linia administrării riscurilor la care este expus asigurătorul.

(2) Acest raport trebuie să fie transmis Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor în termen de 6 luni de la încheierea exerciţiului financiar. ...

Articolul 6

Nerespectarea prevederilor prezentei norme se sancţionează în condiţiile şi potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificările şi completările ulterioare.

---------