NORME din 25 septembrie 2025

privind accesul la propriul dosar de pașapoarte

EMITENT

GUVERNUL ROMÂNIEI

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 886 din 29 septembrie 2025 Aprobate prin HOTĂRÂREA nr. 780 din 25 septembrie 2025, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 886 din 29 septembrie 2025.

Capitolul I

Dispoziții generale

Articolul 1

Prezentele norme stabilesc condițiile și procedura de exercitare a dreptului de acces al persoanelor îndreptățite la propriul dosar de pașapoarte.

Articolul 2

(1) Regimul juridic al dosarelor de pașapoarte este guvernat de dispozițiile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.(2) Limitele accesului la propriul dosar de pașapoarte al persoanelor îndreptățite se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

Articolul 3

(1) Dosarele de pașapoarte sunt constituite și gestionate la nivelul Direcției generale de pașapoarte din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, denumită în continuare DGP.(2) Dosarele de pașapoarte sunt constituite pe principiul familiei, începând cu anul 1949, și cuprind acte oficiale sau particulare, cereri, memorii, petiții, dovezi, declarații, adeverințe și alte documente realizate în decursul timpului, în legătură cu regimul pașapoartelor, al călătoriilor în străinătate efectuate de cetățenii români, regimul străinilor în România și probleme de cetățenie.(3) Dosarele de pașapoarte conțin date cu caracter personal, astfel cum sunt acestea reglementate de art. 4^3 alin. (6) din Ordonanța Guvernului nr. 83/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea Direcției generale de pașapoarte, serviciilor publice comunitare de pașapoarte, Direcției generale permise de conducere și înmatriculări și serviciilor publice comunitare regim permise de conducere și înmatriculare a vehiculelor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 362/2002, cu modificările și completările ulterioare, precum și date referitoare la studii, ocupație, situație militară, materială, socială.(4) Dosarele de pașapoarte vizează, în special, persoane care au solicitat/pentru care s-a solicitat eliberarea documentelor de călătorie românești sau față de care s-au dispus măsuri de limitare a exercitării dreptului la libera circulație în străinătate ori care s-au aflat în situații de dificultate în străinătate, precum și persoane care au solicitat acordarea vizelor de ieșire din țară/acordarea dreptului de ședere pe teritoriul României.

Articolul 4

(1) Accesul persoanelor îndreptățite la propriul dosar de pașapoarte constă în studierea nemijlocită a dosarului de pașapoarte și eliberarea de copii de pe actele dosarului care fac obiectul dreptului de acces.(2) În cazul în care în dosarul de pașapoarte sunt identificate înscrisuri care conțin, în integralitate, date ale unei/unor terțe persoane, care nu fac obiectul dreptului de acces al persoanei îndreptățite, acestea nu se dau spre studiu.(3) Înscrisurile care conțin atât date cu caracter personal la care persoana îndreptățită are acces, cât și date cu caracter

personal care nu fac obiectul dreptului de acces se dau spre studiu în copie, numai după anonimizarea acestor din urmă date.

(4) În cazul în care în dosarul de pașapoarte sunt identificate documente clasificate, acestea vor putea fi consultate numai după declasificare, în condițiile legii, respectiv după suprimarea marcajelor de clasificare și scoaterea informațiilor de sub incidența reglementărilor protective prevăzute de lege.

Capitolul II

Condițiile dreptului de acces la propriul dosar de pașapoarte

Articolul 5

(1) Persoana fizică are acces, direct sau prin reprezentant, la propriul dosar de pașapoarte, dacă îndeplinește următoarele condiții:a) are calitatea de persoană îndreptățită; ... b) formulează o cerere către DGP, personal sau prin reprezentant. ... (2) Prin persoană îndreptățită se înțelege persoana fizică vizată de dosarul de pașapoarte, precum și soțul supraviețuitor și rudele până la gradul al patrulea inclusiv ale persoanei decedate vizate de dosarul de pașapoarte ori moștenitorii testamentari ai acesteia.(3) Exercitarea dreptului de acces la dosarul de pașapoarte se face strict în ordinea prevăzută la alin. (2), rudele beneficiind de acest drept în ordinea gradelor de rudenie. Rudele de același grad ale persoanei decedate vizate de dosarul de pașapoarte au acces la dosar în mod egal.

Articolul 6

(1) Persoana fizică vizată de dosarul de pașapoarte face dovada calității de persoană îndreptățită prin actul de identitate sau pașaportul valabil.(2) Soțul supraviețuitor și rudele până la gradul al patrulea inclusiv ale persoanei fizice decedate vizate de dosarul de pașapoarte ori moștenitorii testamentari ai acesteia fac dovada calității de persoană îndreptățită prin actul de identitate sau pașaportul valabil și actele/certificatele/documentele de stare civilă/hotărârile judecătorești, inclusiv cele care au drept obiect schimbări de nume, respectiv certificate de moștenitor.(3) În cazul în care dreptul de acces este exercitat prin reprezentantul convențional, acesta face dovada calității de reprezentant al persoanei îndreptățite prin actul de identitate sau pașaportul valabil și înscrisul doveditor al calității de reprezentant convențional, respectiv o procură specială sau împuternicire avocațială. Procura specială trebuie să fie autentificată, în țară, de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României; procurile speciale încheiate la autoritățile străine competente trebuie să îndeplinească, în mod corespunzător, condițiile prevăzute la art. 7 și sunt însoțite de traducere legalizată.(4) În cazul în care dreptul de acces este exercitat prin reprezentantul legal, acesta face dovada calității de reprezentant al persoanei îndreptățite prin actul de identitate sau pașaportul valabil și înscrisul doveditor al calității de reprezentant legal, în condițiile legii.

Articolul 7

Actele/Certificatele de stare civilă ale străinilor și ale cetățenilor statelor membre ale Uniunii Europene, Confederației Elvețiene și Spațiului Economic European emise de autoritățile străine, însoțite, după caz, de traducere legalizată, trebuie să îndeplinească următoarele condiții:a) documentele eliberate de autoritățile statelor semnatare ale Convenției cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, la care România a aderat prin Ordonanța Guvernului nr. 66/1999, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările ulterioare, se apostilează; ... b) documentele eliberate de autoritățile statelor cu care România a încheiat tratate de asistență judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau de orice altă formalitate, potrivit prevederilor cuprinse în tratatele respective; ... c) extrasele eliberate de autoritățile străine potrivit Convenției nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, la care România a aderat prin Legea nr. 65/2012, sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau de orice altă formalitate; ... d) documentele eliberate în statele membre ale Uniunii Europene, care intră sub incidența Regulamentului (UE) 2016/1.191 al Parlamentului European și al Consiliului din 6 iulie 2016 privind promovarea liberei circulații a cetățenilor prin simplificarea cerințelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1.024/2012, sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau de orice altă formalitate; ... e) documentele care nu se încadrează în categoriile prevăzute la lit. a)-d) se supralegalizează în condițiile prevăzute la art. 1.093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare. ...

Capitolul III

Procedura de exercitare a dreptului de acces la propriul dosar de pașapoarte

Articolul 8

(1) Cererea de acces la propriul dosar de pașapoarte se depune de către persoana îndreptățită, personal sau prin reprezentant, la ghișeul de relații cu publicul al DGP sau se transmite prin serviciul poștal ori prin poștă electronică la adresele oficiale de contact ale instituției.(2) Modelul cererii prevăzute la alin. (1) se stabilește prin dispoziție a directorului general al DGP, care se publică pe pagina de internet a instituției.

Articolul 9

(1) DGP evaluează cererea prevăzută la art. 8 alin. (1) și comunică un răspuns solicitantului, în termen de 30 de zile de la data înregistrării cererii.(2) În situația în care, pe baza informațiilor rezultate din cuprinsul cererii, se constată calitatea de persoană îndreptățită și, atunci când este cazul, de reprezentant al persoanei îndreptățite, solicitantului i se comunică informațiile privind programarea pentru studierea dosarului de pașapoarte, precum și aspectele prevăzute la art. 4 alin. (4), dacă este cazul.(3) În situația în care, pe baza informațiilor rezultate din cuprinsul cererii, nu se constată calitatea de persoană îndreptățită, inclusiv atunci când persoana în cauză nu este vizată de un dosar de pașapoarte, solicitantului i se comunică acest lucru.

Articolul 10

(1) Persoana îndreptățită/Reprezentantul persoanei îndreptățite care se prezintă, conform programării, pentru a studia dosarul de pașapoarte are obligația de a prezenta, în original, următoarele:a) actul de identitate sau pașaportul valabil, pentru a-i putea fi stabilită identitatea de către funcționarul din cadrul DGP; ... b) documentele prin care soțul supraviețuitor și rudele până la gradul al patrulea inclusiv ale persoanei decedate vizate de dosarul de pașapoarte ori moștenitorii testamentari ai acesteia fac dovada calității de persoană îndreptățită; ... c) atunci când este cazul, documentele prin care face dovada de reprezentant al persoanei îndreptățite. ... (2) În situația în care nu se poate stabili cu certitudine calitatea de persoană îndreptățită sau de reprezentant al persoanei îndreptățite pe baza documentelor prezentate, DGP poate solicita prezentarea unor documente suplimentare care pot servi la stabilirea respectivei calități.(3) Documentele originale prezentate potrivit alin. (1) și (2) se fotocopiază și se restituie persoanei prevăzute la alin. (1). Copiile rezultate se certifică pentru conformitate de către funcționarul DGP.

Articolul 11

(1) Persoanele îndreptățite/Reprezentanții persoanelor îndreptățite sunt asistate/asistați, pe toată durata studiului, de un funcționar din cadrul DGP și au obligația de a nu aduce niciun fel de atingere integrității/conținutului documentelor studiate.(2) Persoanele prevăzute la alin. (1) au dreptul să solicite copii ale actelor dosarului, cu indicarea expresă a acestora.(3) Solicitarea se formulează, în scris, în timpul dedicat studiului dosarului sau se depune/se transmite ulterior, prin una dintre modalitățile prevăzute la art. 8 alin. (1).

Articolul 12

(1) Copiile solicitate se transmit, cu adresă scrisă, prin serviciul poștal ori prin poștă electronică, la adresa indicată de către persoana îndreptățită sau pot fi înmânate direct, sub semnătură de primire, la ghișeul de relații cu publicul, în termen de 30 de zile de la data înregistrării cererii.(2) Copiile se certifică pentru conformitate și poartă data multiplicării și semnătura funcționarului DGP care a efectuat multiplicarea.(3) Copiile înscrisurilor prevăzute la art. 4 alin. (3) se transmit/se înmânează cu anonimizarea datelor cu caracter personal care nu fac obiectul dreptului de acces.(4) Transmiterea prin poștă electronică a copiilor prevăzute la alin. (1)-(3) se realizează în condițiile implementării măsurilor adecvate de securitate, corespunzătoare riscului prelucrării, incluzând capacitatea de a asigura confidențialitatea.

Capitolul IV

Dispoziții finale

Articolul 13

Prelucrările de date cu caracter personal efectuate de DGP în aplicarea prevederilor prezentelor norme se realizează cu respectarea dispozițiilor normative naționale și europene incidente domeniului protecției persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.

Articolul 14

(1) În situația în care în dosarele de pașapoarte sunt identificate și unele documente al căror regim juridic se circumscrie prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 24/2008 privind accesul la propriul dosar și deconspirarea Securității, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 293/2008, cu modificările și completările ulterioare, gestionarea acestora se face în conformitate cu aceste prevederi.(2) Modul de cooperare dintre DGP și Consiliul Național pentru Studierea Arhivelor Securității se stabilește prin acord de cooperare încheiat între aceste instituții, care va cuprinde inclusiv scopul și natura prelucrării, limitele legate de scop, tipul de date cu caracter personal prelucrate și categoriile de persoane vizate, măsurile pentru garantarea prelucrării legale și echitabile, precum și modalitățile de asigurare a securității datelor și drepturilor persoanelor vizate.

Articolul 15

Prevederile prezentelor norme se completează cu dispozițiile Legii nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și ale altor acte normative care cuprind reglementări conexe.

------