REGULAMENT din 9 noiembrie 2023

privind organizarea și funcționarea Registrului Național de Publicitate Mobiliară

EMITENT

GUVERNUL ROMÂNIEI

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 1029 din 13 noiembrie 2023 Aprobat prin HOTĂRÂREA nr. 1.080 din 9 noiembrie 2023, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.029 din 13 noiembrie 2023.

Capitolul I

Dispoziții generale

Articolul 1

(1) Registrul Național de Publicitate Mobiliară, registru public în sensul prevederilor Legii nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și ale Legii nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare, denumit în continuare Registru, reprezintă sistemul național electronic de interes public, structurat pe persoane și bunuri, care asigură înregistrarea operațiunilor privind ipotecile mobiliare, a operațiunilor asimilate acestora, a înscrisurilor sub semnătură privată care sunt titluri executorii în condițiile legii, a altor drepturi prevăzute de lege, precum și accesul la informațiile din avizele de înscriere. Registrul include o bază de date unică la nivel național.(2) Creditorul ipotecar care, în scopul obținerii unui rang de prioritate, dorește să facă publică existența unei ipoteci asupra unui bun mobil, potrivit dispozițiilor Legii nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare, completează și depune ori, după caz, transmite, în condițiile stabilite de Autoritatea de supraveghere a Registrului, un formular de aviz de ipotecă unui operator sau agent autorizat al Registrului, cu plata taxei stabilite de Legea nr. 297/2018 privind publicitatea mobiliară, republicată, denumită în continuare Legea nr. 297/2018, și a tarifului corespunzător, stabilit de operator sau agent în condițiile aceleiași legi.(3) În condițiile prevăzute la alin. (2), în vederea realizării publicității operațiunilor asimilate ipotecilor mobiliare, a înscrisurilor sub semnătură privată care sunt titluri executorii în condițiile legii, a fiduciilor, precum și a altor drepturi prevăzute de lege, orice persoană interesată poate solicita înregistrarea în Registru a unui aviz de înscriere corespunzător.(4) Înregistrarea în Registru a datelor privind operațiunile și actele juridice înscrise în condițiile prevăzute de Legea nr. 297/2018 se efectuează numai prin intermediul aplicațiilor software puse la dispoziție de Corpul Operatorilor Registrului Național de Publicitate Mobiliară, denumit în continuare Corpul Operatorilor, și avizate de către Autoritatea de supraveghere a Registrului, în condițiile prevăzute la art. 48 din prezentul regulament.(5) Datele înscrise în Registru pot fi vizualizate prin accesarea paginilor de internet oficiale ale acestuia: www.mj.rnpm.ro și www.co.rnpm.ro.

Articolul 2

(1) Autoritatea de supraveghere a Registrului este Ministerul Justiției. Atribuțiile acestuia, denumit în continuare Autoritate de Supraveghere, se exercită prin compartimentul de specialitate.(2) Autoritatea de Supraveghere publică pe paginile de internet prevăzute la art. 1 alin. (5) adresa poștală și electronică, precum și numărul de telefon.

Articolul 3

(1) Au dreptul să efectueze înscrieri și căutări certificate în Registru numai operatorii autorizați și agenții împuterniciți ai acestora, operatorii de drept, precum și Corpul Operatorilor, în condițiile prevăzute de Legea nr. 297/2018.(2) Operatorii sunt constituiți în Corpul Operatorilor, persoană juridică privată de utilitate publică, fără scop lucrativ, care își stabilește organele de conducere și funcționează potrivit Legii nr. 297/2018, prezentului regulament și statutului propriu.

Articolul 4

(1) Calitatea de operator autorizat se dobândește, la cerere, de către orice persoană fizică sau juridică, dacă îndeplinește condițiile prevăzute de art. 17 din Legea nr. 297/2018; în cazul agentului împuternicit, dovada îndeplinirii condițiilor prevăzute la art. 17 alin. (3) lit. a) și f) din Legea nr. 297/2018 se face cu documentele depuse pentru autorizarea operatorului.(2) Pe paginile de internet ale Registrului se publică și se actualizează ori de câte ori este necesar următoarele informații:a) denumirea, adresa sediului/locului desfășurării activității, numărul de telefon, faxul și adresa de e-mail, precum și paginile de internet ale operatorilor, inclusiv ale birourilor teritoriale proprii în care se desfășoară activitatea de operare în Registru; ... b) adresa la care operatorii confirmă primirea corespondenței, alta decât cea prevăzută la lit. a), dacă este cazul; ... c) denumirea, adresa sediului/locului desfășurării activității, numărul de telefon, faxul și adresa de e-mail, precum și paginile de internet ale agenților împuterniciți ai operatorilor. ...

Articolul 5

(1) Informațiile înscrise în Registru sunt publice, cu respectarea normelor privind protecția datelor cu caracter personal.(2) Drepturile și obligațiile Corpului Operatorilor și ale Autorității de Supraveghere cu privire la informațiile înscrise în Registru sunt limitate la operarea Registrului sau, după caz, la supravegherea acestuia, în condițiile Legii nr. 297/2018 și ale prezentului regulament.(3) Operarea în Registru exclude efectuarea de operațiuni de export sau de transmitere către terți a bazei de date a Registrului, privită ca întreg ori pe părți.

Articolul 6

Avizul de înscriere în sensul prevăzut la art. 1 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 297/2018 reprezintă înregistrarea efectuată de operatori sau agenți împuterniciți, prin redarea fidelă, în sistemul de administrare a informației al Registrului, a conținutului formularului de aviz de înscriere, completat și semnat de solicitantul înscrierii, în condițiile art. 35 alin. (3) și (4) din Legea nr. 297/2018.

Articolul 7

(1) Avizul de înscriere se identifică printr-un număr de identificare unic, denumit în continuare ID, atribuit de Registru.(2) Numărul de identificare a avizului de înscriere este format dintr-o succesiune de caractere care include data înscrierii avizului, identificatorul sistemului pe care s-a operat înscrierea, milisecunda înscrierii, precum și un cod de trei caractere aleatorii generate automat de sistem, care garantează unicitatea înscrierii.(3) În sensul prezentului regulament, data înscrierii avizului include anul, luna, ziua, ora, minutul și secunda înscrierii.(4) Data înscrierii avizului de ipotecă mobiliară stabilește ordinea de prioritate a ipotecii.

Capitolul II

Efectuarea înscrierilor și a căutărilor certificate în Registru

Articolul 8

Formularul de aviz de înscriere este un înscris întocmit pe suport hârtie, semnat olograf, sau un înscris în format electronic semnat cu semnătură electronică calificată în sensul art. 3 pct. 12 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

Articolul 9

Avizul de înscriere introdus în Registru trebuie să respecte întocmai formularul avizului de înscriere în vigoare, completat în limba română, în condițiile prevăzute în Ordinul ministrului justiției nr. 3.431/C/2019 pentru aprobarea formularelor de avize de înscriere privind înregistrările efectuate în Registrul Național de Publicitate Mobiliară și a instrucțiunilor de completare a acestor formulare, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 10

(1) Avizele de înscriere expiră după trecerea unui termen de 5 ani de la data înregistrării avizelor inițiale, cu următoarele excepții:a) în situația avizului de intenție de constituire a unei ipoteci, când termenul de valabilitate este de două luni de la data înregistrării; ... b) în situația avizului de prelungire a avizului de înscriere, când termenul de valabilitate se prelungește cu 5 ani de la data expirării avizului care se prelungește; avizul de înscriere poate fi supus unor prelungiri succesive; ... c) în situația avizului de fiducie, când termenul de valabilitate expiră la data menționată de solicitant în formularul de aviz de fiducie inițial sau, după caz, în formularul de aviz de fiducie modificator, prin care se modifică durata contractului. ... (2) Pentru păstrarea rangului de prioritate dobândit prin înscrierea unui aviz de intenție, partea interesată trebuie să solicite înscrierea unui aviz de transformare a avizului de intenție în aviz de ipotecă inițial înaintea expirării termenului prevăzut la alin. (1) lit. a); în acest caz, termenul de valabilitate de 5 ani se calculează de la data înscrierii intenției.(3) În termenul de 5 ani de valabilitate a avizului de înscriere nu se poate înregistra decât un singur aviz de prelungire; noul termen începe să curgă de la data expirării avizului inițial sau, după caz, a ultimului aviz de prelungire, indiferent de momentul efectuării prelungirii.(4) Termenele prevăzute la alin. (1)-(3) se împlinesc în ziua anului sau a lunii corespunzătoare zilei de începere.(5) Termenul care, începând la data de 29, 30 sau 31 a lunii, se sfârșește într-o lună care nu are o asemenea zi se socotește împlinit în ultima zi a lunii respective.(6) În cazul în care termenul se împlinește într-o zi de sărbătoare legală sau nelucrătoare ori în ziua când activitatea Registrului este întreruptă în condițiile art. 21 alin. (3), avizul de prelungire poate fi înscris până la sfârșitul proximei zile în care se reia activitatea.

Articolul 11

(1) Formularele de aviz de înscriere, solicitările de căutare a avizelor de înscriere, depuse sau transmise în condițiile Legii nr. 297/2018, precum și corespondența desfășurată cu solicitanții de avize de înscriere ori căutări, cu Autoritatea de Supraveghere, Corpul Operatorilor, operatorii și agenții împuterniciți, se înregistrează de către operatori, agenți și Corpul Operatorilor într-un registru general.(2) Registrul general poate fi ținut pe suport hârtie, tipizat, broșat, cusut sau capsat și numerotat, sau electronic, prin intermediul unei aplicații software de înregistrare a documentelor, și are un conținut minim de rubrici, în care se înscriu următoarele date:a) numărul curent, precum și anul, luna și ziua înregistrării documentului; ... b) numele și prenumele/denumirea emitentului documentului; ... c) denumirea documentului; ... d) numele și prenumele persoanei fizice care solicită în mod efectiv prestarea serviciului de înregistrare/căutare în Registru și, pentru cererile de înregistrare în Registru a avizelor de înscriere, calitatea acesteia; ... e) rezultatul operațiunii pentru solicitările de înregistrare/ căutare în Registru, cu menționarea ID-ului avizului înscris sau, după caz, a procesului-verbal de căutare generat de aplicația software a Registrului în format tipizat și cu indicarea datei și a modalității de transmitere a acestuia; ... f) observații. ... (3) Operatorii, agenții împuterniciți ai acestora și Corpul Operatorilor au obligația să păstreze, în condițiile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, formularele de aviz de înscriere, copia actelor de identitate ale solicitanților și documentele de reprezentare, solicitările de căutare a avizelor de înscriere, depuse sau transmise conform Legii nr. 297/2018, precum și întreaga corespondență.(4) Documentele în format electronic prevăzute la alin. (3) se stochează de către operator/agent, precum și de Corpul Operatorilor pe suport informatic, în condiții care să asigure integritatea și securitatea acestora.(5) Termenul de păstrare a formularului de aviz de înscriere, a copiei actului de identitate a persoanei fizice care a solicitat înregistrarea avizului de înscriere, fie în nume propriu, fie în calitate de reprezentant, și, dacă este cazul, a documentului de reprezentare prevăzut de Legea nr. 297/2018 este de 2 ani de la data inactivării avizului de înscriere.

Articolul 12

(1) Înregistrarea în Registru a unui aviz de înscriere poate fi solicitată numai de către persoane care au interes în legătură cu înscrierea.(2) Creditorul ipotecar sau reprezentantul său, împuternicit în condițiile Legii nr. 297/2018, poate solicita înscrierea în Registru a oricărui tip de aviz de ipotecă; față de creditorii cu statut activ care le formulează, sunt asimilate unor acte de dispoziție următoarele solicitări de avize de înscriere:a) avizul de reducere a ipotecii; ... b) avizul de cesiune a creanței garantate cu bunurile înscrise în Registru; ... c) avizul de cesiune a rangului ipotecii; ... d) avizul de schimbare a rangului ipotecii, în cazul ipotecii cu rang preferat; ... e) avizul de nulitate a ipotecii; ... f) avizul de stingere a ipotecii; ... g) avizul modificator privind radierea ori înlocuirea unui creditor, adăugarea unui creditor ipotecar celor deja existenți ori radierea unui debitor/constituitor. ... (3) Debitorul sau reprezentantul său, împuternicit în condițiile Legii nr. 297/2018, poate solicita înscrierea în Registru a avizului de intenție, a avizului de transformare, a avizului de ipotecă inițial și a avizului de menținere; solicitările de înscriere în Registru a acestor avize sunt asimilate, față de debitorii care le formulează, unor acte de dispoziție.(4) Constituitorul ipotecii sau reprezentantul său, împuternicit în condițiile Legii nr. 297/2018, poate solicita înscrierea în Registru a avizului de intenție, a avizului de transformare, a avizului de ipotecă inițial, a avizului de menținere și a avizului de extindere; solicitările de înscriere în Registru a acestor avize sunt asimilate, față de constituitorii care le formulează, unor acte de dispoziție.(5) Operatorul/Agentul împuternicit atașează copia documentului de reprezentare la formularul de aviz de înscriere completat și semnat de solicitant.(6) În aplicarea art. 35 alin. (4) din Legea nr. 297/2018, la primirea formularului de aviz de înscriere, operatorul/agentul are obligația de a verifica dacă persoana fizică solicitantă, care completează și semnează formularul de aviz de înscriere, este persoana interesată.(7) Operatorii/Agenții sunt răspunzători pentru orice prejudiciu cauzat de o verificare necorespunzătoare.

Articolul 13

Părțile care nu au încheiat încă un contract de ipotecă pot să înregistreze intenția de constituire a ipotecii, completând un formular de aviz de intenție de constituire a ipotecii.

Articolul 14

(1) Persoana care solicită înregistrarea unui aviz de înscriere, inclusiv reprezentantul persoanei juridice, răspunde personal pentru orice prejudiciu cauzat de furnizarea necorespunzătoare a informațiilor în formularul de aviz de înscriere.(2) Creditorii care, în mod nejustificat, refuză să își dea acordul la înscrierea în Registru a unui aviz de ipotecă, dacă, potrivit legii și raportului juridic, există un temei în acest sens, sunt răspunzători pentru daunele produse prin aceasta celorlalți creditori ori debitorului/constituitorului.

Articolul 15

(1) Operatorul/Agentul răspunde pentru înscrierea în Registru a informațiilor întocmai cum au fost furnizate de către solicitant.(2) Operatorului/Agentului împuternicit îi este interzisă înregistrarea formularelor de aviz de înscriere în cazul prevăzut de art. 2 alin. (1) din Legea nr. 297/2018.

Articolul 16

(1) Formularele de aviz de înscriere, însoțite de documentele aferente, pot fi depuse sau transmise oricărui operator/agent, la alegerea solicitantului, prin una dintre următoarele modalități:a) personal sau prin reprezentant, împuternicit în condițiile prevăzute de Legea nr. 297/2018; ... b) prin mijloace electronice. ... (2) Momentul înregistrării în Registru a unui formular de aviz de înscriere, depus sau transmis prin modalitățile prevăzute la alin. (1), este momentul în care sistemul informatic al Registrului atribuie avizului de înscriere un număr de identificare unic, conform art. 7.(3) Solicitările de căutare certificată în Registru pot fi transmise prin orice mijloace de comunicare.

Articolul 17

(1) După efectuarea înscrierii, operatorul/agentul sau Corpul Operatorilor comunică solicitantului înscrierii un exemplar al formularului de aviz de înscriere pe suport hârtie sau, după caz, în formă electronică, în condițiile prevăzute de art. 35 alin. (8) din Legea nr. 297/2018, precum și avizul generat de aplicația de înregistrare a Registrului.(2) În termen de 24 de ore de la data înregistrării avizului de ipotecă, creditorul ipotecar este obligat să comunice o copie de pe aviz constituitorului.(3) Cu excepția cazului prevăzut la alin. (2), în termen de 2 zile lucrătoare de la data înregistrării avizului de înscriere, persoana interesată, care a solicitat înscrierea, este obligată să transmită o copie a avizului de înscriere înregistrat în Registru:a) fiecărui constituitor al fiduciei/beneficiar sau/și, după caz, fiduciarului/administratorului provizoriu/noului fiduciar, în cazul avizelor de fiducie; ... b) fiecărei părți a avizului, în cazul avizelor specifice; ... c) fiecărui debitor - emitent sau/și, după caz, agent/reprezentant al deținătorilor de obligațiuni ipotecare, în cazul avizelor de ipotecă - obligațiuni ipotecare. ... (4) În caz de litigiu, proba comunicării incumbă solicitantului.

Articolul 18

(1) Efectuarea căutărilor certificate se realizează conform procedurii eliberării proceselor-verbale de căutare în Registru și de certificare a proceselor-verbale de căutare întocmite de către operatori și agenții împuterniciți ai operatorilor, prevăzută în anexa nr. 3 la Ordinul ministrului justiției nr. 29/C/2020 pentru aprobarea procedurilor prevăzute de art. 41 din Legea nr. 297/2018 privind Registrul Național de Publicitate Mobiliară și pentru abrogarea Ordonanței Guvernului nr. 89/2000 privind unele măsuri pentru autorizarea operatorilor și efectuarea înscrierilor în Arhiva Electronică de Garanții Reale Mobiliare, cu modificările ulterioare.(2) Procesul-verbal de căutare se identifică printr-un număr de identificare unic, atribuit de Registru.(3) Numărul de identificare a procesului-verbal de căutare este format dintr-o succesiune de caractere care include sintagma „CERT“, data efectuării căutării, identificatorul sistemului pe care s-a efectuat căutarea, milisecunda efectuării căutării, precum și un cod de trei caractere aleatorii generate automat de sistem.(4) În sensul prezentului regulament, data efectuării căutării include anul, luna, ziua, ora, minutul și secunda efectuării acesteia.

Articolul 19

(1) Nivelul tarifelor se stabilește de către operatori/agenți cu respectarea prevederilor Legii nr. 297/2018; operatorii/agenții pot stabili proceduri proprii privind metodele de plată pentru serviciile prestate.(2) Orice plângere în legătură cu tarifele pentru serviciile de înscriere/căutare certificată prestate se depune la Autoritatea de supraveghere.

Capitolul III

Accesul liber și direct al oricărei persoane la Registru

Articolul 20

Registrul asigură accesul publicului în vederea citirii, căutării și copierii informațiilor prin internet, în condițiile prevăzute de Legea nr. 297/2018.

Articolul 21

(1) Programul de funcționare a operatorilor, agenților împuterniciți și a Corpului Operatorilor pentru înscrieri și căutări certificate este de cel puțin 4 ore, în intervalul 8.00-20.00, de luni până vineri, cu excepția sărbătorilor legale, a concediului de odihnă, precum și în alte situații prevăzute de lege; programul se afișează la loc vizibil și se publică pe paginile de internet prevăzute la art. 1 alin. (5).(2) Dispozițiile alin. (1) nu se aplică operatorilor de drept și operatorilor care nu desfășoară activitatea de operare în Registru.(3) Registrul este deschis pentru citirea informațiilor timp de 7 zile pe săptămână, 24 de ore pe zi, cu excepția întreruperilor necesare pentru întreținerea echipamentelor informatice și schimbarea sau actualizarea aplicației software; perioadele de întrerupere nu trebuie să însumeze mai mult de 5% din timpul de funcționare lunar.

Articolul 22

Operatorii autorizați și agenții împuterniciți pot presta, în condițiile Legii nr. 297/2018, contra cost, servicii de căutare și de copiere de informații din baza de date a Registrului, precum:a) căutarea unor avize de ipotecă după datele de identificare a debitorului/constituitorului sau creditorului, după elementele de identificare a actului juridic care stă la baza înscrierii sau a bunului mobil ipotecat ori a bunului imobil căruia îi este atașat bunul mobil ipotecat, după numele/denumirea proprietarului acelui bun imobil, respectiv numele/denumirea terțului cedat ori după numărul de identificare a avizului de ipotecă; ... b) căutarea unor avize de fiducie după datele de identificare a constituitorului fiduciei, a beneficiarului sau fiduciarului, după elementele de identificare a bunului care face parte din masa patrimonială fiduciară ori după numărul de identificare a avizului de fiducie; ... c) căutarea unor avize specifice după datele de identificare a părților avizului, după elementele de identificare a actelor/faptelor juridice supuse publicității sau a bunului care face obiectul acestora ori după numărul de identificare a avizului specific; ... d) căutarea unor avize de ipotecă - creanțe securitizate după datele de identificare a creditorului, debitorului, după descrierea portofoliului/cesiunii de creanțe în vederea securitizării ori după numărul de identificare a avizului de ipotecă - creanțe securitizate; ... e) căutarea unor avize de ipotecă - obligațiuni ipotecare după datele de identificare a agentului sau emitentului, după descrierea creanței ori după numărul de identificare a avizului de ipotecă - obligațiuni ipotecare; ... f) căutarea de date din înscrierile vizualizate; ... g) efectuarea unor copii ale înscrierilor vizualizate. ...

Capitolul IV

Sistemul de administrare a informației

Articolul 23

Registrul folosește un sistem de administrare a informației și o bază de date, computerizate, care corespund normelor stabilite prin Legea nr. 297/2018 și prezentul regulament; acest sistem permite înregistrarea avizelor de înscriere, stocarea, indexarea și regăsirea informațiilor legate de înregistrarea avizelor de înscriere.

Articolul 24

Datele primare utilizate în sistemul informatic sunt identificate și stocate conform art. 25.

Articolul 25

(1) Fiecare aviz de înscriere se identifică pe baza numărului de identificare unic, atribuit de sistemul de administrare a informației conform art. 7.(2) În sistemul de administrare a informației, avizele de înscriere succesive referitoare la avizul de înscriere inițial se raportează la avizul de înscriere subsecvent imediat anterior, care cuprinde informația actualizată.(3) Niciun aviz de înscriere odată introdus nu poate fi modificat în niciun fel; orice modificări ale unui aviz de înscriere inițial se introduc prin avize de înscriere ulterioare, separate, care fac referire la numărul de identificare al avizului de înscriere pe care îl modifică.(4) Avizele de înscriere inițiale și subsecvente se păstrează în sistemul de administrare a informației.

Articolul 26

(1) Autoritatea de Supraveghere atribuie operatorilor câte un nume de utilizator și câte o parolă de acces în Registru; numele de utilizator și parolele agenților împuterniciți se atribuie de către operator; personalul cu atribuții de operare în Registru al operatorilor/agenților împuterniciți accesează Registrul cu numele de utilizator al operatorului sau, după caz, al agentului împuternicit și parola atribuită de către acesta.(2) Numele de utilizator și parola atribuite operatorilor/ agenților constituie elementele de identificare ale acestora în sistemul de administrare a informației.(3) Registrul se accesează numai de operatori, agenții împuterniciți ai acestora și personalul propriu, care au obligația să păstreze confidențialitatea elementelor de identificare în Registru.(4) Accesarea Registrului de către o persoană în alte condiții decât cele prevăzute la alin. (3) constituie abatere disciplinară a operatorului/agentului împuternicit, în sensul art. 39 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 297/2018.

Articolul 27

Categoria și tipul de aviz de înscriere înregistrat în sistemul de administrare a informației corespund categoriei și tipului de formular de aviz de înscriere completat și semnat de solicitant.

Articolul 28

Data înregistrării în Registru a avizelor de înscriere se stochează în sistemul de administrare a informației.

Articolul 29

(1) Datele din secțiunile formularului de aviz de înscriere se transferă din formular în sistemul de administrare a informației prin introducerea directă a datelor sau prin utilizarea tehnicilor de preluare automată a acestora, cu respectarea art. 35 din Legea nr. 297/2018.(2) Corelarea permanentă a soluțiilor tehnice de preluare automată a datelor cu modificările aplicației de înregistrare a avizelor de înscriere se efectuează pe baza informațiilor comunicate de Corpul Operatorilor conform art. 48 alin. (7) lit. g).(3) Ori de câte ori se modifică aplicația de înregistrare a avizelor de înscriere, operatorii, agenții împuterniciți și Corpul Operatorilor pot folosi soluțiile de preluare automată a datelor pentru înscrierea avizelor după întocmirea unui raport privind actualizarea acestora la noua versiune a aplicației.(4) Raportul conține modificările efectuate în scopul corelării prevăzute la alin. (2); agenții împuterniciți comunică raportul, de îndată, operatorului.(5) Raportul se înregistrează și se păstrează în condițiile prevăzute la art. 11.

Articolul 30

Informațiile privind datele de identificare a persoanelor fizice și a persoanelor juridice, precum și a actelor/faptelor juridice supuse publicității, a bunurilor sau a masei patrimoniale fiduciare se înregistrează în câmpuri separate și sunt stocate în fișiere sau tabele separate; sunt stabilite câmpuri separate de introducere a datelor pentru numele de familie ale persoanelor fizice și pentru prenumele complete ale acestora, respectiv un singur câmp pentru denumirea persoanei juridice.

Articolul 31

(1) Câmpurile din sistemul de administrare a informației destinate introducerii informațiilor prevăzute la art. 30 au o dimensiune suficient de mare pentru înscrierea informațiilor, în condițiile stabilite prin Ordinul ministrului justiției nr. 3.431/C/2019 pentru aprobarea formularelor de avize de înscriere privind înregistrările efectuate în Registrul Național de Publicitate Mobiliară și a instrucțiunilor de completare a acestor formulare, cu modificările și completările ulterioare.(2) Solicitantul înscrierii furnizează în formularele completate numele/denumirile și informațiile complete; cu toate acestea, un nume/o denumire sau altă informație care depășește lungimea maximă admisă a câmpului este introdusă, așa cum este prezentată de către solicitant, până la limita maximă a câmpului unde se introduc datele; operatorul sau agentul care efectuează înscrierea nu face nicio abreviere suplimentară a numelor/denumirilor sau informațiilor care sunt mai mari decât dimensiunea câmpului atribuit.

Articolul 32

În sistemul de administrare a informației, fiecare aviz de înscriere și fiecare parte pot avea statut activ sau inactiv.

Articolul 33

În cazul avizului de ipotecă inițial, statutul părților și statutul avizului de ipotecă sunt următoarele:a) statutul creditorului indicat în aviz este activ; statutul creditorului devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de ipotecă inițial, se subscrie de către acesta un formular de aviz modificator vizând înlocuirea creditorului, un formular de aviz de cesiune a creanței ori un formular de aviz de cesiune a rangului ipotecii, când statut activ dobândește noul creditor, respectiv cesionarul indicat în aviz; ... b) statutul debitorului/constituitorului indicat în aviz este activ; statutul debitorului/constituitorului devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de ipotecă inițial, se subscrie de către creditor un formular de aviz modificator vizând înlocuirea debitorului/constituitorului, când statut activ dobândește noul debitor/constituitor, indicat în aviz; ... c) statutul avizului de ipotecă este activ până la data expirării acestuia sau până la înscrierea unui aviz de stingere sau de nulitate a avizului inițial; inactivarea statutului avizului de ipotecă determină și inactivarea statutului părților specificate în avizul respectiv. ...

Articolul 34

În cazul avizului de fiducie inițial, statutul părților și statutul avizului de fiducie sunt următoarele:a) statutul constituitorului fiduciei indicat în aviz este activ; statutul constituitorului devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de fiducie inițial, se înscrie un aviz de fiducie modificator vizând înlocuirea constituitorului, când statut activ dobândește noul constituitor, indicat în aviz; ... b) fiduciarul indicat în aviz are statut activ; statutul fiduciarului devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de fiducie inițial, se înscrie un aviz modificator vizând înlocuirea fiduciarului cu administratorul provizoriu, iar statut activ dobândește administratorul provizoriu, indicat în aviz; ... c) beneficiarul indicat în aviz are statut activ; statutul beneficiarului devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de fiducie inițial, se înscrie un aviz modificator vizând înlocuirea beneficiarului, iar statut activ dobândește noul beneficiar, indicat în aviz; ... d) statutul avizului de fiducie este activ până la data expirării acestuia sau până la înscrierea unui aviz de stingere sau de nulitate a avizului inițial; inactivarea statutului avizului de fiducie determină și inactivarea statutului părților specificate în avizul respectiv. ...

Articolul 35

(1) În cazul avizului specific inițial, statutul părților și statutul avizului specific sunt active.(2) Statutul avizului specific este activ până la data expirării acestuia sau până la înscrierea unui aviz de stingere sau de nulitate a avizului inițial; inactivarea statutului avizului specific determină și inactivarea statutului părților specificate în avizul respectiv.

Articolul 36

În cazul avizului de ipotecă inițial - obligațiuni ipotecare, statutul părților și statutul avizului de ipotecă - obligațiuni ipotecare sunt următoarele:a) statutul agentului/reprezentantului deținătorilor de obligațiuni ipotecare indicat în aviz este activ; statutul acestuia devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de ipotecă inițial - obligațiuni ipotecare, se înscrie un aviz modificator - obligațiuni ipotecare vizând înlocuirea agentului/reprezentantului deținătorilor de obligațiuni ipotecare, când statut activ dobândește noul agent/reprezentant al deținătorilor de obligațiuni ipotecare, indicat în aviz; ... b) debitorul - emitent indicat în aviz are statut activ; statutul debitorului devine inactiv în situația în care, ulterior înscrierii avizului de ipotecă inițial - obligațiuni ipotecare, se înscrie un aviz modificator - obligațiuni ipotecare vizând înlocuirea debitorului, când statut activ dobândește noul debitor, indicat în aviz; ... c) statutul avizului de ipotecă - obligațiuni ipotecare este activ până la data expirării acestuia sau până la înscrierea unui aviz de stingere sau de nulitate a avizului inițial; inactivarea statutului avizului de ipotecă - obligațiuni ipotecare determină și inactivarea statutului părților specificate în avizul respectiv. ...

Articolul 37

În cazul avizelor de înscriere prevăzute la art. 33, 34 și 36 cu pluralitate de părți, înscrierea unui aviz modificator vizând radierea uneia dintre părți determină inactivarea statutului acesteia, celelalte părți și avizul păstrând statutul activ.

Articolul 38

(1) Avizele de înscriere cu statut inactiv sunt păstrate în baza de date a Registrului pe o perioadă de cel puțin un an, calculată de la data inactivării statutului.(2) Avizele de înscriere cu statut inactiv pentru care s-a împlinit termenul de un an de la data inactivării se transferă din baza activă într-o bază de date separată, aflată pe unul dintre serverele active.(3) Procedura de transfer al avizelor de înscriere prevăzute la alin. (2) se realizează la sfârșitul primei săptămâni a lunii următoare celei în care s-a împlinit termenul, în intervalul cuprins între ora 00.00 a zilei de sâmbătă și ora 24.00 a zilei de duminică.(4) Perioada de stocare a avizelor în baza de date prevăzută la alin. (2) este de 4 ani, iar accesarea acestora este posibilă în baza unei solicitări întemeiate, adresată de persoana interesată Corpului Operatorilor sau Autorității de Supraveghere.(5) După expirarea termenului prevăzut la alin. (4), avizele de înscriere inactive se șterg din baza de date separată; dispozițiile alin. (3) se aplică în mod corespunzător.

Capitolul V

Reglementări tehnice

Articolul 39

(1) Registrul este organizat ca o bază de date unică, ușor accesibilă.(2) Sistemul de administrare a informației al Registrului este compus din două sau mai multe servere independente situate în locuri diferite și conectate între ele, astfel încât Registrul să opereze ca un sistem unic.(3) Pentru stabilirea coordonatelor temporale ale înregistrărilor, Registrul are ca referință ceasul serverului, care este actualizat să corespundă, după caz, orei oficiale de vară sau de iarnă; ceasurile serverelor din fiecare nod al sistemului informatic al Registrului sunt sincronizate.(4) Registrul utilizează baze de date interconectate, care permit căutarea sau înregistrarea avizelor de înscriere în fiecare nod al sistemului informatic, iar avizele de înscriere efectuate într-un nod se replică imediat în întregul sistem.

Articolul 40

(1) Baza de date reflectă corect informația care a fost introdusă și este ținută la zi.(2) În cazul în care, după efectuarea înscrierii, se constată că nu a fost preluat numele utilizatorului ori o parte dintre datele ce fuseseră introduse anterior de către operator/agent, respectiv Corpul Operatorilor, acesta are obligația de a comunica Autorității de Supraveghere numărul de identificare a avizului de înscriere respectiv; în situația în care Autoritatea de Supraveghere constată că avizul de înscriere este nevalid ca urmare a unor motive de natură tehnică, neimputabile operatorului/agentului, respectiv Corpului Operatorilor, procedează la ștergerea acestuia din baza de date a Registrului.(3) Avizul de înscriere care nu conține nicio informație privind datele de identificare a părții/părților sau bunurilor, din cauza nepreluării datelor în sistemul de administrare a informației din motive tehnice, se șterge de către Autoritatea de Supraveghere din baza de date a Registrului.(4) Avizul de înscriere care, din motive tehnice, este înregistrat în sistemul de administrare a informației de mai multe ori, cu nerespectarea art. 25 alin. (2), se șterge din baza de date a Registrului de către Autoritatea de Supraveghere.(5) Operatorii și Corpul Operatorilor înaintează Autorității de Supraveghere lista cu înregistrările preluate eronat în sistemul de administrare a informației, din cauze tehnice, însoțită de documente justificative, după cum urmează:a) până pe data de 13 a fiecărei luni, pentru avizele de înscriere înregistrate în Registru în perioada 1-10 a lunii respective; ... b) până pe data de 23 a fiecărei luni, pentru avizele de înscriere înregistrate în Registru în perioada 11-20 a lunii respective; ... c) până pe data de 3 a fiecărei luni, pentru avizele de înscriere înregistrate în Registru în perioada cuprinsă între data de 21 și ultima zi a lunii precedente. ... (6) Autoritatea de Supraveghere verifică avizele prevăzute la alin. (5), iar, în cazul în care constată că preluarea eronată a avizelor în sistemul de administrare a informației este cauzată de motive tehnice, procedează la ștergerea acestora, în termen de 5 zile lucrătoare de la data constatării.

Articolul 41

Avizele de înscriere din baza de date a Registrului trebuie să se regăsească având drept criteriu toate câmpurile din formularul de aviz de înscriere. Registrul pune la dispoziție posibilități de căutare cu ajutorul unor expresii logice.

Articolul 42

Programul software al Registrului atribuie o coordonată temporală fiecărui aviz de înscriere, care include cel puțin ziua, ora, minutul și secunda acesteia.

Articolul 43

Accesul la Registru se conformează unui standard, astfel încât frecvența așteptărilor de peste 5 minute pentru conectare să nu apară în mai mult de 5% din numărul încercărilor de conectare; frecvența lipsei de acces la server nu trebuie să depășească 5% din totalul orelor de operare. Corpul Operatorilor întocmește statistici trimestriale vizând gradul de conformare a activității Registrului cu standardul respectiv, pe care le raportează Autorității de Supraveghere.

Articolul 44

(1) Registrul pune la dispoziție publicului instrucțiuni pentru căutarea și vizualizarea datelor din avizele de înscriere, precum și lista cuprinzând descrierea tipurilor de avize de înscriere.(2) Registrul permite publicului vizualizarea și tipărirea de extrase din avizele de înscriere.

Articolul 45

(1) Echipamentele din fiecare nod al sistemului informatic al Registrului se amplasează într-o sală specială, care beneficiază de protecție sporită privind alimentarea cu energie electrică, asigurarea unei temperaturi optime de funcționare a echipamentelor și împotriva accesului persoanelor neautorizate.(2) Toate datele înscrise în baza de date într-un nod al sistemului informatic sunt transferate și stocate instantaneu și în celelalte noduri.(3) Copiile de siguranță ale bazei de date sunt efectuate zilnic cel puțin într-un nod al sistemului informatic al Registrului; în luna februarie se procedează la ștergerea copiilor de siguranță efectuate în anul precedent.(4) Îmbunătățirea și securizarea echipamentelor din fiecare nod al sistemului informatic se realizează periodic, în cooperare cu Corpul Operatorilor, pentru a fi înlăturate riscurile de întrerupere, oprire sau distrugere a programului informatic, a bazei de date sau a mediului de comunicare și transfer al datelor.

Articolul 46

Sistemul computerizat offline și cel online se adaptează pentru a corespunde cerințelor funcționale și cerințelor de asigurare a securității, conform practicilor internaționale în domeniu.

Articolul 47

Autoritatea de Supraveghere asigură un server de test, care reprezintă imaginea funcțională a mediului de exploatare, fiind utilizat de către operatori, agenți, Corpul Operatorilor și Autoritate pentru descărcarea versiunilor aplicației software a Registrului, testarea aplicației, precum și, după caz, pentru pregătirea și perfecționarea personalului.

Articolul 48

(1) Corpul Operatorilor pune la dispoziția Autorității de Supraveghere aplicațiile software ale Registrului, aprobate prin hotărâre, în urma testării din punct de vedere funcțional.(2) În aplicarea art. 4 alin. (7) din Legea nr. 297/2018, hotărârea prin care se aprobă aplicațiile software, însoțită de documentația privind testarea din punct de vedere funcțional a acestora, se comunică Autorității de Supraveghere, spre avizare.(3) Autoritatea de Supraveghere avizează aplicațiile software prin ordin al ministrului justiției, în urma auditării din punct de vedere tehnic și al securității tehnologiei informației, precum și a testării acestora din punct de vedere funcțional.(4) Toate aplicațiile software ale sistemului de administrare a informației se stochează într-un mediu de exploatare care să nu fie accesibil proiectanților de programe.(5) Proiectantului Corpului Operatorilor i se conferă accesul la mediul prevăzut la alin. (4), prin hotărâre a Adunării generale a Corpului Operatorilor.(6) În vederea asigurării funcționării corespunzătoare a Registrului, Autoritatea de Supraveghere poate acorda proiectantului Corpului Operatorilor, în condițiile Legii nr. 297/2018, acces la infrastructura IT și de comunicații de date a Registrului, prin ordin al ministrului justiției.(7) Când sunt necesare modificări ale aplicației software, se iau următoarele măsuri:a) Corpul Operatorilor informează Autoritatea de Supraveghere cu privire la necesitatea modificării aplicației software a sistemului, cu indicarea motivelor care impun această modificare; ... b) în urma acordului de principiu al Autorității de Supraveghere, proiectantul transferă programul în exploatare într-un mediu de dezvoltare separat; prin același acord, i se conferă accesul la infrastructura IT și de comunicații de date a Registrului necesară efectuării modificării; ... c) după efectuarea modificării aplicației, proiectantul instalează pe serverul de test versiunea modificată a acesteia; ... d) în cazul modificărilor complexe care se referă la avizele de înscriere, după informarea cu privire la conținutul modificării, Corpul Operatorilor, operatorii și agenții testează funcțional aplicația modificată; Corpul Operatorilor comunică proiectantului observațiile și propunerile rezultate în urma testării efectuate; ... e) noua versiune a aplicației, aprobată prin hotărârea Adunării generale a Corpului Operatorilor, se supune avizării de către Autoritatea de Supraveghere; în hotărârea privind aprobarea modificărilor aplicației se detaliază tipurile de modificări efectuate, cu justificarea fiecărei modificări și cu anexarea documentației privind testarea aplicației din punct de vedere funcțional, dacă este cazul; ... f) după verificarea documentației prevăzute la lit. e) și, dacă este cazul, testarea din punct de vedere funcțional a aplicației, Autoritatea de Supraveghere avizează modificarea aplicației, prin ordin al ministrului justiției; ... g) Corpul Operatorilor informează operatorii, agenții și Autoritatea de Supraveghere cu privire la data transferării versiunii finale a acesteia în mediul de exploatare, detaliind modificările efectuate. ... (8) La fiecare trei ani sau ori de câte ori consideră necesar, Autoritatea de Supraveghere efectuează auditarea sistemului informatic al Registrului din punct de vedere tehnic și al securității tehnologiei informației; cerințele și procedura de auditare se stabilesc prin ordin al ministrului justiției.(9) În aplicarea prevederilor alin. (8), la solicitarea Autorității de Supraveghere, Serviciul de Telecomunicații Speciale sau alte instituții sau entități cu atribuții în domeniu întocmesc rapoarte de analiză tehnică și de securitate a sistemului informatic al Registrului.(10) În aplicarea dispozițiilor prezentului articol, Corpul Operatorilor pune la dispoziția Autorității de Supraveghere și a auditorului informațiile necesare.

Articolul 49

(1) Fișierele din baza de date a Registrului se găsesc/păstrează pe dispozitive de stocare în cadrul unui sistem computerizat cu sisteme de siguranță pe mai multe niveluri; accesul direct la fișierele bazei de date este restricționat la administratorii de sistem din fiecare nod al Registrului.(2) Publicul și operatorii/agenții accesează baza de date numai prin intermediul aplicațiilor software ale Registrului.

Articolul 50

În aplicarea reglementării sistemului de transfer electronic de date, denumit în continuare TED, termenii următori au sensul de mai jos:a) TED - transferul electronic de date al formularelor de aviz de înscriere și al rezultatelor căutărilor; ... b) document TED - documentul în format electronic transmis între solicitant și operator/agent, conform Legii nr. 297/2018. ...

Articolul 51

În vederea utilizării TED, formularele de aviz de înscriere trebuie să aibă un format electronic acceptat de Registru și să fie semnate cu semnătură electronică calificată în condițiile art. 8. Autoritatea de Supraveghere publică pe pagina de internet a Registrului lista privind tipul documentelor TED și formatele electronice folosite de Registru.

Articolul 52

(1) Corpul Operatorilor și operatorii/agenții transmit solicitanților înștiințări de acceptare sau de respingere pentru documentele TED, în condițiile art. 35 din Legea nr. 297/2018.(2) Un document TED care poate fi citit de echipamentul Registrului, dar nu este semnat electronic în condițiile art. 8 sau nu are conținutul acceptat de Registru, este refuzat de operator/agent/Corpul Operatorilor; solicitantul este informat cu privire la documentele TED refuzate, cu motivarea refuzului.

Articolul 53

(1) În momentul acceptării unui document TED pentru înregistrarea avizelor de înscriere, Corpul Operatorilor/ operatorul/agentul este obligat să țină evidența computerizată a documentelor TED intrate sau/și ieșite.(2) Corpul Operatorilor/Operatorul/Agentul efectuează copii de siguranță zilnice ale documentelor TED intrate sau/și ieșite.

Capitolul VI

Dispoziții finale

Articolul 54

(1) În termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentului regulament, Autoritatea de Supraveghere procedează la ștergerea copiilor de siguranță ale bazei de date efectuate până la data de 31 decembrie 2021.(2) În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentului regulament, Autoritatea de Supraveghere aprobă, prin ordin, instrucțiunile privind utilizarea semnăturii electronice pentru înregistrarea formularelor de avize de înscriere și căutarea datelor în Registru.(3) În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentului regulament, Autoritatea de Supraveghere aprobă, prin ordin, cerințele și procedura de auditare a aplicațiilor software ale Registrului din punct de vedere tehnic și al securității tehnologiei informației.(4) Ordinele prevăzute la alin. (2) și (3) se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.(5) Prin excepție de la prevederile art. 48, aplicațiile software actuale ale Registrului nu sunt supuse aprobării și avizării în condițiile prevăzute la alin. (1)-(3) ale aceluiași articol.

Articolul 55

Autoritatea de Supraveghere, Corpul Operatorilor, operatorii și agenții împuterniciți ai acestora prelucrează date cu caracter personal cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), precum și a celorlalte acte normative incidente din domeniul protecției datelor personale.

-----