LEGE nr. 589 din 15 decembrie 2004

privind regimul juridic al activității electronice notariale

EMITENT

PARLAMENTUL

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 1.227 din 20 decembrie 2004

Parlamentul României adoptă prezenta lege.

Capitolul I

Dispoziții generale

Articolul 1

Prezenta lege stabilește regimul juridic al actelor notariale în formă electronică, îndeplinite de notarul public în cadrul activității notariale reglementate prin Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare, precum și de misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României.

Articolul 2

(1) Actele notariale în formă electronică instrumentate de notarul public trebuie să îndeplinească, sub sancțiunea nulității absolute, următoarele condiții:a) să fie efectuate în formă electronică; ... b) să fie semnate cu semnătura electronică extinsă a notarului public, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Certificatele emise pentru notarii publici vor conține informații privind biroul notarial, stabilite prin reglementări de către autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu; ... c) să îndeplinească condițiile de fond prevăzute de lege privind operațiunea juridică pe care o consemnează. ... (2) Notarul public și celelalte instituții prevăzute la art. 1 au obligația să verifice îndeplinirea tuturor condițiilor prevăzute la alin. (1).

Articolul 3

Actele notariale în formă electronică au același regim juridic ca și actele notariale îndeplinite în temeiul Legii nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 4

(1) Valabilitatea în străinătate a actului notarial în formă electronică este stabilită prin convenții internaționale la care România este parte.(2) Documentele în formă electronică provenind de la autoritățile sau notariatele altui stat pot fi luate în considerare de notarii publici în instrumentarea unui act notarial în formă electronică numai dacă semnăturile electronice străine sunt bazate pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

Capitolul II

Competența notarilor publici în materia actelor notariale în formă electronică

Articolul 5

Următoarele acte notariale pot fi îndeplinite în formă electronică:a) legalizarea copiilor electronice de pe documentele originale; ... b) darea de dată certă prin marcare temporală a documentelor ce îndeplinesc condițiile prevăzute la art. 2 alin. (1) și atestarea locului unde s-au încheiat acestea; ... c) primirea și păstrarea în arhiva electronică a documentelor ce îndeplinesc condițiile prevăzute la art. 2 alin. (1); ... d) legalizarea traducerilor în formă electronică; ... e) eliberarea de duplicate; ... f) alte operațiuni prevăzute de lege. ...

Articolul 6

(1) Notarul public autorizat să efectueze acte notariale în formă electronică are competență generală, în condițiile prezentei legi.(2) Competența celorlalte instituții prevăzute la art. 1 se stabilește în conformitate cu Legea nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare, care se aplică în mod corespunzător.

Capitolul III

Autorizarea notarilor publici pentru efectuarea de acte notariale în formă electronică

Articolul 7

(1) Actele notariale în formă electronică pot fi instrumentate de notarii publici numai după obținerea unei autorizații din partea autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.(2) În vederea emiterii autorizației prevăzute la alin. (1), notarii publici trebuie să îndeplinească următoarele condiții:a) să dispună de mijloace financiare și resurse materiale, tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilității și continuității serviciilor notariale în formă electronică; ... b) să utilizeze un sistem informatic omologat, în conformitate cu normele emise de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu; ... c) să asigure operarea rapidă și sigură a înregistrării actelor notariale în formă electronică, cu respectarea structurii registrelor notariale stabilite prin regulamentul aprobat de Ministerul Justiției; ... d) să asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data și ora exactă a întocmirii actului notarial; ... e) să dispună de mijloace corespunzătoare, conform dispozițiilor legale și procedurilor descrise în reglementările emise de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, pentru verificarea identității solicitantului și valabilitatea semnăturii electronice extinse a acestuia; ... f) să folosească personal cu cunoștințe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice și o practică suficientă în ceea ce privește procedurile de securitate corespunzătoare; ... g) să aplice procedurile administrative și de gestiune adecvate și care corespund standardelor recunoscute; ... h) să adopte măsuri de securitate împotriva falsificării actelor notariale în formă electronică și să garanteze confidențialitatea în cursul procesului de generare și arhivare a acestora; ... i) să păstreze toate informațiile cu privire la un act notarial în formă electronică pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create și primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, conform normelor emise de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu; ... j) să utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea actelor notariale în formă electronică; ... k) orice alte condiții stabilite de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu. ... (3) Autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu are obligația de a notifica Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România acordarea fiecărei autorizații, o dată cu eliberarea acesteia către notarul public care o solicită.(4) Uniunea Națională a Notarilor Publici din România este obligată să notifice autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu excluderea, suspendarea sau încetarea suspendării din profesie a notarilor publici.

Articolul 8

(1) Notarii publici sunt obligați să notifice, în prealabil, autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu orice modificare a sistemului informatic omologat.(2) Autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu se va pronunța asupra avizării modificărilor aduse, în termen de 15 zile de la înregistrarea notificării.

Articolul 9

(1) În cazul modificării datelor de identificare a notarului public sau a biroului notarial, este necesară actualizarea autorizației eliberate conform art. 7.(2) Notarul public are obligația să notifice autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, în termen de 24 de ore, orice modificare survenită în legătură cu datele de identificare. Autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu are obligația să verifice noile date de identificare și, în cazul în care acestea respectă legislația în vigoare, să actualizeze în cel mult 48 de ore autorizația deținută de biroul notarial.

Articolul 10

În perioada necesară actualizării autorizației sau a suspendării din profesia de notar public este interzisă efectuarea de acte notariale în formă electronică.

Articolul 11

(1) Autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu este obligată să verifice periodic respectarea condițiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) și j) pentru a supraveghea aplicarea dispozițiilor prezentei legi și a reglementărilor emise de aceasta.(2) În cazul nerespectării condițiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) și j), autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu dispune suspendarea sau, după caz, retragerea autorizației.

Articolul 12

Actele emise de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu în exercițiul atribuțiilor conferite prin prezenta lege sunt acte administrative și pot fi atacate în condițiile prevăzute de Legea contenciosului administrativ nr. 29/1990, cu modificările ulterioare.

Capitolul IV

Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în formă electronică

Articolul 13

(1) Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în formă electronică se va realiza de către furnizorii de servicii de certificare calificată, acreditați de către Autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, denumiți în continuare furnizori de servicii electronice notariale.(2) Furnizorii de servicii electronice notariale îndeplinesc atribuțiile furnizorilor de servicii de certificare calificată, prevăzute de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Articolul 14

(1) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligația de a comunică autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu toate informațiile referitoare la procedurile de securitate și de certificare utilizate, precum și orice alte informații cerute de aceasta.(2) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligația de a comunică autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, cu cel puțin 10 zile înainte, orice intenție de modificare a procedurilor de securitate și de certificare, cu precizarea datei și orei la care modificarea intră în vigoare, precum și obligația de a confirma în termen de 24 de ore modificarea efectuată.(3) În cazurile de urgență, în care securitatea serviciilor de certificare este afectată, furnizorul poate efectua modificări ale procedurilor de securitate și de certificare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu modificările efectuate și justificarea deciziei luate.

Capitolul V

Actele notariale în formă electronică

Articolul 15

(1) Actele notariale în formă electronică se îndeplinesc cu respectarea regulilor de fond privind procedura actelor notariale reglementată prin Legea nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare.(2) Este interzisă utilizarea pseudonimului în efectuarea de acte notariale în formă electronică.

Articolul 16

(1) Cererile pentru întocmirea unui act notarial electronic pot fi înaintate notarului public, în formă electronică, în acest caz fiind semnate cu semnătura electronică extinsă a solicitantului.(2) În cazul în care cererea este făcută prin reprezentant, se va anexa actul în baza căruia părțile sunt reprezentate, care poate fi și în formă electronică dacă este semnat cu semnătura electronică extinsă a părților.

Articolul 17

(1) În termen de 24 de ore de la primirea cererii în formă electronică, notarul public va efectua verificările necesare cu privire la legalitatea actului notarial solicitat, va stabili identitatea părților, prin verificarea semnăturii electronice extinse, și va trimite către solicitant un mesaj de răspuns în care va indica, după caz, taxele de timbru și onorariul aferente actului sau motivele de refuz al efectuării actului notarial solicitat în formă electronică.(2) După primirea confirmării de achitare a taxelor de timbru și a onorariului, notarul public este obligat ca, în termen de 24 de ore, să îndeplinească actul notarial solicitat.(3) Onorariul va fi stabilit în conformitate cu prevederile art. 28 alin. 2 lit. c) din Legea nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare.(4) Termenele prevăzute la alin. (1) și (2) pot fi reduse în schimbul unei taxe de urgență.

Articolul 18

Încheierea notarială electronică prin care se constată îndeplinirea unui act notarial electronic va cuprinde următoarele elemente:a) adresa electronică a notarului public; ... b) denumirea încheierii și numărul acesteia; ... c) data și ora îndeplinirii actului notarial electronic; ... d) numele și prenumele notarului public; ... e) locul unde s-a îndeplinit actul notarial electronic; ... f) semnătura electronică extinsă a părților, dacă este cazul; ... g) semnătura electronică extinsă a solicitantului, în cazul în care acesta este o altă persoană decât partea; ... h) semnătura electronică extinsă a notarului public; ... i) numărul și data eliberării autorizației de îndeplinire a actelor notariale în formă electronică, precum și data expirării autorizației. ...

Articolul 19

(1) Notarul public poate efectua legalizarea copiilor electronice de pe un document în formă materială, care se află în arhiva notarului public sau este prezentat de părți ca original, numai după confruntarea copiei electronice cu originalul în formă materială.(2) În încheierea notarială electronică prin care se legalizează copia electronică se va face mențiune despre originalul documentului și despre conformitatea copiei electronice cu originalul.(3) Copiile legalizate electronice de pe documentele din arhiva notarului public se eliberează numai părților, succesorilor și reprezentanților legali ai acestora, precum și persoanelor care justifică un drept sau un interes legitim.

Articolul 20

Încheierea notarială electronică prin care se consemnează primirea în arhiva electronică va cuprinde, pe lângă elementele prevăzute la art. 18, următoarele mențiuni:a) lista documentelor electronice primite, identificate individual; ... b) datele de identificare a deponentului și datele de identificare a persoanei căreia trebuie să i se predea documentele electronice; ... c) termenul de păstrare. ...

Articolul 21

(1) Traducerile în formă electronică pot fi legalizate de notarul public dacă poartă semnătura electronică extinsă a unui traducător autorizat, conform legii.(2) În cazul prevăzut la alin. (1), încheierea de legalizare va cuprinde elementele prevăzute la art. 18 lit. a)-e), h) și i) și semnătura electronică extinsă a traducătorului autorizat.

Articolul 22

În situația dispariției unui act notarial în formă electronică se va proceda la eliberarea duplicatului acelui act, la cererea părților sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea arhivei electronice a notarului public care a întocmit inițial acel act.

Articolul 23

(1) În cazul în care un act notarial în formă electronică dispare atât de la părți, cât și din arhiva electronică a notarului, reconstituirea se va face de către biroul notarului public care a întocmit actul, cu notificarea prealabilă a tuturor părților sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea copiei arhivei electronice a notarului.(2) Dispozițiile alin. (1) se aplică în mod corespunzător și în cazul în care actul notarial dispărut a fost efectuat de instituțiile abilitate prevăzute la art. 1.

Capitolul VI

Evidențele notariale electronice

Articolul 24

(1) Notarul public este obligat să păstreze în arhiva electronică actele notariale în formă electronică pe care le instrumentează, pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create și primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România.(2) Prevederile art. 102 din Legea nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare, se aplică în mod corespunzător.

Articolul 25

(1) Notarul public va ține la zi un registru general în formă electronică al tuturor actelor notariale în formă electronică pe care le efectuează.(2) Forma registrului general și modul de ținere și efectuare a înregistrărilor se stabilesc de Ministerul Justiției, prin reglementări.

Articolul 26

Notarul public va ține și o evidență financiar-contabilă în formă electronică. Modul de completare și de ținere a acestor evidențe se stabilește de Ministerul Finanțelor Publice și Ministerul Justiției prin norme metodologice, în termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi.

Capitolul VII

Registrul notarilor publici autorizați să efectueze acte notariale în formă electronică

Articolul 27

La data intrării în vigoare a prezentei legi se înființează Registrul notarilor publici autorizați să efectueze acte notariale în formă electronică, denumit în continuare registru, constituit și actualizat de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

Articolul 28

(1) Înregistrarea în registrul prevăzut la art. 27 a datelor de identificare și a informațiilor necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică se face pe bază de cerere individuală, depusă la autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu cel mai târziu la data începerii activității.(2) Conținutul obligatoriu al cererii prevăzute la alin. (1) și documentația necesară se stabilesc de către autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

Articolul 29

(1) Registrul este public și se actualizează permanent.(2) Condițiile ținerii registrului, accesul efectiv la informațiile pe care le conține, informațiile care pot fi oferite solicitanților și modul de actualizare a registrului se stabilesc de către autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

Capitolul VIII

Omologarea sistemelor informatice

Articolul 30

(1) Conformitatea sistemelor informatice utilizate de notarii publici cu normele de securizare a informației prelucrate sau arhivate se verifică de către agenții de omologare, persoane juridice de drept public sau de drept privat, agreate de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, în condițiile stabilite prin reglementări emise de aceasta.(2) În urma îndeplinirii procedurii de verificare se emite certificatul de omologare a sistemului informatic. Certificatul poate fi retras în cazul în care agenția de omologare constată că sistemul informatic nu mai îndeplinește criteriile prevăzute în normele de securizare a informației prelucrate sau arhivate.(3) Condițiile și procedura de agreare a agențiilor de omologare se stabilesc prin reglementări de către autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.(4) Decizia de agreare se emite de către autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

Capitolul IX

Contravenții și sancțiuni

Articolul 31

Constituie contravenție fapta notarului public care:a) efectuează acte notariale în formă electronică fără autorizația prevăzută la art. 7 alin. (1); ... b) efectuează acte notariale pe perioada suspendării din profesie sau pe perioada necesară actualizării autorizației; ... c) omite să efectueze notificarea prevăzută la art. 8 alin. (1); ... d) omite să efectueze notificarea prevăzută la art. 9 alin. (2). ...

Articolul 32

Contravențiile prevăzute la art. 31 se sancționează după cum urmează:a) cu amendă de la 10.000.000 lei la 250.000.000 lei, cele de la lit. a) și b); ... b) cu amendă de la 5.000.000 lei la 50.000.000 lei, cele de la lit. c) și d). ...

Articolul 33

Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor prevăzute la art. 31 și 32 sunt de competența personalului cu atribuții de control din cadrul autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

Articolul 34

Cuantumul amenzilor prevăzute în prezenta lege poate fi actualizat prin hotărâre a Guvernului, în funcție de evoluția indicelui inflației.

Articolul 35

Contravențiilor prevăzute la art. 31 le sunt aplicabile prevederile Ordonanței Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările ulterioare.

Capitolul X

Dispoziții tranzitorii și finale

Articolul 36

Procedura de acordare, actualizare și reînnoire a autorizației va fi stabilită de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu prin reglementări specifice, în termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi.

Articolul 37

În termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu va elabora reglementările referitoare la normele de performanță și securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice și păstrarea acestora în arhive.

Articolul 38

(1) Cheltuielile efectuate pentru investiții, dotări și alte utilități necesare desfășurării activității electronice notariale se scad din veniturile brute, pe o durată de 2 ani de la începerea acestei activități.(2) Cheltuielile pentru modificarea și perfecționarea sistemelor informatice utilizate în activitatea electronică notarială se scad din veniturile impozabile aferente anului fiscal în care s-a efectuat investiția.

Articolul 39

Notarii publici autorizați în condițiile art. 7 vor putea începe activitatea electronică notarială în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi.

Articolul 40

Dispozițiile prezentei legi se completează cu prevederile Legii nr. 36/1995, cu modificările și completările ulterioare, și ale Legii nr. 455/2001.

Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 și ale art. 76 alin. (2) din Constituția României, republicată.

PREȘEDINTELE CAMEREI DEPUTAȚILOR

VALER DORNEANU

PREȘEDINTELE SENATULUI

NICOLAE VĂCĂROIU

București, 15 decembrie 2004.

Nr. 589.

---------