NORME TEHNICE din 31 august 2015

privind acordarea statutului de operator economic autorizat*)

EMITENT

AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 758 bis din 12 octombrie 2015 ──────────*) Aprobate de Ordinul nr. 2.252/2015 publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 758 din 12 octombrie 2015.──────────

Capitolul I

Dispoziții generale

Articolul 1

(1) Statutul de operator economic autorizat poate fi solicitat de operatorii economici definiți la art. 1 din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului Vamal Comunitar, cu modificările și completările ulterioare.(2) Statutul de operator economic autorizat se atestă prin emiterea unuia din certificatele prevăzute la art. 5a din Regulamentul Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului Vamal Comunitar.

Articolul 2

(1) Certificatele de operator economic autorizat, denumite în continuare certificate AEO, sunt codificate astfel:a) Certificat AEO - Simplificări vamale (AEOC) - pentru operatorii economici care solicită să beneficieze de simplificările prevăzute de legislația vamală și care îndeplinesc condițiile prevăzute la articolele 14h, 14i și 14j din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare. ... b) Certificat AEO - Securitate și siguranță (AEOS) - pentru operatorii economici care solicită să beneficieze de facilități în ceea ce privește controalele vamale care vizează securitatea și siguranța, aplicate la intrarea mărfurilor pe teritoriul vamal al Comunității sau la ieșirea acestor mărfuri de pe teritoriul menționat anterior și care îndeplinesc condițiile prevăzute la articolele 14h-14k din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare. ... c) Certificat AEO - Simplificări vamale/securitate și siguranță (AEOF) - pentru operatorii economici care solicită să beneficieze de simplificările indicate la lit. (a) și de facilitățile indicate la lit. (b) și care îndeplinesc condițiile prevăzute la art. 14h-14k din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare. ... (2) Titularii de certificate AEO de tip AEOS și AEOF beneficiază de facilități în ceea ce privește controalele vamale referitoare la securitate și de acordurile de recunoaștere reciprocă (MRA), cu țările din afara UE.

Capitolul II

Solicitarea acordării statutului de Operator Economic Autorizat

Articolul 3

(1) Statutul de Operator Economic Autorizat este acordat la solicitarea operatorilor economici prin eliberarea de către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) - Direcția Generală a Vămilor a unui formular tipizat denumit Certificat AEO, în baza evaluării rezultatelor obținute în urma unui proces de auditare a solicitantului.(2) Solicitarea prevăzută la alin. (1) are forma unei cereri tipizate prevăzută în Anexa 1c din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare și se poate regăsi pe site-ul www.customs.ro, secțiunea "Formulare".

Articolul 4

(1) Cererea este însoțită obligatoriu de următoarele documente: a) chestionarul de auto-evaluare AEO completat potrivit modelului prevăzut în Anexa nr. 1 la prezentele norme și a instrucțiunilor de completare a chestionarului de autoevaluare AEO prevăzute în Anexa nr. 2 la prezentele norme. ... b) certificatul de înregistrare al operatorului economic, în copie; ... c) actul constitutiv al operatorului economic, cu modificările și completările ulterioare, după caz, în copie; ... d) cazierul judiciar al persoanei care reprezintă legal operatorul economic în raporturile juridice cu autoritățile vamale; ... e) cazierul judiciar al angajatului operatorului economic, responsabil cu reprezentarea acestuia față de autoritatea vamală; ... f) cazierul fiscal și certificatul de atestare fiscală, eliberate de autoritatea fiscală competentă; ... g) o declarație pe proprie răspundere prin care operatorul economic se obligă:

- să notifice ANAF - Direcției Generale a Vămilor orice modificare survenită în activitatea pe care urmează să o desfășoare, legată de operațiunile pe care trebuie să le reglementeze certificatul AEO, sau de informațiile transmise inițial prin intermediul chestionarului de autoevaluare prevăzut la lit. a);

- să informeze ANAF - Direcția Generală a Vămilor cu privire la evenimentele semnificative care ar putea afecta autorizarea sa, inclusiv cu privire la cazurile în care apare o modificare a condițiilor de acces la informații sau a modalităților prin care informațiile respective sunt făcute disponibile.

... (2) Cererea, însoțită de documentele enumerate la alin. (1), se transmite în format letric la registratura ANAF - Direcția Generală a Vămilor, București și în format electronic la adresa "aeo_ro@customs.ro"

Articolul 5

În urma verificării îndeplinirii condițiilor de formă și i de fond prevăzute la art. 3 și 4, ANAF - Direcția Generală a Vămilor informează în scris solicitantul despre decizia luată privind acceptarea sau respingerea cererii de acordare a statutului de operator economic autorizat, motivând solicitantului această decizie.

Capitolul III

Verificarea îndeplinirii condițiilor de acordare a statutului de Operator Economic Autorizat

Articolul 6

(1) Verificarea îndeplinirii condițiilor de acordare a statutului de operator economic autorizat se efectuează, la nivel central și teritorial, în conformitate cu prevederile art. 14a și 14n din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare, de structurile cu atribuții de verificare în domeniul AEO din cadrul autorității vamale, prin auditarea activităților cu incidență la legislația vamală, desfășurate de operatorii economici solicitanți aflați în raza lor de competență teritorială.(2) Structura de specialitate cu atribuții de verificare în domeniul AEO de la nivel central din ANAF - Direcția Generală a Vămilor, efectuează analiza de risc preliminară a dosarului și întocmește fișa riscurilor ce va cuprinde riscurile identificate și potențiale.(3) Dacă verificările preliminare impun respingerea cererii, solicitantul va fi informat asupra motivelor respingerii.(4) Dacă verificările preliminare nu impun respingerea cererii, aceasta se înregistrează în baza de date DG TAXUD a Comisiei Europene. ANAF - Direcția Generală a Vămilor informează operatorul economic cu privire la acceptarea cererii sale și a datei de la care curge termenul menționat la 14o din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare. Dosarul complet, inclusiv fișa riscurilor, se transmite, în termen de 5 zile de la data acceptării cererii, structurii cu atribuții de verificare în domeniul AEO din cadrul Direcției Regionale Vamale în a cărei rază de competență se află domiciliul fiscal al agentului economic, în vederea desemnării unei echipe de control pentru efectuarea unui audit la sediul acestuia.

Cu aprobarea conducerii Direcției Supraveghere și Control Vamal din cadrul Direcției Generale a Vămilor auditul se poate efectua și de la nivel central sau local.

Structura desemnată cu efectuarea auditului va fi responsabilă cu supravegherea permanentă a derulării raporturilor juridice vamale ale agentul economic în calitatea sa de titular de Certificat AEO.

(5) În termen de 15 zile de la primirea dosarului, echipa de control desemnată întocmește în baza chestionarului de autoevaluare depus la dosar și a fișei riscurilor, Lista de verificare conform Anexei nr. 3 la prezentele norme, pentru efectuarea auditului la sediul agentului economic și aduce la cunoștința acestuia data preconizată pentru începerea verificărilor. Lista de verificare conține aspectele ce vor fi analizate în vederea evaluării riscurilor identificate și potențiale.

Riscurile potențiale/identificate de către echipa de control se înscriu de către aceasta în planul de audit conform Anexei nr. 4 la prezentele norme și vor face obiectul controalelor periodice.

(6) Verificarea la sediu efectuată de echipa de control desemnată se derulează în baza listei de verificare și vizează, în special, aspectele conținute în Lista posibilelor riscuri, amenințări și soluțiile la acestea, conform Anexei nr. 5 la prezentele norme și în Planul de audit.(7) În situația existenței unor sedii secundare aflate în afara zonei de competență, echipa de audit transmite o copie a dosarului către Direcția Regională Vamală competentă, în termen de 5 zile, în vederea efectuării verificărilor la sediul secundar în conformitate cu alin. (5).(8) Proiectul raportului de audit se prezintă operatorului economic spre luare la cunoștință și va fi modificat numai în cazuri temeinic justificate, modificările fiind susținute de documente ce vor fi anexate la acesta.(9) Solicitantul poate retrage cererea depusă până la momentul prezentării spre luare la cunoștință a concluziilor conținute în proiectul Raportului de audit.(10) În termen de 60 de zile de la data primirii dosarului, echipa de control întocmește Raportul de audit conform Anexei nr. 6 la prezentele norme, pe baza constatărilor proprii și a celor obținute de la celelalte echipe implicate în verificările concomitente.(11) Termenul de la alin. (10) se poate prelungi cu maxim 30 zile, pe baza unor solicitări justificate ce vor fi anexate la Raportul de audit.(12) Raportul de audit final, însoțit de lista de verificare completată cu rezultatele obținute în urma procesului de verificare și cu documentele justificative necesare susținerii constatărilor, se transmite la ANAF - Direcția Generală a Vămilor - Direcția Supraveghere și Control Vamal.(13) Raportul de audit de la alin. (12), va conține obligatoriu propunerea cu privire la acordarea sau refuzul acordării statutului de operator economic autorizat și precizări detaliate privind motivele avute în vedere și se transmite în termen de maxim 5 zile de la data emiterii la ANAF - Direcția Generală a Vămilor.

Capitolul IV

Acordarea statutului de Operator Economic Autorizat

Articolul 7

În termen de 15 zile de la data primirii raportului de audit conținând propunerea de acordare a statutului de Operator Economic Autorizat, ANAF - Direcția Generală a Vămilor eliberează certificatul AEO. Acest termen poate fi prelungit cu respectarea prevederilor art. 14o din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 8

Certificatul AEO se completează potrivit modelului și notelor explicative din Anexa II la Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare, se întocmește în 2 exemplare și este semnat de directorul general al Direcției Generale a Vămilor. Un exemplar este transmis solicitantului, iar celălalt exemplar se păstrează în evidența autorității vamale.

Articolul 9

(1) Evidența certificatelor AEO se ține în Registrul de evidență a certificatelor AEO, întocmit potrivit modelului din Anexa nr. 7 la prezentele norme, numărul de înregistrare a certificatului AEO fiind acordat în ordine cronologică.(2) În conformitate cu art. 14p din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare, în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea certificatului autoritatea vamală română informează autoritățile vamale din celelalte state membre cu ajutorul sistemului de comunicare menționat la articolul 14x din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare că a fost eliberat un certificat AEO. Respingerea cererii se notifică în același termen.(3) Certificatul AEO se înscrie în documentul administrativ unic în caseta nr. 44 sub următoarea formă: codul de identificare din TARIC atribuit certificatului AEO, urmat de numărul de înregistrare al certificatului AEO.

Capitolul V

Monitorizarea

Articolul 10

Echipa de auditare verifică, cel puțin o dată la trei ani, respectarea de către operatorul economic autorizat a condițiilor și criteriilor aplicabile, conform riscurilor identificate în procesul de auditare.

Articolul 11

Echipa de audit evaluează periodic condițiile și criteriile aplicabile acestuia pe baza analizei de risc pentru identificarea riscurilor noi apărute.

Articolul 12

În cazurile în care operatorul economic căruia i s-a acordat statutul de AEO este constituit de mai puțin de 3 ani, se aplică dispozițiile art. 14q din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare.

Capitolul VI

Suspendarea și revocarea statutului de Operator Economic Autorizat

Articolul 13

ANAF - Direcția Generală a Vămilor poate suspenda statutul de operator economic autorizat, în cazul certificatelor emise în România, în cazurile și cu respectarea condițiilor prevăzute la art. 14r - 14u din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 14

ANAF - Direcția Generală a Vămilor poate revoca statutul de operator economic autorizat, în cazul certificatelor emise în România, în cazurile și cu respectarea condițiilor prevăzute la art. 14v din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare.

Capitolul VII

Dispoziții finale

Articolul 15

Dispozițiile prezentelor norme tehnice se completează cu prevederile Regulamentului (CEE) nr. 2913/92, cu modificările și completările ulterioare și Regulamentului (CEE) nr. 2454/93, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 16

Anexele nr. 1-7 fac parte integrantă din prezentele norme tehnice.

Anexa 1

Chestionar de autoevaluare

Orientări AEO

*Font 9*

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│0.1. │Vă rugăm să rețineți că se recomandă citirea Orientărilor privind operatorii │

│ │economici autorizați, documentul TAXUD/B2/0472011-Rev 5 publicat de Comisia │

│ │Europeană, înainte de a solicita statutul de AEO (puteți accesa acest document │

│ │prin intermediul site-ului web www.customs.ro). │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│0.2. │Ce departamente, inclusiv managementul, ați implicat în procesul de pregătire a│

│ │societății dumneavoastră pentru cererea de acordare a statutului de AEO? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1. │Informații referitoare la societate │

├─────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.1. │Informații generale referitoare la societate │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.1. │Vă rugăm să specificați denumirea, adresa, data înființării și forma juridică │

│ │de organizare a societății solicitante. Vă rugăm să includeți URL-ul site-ului │

│ │web al societății dumneavoastră, dacă este cazul. │

│ │Dacă societatea dumneavoastră face parte dintr-un grup, vă rugăm să indicați │

│ │dacă oricare alte entități aparținând grupului: │

│ │a) dețin deja un certificat AEO sau │

│ │b) au depus o cerere pentru a beneficia de statutul de AEO și în prezent fac │

│ │obiectul unui audit AEO efectuat de o autoritate vamală națională. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.2. │Vă rugăm să furnizați următoarele detalii (dacă acestea se aplică în cazul │

│ │formei juridice a societății dumneavoastră): │

│ │a) Detalii complete privind principalii acționari, inclusiv procentajele │

│ │participațiilor deținute de aceștia. │

│ │b) Detalii complete privind membrii consiliului de administrație și/sau │

│ │directorii. │

│ │c) Detalii complete privind consiliul consultativ, dacă există, și consiliul │

│ │de administrație. │

│ │Detaliile ar trebui să includă numele complet și adresa, data nașterii și │

│ │numărul național de identificare (codul numeric personal sau numărul național │

│ │de asigurare). │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.3. │Vă rugăm să indicați numele persoanei responsabile cu aspectele de ordin vamal │

│ │în cadrul organizației administrative a solicitantului. │

│ │Detaliile ar trebui să includă numele complet și adresa, data nașterii și │

│ │numărul național de identificare (codul numeric personal sau numărul național │

│ │de asigurare). │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.4. │Vă rugăm să descrieți succint activitatea dumneavoastră comercială/profesională│

│ │Precizați poziția sau pozițiile dumneavoastră în cadrul lanțului internațional │

│ │de aprovizionare: producător, exportator, expeditor de mărfuri, gestionar de │

│ │antrepozit vamal, comisionar vamal, transportator, importator, consolidator, │

│ │operator de terminal, altele. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.5. │Vă rugăm să specificați amplasamentele, să prezentați adresele, numele, │

│ │numerele de telefon și adresele de e-mail ale punctelor de contact și să │

│ │prezentați o descriere succintă a acțiunilor întreprinse în (inclusiv alte │

│ │state membre și țări terțe): │

│ │a) amplasamentele individuale ale societății dumneavoastră ca persoană juridică│

│ │(vă rugăm să indicați numărul aproximativ de angajați în cadrul fiecărui │

│ │departament) și │

│ │b) amplasamentele în care un terț execută activități externalizate pentru │

│ │societatea dumneavoastră │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.6. │Achiziționați de la/vindeți către societățile cu care sunteți asociat? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.7. │Descrieți structura organizațională internă a societății dumneavoastră și │

│ │sarcinile/responsabilitățile fiecărui departament. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.8. │Vă rugăm să specificați numele persoanelor care formează managementul superior │

│ │(directori, șefi de departamente, contabilul șef, șeful departamentului pe │

│ │probleme vamale etc.) din cadrul societății și să descrieți pe scurt │

│ │regulamentul de ordine interioară. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.9. │Câți angajați are societatea dumneavoastră? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.10. │a) Vă rugăm să specificați numele și funcția persoanelor din societatea │

│ │dumneavoastră care au o calificare specifică în domeniul vamal. │

│ │b) Vă rugăm să detaliați succint nivelul de cunoștințe al acestor persoane în │

│ │ceea ce privește utilizarea tehnologiei IT în domeniul vamal și în cadrul │

│ │proceselor comerciale, precum și în aspecte de natură comercială în general. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.11. │Prin prezenta consimt la publicarea informațiilor din certificatul AEO în lista│

│ │operatorilor economici autorizați conform articolului 14 alineatul (4) din │

│ │DACV │

│ │Da/Nu │

│ │ │

│ │Dacă Da, │

│ │Semnătura ................ │

│ │Funcția .................. │

│ │(Chestionarul completat trebuie semnat de Director/Administrator/Acționar după │

│ │caz, dar în acest caz se recomandă ca acceptul să fie dat de un semnatar │

│ │autorizat) │

│ │Data: .................. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.12. │Prin prezenta, pentru asigurarea implementării acordurilor internaționale de │

│ │recunoaștere mutuală cu țări terțe, consimt Ia schimbul informațiilor din │

│ │Certificatul AEO privind statutul de operator economic autorizat și a măsurilor│

│ │legate de securitate. Da/Nu │

│ │ │

│ │Dacă Da, │

│ │Semnătura ................ │

│ │Funcția .................. │

│ │(Chestionarul completat trebuie semnat de Director/Administrator/Acționar după │

│ │caz, dar în acest caz se recomandă ca acceptul să fie dat de un semnatar │

│ │autorizat) │

│ │Data: .................. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.1.13. │În cazul în care ați confirmat acceptul pentru recunoaștere reciprocă în caseta│

│ │1.1.12, vă rugăm să furnizați și următoarele informații: │

│ │ │

│ │Transcrierea numelui .................. │

│ │Transcrierea adresei (stradă și număr): .................................... │

│ │Transcrierea codului poștal și a numelui orașului: .................. │

│ │ │

│ │Se vor utiliza doar caractere latine așa cum sunt codificate la adresa │

│ │http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.2. │Volumul de afaceri │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.2.2. │a) Indicați cifra de afaceri anuală pentru ultimele trei seturi de conturi │

│ │anuale închise. În cazul unei întreprinderi noi, specificați N/A. │

│ │b) Indicați profitul sau pierderea anuală netă pentru ultimele trei seturi de │

│ │conturi anuale închise. În cazul unei întreprinderi noi, specificați N/A. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.2.2. │Dacă utilizați spatii de depozitare și acestea nu sunt proprietatea │

│ │dumneavoastră, vă rugăm să indicați de la cine ați închiriat/luat în arendă │

│ │spațiile respective. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.2.3. │Pentru fiecare dintre elementele de mai jos, prezentați o estimare a numărului │

│ │și valorii declarațiilor pe care le-ați înaintat în fiecare dintre ultimii trei│

│ │ani. În cazul unei întreprinderi noi, specificați N/A. │

│ │- Import │

│ │- Export/Reexport │

│ │- Tranzit │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.2.4. │Pentru fiecare dintre elementele de mai jos, prezentați o estimare a sumei │

│ │totale pe care ați plătit-o în fiecare dintre ultimii trei ani. În cazul unei │

│ │întreprinderi noi, specificați N/A. │

│ │- Taxe vamale │

│ │- Accize │

│ │- TVA la import │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.2.5. │a) Ați prevăzut vreo modificare de natură structurală a societății │

│ │dumneavoastră în următorii doi ani? Da/Nu. Dacă da, vă rugăm să descrieți │

│ │succint aceste modificări. │

│ │b) Ați prevăzut vreo modificare semnificativă pentru societatea dumneavoastră │

│ │cu privire la lanțul de aprovizionare în următorii doi ani? Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să descrieți succint aceste modificări. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.3. │Informații și statistici privind domeniul vamal │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.6) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.3.1. │Vă rugăm să răspundeți la următoarele întrebări: │

│ │a) Efectuați formalitățile vamale personal și în nume propriu? │

│ │b) Sunteți reprezentat de cineva în ceea ce privește formalitățile vamale, dacă│

│ │da, de către cine și în ce mod (direct sau indirect)? Vă rugăm să specificați │

│ │numele, adresa și numărul EORI al reprezentantului. │

│ │c) Reprezentați alte persoane în ceea ce privește formalitățile vamale? Dacă │

│ │da, pe cine și în ce mod (direct sau indirect)? (Specificați numele celor mai │

│ │importante societăți) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.3.2. │a) În ce mod și cine decide clasificarea tarifară a mărfurilor? │

│ │b) Ce măsuri de asigurare a calității luați pentru a garanta corectitudinea │

│ │clasificărilor tarifare (de exemplu, verificări, controale de plauzibilitate, │

│ │proceduri interne de lucru, formare periodică)? │

│ │c) Păstrați registre privind aceste măsuri de asigurare a calității? │

│ │d) Monitorizați periodic eficacitatea măsurilor pe care le-ați instituit pentru│

│ │asigurarea calității? │

│ │e) Ce resurse utilizați pentru clasificarea tarifară (de exemplu, baze de date │

│ │principale privind mărfurile)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.3.3. │a) În ce mod și cine stabilește valoarea în vamă? │

│ │b) Ce măsuri de asigurare a calității luați pentru a garanta corectitudinea │

│ │stabilirii valorii în vamă (de exemplu, verificări, controale de plauzibilitate│

│ │regulamente interne de funcționare, formare periodică, alte metode)? │

│ │c) Monitorizați periodic eficacitatea măsurilor pe care le-ați instituit pentru│

│ │asigurarea calității? │

│ │d) Păstrați registre privind aceste măsuri de asigurare a calității? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.3.4. │a) Furnizați o imagine de ansamblu a originii, preferențiale sau │

│ │nepreferențiale, a mărfurilor importate. │

│ │b) Ce măsuri interne ați pus în aplicare pentru a verifica declararea corectă │

│ │a țării de origine a mărfurilor importate? │

│ │c) Descrieți abordarea dumneavoastră în ceea ce privește emiterea dovezilor de │

│ │preferință și a certificatelor de origine pentru export. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1.3.5. │Efectuați schimburi comerciale care implică mărfuri care fac obiectul │

│ │taxelor antidumping sau al taxelor compensatorii? Da/Nu │

│ │Dacă da, furnizați detalii referitoare la producătorul (producătorii) sau │

│ │țările din afara UE ale căror mărfuri fac obiectul taxelor de mai sus. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│2. │Antecedente în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale │

│ │(Articolul 5a din CV; articolul 14h din DACV, anexa 1 la notele explicative │

│ │(anexa 1C din DACV); │

│ │Orientări, partea 2, punctul 2.1., anexa 2, punctul 1) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│2.1. │a) În societatea dumneavoastră au fost detectate de către autoritatea vamală │

│ │încălcări ale legislației vamale în ultimii trei ani? În cazul unei societăți │

│ │noi, specificați N/A. │

│ │Dacă da, descrieți succint încălcările. │

│ │b) Cum ați notificat încălcările autorităților guvernamentale relevante și ce │

│ │măsuri de asigurare a calității au fost introduse pentru a evita astfel de │

│ │încălcări în viitor? │

│ │Păstrați registre privind aceste măsuri de asigurare a calității? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│2.2. │V-au fost refuzate cereri de autorizare/certificare sau v-au fost suspendate │

│ │sau revocate autorizații existente din cauza încălcării legislației vamale în │

│ │ultimii trei ani? Da/Nu. În cazul unei societăți noi, specificați N/A │

│ │Dacă da, câte și care au fost motivele? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3. │Sistemul contabil și logistic │

│ │(Articolul 5a din CV; articolul 14i din DACV; Orientări, partea 2, │

│ │punctul 2.2., anexa 2) │

├─────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.1. │Pista de audit │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.2.) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.1.1. │Sistemul dumneavoastră de contabilitate facilitează o pistă de audit completă │

│ │pentru activitățile dumneavoastră vamale sau pentru fluxul de mărfuri sau │

│ │intrările în contabilitate relevante din punctul de vedere al taxelor? │

│ │Dacă da, vă rugăm să descrieți caracteristicile principale ale acestei piste de│

│ │audit. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.2. │Sistemul contabil │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.1.) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.2.1. │Ce sistem informatic (hardware/software) utilizați pentru activitatea │

│ │dumneavoastră în general și pentru aspectele de ordin vamal în special? │

│ │Furnizați informații cu privire la următoarele: │

│ │- separarea funcțiilor între dezvoltare, testare și operații │

│ │- separarea funcțiilor între utilizatori │

│ │- controlul accesului (ce controale/pentru cine) │

│ │- trasabilitatea între sistemul intern și sistemul de declarare. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.2.2. │Sistemele dumneavoastră contabile pot opera o distincție între mărfurile │

│ │unionale și cele neunionale? Da/Nu │

│ │Dacă da, furnizați detalii. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.2.3. │a) La ce amplasament se desfășoară activitățile dumneavoastră informatice? │

│ │b) Au fost externalizate aplicațiile informatice? Dacă da, către ce societate │

│ │au fost externalizate aplicațiile și cum gestionați controlul accesului pentru │

│ │aplicațiile externalizate? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.3. │Sistemul de control intern │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.4.) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.3.1. │Există orientări interne în ceea ce privește sistemul de control intern în │

│ │cadrul departamentului de contabilitate, al celui de achiziții, al celui de │

│ │vânzări, al celui pe probleme vamale, al celui de producție, al celui de │

│ │gestionare a materialelor și a mărfurilor și al celui de logistică? Da/Nu. │

│ │Dacă da, prezentați o descriere succintă a acestora și a modului în care sunt │

│ │actualizate. │

│ │De exemplu, acțiuni precum instrucțiunile de lucru, formarea angajaților, │

│ │instrucțiunile pentru verificarea defectelor și mecanismele de corectare. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.3.2. │Procesele dumneavoastră de control intern au făcut obiectul unui audit intern/ │

│ │extern? Da/Nu │

│ │Acesta a inclus și un audit al formalităților vamale pe care le îndepliniți? │

│ │Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să prezentați o copie a celui mai recent raport de audit. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.3.3. │Descrieți succint procedurile dumneavoastră pentru verificarea fișierelor │

│ │informatice (date principale sau dosare permanente)? Din perspectiva │

│ │dumneavoastră, cum acoperă aceste proceduri următoarele riscuri: │

│ │a) Înregistrarea incorectă și/sau incompletă a tranzacțiilor în sistemul │

│ │contabil. │

│ │b) Utilizarea de date permanente incorecte sau de date neactualizate, precum │

│ │numărul de articole și codurile tarifare. │

│ │c) Controlul inadecvat al proceselor de afaceri ale societății solicitantului. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.4. │Fluxul mărfurilor │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.5.) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.4.1. │Descrieți succint procedura de înregistrare (fizică și în registre) pentru │

│ │fluxul de materiale, începând de la primirea și stocarea materialelor, până la │

│ │producție și expediere. Cine efectuează înregistrările și unde sunt conservate │

│ │acestea? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.4.2. │Descrieți succint procedurile instituite pentru verificarea nivelului │

│ │stocurilor, inclusiv frecvența acestor verificări și modul în care sunt │

│ │soluționate discrepanțele (de exemplu, verificarea stocurilor și inventarul)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.5. │Practicile vamale │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.6.) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.5.1. │Dispuneți de proceduri documentate pentru verificarea exactității declarațiilor│

│ │vamale, inclusiv a celor depuse în numele dumneavoastră, de exemplu, de un │

│ │comisionar vamal sau de un expeditor de mărfuri? Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să descrieți succint procedurile. │

│ │Dacă nu, este exactitatea declarației vamale verificată? Da/Nu. Dacă da, în ce │

│ │mod? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.5.2. │a) Societatea dumneavoastră dispune de instrucțiuni sau orientări privind │

│ │notificarea neregulilor către autoritățile competente (de exemplu, suspiciuni │

│ │de furt, hoție sau contrabandă în legătură cu mărfurile care fac obiectul │

│ │practicilor vamale)? │

│ │Sunt aceste instrucțiuni documentate (de exemplu, instrucțiuni de lucru, │

│ │manuale, alte documente orientative)? │

│ │b) În ultimul an ați detectat nereguli (sau presupuse nereguli) și le-ați │

│ │notificat autorităților competente? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.5.3. │Efectuați schimburi comerciale cu mărfuri care fac obiectul unor licențe │

│ │economice comerciale, de exemplu textile, produse agricole? Da/Nu │

│ │Dacă da, vă rugăm să descrieți succint procedurile pe care le utilizați pentru │

│ │administrarea licențelor de import și/sau export al acestor mărfuri. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.6. │Proceduri privind realizarea unor copii de siguranță, recuperarea datelor și │

│ │soluții de rezervă, opțiuni de arhivare │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.7) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.6.1. │Descrieți pe scurt procedurile dumneavoastră privind realizarea de copii de │

│ │siguranță, recuperarea datelor, soluțiile de rezervă și opțiunile de arhivare, │

│ │precum și recuperarea registrelor dumneavoastră comerciale. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.6.2. │Pentru cât timp sunt salvate datele în sistemul de producție și pentru cât timp│

│ │sunt arhivate aceste date? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.6.3. │Societatea are un plan de urgență pentru cazuri de pană/disfuncție a │

│ │sistemului? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.7. │Protejarea sistemelor informatice │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.8) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.7.1. │a) Descrieți succint acțiunile pe care le-ați întreprins pentru a vă proteja │

│ │sistemul informatic de intruziuni neautorizate (firewall, antivirus, protejarea│

│ │parolei etc.). │

│ │b) S-a desfășurat o testare în privința intruziunilor neautorizate? Care au │

│ │fost rezultatele? Au fost luate măsuri de remediere? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.7.2. │a) Descrieți succint modul în care sunt acordate drepturile de acces pentru │

│ │sistemele informatice. │

│ │b) Cine este responsabil pentru funcționarea și protejarea sistemului │

│ │informatic? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.7.3. │a) Unde este amplasat serverul dumneavoastră principal? │

│ │b) Furnizați detalii privind modul în care este securizat serverul │

│ │dumneavoastră principal. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.8. │Securitatea documentației │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 2.9) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.8.1. │Descrieți succint ce acțiuni au fost întreprinse pentru protejarea │

│ │informațiilor/documentelor (de exemplu, drepturi restrânse de acces sau crearea│

│ │de copii de rezervă) împotriva accesului neautorizat, utilizării abuzive, │

│ │intențiilor distructive și pierderii de date? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.8.2. │Au existat cazuri de acces neautorizat la documente în ultimul an și, dacă da, │

│ │ce măsuri au fost luate pentru a preveni reapariția unor astfel de situații în │

│ │viitor? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.8.3. │Vă rugăm să răspundeți pe scurt la următoarele întrebări: │

│ │a) Ce categorii de angajați au acces la date detaliate privind fluxul de │

│ │materiale și de mărfuri? │

│ │b) Ce categorii de angajați sunt autorizați să modifice aceste date? Sunt │

│ │modificările documentate în mod complet? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│3.8.4. │Descrieți succint ce cerințe privind securitatea și siguranța impuneți │

│ │partenerilor dumneavoastră comerciali și altor persoane de contact pentru a │

│ │evita utilizarea abuzivă a informațiilor (de exemplu, periclitarea lanțului de │

│ │aprovizionare prin transferul neautorizat al detaliilor de expediere)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│4. │Solvabilitatea financiară │

│ │(Articolul 5a din CV; articolul 14j din DACV; Orientări, partea 2, punctul 2.3,│

│ │anexa 2, punctul 3) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│4.1. │În ceea ce privește activele societății dumneavoastră, s-au inițiat în ultimii │

│ │trei ani proceduri de insolvență? Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să furnizați detalii. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│4.2. │Societatea dumneavoastră a avut o situație financiară solidă în mod constant, │

│ │în sensul articolului 14j din DACV, în mod suficient pentru a-i permite │

│ │îndeplinirea angajamentelor financiare în ultimii trei ani? Dacă da, vă rugăm │

│ │să prezentați dovezi, cum ar fi o scrisoare din partea auditorilor │

│ │dumneavoastră sau un raport de audit, o copie a conturilor dumneavoastră după │

│ │închidere (în cazul în care conturile dumneavoastră nu au făcut obiectul unui │

│ │audit), dovezi din partea băncii sau a instituției financiare cu care │

│ │colaborați. Dacă nu, vă rugăm să furnizați toate detaliile. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│4.3. │Dacă societatea dumneavoastră este recent înființată, furnizați toate │

│ │registrele și informațiile referitoare la situația dumneavoastră financiară, de│

│ │exemplu cel mai recent flux de numerar, bilanțul și previziunile privind │

│ │profitul și pierderile aprobate de directori/parteneri/proprietarul unic. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│4.4. │Sunteți la curent cu existența unui element care ar putea influența │

│ │solvabilitatea financiară a societății dumneavoastră într-un viitor previzibil?│

│ │Da/Nu. │

│ │Dacă da, oferiți mai multe detalii. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5. │Cerințe privind securitatea și siguranța │

│ │(Articolul 5a din CV; articolul 14k din DACV; Orientări, partea 2, punctul 2.4)│

├─────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│5.1. │Autoevaluarea │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.1) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.1. │a) Ați efectuat o evaluare a riscurilor sau a amenințărilor la adresa │

│ │societății dumneavoastră? Da/Nu │

│ │b) Există un plan de securitate pentru fiecare amplasament (dacă este cazul)? │

│ │Da/Nu │

│ │Cât de des sunt revizuite și actualizate aceste documente? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.2. │Descrieți succint ce riscuri de securitate (în cadrul societății sau în cadrul │

│ │tranzacțiilor dumneavoastră comerciale cu clienții, furnizorii și prestatorii │

│ │externi de servicii) ați identificat în legătură cu criteriile de securitate │

│ │AEO? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.3. │Cum sunt puse în aplicare și coordonate măsurile de securitate în cadrul │

│ │societății dumneavoastră și cine deține responsabilitatea în acest sens? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.4. │Dacă societatea dumneavoastră posedă mai multe spații, sunt măsurile de │

│ │securitate puse în aplicare în mod armonizat în toate aceste amplasamente? │

│ │Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.5. │a) Există proceduri de securitate? Cum sunt acestea comunicate personalului │

│ │dumneavoastră și persoanelor care vizitează spațiile societății dumneavoastră? │

│ │b) Cum sunt acestea documentate (manual, orientări de lucru, fișă informativă │

│ │etc.)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.6. │a) Au existat incidente de securitate în societatea dumneavoastră în ultimul │

│ │an? Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să furnizați o scurtă descriere a incidentelor și să │

│ │precizați ce măsuri ați luat pentru a evita reapariția acestora? │

│ │b) Păstrați registre ale incidentelor de securitate și ale măsurilor luate? │

│ │Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.7. │a) Dețineți deja un certificat/o aprobare din partea unei alte agenții sau │

│ │autorități publice în materie de securitate (a transportului, a aviației civile│

│ │etc.)? Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să furnizați o copie a certificatului/a aprobării și să │

│ │furnizați detalii referitoare la spațiile/amplasamentele care fac obiectul │

│ │certificatului relevant/aprobării relevante. │

│ │b) Furnizați o listă a oricăror standarde/licențe/autorizații acreditate │

│ │independent la care aderați și specificați controalele/auditurile al căror │

│ │obiect îl reprezintă aceste standarde. │

│ │c) La momentul depunerii cererii pentru AEO, intenționați să depuneți o cerere │

│ │sau ați solicitat deja orice alt certificat/aprobare în materie de securitate │

│ │(de exemplu, agent abilitat, expeditor cunoscut etc.?) Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.8. │Există cerințe speciale de securitate și siguranță pentru mărfurile pe care le │

│ │importați/exportați? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.9. │a) Utilizați serviciile unei societăți de securitate? Dacă da, ce societate │

│ │utilizați? │

│ │b) A realizat această societate o evaluare a amenințărilor la adresa societății│

│ │dumneavoastră? Dacă da, descrieți pe scurt ce riscuri de securitate au fost │

│ │identificate în legătură cu criteriile de securitate AEO. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.1.10. │Clienții dumneavoastră sau societățile de asigurări vă impun anumite cerințe de│

│ │siguranță și securitate? Da/Nu. │

│ │Dacă da, furnizați detalii. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.2. │Accesul în incinte │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.2) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.2.1. │a) Descrieți succint modul în care este reglementată procedura de acces în │

│ │spațiile proprii (clădiri, zone de producție, depozite etc.) pentru personal, │

│ │vizitatori, alte persoane, vehicule și mărfuri. │

│ │b) Cine verifică respectarea procedurilor prevăzute? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.2.2. │a) Descrieți procedurile care trebuie urmate dacă o persoană neautorizată sau │

│ │un vehicul neautorizat este descoperit în spațiile proprii (pe teren sau în │

│ │clădiri)? │

│ │b) Cum sunt aceste proceduri comunicate personalului (de exemplu, plan de │

│ │acțiune, manual, orientări de lucru, formare)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.2.3. │Prezentați un plan general pentru fiecare dintre amplasamentele societății │

│ │dumneavoastră implicate în activități care au legătură cu domeniul vamal (de │

│ │exemplu, planul incintei, proiect) din care să poată fi identificate limitele, │

│ │rutele de acces și amplasarea clădirilor, acolo unde este cazul. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.2.4. │Specificați pentru fiecare amplasament, dacă este cazul, denumirea societăților│

│ │(de exemplu, societățile externe sau părți externalizate ale societății) care │

│ │se află, de asemenea, în spațiile respective. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.3. │Securitatea fizică │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.3) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.3.1. │a) Prezentați o descriere succintă a modului în care sunt securizate limitele │

│ │externe ale spațiilor proprii. Cum este verificată respectarea acestor │

│ │proceduri? │

│ │b) Cum, de către cine și la ce intervale se efectuează verificările în ceea ce │

│ │privește gardurile și clădirile. Cum sunt înregistrate aceste verificări și │

│ │rezultatele acestora? │

│ │c) Cum sunt raportate și soluționate incidentele de securitate? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.3.2. │Vă rugăm să răspundeți la următoarele întrebări: │

│ │a) Ce posibilități de acces există? │

│ │b) Cum sunt acestea respectate? │

│ │Există limite în ceea ce privește programul de lucru la fiecare punct de acces?│

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.3.3. │Sunt incintele iluminate în mod adecvat (de exemplu, lumină continuă, senzori │

│ │de mișcare, întrerupător automat de iluminare)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.3.4. │Cum se desfășoară administrarea cheilor în cadrul societății dumneavoastră (de │

│ │exemplu, amplasament, acces, înregistrare)? │

│ │Există o documentație scrisă în acest sens? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.3.5. │Vă rugăm să răspundeți la următoarele întrebări: │

│ │a) Este permisă parcarea vehiculelor private în spațiile proprii? │

│ │b) Dacă da, pentru ce persoane? │

│ │c) Cine acordă aprobarea? │

│ │d) Sunt verificate vehiculele (la intrarea în spațiile proprii sau la intrarea │

│ │în parcare)? │

│ │Există regulamente scrise? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.4. │Unități de încărcare (precum recipiente, containere mobile, cutii de transport)│

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.4) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.4.1. │Există norme/restricții în ceea ce privește accesul la unitățile de încărcare? │

│ │Da/Nu │

│ │Dacă da, cum sunt aplicate aceste restricții? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.4.2. │Descrieți succint ce măsuri sunt instituite pentru a preveni accesul │

│ │neautorizat și manipularea frauduloasă a unităților de încărcare (în special în│

│ │spații deschise de depozitare) (de exemplu, supraveghere permanentă, formarea │

│ │personalului și informarea acestora cu privire la riscuri, sigilii, │

│ │instrucțiuni privind procedurile care trebuie urmate în cazul unor intrări │

│ │neautorizate)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.4.3. │a) Utilizați sigilii pentru a preveni manipularea frauduloasă a mărfurilor? │

│ │Dacă da, ce fel de sigilii? Satisfac aceste sigilii standardele specifice (de │

│ │exemplu, ISO)? │

│ │b) Cum vă asigurați că mărfurile nu sunt manipulate fraudulos dacă nu sunt │

│ │utilizate sigilii? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.4.4. │Ce măsuri de control utilizați pentru verificarea unităților de încărcare (de │

│ │exemplu, procesul de verificare în șapte puncte: peretele din față, partea │

│ │stângă, partea dreaptă, podeaua, plafonul/acoperișul, interiorul/exteriorul │

│ │ușilor, exterior/șasiu)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.4.5. │Vă rugăm să răspundeți la următoarele întrebări: │

│ │a) Cine este proprietarul/operatorul unităților de încărcare? │

│ │b) Cine întreține/repară unitățile de încărcare? │

│ │c) Există planuri privind întreținerea periodică? │

│ │Sunt verificate lucrările externe de întreținere? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.5. │Procese logistice │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.5) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.5.1. │a) Ce metode de transport utilizează în mod normal societatea dumneavoastră? │

│ │b) Societatea dumneavoastră efectuează toate activitățile sale de transport sau│

│ │utilizează și furnizori de servicii externi (de exemplu, expeditori/ │

│ │transportatori)? │

│ │c) Cum stabiliți dacă expeditoruL/transportatorul respectă standardele necesare│

│ │de securitate (de exemplu, prin intermediul unui certificat de securitate, al │

│ │unor declarații sau acorduri)? │

│ │d) Luați și alte măsuri privind activitățile de transport externalizate, în │

│ │vederea respectării standardelor de securitate? │

│ │Dacă este cazul, vă rugăm să prezentați natura și sfera de acțiune a măsurilor │

│ │luate de dumneavoastră în acest sens. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.6. │Cerințe nefiscale │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.6) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.6.1. │a) Operați cu mărfuri cu utilizare dublă și/sau mărfuri pentru care sunt │

│ │necesare licențe de import sau cu mărfuri care fac obiectul unor restricții la │

│ │export sau cu privire la care există un embargo sau care fac obiectul altor │

│ │cerințe nefiscale? Dacă da, descrieți succint ce proceduri utilizați pentru a │

│ │asigura respectarea dispozițiilor relevante cu privire la aceste mărfuri (de │

│ │exemplu, gestionarea licențelor, autorizații, responsabilități speciale, │

│ │personal format specific în acest sens etc.)? │

│ │b) Există în societatea dumneavoastră proceduri de lucru specifice, manuale sau│

│ │alte orientări referitoare la aceste mărfuri? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7. │Mărfuri intrate │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.7) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.1. │a) Descrieți succint procedura pentru asigurarea securității și siguranței │

│ │bunurilor intrate. │

│ │b) Descrieți succint modul în care este verificată respectarea acestei │

│ │proceduri. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.2. │Sunt angajații dumneavoastră informați cu privire la măsurile de securitate │

│ │luate împreună cu furnizorii? Cum este verificată respectarea acestor măsuri? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.3. │a) Descrieți succint modul în care se realizează verificările privind │

│ │integritatea sigiliilor mărfurilor intrate. │

│ │b) Sunt bunurile intrate sigilate, dacă acest lucru este necesar? Da/Nu. │

│ │c) Societatea dumneavoastră lucrează cu anumite tipuri de mărfuri care necesită│

│ │măsuri de securitate specifice (de exemplu, transport aerian de mărfuri/poștă)?│

│ │Dacă da, ce practici/măsuri sunt instituite? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.4. │Sunt mărfurile intrate marcate uniform sau depozitate în zone separate? Da/Nu │

│ │Dacă da, cum sunt acestea marcate/unde sunt depozitate? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.5. │Descrieți succint procesul de numărare și cântărire a mărfurilor intrate. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.6. │Descrieți succint modul în care, când și de către cine mărfurile intrate sunt │

│ │verificate în raport cu documentele însoțitoare și sunt înscrise în registrele │

│ │dumneavoastră. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.7.7. │a) Sunt unitățile responsabile pentru achiziționarea mărfurilor, primirea │

│ │mărfurilor și administrația generală separate în mod clar? Da/Nu │

│ │b) Există între aceste unități mecanisme de control intern integrate? Da/Nu. │

│ │Dacă da, cum sunt aplicate acestea? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8. │Depozitarea mărfurilor │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.8) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8.1. │Vă rugăm să descrieți în ce amplasamente ați alocat zone pentru depozitarea │

│ │mărfurilor. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8.2. │a) Vă rugăm să descrieți succint procedura de atribuire a poziției de │

│ │depozitare a mărfurilor intrate. │

│ │b) Dispuneți de zone de depozitare în aer liber? Da/Nu. Dacă da, vă rugăm să le│

│ │descrieți succint. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8.3. │Dispuneți de proceduri documentate pentru inventariere și pentru corectarea │

│ │discrepanțelor identificate în cadrul inventarierii? Da/Nu. │

│ │Dacă da, vă rugăm să le descrieți pe scurt. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8.4. │Sunt mărfurile care prezintă niveluri diferite de risc depozitate separat? │

│ │Da/Nu. │

│ │a) Vă rugăm să descrieți criteriile pentru orice depozitare separată (de │

│ │exemplu, mărfuri periculoase, mărfuri de valoare, substanțe chimice, arme, │

│ │transport aerian de mărfuri/poștă). │

│ │b) Vă rugăm să descrieți modul în care vă asigurați că mărfurile sunt │

│ │înregistrate fără întârziere în registrele logistice contabile/de inventar. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8.5. │a) Descrieți succint modul în care mărfurile sunt protejate împotriva a │

│ │accesului neautorizat în spațiul de depozitare. │

│ │b) Descrieți succint modul în care este verificată respectarea acestor │

│ │proceduri. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.8.6. │Dacă depozitarea mărfurilor este externalizată unui terț/furnizor de servicii, │

│ │vă rugăm să descrieți succint cum și unde sunt depozitate mărfurile și măsurile│

│ │de control pe care le utilizați pentru supravegherea manipulării mărfurilor. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.9. │Producția de mărfuri │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.9) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.9.1. │a) Descrieți succint ce amplasamente/zone sunt destinate producției de mărfuri.│

│ │b) Dacă producția este realizată de un partener extern (de exemplu, prelucrare │

│ │în lohn, livrări directe), descrieți pe scurt modul în care este asigurată │

│ │integritatea mărfurilor (de exemplu, acorduri contractuale)? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.9.2. │Există măsuri de securitate care protejează mărfurile împotriva accesului │

│ │neautorizat în zona de producție? Da/Nu. │

│ │Dacă da, descrieți pe scurt care sunt aceste măsuri și dacă există în formă │

│ │scrisă. Descrieți pe scurt modul în care este verificată respectarea acestor │

│ │proceduri? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.9.3. │Descrieți succint procedurile de ambalare a produselor și menționați dacă │

│ │acestea există în formă scrisă. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.9.4. │Dacă ambalarea produsului final este externalizată către un terț, descrieți pe │

│ │scurt cum este garantată integritatea mărfurilor. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10. │Încărcarea mărfurilor │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.10) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.1. │a) Descrieți pe scurt modul în care este gestionată încărcarea mărfurilor în │

│ │societatea dumneavoastră (de exemplu, alocarea responsabilităților, verificarea│

│ │mărfurilor și a mijloacelor de transport, înregistrarea rezultatelor, │

│ │furnizarea de informații etc.)? │

│ │b) Există instrucțiuni scrise privind modul în care procesul ar trebui să fie │

│ │organizat? Da/Nu │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.2. │a) Sunt mărfurile sau vehiculele ieșite sigilate? Da/Nu? │

│ │Dacă da, cum, de către cine și ce fel de sigilii utilizați? │

│ │b) Sunt menționate numere de sigilii în documentele care însoțesc mărfurile? │

│ │Da/Nu │

│ │c) Cum se realizează înregistrarea sigiliilor dumneavoastră? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.3. │Descrieți succint modul în care este garantată respectarea cerințelor de │

│ │securitate ale clienților în ceea ce privește încărcarea. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.4. │Descrieți succint măsurile instituite care asigură supravegherea permanentă a │

│ │mărfurilor care trebuie încărcate și a procesului de încărcare. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.5. │Se verifică dacă mărfurile ieșite sunt complete (de exemplu, numărate, │

│ │cântărite)? Da/Nu. │

│ │Dacă da, cum și de către cine? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.6. │Descrieți succint cum, când și de către cine sunt verificate mărfurile care ies│

│ │în raport cu comenzile și listele de încărcare, precum și procedura prin care │

│ │este înregistrată ieșirea lor din stoc. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.10.7. │Descrieți succint ce mecanisme de control ați instituit pentru detectarea │

│ │neregulilor privind încărcarea mărfurilor? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.11. │Cerințe de securitate pentru partenerii de afaceri │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.11) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.11.1. │a) Descrieți pe scurt ce cerințe de securitate și siguranță aplicați atunci │

│ │când vă alegeți partenerii de afaceri (de exemplu, declarațiile de securitate, │

│ │cerințe contractuale, parteneri comerciali care au, de asemenea, statut de │

│ │AEO)? │

│ │b) Descrieți pe scurt modul în care este verificată respectarea acestor │

│ │proceduri? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.11.2. │Descrieți succint modul în care societatea dumneavoastră verifică identitatea │

│ │partenerilor comerciali pentru a garanta siguranța lanțului de aprovizionare │

│ │(căutarea informațiilor înainte de acceptarea sau trimiterea comenzilor). │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.11.3. │În ultimul an, ați detectat încălcări ale acordurilor de securitate pe care │

│ │le-ați încheiat cu partenerii dumneavoastră? Da/Nu. │

│ │Dacă da, ce măsuri ați luat? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.12. │Securitatea personalului │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.12) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.12.1. │a) Descrieți succint modul în care sunt tratate cerințele de securitate și │

│ │siguranță în politica de ocupare a forței de muncă în cadrul societății │

│ │dumneavoastră? Cine este responsabil pentru acest domeniu? │

│ │b) Sunt procedurile de securitate înregistrate în scris? Da/Nu. │

│ │c) Descrieți pe scurt cum este verificată respectarea acestor proceduri. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.12.2. │În ce măsură următoarele tipuri de angajați fac obiectul verificărilor de │

│ │securitate (de exemplu, verificări la poliție pentru a se confirma dacă │

│ │persoana în cauză nu are cazier judiciar): │

│ │a) noii angajați care vor lucra în domenii sensibile din punctul de vedere al │

│ │securității. │

│ │b) angajații existenți care urmează să fie transferați în domenii sensibile din│

│ │punctul de vedere al securității. │

│ │Cum se asigură imposibilitatea accesului fizic sau electronic al personalului │

│ │în spațiile sau la datele societății după părăsirea acestor spații? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.12.3. │Angajații beneficiază de formare în materie de securitate și siguranță? Da/Nu. │

│ │Dacă da: │

│ │a) Care este frecvența cu care se organizează sesiunile de formare în materie │

│ │de securitate și siguranță? │

│ │b) Există o sesiune anuală de reîmprospătare a cunoștințelor? Da/Nu. │

│ │c) Sunt aceste sesiuni realizate la nivel intern sau sunt oferite de un │

│ │furnizor extern? │

│ │d) Există registre scrise cu privire la formare? Da/Nu. │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.12.4. │Vă rugăm să răspundeți la următoarele întrebări: │

│ │a) Specificați domeniile în care sunt utilizați angajați cu contract temporar? │

│ │b) Sunt acești angajați verificați periodic în conformitate cu standardele de │

│ │securitate? Dacă da, cum și de către cine? │

│ │Există instrucțiuni de securitate și pentru acești angajați? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.13. │Servicii externalizate │

│ │(Orientări, anexa 2, punctul 4.13) │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│5.13.1. │Societatea dumneavoastră utilizează "servicii externalizate" pe bază de │

│ │contract, precum servicii de transport, agenți de securitate, curățenie, │

│ │furnizare de bunuri, întreținere etc.? Da/Nu. Dacă da: │

│ │a) Descrieți pe scurt ce servicii vă sunt furnizate și în ce măsură (pentru │

│ │cele care nu au fost descrise în secțiunile anterioare). │

│ │b) Există acorduri scrise cu furnizorii de servicii externalizate care conțin │

│ │cerințe de securitate? Da/Nu. │

│ │c) Descrieți succint cum este verificată respectarea procedurilor incluse în │

│ │aceste acorduri? │

└─────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Anexa 2

Note explicative la chestionarul AEO - autoevaluare

Scopul chestionarului AEO - autoevaluare este de a vă ajuta să înțelegeți cerințele care trebuie îndeplinite pentru a obține statutul de AEO și să furnizați autorității vamale informații suplimentare față de cele prezentate în cerere despre dumneavoastră și societatea dumneavoastră. Aceste instrucțiuni vă oferă atât orientări cu privire la modul în care trebuie să răspundeți la întrebările din chestionar, cât și informații privind standardele pe care autoritatea vamală se așteaptă să le îndepliniți și să le demonstrați în vederea obținerii autorizării AEO.

1. Acest chestionar este elaborat pe baza dispozițiilor din Codul Vamal Comunitar (CVC) și din Dispozițiile de punere în aplicare a Codului Vamal (DACV), a modificărilor aduse acestora și a orientărilor AEO (documentul TAXUD/B2/047/2011 Rev.5). El simplifică și accelerează procedura de solicitare a statutului de AEO și combină anexa 2 la Orientările AEO și anexele obligatorii specificate în notele explicative la formularul de cerere (anexa 1C la DACV).

Chestionarul permite de asemenea administrației vamale, împreună cu formularul de cerere, să obțină o bună imagine de ansamblu asupra solicitantului, iar acest lucru va avea drept rezultat accelerarea procedurii de autorizare. Prin urmare, operatorii economici sunt invitați să completeze chestionarul în mod corect și să răspundă la toate întrebările relevante pentru activitatea lor.

Puteți găsi informații suplimentare referitoare la statutul AEO pe site-ul de internet Europa al Comisiei Europene și pe site-ul de internet al Direcției Generale a Vămilor (www.customs.ro).

2. Chestionarul trebuie transmis împreună cu cererea pentru certificatul AEO autorității vamale competente, conform prezentului Ordin.

Dacă aveți întrebări cu privire la chestionar sau la cerere înainte de transmiterea acestora, vă recomandăm contactarea autorității vamale.

3. Chestionarul cuprinde, în cadrul fiecărei secțiuni, cele mai importante aspecte care pot fi utile autorității vamale. Totuși, unele aspecte privesc numai anumiți actori din cadrul lanțului internațional de aprovizionare. Acest lucru poate depinde și de tipul de certificat pe care îl solicită societatea dumneavoastră. Nu este necesar să răspundeți la întrebările care nu sunt relevante pentru societatea dumneavoastră. Vă rugăm să răspundeți la aceste întrebări prin formula "Nu se aplică", urmată de un scurt comentariu care să explice motivul pentru care nu se aplică. De exemplu, puteți face referire la partea din lanțul internațional de aprovizionare în care vă desfășurați activitatea sau la tipul de certificat pe care îl solicitați. Vă rugăm să consultați tabelul specific de la sfârșitul notelor explicative pentru detalii privind întrebările care sunt relevante pentru diferiții actori din lanțul de aprovizionare și în funcție de tipul de certificat solicitat.

În cazul în care beneficiați deja de simplificări vamale sau dețineți alte autorizații vamale care demonstrează că sunt îndeplinite unul sau mai multe criterii AEO, este suficient să menționați simplificările sau autorizațiile respective.

În cazul în care societatea dumneavoastră deține certificate, rapoarte de expertiză sau orice fel de alte concluzii formulate de experți (de exemplu analize economice, certificate internaționale etc.), vă rugăm fie să le furnizați, fie să faceți trimitere la acestea. Pentru mai multe informații consultați secțiunea corespunzătoare din Orientările AEO, care acoperă integral sau parțial criterii relevante; vă rugăm să specificați acest lucru în răspunsul dumneavoastră la întrebarea respectivă. Trebuie menționat că nu este necesar să dispuneți de astfel de documente, dar, dacă le dețineți, acestea ar putea reprezenta informații utile pentru autoritatea vamală și ar putea avea drept rezultat accelerarea procedurii.

4. Trebuie reținut că răspunsurile la întrebări nu sunt luate în considerare separat, ci ca parte a unui proces de evaluare globală în raport cu criteriul vizat. Un răspuns nesatisfăcător la o singură întrebare nu conduce neapărat la refuzul acordării statutului de AEO, dacă se demonstrează că respectivul criteriu este îndeplinit într-o altă parte a procedurii (în termeni generali).

5. Condițiile și criteriile pentru un certificat AEO sunt aceleași pentru toți operatorii economici.

Cu toate acestea, autoritatea vamală va lua în considerare dimensiunea societății (IMM), statutul juridic al societății, structura, principalii parteneri de afaceri, precum și activitatea economică specifică. Aceasta înseamnă că punerea în aplicare a unor măsuri în vederea îndeplinirii criteriilor poate varia de la un operator la altul, în funcție de dimensiune, de exemplu, fără a afecta îndeplinirea cerințelor.

6. O autorizare AEO se bazează pe aceleași principii ca și alte standarde internaționale și poate fi acordată numai dacă societatea respectivă adoptă standarde interne de asigurare a calității. Aveți obligația de a dispune de proceduri de asigurare a calității în spațiile care fac parte din societatea dumneavoastră atât pentru aspectele vamale, cât și pentru cele de securitate și siguranță (dacă este cazul). În timpul vizitelor la fața locului, societatea dumneavoastră trebuie să demonstreze autorității vamale că există proceduri interne adecvate pentru gestionarea aspectelor vamale și/sau de securitate și siguranță, precum și controale interne adecvate prin care să se asigure funcționarea corespunzătoare a respectivelor proceduri. Politicile și/sau instrucțiunile interne trebuie să fie documentate fie în format electronic, fie pe suport tipărit. Acestea trebuie să fie cunoscute în cadrul organizației, să fie disponibile tuturor utilizatorilor și, desigur, să fie actualizate permanent.

Prin urmare, prima etapă se referă la standardele interne de asigurare a calității.

Răspunsurile din chestionarul transmis împreună cu cererea trebuie să reprezinte o sinteză a procedurilor și instrucțiunilor interne existente în întreprinderea dumneavoastră, pentru a oferi autorității vamale o imagine globală a societății dumneavoastră. Pentru a răspunde la întrebările din chestionar și pentru a fi pregătite pentru procedura de audit AEO, toate departamentele principale ale societății dumneavoastră implicate în lanțul internațional de aprovizionare (departamentul vamal, logistic, de contabilitate, informatic, de achiziții, de vânzări, de securitate, de calitate etc.) trebuie să fie implicate în proces.

7. Politicile sau instrucțiunile interne ale societății referitoare la aspectele vamale și/sau de securitate și siguranță pot fi menționate în răspunsurile dumneavoastră din chestionar. Dacă procedați astfel, vă rugăm să specificați denumirea sau numărul documentului și să îl aveți pregătit pentru un audit la fața locului efectuat de autoritatea vamală. În vederea accelerării procedurii, documentele pot fi, de asemenea, transmise împreună cu chestionarul.

8. Chestionarul completat împreună cu toate documentele justificative solicitate trebuie să fie puse la dispoziția autorității vamale împreună cu cererea în c format electronic și în scris.

9. Informațiile trimise în cadrul procedurii de solicitare intră sub incidența legislației privind protecția datelor și vor avea caracter confidențial.

Secţiunea I Informații referitoare la societate

(articolul 5a din CVC, articolul 14a și următoarele și anexa 1C la DACV)

Obiectivul principal al acestei secțiuni este de a furniza autorității vamale o imagine de ansamblu asupra societății. Informațiile solicitate pot fi furnizate într-un mod general și servesc drept instantaneu al activităților solicitantului la data depunerii cererii. Dacă informațiile solicitate sunt deja disponibile pentru autoritatea vamală competentă, precizați acest lucru în formular sau indicați data la care au fost transmise informațiile.

1.1.1. Pentru întrebările (a) și (b) vă rugăm să precizați detaliile despre certificat și cerere (denumirea și numărul EORI, autoritatea vamală emitentă și numărul de înregistrare).

1.1.2. Pentru întrebarea (a), includeți numai acționarii care sunt implicați în activitățile cotidiene sau în procesul de luare a deciziilor din cadrul întreprinderii.

1.1.3. Persoana responsabilă pentru chestiuni vamale este:

a) persoana angajată direct de dumneavoastră sau numită de dumneavoastră, de exemplu un agent vamal, pentru a vă reprezenta în cadrul formalităților vamale sau ... b) persoana sau persoanele responsabile de reprezentarea dumneavoastră (reprezentantul legal) în chestiuni care implică legislația vamală; aceștia pot fi avocați consultanți, avocați, avocați pledanți etc., care pot fi angajați direct de dumneavoastră sau numiți de dumneavoastră pentru a vă reprezenta în chestiuni juridice de natură vamală. ...

1.1.4. Atunci când este posibil, precizați codul corespunzător CAEN (clasificarea statistică a activităților economice) al activităților dumneavoastră comerciale. Orientările AEO, TAXUD/B2/047/2011-Rev.5, partea I, secțiunea II, punctul 1.II.4, conțin o definiție a lanțului internațional de aprovizionare.

Pentru a evalua și a preciza rolul dumneavoastră în cadrul lanțului internațional de aprovizionare, vă rugăm să utilizați următoarele orientări*1):

──────────*1) Coduri provenite din repertoarul de coduri funcționale EDIFACT al ONU navelor maritime;────────── a) producător de mărfuri (MF): persoana care produce mărfuri. ...

Acest cod trebuie utilizat doar dacă operatorul economic produce mărfurile. Acesta nu acoperă cazurile în care operatorul economic este implicat numai în comerțul cu mărfuri (de exemplu, export sau import).

b) importator (IM): persoana care depune sau în numele căreia un agent vamal ori o altă persoană autorizată depune o declarație de import. Acesta poate include o persoană care are în posesie mărfurile sau căreia îi sunt expediate mărfurile. ...

Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care operatorul economic este în posesia mărfurilor. În cazul reprezentanților/agenților vamali, vă rugăm să utilizați codul pentru "comisionar în vamă".

c) exportator (EX): Persoana care face declarația de export sau în numele căreia este făcută această declarație și care este proprietarul mărfurilor sau are drepturi similare de a dispune de acestea în momentul acceptării declarației. ...

În cazul reprezentanților/agenților vamali, vă rugăm să utilizați codul pentru "comisionar în vamă".

d) comisionar în vamă (CB): Agentul, reprezentantul sau un agent vamal profesionist care interacționează direct cu biroul vamal în numele importatorului sau al exportatorului. ...

Codul poate fi utilizat și pentru operatorii economici care acționează în calitate de agenți/reprezentanți în alte scopuri (de exemplu, agentul transportatorului).

e) transportator (CA): Persoană care efectuează sau organizează transportul de mărfuri între punctele menționate. ... f) agent de expediție (FW): Persoana care organizează expedierea mărfurilor. ... g) consolidator (CS): persoana care consolidează mai multe loturi, plăți etc. ... h) operator al terminalului (TR): persoana care gestionează încărcarea și descărcarea ... i) antrepozitar (WH): persoana care își asumă responsabilitatea pentru mărfurile intrate într-un antrepozit; ...

Antrepozitul nu trebuie considerat a fi în mod obligatoriu antrepozit vamal; prin urmare, acest cod trebuie utilizat și de către operatorii economici care sunt operatori ai altor sisteme de depozitare (de exemplu, depozitare temporară, zonă liberă etc.).

j) alții: de exemplu, operator containere (CF), operator portuar (DEP), companie de transport maritim (HR). ...

În cazul în care aveți mai multe roluri în cadrul lanțului internațional de aprovizionare, vă rugăm să specificați codurile relevante.

1.1.5. Specificați detalii privind locațiile implicate în activități vamale (dacă dețineți mai mult de cinci locații implicate în activități vamale, vă rugăm să furnizați numai detaliile privind cele cinci locații principale implicate în activitățile vamale) și adresele celorlalte locații implicate în acest tip de activitate.

În cazul locațiilor noi implicate în activități vamale în timpul procedurii de solicitare a statutului de AEO, trebuie să furnizați detalii complete despre acestea.

1.1.6. Aceste informații sunt necesare pentru a se stabili dacă societatea dumneavoastră este sau nu implicată în schimburi comerciale (de mărfuri, nu de servicii) cu societățile asociate. De exemplu, toate achizițiile dumneavoastră sunt de la societatea-mamă din SUA sau le importați în numele societăților asociate din statele membre și le distribuiți acestora. Trebuie să furnizați detalii complete în timpul procedurii de autorizare.

1.1.7. Poate fi furnizată în acest sens o organigramă detaliată care să includă diferitele domenii/departamente ale societății, funcțiile/responsabilitățile acestora și lanțul de gestionare.

1.1.8. În cazul în care nu s-a menționat deja la întrebările 1.1.2 (b) și (c), vă rugăm să precizați numele și adresa completă, data nașterii și numărul național de identificare (de exemplu, numărul cărții naționale de identitate sau numărul național de asigurare).

Procedurile trebuie să evidențieze măsurile luate pentru suplinirea absențelor temporare sau de scurtă durată ale personalului cheie, de exemplu directorul responsabil cu problemele vamale sau agentul de import, inclusiv modul în care sunt preluate responsabilitățile obișnuite ale acestora și persoana care le preia.

1.1.9. Specificați numărul (aproximativ) cunoscut la data transmiterii cererii dumneavoastră.

1.1.10. Pentru întrebarea (a), vă rugăm să indicați numărul de persoane responsabile de chestiunile vamale, principalele sarcini ale acestora și nivelul lor de formare în domeniul vamal.

Dacă nu dispuneți de un departament vamal sau de un expert vamal în cadrul societății dumneavoastră, răspundeți prin formula "Nu se aplică". A se vedea întrebarea 1.1.3 care vizează acest aspect, de asemenea.

1.1.11. Consimțământul de a publica informații privind AEO pe site-ul web al DG TAXUD

Dacă doriți ca numele dumneavoastră să fie inclus pe lista AEO publicată pe site-ul web al DG TAXUD, atunci este necesar să vă dați consimțământul în scris. Acest consimțământ se aplică tuturor tipurilor de certificate. În cazul în care nu vă dați consimțământul, veți beneficia în continuare de avantajele statutului de AEO, însă numele dumneavoastră nu va fi vizibil pentru public prin intermediul listei publicate pe site-ul internet al DG TAXUD. În cazul în care vă dați consimțământul, aveți dreptul de a-l retrage în orice moment. În cazul în care solicitați retragerea, veți fi eliminat automat de pe lista menționată mai sus. De asemenea, aveți dreptul de a vă da consimțământul în orice moment, prin trimiterea unei cereri scrise către autoritatea vamală competentă, după ce a fost eliberat certificatul. Modificările consimțământului dumneavoastră trebuie să fie efectuate prin informarea autorității vamală competente în scris. Singura semnătură acceptabilă în aceste scopuri este semnătura persoanei împuternicite să semneze în numele operatorului economic.

1.1.12. Consimțământul în vederea schimbului de informații referitoare la AEO

Consimțământul pentru recunoaștere reciprocă este relevant numai pentru AEOF sau AEOS.

Pentru ca acordurile de recunoaștere reciprocă să fie puse în practică, este imperativ ca serviciile vamale ale partenerilor comerciali să fie informate cu privire la statutul AEO al fiecăruia dintre ei. Schimbul de informații referitoare la AEO este esențial; de exemplu, valabilitatea statutului de AEO constituie o parte necesară a schimbului de informații, iar datele schimbate vor fi utilizate numai în scopul implementării programelor de recunoaștere reciprocă ale AEO.

Consimțământul dumneavoastră în vederea schimbului de informații referitoare la AEO cu serviciile vamale ale țărilor terțe în cadrul acordurilor de recunoaștere reciprocă va fi de natură generală, fără a se referi în mod specific la anumite țări terțe. Totuși, în conformitate cu legislația UE privind protecția datelor, autoritățile vamale din UE nu pot schimba informații referitoare la AEO decât după o evaluare a nivelului de protecție a datelor oferit de țara terță pentru a garanta că aceasta oferă un nivel adecvat de protecție.

În cazul în care preferați să nu vă dați consimțământul, informațiile privind statutul dumneavoastră de AEO nu vor face obiectul schimburilor cu niciuna dintre țările partenere ale UE în domeniul recunoașterii reciproce și nu veți putea beneficia de avantajele oferite de acordurile de recunoaștere reciprocă.

În cazul în care vă dați consimțământul, dispuneți și de dreptul de a-l retrage în orice moment prin trimiterea unei cereri scrise adresate autorității vamale competente. Cu toate acestea, retragerea consimțământului în vederea schimbului de informații referitoare la AEO va duce, de asemenea, la retragerea avantajelor asociate recunoașterii reciproce. Retragerea consimțământului este, de asemenea, de natură generală, ceea ce înseamnă că autoritățile vamale nu vor mai transmite informațiile referitoare la AEO deținut de dumneavoastră țărilor partenere ale UE în domeniul recunoașterii reciproce. De asemenea, aveți dreptul de a vă da consimțământul în orice moment după eliberarea certificatului.

Trebuie să vă dați consimțământul de două ori, în mod explicit și separat, unul pentru publicarea informațiilor dumneavoastră pe internet și celălalt în scopul recunoașterii reciproce. Semnătura pentru consimțământ este semnătura persoanei împuternicite să semneze în numele operatorului economic.

1.1.13. Pentru ca schimbul de informații referitoare la AEO să fie posibil, UE trebuie să transcrie, atunci când este necesar, datele relevante privind AEO în caractere cuprinse în alfabetul obișnuit de 26 de litere (Latin 1). Trebuie să comunicați partenerilor dumneavoastră comerciali din țările partenere respective să utilizeze această transcriere a denumirii și a adresei societății dumneavoastră în operațiunile lor (de exemplu, în cadrul declarațiilor vamale) cu administrațiile vamale competente. Unele țări nu pot utiliza același set de caractere ca cel utilizat în UE. Literele chirilice, caracterele speciale, cum ar fi accentele/diacriticele deasupra sau dedesubtul unei litere, sau alte litere decât cele 26 din alfabetul obișnuit (Latin 1) nu pot fi introduse în sistemele lor de tehnologie a informației și comunicării (TIC) (o listă a caracterelor permise poate fi consultată pe site- ul web al standardului Unicode: http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf (#x0020- #x007E)).

Vă rugăm să introduceți transcrierea denumirii societății, a străzii, a numărului, a codului poștal și a orașului în această rubrică. Dacă nu vă dați consimțământul în vederea schimbului de detalii referitoare la AEO sau dacă solicitați numai un certificat AEOC nu este nevoie să completați această rubrică.

1.2.1. Dacă sunteți o societate nou înființată și aveți mai puțin de trei situații financiare anuale complete, furnizați detalii din cele deja finalizate. Dacă nu ați desfășurat schimburi comerciale o perioadă suficient de îndelungată pentru a prezenta o situație financiară anuală finalizată, răspundeți prin formula "nu se aplică".

1.2.2. Vă rugăm să precizați adresa acestor spații de depozitare (dacă aveți mai mult de cinci spații, indicați cele cinci spații principale și numărul total de spații și toate spațiile care se află în alte state membre)

1.2.3. Pentru agenții vamali/reprezentanții părților terțe, includeți toate declarațiile formulate atât în numele dumneavoastră, cât și în numele altora.

Exemplu:

┌─────┬───────────────────────┬──────────────────────┬──────────────────────┐

│ An │ Importuri │ Exporturi │ Tranzit │

│ ├─────┬─────────────────┼─────┬────────────────┼─────┬────────────────┤

│ │număr│ valoare │număr│ valoare │număr│ valoare │

├─────┼─────┼─────────────────┼─────┼────────────────┼─────┼────────────────┤

│2012 │2200 │9,6 milioane EUR │ 400 │2,6 milioane EUR│ 150 │0,8 milioane EUR│

├─────┼─────┼─────────────────┼─────┼────────────────┼─────┼────────────────┤

│2013 │2500 │10,3 milioane EUR│ 350 │2,2 milioane EUR│ 100 │0,4 milioane EUR│

├─────┼─────┼─────────────────┼─────┼────────────────┼─────┼────────────────┤

│2014 │2400 │10,2 m │ 340 │2,1 milioane EUR│ 100 │0,5 milioane EUR│

└─────┴─────┴─────────────────┴─────┴────────────────┴─────┴────────────────┘

1.2.4. Pentru agenții vamali/reprezentanții părților terțe, includeți întreaga sumă plătită prin intermediul mijloacelor de plată ale clienților sau ale dumneavoastră.

Exemplu:

┌────────────────┬─────────────────┬─────────────────┐

│ Taxe vamale │ Accize │ TVA │

┌────┼────────────────┼─────────────────┼─────────────────┤

│2012│300 milioane EUR│1,75 milioane EUR│2,32 milioane EUR│

├────┼────────────────┼─────────────────┼─────────────────┤

│2013│400 milioane EUR│1,87 milioane EUR│2,12 milioane EUR│

├────┼────────────────┼─────────────────┼─────────────────┤

│2014│380 milioane EUR│1,85 milioane EUR│2,10 milioane EUR│

└────┴────────────────┴─────────────────┴─────────────────┘

1.2.5. Modificările viitoare cunoscute sunt cele care ar putea influența organizarea societății, îndeplinirea criteriilor AEO sau evaluarea riscurilor din cadrul lanțului internațional de aprovizionare. Acestea pot include, de exemplu, modificări la nivelul personalului cheie, modificări ale sistemului contabil, deschiderea unor noi amplasamente, atribuirea unor noi contracte de logistică etc.

1.3.1. Pentru întrebările (b) și (c), dacă partenerul (partenerii) dumneavoastră face (fac) obiectul unui audit AEO în desfășurare, vă rugăm să indicați detaliile despre certificat și/sau cerere (denumirea și numărul EORI, autoritatea vamală emitentă și numărul de înregistrare).

1.3.2. Pentru întrebarea (a), vă rugăm să indicați numele și funcția angajatului responsabil cu clasificarea mărfurilor sau, dacă apelați la un terț pentru desfășurarea acestei activități, includeți numele acestuia.

Pentru întrebările (b) și (d), în special dacă apelați la un terț, cum vă asigurați că această activitate a fost desfășurată în mod corect și în conformitate cu instrucțiunile dumneavoastră?

Pentru întrebarea (b) indicați dacă păstrați un dosar al produsului în care fiecărui articol îi corespunde un cod al mărfurilor cu rata corespunzătoare a taxelor și a TVA.

Pentru întrebarea (c) în cazul în care s-au introdus măsuri de asigurare a calității, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că le revizuiți în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat cu privire la modificările respective.

Pentru întrebarea (d), indicați modul, persoana și frecvența cu care se revizuiesc clasificările și se actualizează dosarul produsului și alte înregistrări conexe, precum și modalitatea de înștiințare a persoanelor vizate cu privire la modificări, de exemplu, agentul vamal, personalul responsabil de achiziții.

Pentru întrebarea (e) indicați, de asemenea, dacă folosiți informații tarifare obligatorii (ITO).

În timpul procedurii de audit, poate fi necesar să puneți la dispoziție următoarele:

- detalii/liste sau dosare ale produselor dumneavoastră, precum și codurile de mărfuri și ratele corespunzătoare ale taxelor;

- sursele de documentare/informațiile, de exemplu, informații actualizate de ordin tehnic și privind tarifele, pe care le folosiți de obicei pentru clasificarea mărfurilor dumneavoastră.

1.3.3. (a) Indicați numele și funcția angajatului responsabil de determinarea valorii mărfurilor în vamă sau, dacă apelați la un terț pentru realizarea acestei activități, precizați numele acestuia.

1.3.3. (b) și (d) - Dacă apelați la un terț, cum vă asigurați că această activitate a fost realizată în mod corect și în conformitate cu instrucțiunile dumneavoastră?

1.3.3. (b) Măsurile de asigurare a calității trebuie să includă, de exemplu:

● metoda (metodele) de evaluare utilizată (utilizate),

● modul în care sunt completate și transmise declarațiile pentru determinarea valorii în vamă atunci când este necesar,

● modul în care sunt stabilite valoarea taxelor vamale și valoarea TVA,

● modul în care sunt contabilizate costurile de transport și de asigurare,

● redevențele și taxele de licență aferente mărfurilor importate, plătibile fie direct, fie indirect de către cumpărător, ca o condiție a vânzării

● acorduri în temeiul cărora o parte a beneficiilor din revânzări, eliminări sau utilizări ulterioare revine direct sau indirect vânzătorului

● costuri suportate de cumpărător (dar neincluse în preț) legate de comisioane sau brokeraj (cu excepția comisioanelor la cumpărare) sau

● costuri suportate în legătură cu containere și ambalaje, cu mărfuri și/sau servicii furnizate de către cumpărător fie gratuit, fie cu costuri reduse, spre a fi folosite la producerea și vânzarea la export a mărfurilor importate.

1.3.3. (c) În cazul în care există proceduri de asigurare a calității, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat cu privire la modificările respective.

1.3.4. Pentru întrebarea (b), în mod normal, acțiunile la nivel intern trebuie să includă măsuri privind modul în care dumneavoastră asigurați următoarele:

- țara exportatoare are dreptul de a adopta un comportament preferențial, iar mărfurile beneficiază de o rată preferențială a taxei vamale;

- sunt îndeplinite cerințele privind transportul direct/absența manipulării;

- atunci când se solicită regimul preferențial, sunt disponibile un certificat valabil, în original, sau o declarație pe factură;

- certificatul sau declarația pe factură se aplică transportului respectiv, iar regulile de origine sunt respectate;

- nu există nicio posibilitate de folosire dublă a certificatului/declarației pe factură;

- regimul preferențial pentru import este solicitat în perioada de valabilitate a certificatului/declarației pe factură și

- certificatele/declarațiile pe factură originale sunt reținute ca parte a pistei de audit în condiții de siguranță și securitate.

Pentru întrebarea (c), abordarea dumneavoastră trebuie să ia în considerare o modalitate pentru a vă asigura că:

- mărfurile sunt eligibile pentru un regim preferențial de export, de exemplu respectă regulile de origine

- toate documentele/calculele/costurile/descrierile necesare de proceduri care servesc la stabilirea originii preferențiale și emiterea unui certificat/a unei declarații pe factură sunt reținute ca parte a pistei de audit în condiții de siguranță și securitate

- documentele adecvate, de exemplu certificatul sau declarația pe factură, sunt semnate și emise în timp util de un angajat autorizat

- declarațiile pe factură nu sunt emise pentru transporturi cu valoare medie sau ridicată, în afara cazului în care autoritățile vamale vă acordă o aprobare în acest sens

- certificatele nefolosite sunt păstrate în condiții de siguranță și securitate și

- certificatele sunt prezentate autorităților vamale la export, conform cerințelor.

1.3.5. Prezentați următoarele informații, dacă este cazul:

- denumirea țărilor care nu sunt membre UE; și/sau

- numele și adresele producătorilor pentru ale căror produse trebuie să plătiți taxe antidumping sau compensatorii.

Secţiunea II Antecedentele în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale

(articolul 5a din CVC, articolul 14h din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.1, anexa 2, punctul 1)

NB: În temeiul articolului 14h din DACV, antecedentele societății dumneavoastră și ale persoanelor identificate la întrebările 1.1.2, 1.1.3 și 1.1.8 în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale se vor baza pe ultimii trei ani anteriori prezentării cereri. În timpul acestei perioade, nu trebuie să fi comis nicio încălcare gravă sau încălcări repetate ale normelor vamale. Cu toate acestea, antecedentele în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale pot fi considerate acceptabile dacă încălcările au o importanță neglijabilă în raport cu numărul sau amploarea operațiunilor/activităților vamale aferente și nu dau naștere unor îndoieli cu privire la nivelul general de conformitate pe care îl prezentați.

În acest sens, autoritatea vamală va lua în considerare:

- nereguli/erori în ansamblu și în mod cumulativ

- frecvența acestora pentru a stabili dacă este o problemă sistematică existența unei intenții frauduloase sau a neglijenței

- dacă ați înștiințat autoritatea vamală în mod voluntar cu privire la erorile/neregulile pe care le-ați descoperit

- dacă ați luat măsuri de remediere pentru a preveni sau a reduce la minim erorile în viitor.

2.1. a) Exemple de încălcări detectate ale reglementărilor vamale:

- martie-septembrie 2014 - folosirea unui cod incorect al monedei pentru importurile din China, având ca rezultat o sumă excedentară de 5 500 EUR reprezentând taxa vamală declarată și TVA.

- decembrie 2014 - nu a fost depusă declarația trimestrială privind regimul de perfecționare activă în sistem cu suspendare.

Dacă există mai multe încălcări, indicați numărul total și prezentați un rezumat al principalelor motive ale erorilor.

2.1. b) Exemple de măsuri de asigurare a calității luate ca urmare a celor două situații prezentate la punctul 2.1 (a) de mai sus:

- 6.10.2014 - modificarea sistemului informatic pentru a preveni finalizarea intrărilor înainte de efectuarea verificării privind moneda declarată.

- declarația restantă transmisă. Revizuirea procedurilor referitoare la declarația privind regimul de perfecționare activă în sistem cu suspendare pentru a include controale trimestriale de gestiune și distribuirea procedurilor revizuite către personalul interesat.

Măsurile luate de dumneavoastră pentru asigurarea calității trebuie să includă, în mod normal:

- numirea unei persoane de contact responsabile în cadrul societății care să înștiințeze autoritatea vamală sau alte departamente guvernamentale cu privire la nereguli/erori, inclusiv la suspiciunile de activități infracționale;

- cerințele, inclusiv frecvența, pentru realizarea și documentarea verificărilor privind caracterul exact, complet și prompt al înregistrărilor și al păstrării registrelor, de exemplu declarații trimise autorității vamale și altor autorități de reglementare, respectarea condițiilor de aprobare/autorizare;

- utilizarea resurselor de audit intern pentru testarea procedurilor dumneavoastră și pentru a obține asigurări în privința acestora;

- modul în care personalul este înștiințat cu privire la cerințe/modificări; frecvența viitoarelor revizuiri;

- controale de gestiune pentru a se asigura că procedurile sunt respectate.

2.2. De exemplu:

Mai 2013 - respingerea cererii de antrepozit vamal din cauza lipsei necesității economice.

Iunie 2014 - retragerea autorizației pentru procedura de vămuire la domiciliu din cauza neprezentării, în mod repetat, a declarațiilor suplimentare.

Refuzul/suspendarea/retragerea oricărei cereri/autorizații de către autoritatea vamală nu va avea în mod necesar drept rezultat respingerea cererii dumneavoastră privind statutul de AEO.

Secţiunea III Sistemul contabil și logistic

(articolul 5a din CVC, articolul 14i din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.2, anexa 2, punctul 2)

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i literele (a) și (b) din DACV, trebuie să mențineți un sistem contabil care să permită efectuarea controlului pe bază de audit de către autoritatea vamală. Pentru a permite autorității vamale să efectueze controalele necesare, trebuie să permiteți acestora accesul fizic sau electronic la registrele dumneavoastră. Accesul electronic nu constituie o condiție indispensabilă pentru respectarea acestei cerințe.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (c) din DACV, trebuie, de asemenea, să aveți un sistem sau procese care să facă distincția între mărfurile unionale și mărfurile neunionale, deși această condiție nu se aplică în cazul unui AEOS. Trebuie remarcat că aceasta este singura diferență în materie de cerințe dintre AEOS și AEOF.

Din motive de securitate, numeroase societăți și organizații impun introducerea unei piste de audit în sistemele lor automate. O pistă de audit este un proces sau o etapă care constă în efectuarea de verificări încrucișate ale fiecărei intrări din registrele contabile cu sursa acesteia, pentru a controla corectitudinea înregistrărilor respective. O pistă de audit completă vă va facilita trasabilitatea activităților operaționale de la momentul intrării mărfurilor și a produselor în societate la prelucrarea acestora și la ieșire. O pistă de audit completă conține și un registru cronologic care permite urmărirea fiecărei informații din momentul în care este introdusă în fișierul de date până în momentul în care este eliminată din acesta.

În mod normal, sistemul contabil trebuie să includă:

- cartea mare

- registrul de vânzări

- registrul de achiziții

- activele

- conturile de gestiune

În mod normal, sistemul logistic trebuie să includă:

- prelucrarea comenzilor de vânzări

- prelucrarea comenzilor de achiziții

- producția

- inventarul - depozitare, antrepozitare

- expedierea/transportul

- listele de furnizori/clienți

Pista dumneavoastră de audit trebuie să includă:

- vânzările

- achizițiile și comenzile de achiziții

- controlul inventarului

- depozitarea (și mișcările între spațiile de depozitare)

- producția

- vânzările și comenzile de vânzări

- declarațiile și documentația vamale

- expedierea

- transportul

- contabilitatea, de exemplu facturare, note de credit și de debit, remiteri/plăți

3.2.1. Indicați dacă utilizați:

a) hardware precum: ...

- un singur calculator personal (PC) autonom,

- PC-uri care sunt legate în rețea

- un sistem de calculatoare pe bază de server

- un sistem bazat pe mainframe

- altele

b) software precum programele informatice care permit calculatorului să ruleze aplicații software în sprijinul activității economice, de exemplu Windows, UNIX etc. ... c) sisteme precum (indicați numele furnizorului): ...

- soluție ERP complet integrată

- combinație de aplicații software contabile și logistice

- soluție software pentru întreprinderi axată pe întreprinderile mici și mijlocii

- soluție software dezvoltată de sau pentru societatea dumneavoastră.

NB: În timpul procedurii de autorizare, va fi necesar să demonstrați:

- gradul de informatizare

- platforma hardware disponibilă și sistemul de operare aferent

- separarea funcțiilor între dezvoltare, testare și operațiuni

- separarea funcțiilor între utilizatori

- modul în care este controlat accesul la diferitele componente ale sistemului

- dacă au existat adaptări la pachetul standard

- lista conturilor din registrul contabil

- dacă sistemul folosește conturi intermediare de verificare

- modul în care sunt înregistrate în registrul contabil obligațiile de plată a taxelor de import, a accizelor și a TVA

- dacă lucrați pe bază de loturi

- dacă există o legătură între administrarea stocurilor și administrarea financiară

- modul în care gestionați registrele atunci când acestea sunt menținute de un furnizor terț de software.

3.2.3. Dacă activitățile, de exemplu crearea datelor de referință sau introducerea datelor, sunt împărțite între mai multe sedii, indicați care sunt activitățile desfășurate în fiecare sediu.

Așa cum se prevede la articolul 14i litera (d) din DACV, trebuie să dispuneți de un sistem care să corespundă tipului și dimensiunii întreprinderii și care să fie adaptat la gestionarea fluxului de mărfuri și de un sistem de control intern care să permită identificarea tranzacțiilor ilegale sau neregulamentare.

3.3.1. În timpul vizitei auditorilor, trebuie să prezentați probe potrivit cărora revizuiți procedurile în mod regulat și complet, documentați modificările și înștiințați personalul vizat cu privire la acestea.

3.3.2. Exemple de tipuri de audit pot fi:

- audit intern în cadrul societății sau efectuat de societatea-mamă;

- audit extern efectuat de către clienți, contabili/auditori independenți, autoritatea vamale sau alte departamente guvernamentale.

De asemenea, atunci când autoritatea vamală vizitează sediul dumneavoastră, este necesar să le puneți la dispoziție rapoarte, precum și dovezi privind măsurile de remediere luate pentru corectarea deficiențelor identificate.

3.3.3. Datele de referință sau dosarele standard înseamnă informații cheie privind societatea dumneavoastră, de exemplu numele și adresele clienților, furnizorii, dosarele produselor, care cuprind informații privind descrierea mărfurilor, codurile acestora și proveniența etc.

3.4.1. Procedurile dumneavoastră de înregistrare trebuie să includă, la recepția mărfurilor:

- proceduri de comandă a achizițiilor

- confirmarea comenzii

- expedierea/transportul mărfurilor

- cerințe privind documentele justificative

- transportul mărfurilor de la frontieră la spațiile dumneavoastră sau ale clienților

- primirea mărfurilor în spațiile dumneavoastră sau ale clienților

- plată/achitare

- modul în care se înregistrează mărfurile în evidența operativă, momentul în care are loc această operațiune și persoana care o realizează

În timpul depozitării mărfurilor:

- atribuirea clară a unui spațiu de depozitare pentru mărfurile respective

- depozitarea în condiții de siguranță a mărfurilor periculoase

- dacă stocul este înregistrat în funcție de valoare și/sau cantitate

- existența și frecvența inventarierii

- dacă se folosește spațiul unui terț pentru depozitarea mărfurilor dumneavoastră, acorduri care să includă reconcilierea dintre evidența operativă ținută de dumneavoastră și cea a terțului

- dacă este ales un spațiu temporar de depozitare a mărfurilor.

În timpul procesului de producție a mărfurilor:

- elaborarea comenzii de lucru

- comandarea articolelor din inventar și livrarea de la depozit

- procesul de producție, responsabilitățile personalului și înregistrările păstrate

- codurile formulei de fabricație

- înregistrarea produsului fabricat și a stocului nefolosit în evidența operativă

- folosirea metodelor standard de producție în cadrul procesului de fabricație.

și în timpul procedurii de expediere a mărfurilor:

- primirea comenzii clientului și elaborarea comenzii de lucru sau de achiziții

- înștiințarea depozitului cu privire la comanda de vânzare/expedierea mărfurilor

- instrucțiuni pentru terți în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte

- ridicarea mărfurilor

- procedurile de ambalare

- modul în care este actualizată evidența operativă, momentul în care are loc această operațiune și persoana care o realizează.

3.4.2. Procedurile dumneavoastră de verificare și de control al calității trebuie să includă în timpul sosirii mărfurilor:

- reconcilierea dintre comanda de achiziții și mărfurile primite

- proceduri pentru returnarea/respingerea mărfurilor

- proceduri pentru înregistrarea contabilă și raportarea transporturilor în minus și în plus

- proceduri pentru identificarea și modificarea intrărilor incorecte în evidența operativă

- identificarea mărfurilor provenite din afara Uniunii Europene în cadrul sistemului.

În timpul depozitării mărfurilor

- înregistrarea și controlarea stocurilor

- identificarea mărfurilor unionale și neunionale (nu se aplică pentru un AEOS)

- deplasarea și înregistrarea mărfurilor între spații din aceeași unitate sau din unități diferite

- proceduri privind gestionarea situațiilor neobișnuite, a deteriorării sau a distrugerii mărfurilor, a pierderilor și a variațiilor de stocuri.

În timpul procesului de producție:

- monitorizarea și controalele de gestiune ale procesului de producție, de exemplu rata de rentabilitate

- cum tratați neregulile, variațiile, deșeurile, produsele secundare și pierderile din procesul de producție

- inspecția calității mărfurilor produse și înregistrarea rezultatelor

- eliminarea în condiții de siguranță a mărfurilor periculoase.

și, în timpul procedurii de expediere a mărfurilor,

- borderouri de expediție/bonuri de ridicare a mărfurilor

- transportul mărfurilor la clienți sau la frontieră pentru exportare sau reexportare

- crearea facturilor de vânzări

- instrucțiuni către agentul vamal în ceea ce privește exportarea/reexportarea și crearea/punerea la dispoziție/controlul documentelor justificative

- confirmarea de primire/dovada expedierii mărfurilor

- mărfurile returnate - inspecție, numărare și înregistrare în inventar

- note de plată și note de credit

- tratarea neregulilor, a transporturilor incomplete și a variațiilor.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (e) din DACV, trebuie, dacă este cazul, să fie introduse proceduri satisfăcătoare de gestionare a licențelor și autorizațiilor având legătură cu măsurile de politică comercială sau cu schimburile comerciale de produse agricole;

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (g) din DACV, trebuie să asigurați conștientizarea, în rândul angajaților dumneavoastră, a necesității de a informa autoritatea vamală în cazul unor dificultăți în ceea ce privește conformitatea și să stabiliți persoane de contact adecvate care să informeze autoritatea vamală cu privire la astfel de situații.

3.5.1. În calitate de importatori, exportatori, deținători de antrepozite, procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

- modul în care asigurați caracterul complet, exact și prompt al declarațiilor vamale pe care le întocmiți dumneavoastră, inclusiv realizarea controalelor de gestiune;

- prezentarea sau punerea la dispoziție a documentației justificative;

- detalii actualizate (nume și adrese) ale agenților vamali/terților utilizați;

- modul în care sunt numiți agenții vamali, de exemplu verificările privind credibilitatea și caracterul adecvat înainte de numirea acestora de către dumneavoastră;

- împrejurările în care se apelează la aceștia;

- contractele care detaliază responsabilitățile, inclusiv tipul de reprezentare prin agent vamal, de exemplu reprezentare directă sau indirectă;

- modul în care furnizați agentului dumneavoastră vamal instrucțiuni clare și precise;

- modul în care furnizați agentului dumneavoastră vamal documente justificative (de exemplu licențe, certificate etc.) inclusiv prezentarea și reținerea/returnarea acestora;

- ce trebuie să facă agentul vamal dacă instrucțiunile sunt neclare;

- verificarea/examinarea de către dumneavoastră a caracterului exact și prompt al activității agentului vamal;

- modul în care îl înștiințați pe agentul dumneavoastră vamal cu privire la erorile/modificările referitoare la intrările șterse;

- soluționarea neregulilor;

- informarea voluntară a autorității vamale cu privire la erori.

În calitate de reprezentant al unui terț, procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

- contracte care să detalieze responsabilitățile, inclusiv tipul de reprezentare pe care urmează să o utilizați, de exemplu directă sau indirectă;

- modul în care asigurați caracterul complet, exact și prompt al declarațiilor vamale pe care le întocmiți dumneavoastră, inclusiv realizarea controalelor de gestiune;

- prezentarea cu promptitudine sau punerea la dispoziție cu rapiditate a documentației justificative;

- modul în care se aduc la cunoștință personalului dumneavoastră cerințele clienților și cele contractuale;

- cum procedați dacă instrucțiunile clienților sunt neclare sau detaliile furnizate sunt incorecte;

- cum procedați dacă descoperiți o eroare/modificare în ceea ce privește intrările eliminate;

- informarea voluntară a autorității vamale cu privire la erori.

3.5.2. Atunci când aceste instrucțiuni sunt documentate, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat în legătură cu modificările respective.

3.5.3. În cazul în care există proceduri pentru gestionarea licențelor și a autorizațiilor, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat în legătură cu modificările respective.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera f) din DACV, trebuie să dispuneți de proceduri satisfăcătoare de arhivare și recuperare a documentelor și a informațiilor întreprinderii și de protecție împotriva pierderii datelor.

3.6.1. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă tipul de suport pe care sunt stocate datele, formatul software în care sunt stocate datele și dacă datele sunt comprimate și în ce moment. Dacă se face apel la un terț, vă rugăm să indicați ce acorduri există, care sunt frecvența și locul de stocare a copiilor de siguranță și a informațiilor arhivate.

3.6.3. Dacă răspunsul este "da", vă rugăm să indicați modul în care garantați disponibilitatea pe termen lung a calității tehnice a înregistrărilor și disponibilitatea echipamentelor informatice și a software-ului necesar.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (h) din DACV, trebuie să dispuneți de măsuri adecvate de securitate aferente tehnologiei informației, de exemplu, protecție antivirus și firewall, pentru a vă proteja sistemul informatic împotriva oricărei intruziuni și pentru a vă păstra documentația în siguranță.

3.7.1. Pentru întrebarea (a), măsurile dumneavoastră trebuie să țină seama de următoarele:

- un plan de siguranță actualizat care conține descrierea măsurilor existente pentru protejarea sistemului informatic împotriva accesului neautorizat și împotriva distrugerii intenționate sau a pierderii de informații;

- detalii privind operarea sistemelor multiple la sedii multiple și modul în care sunt controlate;

- persoanele responsabile pentru protejarea și funcționarea sistemului informatic al societății (responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană, ci la mai multe persoane care își pot astfel monitoriza reciproc acțiunile);

- detalii privind mecanismele de tip firewall și antivirus;

- un plan de continuitate a activității/de recuperare în caz de dezastru dacă are loc un incident;

- proceduri privind realizarea unor copii de siguranță în cazul nefuncționării sistemului informatic, inclusiv recuperarea tuturor programelor și a datelor relevante.

Pentru întrebarea (b), indicați frecvența cu care este testat sistemul dumneavoastră împotriva accesului neautorizat, modul în care se înregistrează rezultatele și modul de tratare a incidentelor atunci când securitatea sistemului este afectată.

3.7.2. Procedurile dumneavoastră privind drepturile de acces trebuie să includă:

- modul în care eliberați autorizațiile de acces și nivelul de acces la sistemele informatice (accesul la informațiile sensibile ar trebui limitat la acei membri ai personalului care sunt autorizați să opereze modificări și adăugiri la informații);

- formatul pentru stabilirea parolelor, frecvența modificărilor și persoana care emite parolele și

- eliminarea/păstrarea/actualizarea detaliilor utilizatorilor.

3.8.1. Măsurile luate de dumneavoastră trebuie, în mod normal, să includă:

- înregistrarea și realizarea de copii de siguranță ale documentelor inclusiv scanarea, folosirea microfișei și limitarea accesului;*

- un plan de siguranță actualizat care conține descrierea măsurilor instituite pentru protejarea documentelor împotriva accesului neautorizat și împotriva distrugerii sau a o pierderii;

- proceduri de îndosariere și depozitare a documentelor în condiții de siguranță și securitate, inclusiv responsabilitățile pentru gestionarea acestora;

- gestionarea incidentelor care compromit securitatea documentelor.

3.8.2. Măsurile luate de dumneavoastră trebuie să includă:

- testarea sistemului împotriva accesului neautorizat și înregistrarea rezultatelor;

- un plan de continuitate a activității/ de recuperare în caz de dezastru;

- măsuri de remediere documentate luate ca urmare a incidentelor efective.

Secţiunea IV Solvabilitatea financiară

(articolul 5a din CVC, articolul 14j din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.3, anexa 2, punctul 3)

Prin solvabilitate financiară se înțelege o bună situație financiară, suficientă pentru a vă permite să vă îndepliniți obligațiile, având în vedere caracteristicile tipului de activitate comercială, iar această concluzie se bazează pe situația ultimilor trei ani. În cazul în care întreprinderea dumneavoastră este constituită de mai puțin de trei ani, solvabilitatea financiară va fi analizată pe baza înregistrărilor contabile și a informațiilor disponibile (a se vedea întrebarea numărul 4.3). Aceste înregistrări contabile trebuie să se refere numai la solicitantul care depune cererea AEO. Orice informație cunoscută care va afecta solvabilitatea societății dumneavoastră în viitorul apropiat trebuie să fie specificată la întrebarea 4.4.

4.1. Vă rugăm să introduceți detaliile privind procedurile de insolvabilitate, faliment sau lichidare care au fost inițiate împotriva întreprinderii dumneavoastră sau a activelor acesteia în ultimii trei ani.

4.2. Dovezile sau informațiile solicitate pot avea legătură și cu alte datorii contingente sau provizioane, cu poziția activelor circulante nete sau cu poziția activelor nete și cu valoarea imobilizărilor necorporale.

În anumite circumstanțe, poate să fie o practică normală ca o societate să aibă un activ net negativ, de exemplu în cazul în care societatea în cauză este înființată de o societate-mamă în scopul cercetării și dezvoltării, în timp ce pasivele acesteia pot fi finanțate printr-un împrumut din partea societății-mamă sau din partea unei instituții financiare. În aceste circumstanțe, este posibil ca activul net negativ să nu constituie un indicativ al incapacității întreprinderii respective de plată a datoriilor legale, însă autoritatea vamală ar putea solicita prezentarea mai multor probe, precum un angajament al creditorului, o mențiune privind utilizarea unei garanții din partea societății-mamă sau o scrisoare bancară de creditare ori, în cazul în care societatea este singurul proprietar sau, de exemplu, o societate în nume colectiv, o listă a activelor proprii folosite în sprijinul solvabilității societății comerciale.

NB: Pentru a stabili solvabilitatea financiară a societății dumneavoastră, autoritatea vamală vă poate solicita să transmiteți conturile anuale actualizate. Este posibil să fie necesar ca autoritatea vamală să examineze copii ale conturilor anuale sau ale situațiilor financiare complete pentru ultimii trei ani în timpul vizitei pe care o efectuează. De asemenea, autoritatea vamală vă poate solicita să prezentați ultimele conturi de gestiune pentru a stabili o situație financiară cât mai actualizată.

Secţiunea V Cerințe privind securitatea și siguranța

(articolul 5a din CVC, articolul 14k din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.4, anexa 2, punctul 4)

Notă:

Această secțiune abordează criteriul de siguranță și securitate pentru statutul de AEO. Aceasta trebuie să fie completată numai dacă solicitați un certificat AEOS sau AEOF. Autoevaluarea pentru această cerință se va referi la toate spațiile care sunt relevante pentru activitățile legate de domeniul vamal ale solicitantului.

Trebuie să demonstrați un nivel ridicat de conștientizare a măsurilor de securitate și siguranță atât la nivel intern, cât și în activitățile societății cu clienții, furnizorii și prestatorii externi de servicii, luând în considerare rolul dumneavoastră în cadrul lanțului internațional de aprovizionare.

Nu trebuie să confundați acest criteriu cu cerințele privind sănătatea și siguranța (a se vedea Orientările AEO).

În mod normal, procedurile vizate în această secțiune trebuie să aibă un standard și un grad de detaliere suficient pentru (a) a identifica în mod clar persoana responsabilă și adjunctul (adjuncții) acesteia și (b) a permite adjunctului să acționeze în maniera stabilită de persoana responsabilă.

Toate procedurile trebuie să fie documentate și puse la dispoziția autorității vamale în timpul auditului privind criteriile AEO și întotdeauna vor fi verificate la fața locului.

Documentele pe care trebuie să le prezentați, în special conform punctului 5.1.1 (a) și (b), trebuie să reflecte:

● rolul dumneavoastră în lanțul internațional de aprovizionare;

● natura și dimensiunea întreprinderii dumneavoastră; precum și

● riscurile și amenințările cu care se confruntă întreprinderea dumneavoastră.

5.1. Autoevaluarea

5.1.1. (a) Autoritatea vamală se aștepta ca o evaluare documentată a riscurilor și a amenințărilor să fi fost deja realizată fie de dumneavoastră, fie de o companie de securitate, în cazul în care utilizați serviciile unei astfel de companii. Neprezentarea acestei evaluări în timpul vizitei lor poate avea drept rezultat recomandarea automată de respingere a cererii.

Evaluarea riscurilor și a amenințărilor va viza toate spațiile care sunt relevante pentru activitățile legate de domeniul vamal ale societății dumneavoastră. Scopul evaluării este de a identifica riscurile și amenințările care ar putea apărea în acel segment al lanțului internațional de aprovizionare în care vă desfășurați activitatea, precum și de a analiza măsurile existente, menite să reducă riscurile și amenințările. Aceasta trebuie să cuprindă toate riscurile legate de securitate ale rolului dumneavoastră în cadrul lanțului internațional de aprovizionare și trebuie să includă, de exemplu:

● amenințările fizice pentru spații și mărfuri

● riscurile fiscale

● acordurile contractuale privind partenerii de afaceri din cadrul lanțului internațional de aprovizionare.

O astfel de evaluare trebuie să abordeze următoarele aspecte:

● mărfurile care fac obiectul activității dumneavoastră/schimburilor comerciale pe care le efectuați

● managementul specific al încărcăturii aeriene/poștei aeriene dacă este cazul (acces, manipulare, depozitare etc.)

● spațiile și clădirile pentru depozitare, producție etc.

● personalul inclusiv recrutarea, folosirea personalului temporar, lucrările subcontractate

● transportul mărfurilor, încărcarea și descărcarea

● sistemul informatic, evidențele și documentele contabile

● incidente de securitate raportate recent în oricare dintre domeniile amintite mai sus.

De asemenea, trebuie să dovediți frecvența cu care sunt revizuite și actualizate documentele, iar procedurile trebuie să includă modul în care trebuie raportate incidentele și frecvența revizuirilor viitoare. Autoritatea vamală va solicita, de asemenea, dovezi privind modul și momentul în care procedurile dumneavoastră sunt comunicate atât personalului, cât și vizitatorilor.

5.1.1. (b) Neprezentarea unui plan de securitate sau a unei evaluări a riscurilor și amenințărilor în timpul vizitei lor poate avea drept rezultat încetarea anticipată a vizitei sau respingerea cererii.

Trebuie să existe un program de revizuire pentru planul de securitate, care trebuie să includă înregistrări ale modificărilor semnate și datate de persoana responsabilă.

5.1.2. Trebuie să includeți descrierea a cel puțin principalelor cinci riscuri pe care le-ați identificat. Trebuie să evaluați și să includeți aceste riscuri în evaluarea riscurilor și amenințărilor, luând în considerare probabilitatea, consecințele și contramăsurile. Astfel de exemple pot fi:

● contrabandă cu mărfuri ilicite

● contaminarea produselor

● falsificarea mărfurilor pentru export

● accesul neautorizat etc.

5.1.3. Descrieți pe scurt procedura de instituire, punere în aplicare, monitorizare și revizuire a măsurilor de securitate. Va fi necesar să identificați persoana responsabilă și sarcinile acesteia. Trebuie să existe o persoană la nivelul adecvat din cadrul organizației cu responsabilitate generală pentru toate măsurile de securitate și cu autoritatea necesară pentru punerea în aplicare a măsurilor de securitate corespunzătoare atunci când situația o impune. Dacă nu, indicați diferitele departamente implicate și operațiile globale de coordonare și de management.

Dacă se folosesc servicii externe de securitate, persoana responsabilă trebuie să gestioneze contractul și să se asigure că există un contract adecvat privind nivelul de calitate a serviciilor care să îndeplinească cerințele AEO astfel cum reies din întrebările din această secțiune.

Persoana responsabilă trebuie să poată explica și să dispună de proceduri adecvate pentru elaborarea, revizuirea și actualizarea tuturor măsurilor de securitate. Această persoană trebuie să fie în mod normal responsabilă de pregătirea documentelor necesare specificate la întrebarea 5.1.1 (a) și (b).

Procedurile trebuie elaborate în așa fel încât să permită oricărei persoane care substituie persoana responsabilă să accepte responsabilitatea și să ducă la îndeplinire sarcina solicitată.

5.1.4. Deși în multe cazuri, măsurile de securitate sunt probabil specifice amplasamentului în cauză, procedurile aplicabile pentru stabilirea, punerea în aplicare, monitorizarea și revizuirea măsurilor pot fi armonizate pentru toate locațiile. Dacă măsurile nu sunt armonizate, acest lucru poate determina creșterea numărului de vizite la fața locului realizate de autoritatea vamală.

5.1.5. (a) și (b) În întreprinderea dumneavoastră trebuie să existe proceduri documentate pentru a permite și a încuraja personalul și vizitatorii să raporteze incidentele de securitate, de exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea unor angajați care nu au făcut obiectul unui control de securitate. Aceste proceduri documentate trebuie să includă modul în care trebuie să se procedeze, precum și persoana și locul unde se află. De asemenea, procedurile dumneavoastră trebuie să detalieze modul în care aceste incidente trebuie investigate și raportate, precum și persoana care trebuie să facă acest lucru.

Dacă ați răspuns "nu", vă rugăm să indicați modul în care intenționați să abordați acest aspect și să indicați intervalul de timp.

Răspunsul "da" trebuie să fie însoțit de explicația dumneavoastră cu privire la modul în care sunt comunicate personalului instrucțiunile privind siguranța și trebuie să includă detalii despre modul în care vă asigurați că personalul le-a consultat. De asemenea, trebuie să explicați modul în care instrucțiunile privind securitatea sunt aduse la cunoștința vizitatorilor.

A se vedea și întrebarea 5.2.2.

Instrucțiunile privind "securitatea" nu trebuie să fie confundate cu instrucțiunile necesare din motive de sănătate și siguranță și trebuie să fie explicate clar vizitatorilor și personalului.

5.1.6. (a) și (b) Această întrebare se referă la securitatea lanțului internațional de aprovizionare și nu la incidentele legate de sănătate și siguranță.

De exemplu:

● pierderi în depozit

● sigilii rupte

● dispozitive împotriva contrafacerii deteriorate.

Dacă au existat incidente, ne așteptăm ca procedurile dumneavoastră privind siguranța și securitatea să fi fost revizuite și modificate în vederea adoptării unor acțiuni de remediere. De asemenea, vor fi solicitate dovezi privind modul în care aceste modificări au fost comunicate ulterior personalului și vizitatorilor dumneavoastră.

Dacă în urma revizuirii procedurilor privind siguranța și securitatea se efectuează modificări, acestea trebuie să fie înregistrate ca revizuire, consemnându-se data și partea (părțile) revizuită (revizuite).

5.1.7. (a) și (b) Trebuie să vă asigurați că dețineți documentația originală, inclusiv raportul de evaluare, dacă este disponibil, deoarece aceasta vă poate fi solicitată de către autoritatea vamală în timpul vizitei la fața locului. Certificarea pertinentă va fi luată în considerare de autoritatea vamală atunci când pregătește și efectuează auditul.

De exemplu:

● operator abilitat (certificat și raport de evaluare)

● expeditor cunoscut (certificat și raport de evaluare)

● TAPA (certificat și raport de evaluare)

● ISO (certificat și manualul de calitate)

5.1.8. Răspunsul dumneavoastră trebuie să includă de exemplu detalii privind eventualele substanțe chimice periculoase, mărfurile cu valoare mare sau mărfurile supuse accizelor și trebuie să explicați dacă acestea fac obiectul activităților dumneavoastră în mod regulat sau neregulat.

De exemplu:

● ambalaje speciale

● cerințe specifice de depozitare

A se vedea și punctul 5.5.1 (procesele logistice).

5.1.9. (a) și (b) Răspunsul dumneavoastră trebuie să includă denumirea și adresa societății (societăților) și să indice numărul de ani de când aceasta (acestea) este (sunt) angajată (angajate) de dumneavoastră în calitate de companie de securitate și dacă prestează și alte servicii pentru dumneavoastră.

Dacă compania a efectuat o evaluare a amenințărilor, răspunsul dumneavoastră trebuie să confirme de asemenea dacă riscurile identificate au fost incluse în evaluarea riscurilor și a amenințărilor vizată la întrebarea 5.1.1 (a).

Documentele trebuie să indice data (datele) la care a fost efectuată evaluarea, precum și pe cea (cele) la care au fost puse în aplicare eventualele recomandări. Documentul trebuie să fie disponibil în timpul vizitei.

5.1.10. Răspunsul dumneavoastră trebuie să ofere indicații privind diferitele cerințe ale clienților/ale societății de asigurări și mărfurile vizate de cerințe speciale, de exemplu cerințe privind ambalaje speciale sau cerințe specifice privind depozitarea.

Dacă dețineți o gamă largă de produse și cerințe, rezumarea acestora este suficientă. Acestea vor fi examinate mai detaliat în timpul vizitei.

5.2. Accesul în spațiile operatorilor economici

5.2.1. (a) și (b) Trebuie să descrieți pe scurt procesul explicând clar, acolo unde este cazul, dacă sunt implicate procese specifice unui anumit sediu. Pentru o cerere care vizează mai multe sedii, poate fi utilă descrierea sau furnizarea unei imagini generale asupra sediilor. Procedurile dumneavoastră trebuie să indice persoanele care au acces în anumite zone, clădiri și săli și modul în care este controlat accesul, de exemplu, prin intermediul codurilor de acces sau al cardurilor de acces. Restricționările de acces trebuie să țină cont de evaluarea riscurilor și a amenințărilor de la punctul 5.1.1a.

Sistemele dumneavoastră trebuie să aibă capacitatea de a identifica tentativele de acces neautorizat și de a monitoriza astfel de încercări.

Descrieți sistemul utilizat pentru a identifica personalul și a-l deosebi de vizitatori, de exemplu cărți de identitate.

5.2.2. (a) și (b) Răspunsul dumneavoastră trebuie să confirme detaliile făcând referire la evaluarea riscurilor și a amenințărilor vizată la punctul 5.1.1 (a) și (b). Trebuie să furnizați detalii privind cooperarea cu alte organizații de securitate/autorități de aplicare a legii care au cunoștință despre astfel de chestiuni.

De asemenea, vă rugăm să vă referiți la răspunsul dat la întrebarea de la punctul 5.1.5 și la notele explicative cuprinse în acesta.

5.2.3. Autorității vamale trebuie să i se pună la dispoziție un plan al sediului. Chiar dacă planul nu este obligatoriu, orice ilustrație va ajuta la pregătirea auditului și poate reduce timpul necesar vizitei la sediu (sedii).

Planul poate fi sau poate include o imagine a sediului din satelit/de pe internet, dacă este disponibilă.

Imaginile sau planurile prezentate trebuie să cuprindă data la care au fost realizate și astfel, să poată fi identificabile în mod unic pentru a constitui o pistă de audit pentru cererea AEO.

5.2.4. Trebuie să acordați o atenție specială oricăror societăți de la sediul dumneavoastră care sunt simpli locatari și care nu sunt implicate în realizarea unei aprovizionări către sau pentru dumneavoastră. Locatarii pot prezenta probleme deosebite de securitate, iar măsurile care vizează, de exemplu, o intrare separată și un spațiu separat în cadrul amplasamentului dumneavoastră trebuie să fie descrise pe scurt.

De asemenea, vă rugăm să consultați și punctul 5.13.

5.3. Securitatea fizică Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (a) din DACV, trebuie să vă asigurați că imobilele utilizate în cadrul operațiunilor care urmează să fie vizate de certificat sunt construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal și oferă o protecție împotriva intruziunii.

Clădirile trebuie să fie construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal și oferă protecție împotriva intruziunilor. Trebuie să existe măsuri adecvate de control al accesului pentru a preveni accesul neautorizat în spații, zone de producție, zone de expediere, la platformele de încărcare, în zonele cu mărfuri și în birouri. Aceste măsuri vor depinde de dimensiunile societății și de tipul acesteia, de tipul de mărfuri etc.

5.3.1. (a) (b) și (c) Această întrebare vizează locurile unde există limite exterioare vizibile ale spațiilor dumneavoastră, de exemplu garduri și porți. Toate ferestrele externe și interne, porțile și gardurile trebuie securizate cu dispozitive de închidere și încuietori sau măsuri alternative de monitorizare a accesului sau prin măsuri de control, de exemplu sisteme externe/interne de alarmă antifurt sau CCTV (sisteme TV cu circuit închis).

Pentru întrebările (a) și (c) detaliile privind modul în care este verificată respectarea acestor proceduri, frecvența verificărilor asupra clădirilor și gardurilor, modul în care sunt raportate și soluționate incidentele de securitate trebuie să fie cuprinse în documentul solicitat în cadrul răspunsurilor la întrebarea de la punctul 5.1.1. (a) sau (b). Indicați aici trimiterea la alineatul, secțiunea sau pagina corespunzătoare (revizia/data) din respectivul document.

5.3.2. (a) și (b) Trebuie să enumerați toate punctele de acces, de preferință făcând referire la planul sediului; includeți ieșirile de incendiu care dau spre scări de acces; faceți distincție între căile de acces destinate încărcării/descărcării mărfurilor, cele pentru utilități, ghișeele pentru accesul publicului, zonele de odihnă ale șoferilor; specificați locurile în care se află birouri ale agenților de pază/cabine de pază.

Descrierea realizată de dumneavoastră a modului de respectare a acestor proceduri trebuie să includă, acolo unde cazul, tipul de CCTV (de exemplu cameră statică sau cu sistem de rotire panoramică, înclinare și distanță focală variabilă), modalitatea de control al căilor de acces și modul de folosire a imaginilor - proactiv sau reactiv.

În plus față de mijloacele de control al accesului extern, trebuie să descrieți mijloacele de control al accesului intern, inclusiv, dacă este cazul, accesul intern în cadrul spațiilor comune.

Confirmați dacă spațiile funcționează încontinuu (de exemplu munca în schimburi) sau există un program normal de lucru.

5.3.3 Dacă este cazul, includeți și detalii privind generatoarele sau dispozitivele de rezervă existente pentru a asigura iluminatul continuu atunci când alimentarea locală cu energie electrică este întreruptă, precum și modul în care acestea sunt întreținute.

5.3.4 Cum sunt identificate cheile și ce proceduri există pentru prevenirea utilizării abuzive și soluționarea cazurilor de pierdere a acestora.

Trebuie să existe proceduri prin care numai personalul autorizat să aibă acces la cheile clădirilor, ale spațiilor, sălilor, zonelor securizate, fișetelor, ale seifurilor, vehiculelor și echipamentelor încuiate. Procedurile dumneavoastră trebuie de asemenea să includă:

● spațiul special amenajat în care sunt păstrate cheile

● persoana responsabilă de controlul securității cheilor

● înregistrarea momentului în care sunt luate și returnate cheile, precum și a numelui persoanei și a motivului.

● măsurile prevăzute în caz de pierdere sau nereturnare a cheilor.

Furnizați detalii privind procedurile de încuiere și, dacă este cazul, persoanele care dețin cheile principale pentru încuierea spațiilor pe timpul nopții și redeschiderea acestora în următoarea zi lucrătoare.

Furnizați detalii privind alte dispozitive tip "cheie" precum "cheile radiocomandate" (de exemplu, pentru operarea de la distanță a barierei din parcare) utilizate și persoanele cărora le-au fost alocate.

5.3.5. (a) (b) (c) și (d) Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● modul de control/înregistrare a vizitatorilor cu vehicule private care vizitează spațiile dumneavoastră

● modul în care controlați vehiculele personalului în spațiile dumneavoastră

● zonele de parcare amenajate special pentru vizitatori și personal care nu sunt aproape de zonele securizate, de exemplu platformele de încărcare, pentru evitarea posibilității de furt, obstrucție sau amestec

● verificarea respectării cerințelor referitoare la parcare.

a) Explicați dacă vehiculele vizitatorilor sunt separate de cele ale personalului. Trebuie să furnizați detalii privind alte vehicule care au acces temporar la sediu/sedii, de exemplu taxiurile sau un autobuz destinat transportului personalului. ... b) Trebuie să vă asigurați că există proceduri prin care autorizația este revizuită și actualizată în mod regulat pentru a lua în considerare modificările privind vehiculele personalului. Furnizați detalii dacă angajaților li se emit permise de parcare și cu privire la mecanismul de intrare și ieșire din parcare, de exemplu, o barieră accesată prin card. ... c) Descrieți procesele sau procedurile folosite pentru verificarea vehiculelor, de exemplu dacă barierele sunt operate de personal în timpul orelor de vârf pentru a controla respectarea distanței regulamentare dintre vehicule și pentru a asigura un control adecvat al tuturor vehiculelor. ... d) Descrieți reglementările scrise care vizează parcarea și modul în care acestea sunt comunicate personalului. Confirmați dacă aceste reglementări au fost incluse în evaluarea de securitate. ...

5.4. Unități de încărcare

Pentru a respecta criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (c) din DACV, trebuie instituite măsuri privind manipularea mărfurilor care să includă protecția împotriva introducerii, substituirii sau pierderii oricăror materiale și alterarea unor unități de încărcare.

Unitățile de încărcare includ containere, cisterne, furgonete, camioane, vehicule, conducte și altele în care sunt transportate mărfurile dumneavoastră. Trebuie să existe proceduri pentru examinarea integrității unității de încărcare înainte de încărcare. Detaliile privind proprietarii/furnizorii unităților de încărcare trebuie să fie puse la dispoziție în timpul vizitei.

5.4.1 Integritatea unităților de încărcare trebuie asigurată, de exemplu prin plasarea acestora sub monitorizare permanentă sau prin păstrarea lor într-o zonă sigură, încuiată ori prin inspecție înainte de utilizare. Numai persoanele identificate și autorizate în mod corespunzător trebuie să aibă acces la unitățile de încărcare. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● modul în care este controlat accesul la zona în care sunt ținute unitățile de încărcare (de exemplu, personal, șoferi de camion externi etc.)

● asigurarea accesului exclusiv pentru persoanele autorizate

● modul în care se realizează monitorizarea permanentă a unităților, de exemplu personalul responsabil și adjuncții numiți.

5.4.2 Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● numele persoanei responsabile căreia îi sunt raportate incidentele

● modul în care incidentele sunt raportate și înregistrate

● măsurile care trebuie luate, inclusiv raportarea către autoritățile de aplicare a legii/conducerea de la nivel înalt

● revizuirea și modificarea procedurilor existente

● înștiințarea personalului cu privire la modificări.

Autoritatea vamală va solicita dovezi ale acestor verificări în timpul vizitei.

5.4.3. (a) și (b) Descrieți tipurile de sigilii folosite și standardele îndeplinite de sigiliile utilizate. Indicați denumirea producătorului, procedura de emitere a sigiliilor și de înregistrare a emiterii, folosirii și îndepărtării acestora.

Documentați procedurile privind tratarea cazurilor de sigilii rupte sau alterate.

5.4.4. În funcție de tipul unității de încărcare folosite, se recomandă un proces de verificare în șapte puncte (pentru a include și unitatea de tractare):

● peretele din față

● partea stângă

● partea dreaptă

● podeaua

● plafonul/acoperișul ușile interioare/exterioare

● exteriorul/șasiul.

5.4.5. (a) (b) și (c) Operațiunile de întreținere trebuie efectuate periodic, nu numai în cazul unor avarii sau în cazul unor incidente. În cazul în care operațiunile de întreținere au loc în exterior sau nu au loc sub supravegherea personalului societății dumneavoastră, integritatea unităților de încărcare trebuie verificată la revenirea în spațiile societății dumneavoastră.

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● cerințele adresate personalului dumneavoastră de a verifica integritatea unităților la returnare

● verificările care trebuie realizate, precizând când și de către cine

● modul în care procedurile sunt comunicate personalului

● controalele de gestiune și frecvența acestora pentru a asigura reexaminarea unităților.

Explicați dacă verificați periodic toate unitățile de încărcare atât înainte de acceptarea oricărei încărcături intrate, cât și înainte de încărcarea mărfurilor pentru expediere și dacă ați inclus proceduri în documentele menționate la punctul 5.1.1 (a) și (b).

5.5. Procese logistice

5.5.1. (a) (b) (c) și (d) Acest proces vizează deplasarea mărfurilor importate și/sau exportate între spațiile care vă aparțin și frontieră, pe teritoriul UE și în cadrul diverselor spații ale întreprinderii.

Trebuie să enumerați toate modurile de transport utilizate dinspre sau către spațiile dumneavoastră și care pătrund în lanțul internațional de aprovizionare. Indicați modul de transport utilizat.

Dacă utilizați furnizori de servicii externi, vă rugăm, de asemenea, să vă referiți și la punctul 5.13 (servicii externalizate).

5.6. Cerințe nefiscale

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (d) din DACV, dacă este cazul, trebuie să fie instituite proceduri pentru gestionarea licențelor de import și/sau de export legate de anumite interdicții și restricții și pentru a face distincția între tipurile de mărfuri.

5.6.1. (a) și (b) Această secțiune completează punctul 3.5.3 și vizează cerințele nefiscale.

Documentați procesul și procedurile de identificare a persoanei a cărei responsabilitate este de se asigura că sunt disponibile licențe, iar în cazul în care acestea lipsesc, că se iau măsurile necesare.

Descrieți măsurile de securitate suplimentare pe care este posibil să trebuiască să le instituiți pentru mărfurile cu dublă utilizare.

5.7. Mărfuri intrate

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (b) din DACV, trebuie să se instituie măsuri de control al accesului adecvate pentru a împiedica accesul neautorizat în zonele de expediere, pe cheiurile de încărcare și în zonele de încărcare.

5.7.1. (a) și (b) Aceste proceduri trebuie să înceapă din momentul trimiterii unei comenzi și să se termine cu livrarea pentru lanțul internațional de aprovizionare.

Procedurile documentate trebuie să indice fluxul mărfurilor și documentele conexe și să includă alte părți implicate precum furnizori, ambalatori, transportatori etc.

5.7.2 În cazul în care există acorduri privind măsurile de securitate încheiate cu furnizorii interni și/sau din Uniunea Europeană și din afara acesteia, personalul trebuie să cunoască aceste acorduri și trebuie instituite proceduri de verificare a angajamentului față de aceste acorduri. Trebuie să descrieți procedura prin care angajații sunt informați cu privire la securitate, la frecvența repetării instruirilor și trebuie să puneți la dispoziție dovezile solicitate pentru a demonstra toate acestea funcționarului auditor și pentru revizuirile statutului de AEO.

Procedurile dumneavoastră trebuie de asemenea să includă:

● numirea personalului responsabil de primirea șoferului și a mărfurilor la sosire

● menținerea unui program de sosiri prevăzute

● gestionarea sosirilor neprevăzute

● înregistrarea documentelor de transport și a documentelor vamale care însoțesc mărfurile

● verificarea mărfurilor în raport cu documentele de transport și cu documentele vamale însoțitoare

● verificarea integrității sigiliilor

● înregistrarea finalizării și a rezultatelor verificărilor

● informarea autorității vamale cu privire la sosirea mărfurilor, pentru a-i permite să efectueze controalele necesare

● cântărirea/numărarea și bifarea mărfurilor pe lista de ridicare/comanda de achiziții

● testarea calității

● marcarea corespunzătoare a mărfurilor înainte de intrarea în stoc pentru a permite identificarea

● identificarea și raportarea discrepanțelor sau a rezultatelor negative ale controlului calității

● informarea departamentului de achiziții și a administrației cu privire la primirea mărfurilor.

De exemplu, dacă efectuați tranzacții cu mărfuri cu valoare/ risc mare pot exista acorduri în care să se prevadă că mărfurile:

● trebuie să sosească în aceeași stare în care au plecat de la furnizor

● trebuie să poarte în permanență sigiliu

● trebuie să nu fi încălcat nicio cerință de securitate sau siguranță. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● comunicarea acestor acorduri personalului responsabil de primirea mărfurilor intrate astfel încât personalul să știe ce trebuie să facă, în special dacă se descoperă o neregulă

● revizuirea și actualizarea acestor proceduri în mod regulat

● controale de supraveghere sau de gestiune pentru a asigura că personalul respectă aceste cerințe.

5.7.3. (a) și (b) La sosirea unităților de încărcare sigilate, trebuie să existe măsuri prin care să se asigure gestionarea corectă a sigiliilor. Acestea ar putea include o inspecție vizuală pentru a asigura că a) sigiliul este într-adevăr intact și b) nu există dovezi de alterare a acestuia. Dacă inspecția vizuală este satisfăcătoare, persoana autorizată poate proceda la testarea fizică a sigiliului aplicând presiunea corespunzătoare pentru a se asigura că acesta este încă intact.

5.7.3. (c) În cazul în care societatea dumneavoastră lucrează cu tipuri specifice de mărfuri care necesită măsuri specifice de securitate (de exemplu, încărcătură aeriană/poștă aeriană), procedurile dumneavoastră trebuie să includă modul în care acestea se aplică/se verifică aplicarea lor. De exemplu, în cazul în care sunteți operator abilitat, dacă și cum verificați declarația transportatorului rutier sau identitatea transportatorului rutier pentru transportul unei încărcături aeriene/poștei aeriene de la un expeditor cunoscut.

5.7.4. Nu este necesară nicio notă.

5.7.5. În funcție de natura mărfurilor pe care le tranzacționați, este posibil ca numărarea, cântărirea sau cuantificarea acestora să nu fie întotdeauna adecvate. Trebuie descrisă o metodă alternativă pentru contabilizarea mărfurilor intrate și pentru dovedirea respectării acesteia.

5.7.6. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● modul în care mărfurile primite sunt în înregistrate în evidența operativă, documentele în baza cărora se efectuează acest lucru, momentul în care are loc înregistrarea și persoana care o realizează

● verificarea mărfurilor în raport cu listele de încărcare și cu comenzile de achiziții

● înregistrarea mărfurilor în evidența operativă cât mai curând posibil după sosire.

5.7.7. (a) și (b) Trebuie să existe o separare a funcțiilor între comandarea mărfurilor (achiziții), primirea acestora (depozitare), intrarea mărfurilor în sistem (gestionare) și plata facturilor corespunzătoare. Această separare va depinde de dimensiunea și complexitatea întreprinderii.

5.8. Depozitarea mărfurilor

Această subsecțiune vizează numai depozitarea mărfurilor care fac parte dintr-un lanț internațional de aprovizionare. 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 și 5.8.5

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● o zonă special amenajată pentru depozitarea mărfurilor care să asigure atât condiții de siguranță, cât și de securitate și care să fie cunoscută în mod clar de personalul de control

● zona de depozitare accesibilă exclusiv personalului autorizat

● inventarierea regulată a stocurilor

● controlarea mărfurilor intrate, a transferurilor către alte spații, a eliminării definitive sau temporare

● măsurile care trebuie luate dacă sunt identificate nereguli, discrepanțe, pierderi sau furturi

● manipularea și prelucrarea mărfurilor și reincluderea acestora în stocuri

● separarea diferitelor tipuri de mărfuri, acolo unde este cazul, de exemplu: unionale, neunionale, cu valoare mare, periculoase, încărcătură aeriană/poștă aeriană

● ținerea și actualizarea evidenței operative prin introducerea promptă a locului unde se află mărfurile

● abordarea tuturor aspectelor care țin de securitatea fizică a spațiului de depozitare. Standardele de securitate vor depinde de tipul de mărfuri, de dimensiunea și complexitatea întreprinderii care poate varia de la o cameră într-o clădire de birouri până la o societate complexă cu sedii multiple care își desfășoară activitatea în mai multe state membre.

5.8.6. În cazul subcontractării, vă rugăm indicați societatea (societățile) care sunt însărcinate cu depozitarea.

5.9. Producția de mărfuri

Această subsecțiune vizează exclusiv producția de mărfuri care fac parte dintr-un lanț internațional de aprovizionare.

Completați întrebările 5.9.1 - 5.9.4 numai dacă se aplică pentru societatea dumneavoastră. Producția în acest context poate include o gamă de activități începând de la fabricarea din materiile prime și terminând cu asamblarea folosind piese cumpărate.

5.9.1. (a) și (b) Precizați în descrierea dumneavoastră dacă personalul care lucrează în cadrul zonei de producție este angajat permanent al societății sau este personal temporar. Descrieți amplasamentul zonei de producție în cadrul sediului dumneavoastră și, dacă este posibil, indicați amplasarea acesteia pe o copie a planului de amplasament. De asemenea, vă rugăm să consultați și notele aferente punctului 5.2.3.

5.9.2. Justificați răspunsul dumneavoastră făcând referire, dacă este cazul, la evaluarea riscurilor și amenințărilor descrisă la întrebarea 5.1.1 (a) și (b). Verificarea conformității trebuie să fie susținută prin dovezi corespunzătoare semnate și datate.

5.9.3. Includeți referirile la suporturile tehnologice pentru integritatea ambalajelor (de exemplu greutatea verificată sau supraveghere prin TV cu circuit închis etc.). De asemenea, descrieți procesul de securizare atât a ambalajelor individuale, cât și a modului în care ambalajele sunt consolidate, de exemplu, paletizarea. Furnizați detalii privind măsura în care destinatarul (adresa/țara) este cunoscut și modul în care este controlată cunoașterea acestor date .

5.9.4. Descrierea dumneavoastră trebuie să menționeze contractele și/sau acordurile privind nivelul de calitate a serviciilor încheiate cu terți. Autoritatea vamală va dori să vadă aceste contracte.

Întrebarea vizează și situațiile în care ambalajele pot fi consolidate.

5.10. Încărcarea mărfurilor

5.10.1. (a) și (b) și 5.10.2. (a) (b) și (c) Trebuie să fie numiți membri ai personalului care să supravegheze încărcarea mărfurilor pentru a preveni încărcarea nesupravegheată a acestora sau omiterea unora dintre acestea.

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● numirea personalului responsabil de primirea șoferului și de încărcarea mărfurilor

● personalul desemnat este prezent permanent

● procedura în cazul în care personalul desemnat nu este disponibil, de exemplu, numirea unor persoane înlocuitoare

● încărcarea are loc numai în prezența personalului autorizat

● cântărirea, numărarea, bifarea și marcarea mărfurilor

● gestionarea discrepanțelor/neregulilor

● aplicarea sigiliilor și înregistrarea în documente /registre, asigurându-se că sigiliile au fost folosite pentru mărfurile corespunzătoare, că acestea îndeplinesc standardele stabilite și au fost aplicate în conformitate cu cerințele legale

● înregistrarea documentelor de transport și vamale care însoțesc marfa în evidențele dumneavoastră

● compararea mărfurilor cu documentele de transport și cu documentele vamale însoțitoare

● înregistrarea finalizării și a rezultatelor verificărilor

● informarea autorităților vamale cu privire la plecarea mărfurilor, pentru a le permite să efectueze controalele necesare

● informarea departamentului de vânzări/administrației cu privire la plecarea mărfurilor

● în ce mod (pe baza căror documente), când și de către cine sunt mărfurile încărcate înregistrate în evidența operativă

● verificarea mărfurilor cu listele de încărcare și cu comenzile de vânzări

● înregistrarea ieșirii mărfurilor din stoc, cât mai curând posibil după ieșirea acestora

● confirmarea de către clienții dumneavoastră a primirii mărfurilor și a eventualelor nereguli

● dovada de export, dacă este cazul.

5.10.3. Acest punct se va aplica numai dacă ați convenit împreună cu clienții asupra unor cerințe specifice, de exemplu toate mărfurile trebuie să fie sigilate, ambalate și etichetate într-un anumit mod pentru cerințele privind razele X. În caz afirmativ, personalul trebuie informat cu privire la aceste acorduri, iar procedurile dumneavoastră trebuie să includă controale de gestiune/de supraveghere pentru a vă asigura că personalul respectă cerințele respective. Aceste proceduri trebuie să fie revizuite și actualizate în mod regulat.

A se vedea și răspunsul de la punctul 5.1.10.

5.10.7. Dovezile care vin în sprijinul răspunsului de la această secțiune trebuie să fie prezentate împreună cu referirile la partea corespunzătoare din cadrul evaluării riscurilor și a amenințărilor de la întrebarea 5.1.1. (a) și (b).

Neregulile pot include returnările din partea clienților, șoferii neautorizați, dispozitivele împotriva alterării rupte etc.

5.11. Cerințe de securitate pentru partenerii de afaceri

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (e) din DACV, trebuie să dispuneți de măsuri care să permită identificarea exactă a partenerilor de afaceri, astfel încât să fie securizat lanțul internațional de aprovizionare.

Partenerii de afaceri pot fi furnizori (de mărfuri sau servicii) sau clienți.

5.11.1. (a) și (b) Răspunderea dumneavoastră se referă doar la segmentul din lanțul internațional de aprovizionare în care vă desfășurați activitatea și la mărfurile care se află sub controlul dumneavoastră. Securitatea lanțului internațional de aprovizionare poate fi asigurată numai prin încheierea unor acorduri contractuale între partenerii de afaceri.

Cerințele pentru furnizorii dumneavoastră pot include, de exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, ambalate, etichetate într-un anumit mod, să facă obiectul verificărilor cu raze X etc., și să respecte anumite standarde internaționale stabilite. Atunci când există astfel de cerințe, procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● dacă este posibil, vizite regulate la spațiile societății furnizorului pentru a verifica dacă cerințele sunt respectate

● comunicarea acestor acorduri personalului dumneavoastră pentru verificarea conformității la sosirea mărfurilor

● dispoziții pentru ca personalul să poate raporta nereguli/incidente

● controale de gestiune/de supraveghere pentru a asigura că personalul respectă aceste cerințe

● măsuri de remediere luate ca urmare a încălcărilor identificate ale acestor acorduri

● revizuirea și actualizarea procedurilor în mod regulat.

Autoritatea vamală se așteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneți în sprijinul răspunsului dumneavoastră. Aceste documente includ evidențele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

5.11.2. Răspunsul dumneavoastră trebuie să poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se așteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneți în sprijinul răspunsului dumneavoastră. Aceste documente includ evidențele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

5.11.3. Răspunsul dumneavoastră trebuie să poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se așteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneți în sprijinul răspunsului dumneavoastră. Aceste documente includ evidențele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

Autoritatea vamală se așteaptă ca orice astfel de încălcări să se reflecte în documentele menționate la punctul 5.1.1 (a) și (b) împreună cu revizia corespunzătoare și cu contramăsurile suplimentare.

5.12. Securitatea personalului

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) literele (f) și (g) din DACV, trebuie ca dumneavoastră:

a) să fi efectuat, în măsura în care legislația permite acest lucru, o anchetă de securitate privind eventualii viitori salariați, care ocupă posturi sensibile din punctul de vedere al securității și să efectuați controale periodice ale antecedentelor acestora; ... b) să asigurați participarea activă a personalului respectiv la programe de sensibilizare cu privire la chestiunile de securitate. ...

5.12.1. (a) (b) (c) Politica de ocupare a forței de muncă din cadrul societății dumneavoastră trebuie să ia în considerare cerințele de securitate pe baza evaluării riscurilor efectuate de dumneavoastră.

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● realizarea de verificări ale antecedentelor angajaților noi și existenți care vor lucra sau vor ocupa posturi sensibile din punctul de vedere al securității

● solicitarea și obținerea de recomandări în momentul recrutării

● identificarea posturilor critice din punctul de vedere al securității și realizarea verificărilor necesare pentru a include atât condamnările executate, cât și pe cele neexecutate

● cerința ca angajații să își informeze superiorul ierarhic dacă au făcut obiectul unei proceduri de eliberare pe cauțiune, dacă sunt parte în proceduri judecătorești aflate în desfășurare și cu privire la eventuale condamnări

● eliminarea accesului la sistemul informatic, returnarea cardului de acces atunci când un membru al personalului demisionează sau este concediat

● divulgarea de către personal a oricăror alte locuri de muncă.

Verificarea conformității trebuie să fie dovedită în mod corespunzător prin înscrierea inițialelor și a datei pe o înregistrare corespunzătoare a verificărilor realizate.

5.12.2. (a) și (b) În documentele vizate la punctul 5.1.1. (a) și (b) trebuie să fie incluse și proceduri. Acestea trebuie să vizeze modul în care potențialii noi angajați sunt verificați înainte de recrutare; procesul de inițiere și de formare trebuie să includă instrucțiunile privind securitatea întreprinderii. Întregul personal nou trebuie să declare sub semnătură înțelegerea acestor aspecte. De asemenea, procedurile trebuie să vizeze măsurile care sunt luate în cazul în care angajații existenți sunt transferați în zone sensibile din punctul de vedere al securității.

5.12.3. (a) (b) (c) și (d) Întregul personal trebuie să beneficieze de instruire adecvată privind cerințele de securitate și siguranță, precum protocoalele de securitate, detectarea intruziunilor/alterărilor și raportarea incidentelor și a riscurilor asociate lanțurilor internaționale de aprovizionare. O unitate sau un grup de persoane (intern sau extern) trebuie să fie responsabil de asigurarea instruirilor pentru angajați. Instruirea trebuie să fie actualizată dacă intervin modificări și trebuie ținută o evidență a tuturor activităților de instruire.

În cazul oricărui furnizor extern, trebuie să se obțină un contract privind nivelul de calitate a serviciilor. Vă rugăm să consultați și punctul 5.13.1.

5.12.4. (a) și (b) Întreprinderea trebuie să instituie cerințe de securitate în ceea ce privește utilizarea personalului temporar. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● contracte cu agențiile de recrutare care să detalieze nivelurile de verificări de securitate ce trebuie realizate asupra personalului înainte și după numire

● folosirea exclusivă a agențiilor cunoscute care îndeplinesc cerințele

● standarde similare de securitate atât pentru personalul temporar, cât și pentru cel permanent (a se vedea nota 5.12.1).

Trebuie să puneți la dispoziție toate aceste contracte în timpul vizitei.

Autoritatea vamală se așteaptă ca întregul personal temporar să fi fost verificat la aceleași standarde ca și personalul permanent. Întrucât este o practică comună ca acest tip de personal să fie furnizat de o agenție externă de recrutare de personal temporar, aceste agenții trebuie să facă obiectul unor acorduri privind nivelul serviciilor (a se vedea și punctul 5.13) și trebuie să existe proceduri pentru a se asigura că standardele prevăzute în aceste acorduri sunt menținute de societate și dovedite prin înregistrările dumneavoastră.

5.13. Servicii externalizate

În cazul în care anumite servicii sunt externalizate, de exemplu servicii de transport, agenți de securitate, servicii de curățenie sau întreținere, cerințele în materie de securitate trebuie incluse în acordurile contractuale încheiate cu contractorii externi.

5.13.1. (a) (b) și (c) Pentru întrebările (a) și (b) trebuie să aveți pregătite pentru vizita autorității vamale toate contractele și acordurile privind nivelul serviciilor, care vizează verificările identității angajaților, precum și alte aspecte legate de toate aceste servicii externalizate. Vă rugăm să furnizați în timpul vizitei o listă a tuturor societăților și să indicați serviciile pe care le prestează

Pentru întrebarea (c) descrieți modul în care monitorizați contractul, gestionați neregulile și revizuiți procedurile. În sprijinul răspunsului dumneavoastră faceți referire, după caz, la evaluarea riscurilor și a amenințărilor descrisă la întrebarea 5.1.1 (a) și (b). Verificarea conformității trebuie să fie sprijinită prin dovezi adecvate care să fie semnate și datate.

*Font 7*

┌──────┬──────────────────────────────────────────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬───────────┬──────────┬─────────────┬──────────┐

│ │ │Producător│Exportator│Agent de │Deținăt. de│Comisionar│Transportator│Importator│

│ │ │ │ │expediție│antrepozit │ în vamă │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 0│Informații generale │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 0.1│Orientări pentru operatorii economici autorizați │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 0.2│Includerea departamentelor societății │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1│Informații referitoare la societatea comercială │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1│Informații generale privind societatea (de la │ │ │ │ │ │ │ │

│ │1.1.1. la 1.1.11. a se completa numai dacă nu au │ │ │ │ │ │ │ │

│ │fost deja furnizate în rubricile cu informații │ │ │ │ │ │ │ │

│ │obligatorii din cererea de acordare a statutului │ │ │ │ │ │ │ │

│ │de AEO) │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.1│Denumirea, adresa, data înființării și forma │ │ │ │ │ │ │ │

│ │juridică de organizare a societății solicitante │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.2│Informații complete cu privire la acționarii │ │ │ │ │ │ │ │

│ │principali, membrii Consiliului de administrație │ │ │ │ │ │ │ │

│ │și/sau directori │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.3│Numele persoanei responsabile de chestiunile │ │ │ │ │ │ │ │

│ │vamale în cadrul administrației solicitantului │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.4│Activitatea comercială și poziția în lanțul │ │ │ │ │ │ │ │

│ │internațional de aprovizionare │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.5│Specificarea amplasamentelor │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.6│Întreprinderi asociate │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.7│Descrierea structurii organizaționale interne a │ │ │ │ │ │ │ │

│ │societății și a sarcinilor/responsabilităților │ │ │ │ │ │ │ │

│ │fiecărui departament │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.8│Numele directorilor generali │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.1.9│Numărul de angajați │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│1.1.10│Numele și funcția persoanelor din cadrul │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

│ │societății dumneavoastră care au competențe │ │ │ │ │ │ │ │

│ │specifice în domeniul vamal │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│1.1.11│Consimțământul în vederea schimbului de date în │ │ │ │ │ │ │ │

│ │conformitate cu articolul 14x alineatul (4) din │ │ │ │ │ │ │ │

│ │DACV │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│1.1.12│Consimțământul în vederea schimbului de date │ │ │ │ │ │ │ │

│ │pentru recunoașterea reciprocă │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│1.1.13│Transcriere │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.2│Volumul de afaceri │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.2.1│Cifra de afaceri anuală - profit sau pierdere │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.2.2│Spații de depozitare │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.2.3│Numărul și valoarea declarațiilor vamale │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.2.4│Nivelul taxei │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.2.5│Schimbări structurale prevăzute în societatea │ │ │ │ │ │ │ │

│ │dumneavoastră │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.3│Statistici privind chestiunile vamale (anexa 2, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │punctul 2.6) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.3.1│Reprezentarea în domeniul vamal │ │CSF │ │ │CSF │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.3.2│Clasificarea tarifară a mărfurilor │CSF*) │CSF │ │ │CSF │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.3.3│Stabilirea valorii în vamă │CSF*) │CSF*) │ │ │CSF │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.3.4│Originea mărfurilor │CSF*) │CSF │ │ │CSF │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1.3.5│Taxe antidumping sau taxe compensatorii │CSF*) │ │ │ │CSF │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 2│Antecedentele în ceea ce privește respectarea │ │ │ │ │ │ │ │

│ │cerințelor vamale (Orientările AEO, partea 2, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │punctul 2.1; anexa 2, punctul 1) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 2.1│Încălcări depistate ale legislației vamale │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 2.2│Refuzul/retragerea autorizațiilor și a cererilor │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3│Sistemul contabil și logistic al solicitantului │ │ │ │ │ │ │ │

│ │(Orientările AEO, partea 2, punctul 2.2; anexa 2, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │punctul 2) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.1│Pista de audit (anexa 2, punctul 2.2) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.1.1│Caracteristicile esențiale ale pistei de audit │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.2│Sistemul contabil (anexa 2, punctul 2.1) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.2.1│Echipamentul informatic │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.2.2│Diferențierea între mărfurile unionale și cele │ │ │ │ │ │ │ │

│ │neunionale │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.2.3│Localizarea activităților informatice │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.3│Sistemul de control intern (anexa 2, punctul 2.4) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.3.1│Proceduri interne de control │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.3.2│Auditul procedurilor interne de control │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.3.3│Verificarea fișierelor electronice │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.4│Fluxul mărfurilor (anexa 2, punctul 2.5) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.4.1│Procesul de înregistrare │CSF │CSF │ │CSF │ │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.4.2│Verificarea nivelului stocurilor │CSF │CSF │ │CSF │ │ │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.5│Practicile vamale (anexa 2, punctul 2.6) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.5.1│Verificarea declarațiilor vamale │CSF*) │CSF*) │CSF*) │CSF*) │CSF*) │CSF │CSF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.5.2│Notificarea neregulilor │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.5.3│Licențe economice de schimburi comerciale │CSF*) │CSF*) │CSF*) │CSF*) │CSF*) │CSF │CSF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.6│Proceduri privind realizarea unor copii de │ │ │ │ │ │ │ │

│ │siguranță, recuperarea datelor și soluții de │ │ │ │ │ │ │ │

│ │rezervă, opțiuni arhivare (anexa 2, punctual 2.7) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.6.1│Copii de siguranță și arhivarea datelor │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.6.2│Durata de arhivare │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.6.3│Planul de urgență │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.7│Protejarea sistemelor informatice (anexa 2, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │punctul 2.8) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.7.1│Protecția împotriva oricărei intruziuni │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.7.2│Administrarea drepturilor de acces │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.7.3│Serverul principal │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.8│Securitatea documentației (anexa 2, punctul 2.9) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.8.1│Protejarea documentelor împotriva accesului │ │ │ │ │ │ │ │

│ │neautorizat │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.8.2│Cazuri de acces neautorizat │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.8.3│Accesul pentru diferite categorii de angajați │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 3.8.4│Cerințe de securitate și siguranță pentru părți │ │ │ │ │ │ │ │

│ │terțe │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 4│Solvabilitatea financiară (Orientările AEO, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │partea 2, punctul 2.3; anexa 2, punctual 3) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 4.1│Proceduri de insolvență │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 4.2│Capacitate financiară │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 4.3│Societăți nou-înființate │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 4.4│Solvabilitatea financiară în viitorul apropiat │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │CSF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5│Cerințe de securitate și siguranță (Orientările │ │ │ │ │ │ │ │

│ │AEO, partea 2, punctul 2.4; anexa 2, punctul 4) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1│Autoevaluare (anexa 2, punctul 4.1) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.1│Evaluarea riscurilor și a amenințărilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.2│Riscuri de securitate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.3│Punerea în aplicare a măsurilor de securitate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.4│Armonizarea măsurilor de securitate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.5│Instrucțiuni de securitate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.6│Incidente de securitate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.7│Certificare în scopul asigurării securității de │ │ │ │ │ │ │ │

│ │către o altă autoritate sau un alt organism public│SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.8│Cerințe speciale de securitate și siguranță pentru│ │ │ │ │ │ │ │

│ │mărfuri │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.1.9│Evaluarea amenințărilor efectuată de părți terțe │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.1.10│Cerințe privind siguranța și securitatea impuse de│ │ │ │ │ │ │ │

│ │părți terțe │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.2│Accesul în spațiile operatorului (anexa 2, punctul│ │ │ │ │ │ │ │

│ │4.2) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.2.1│Mijloacele de control al accesului │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.2.2│Proceduri în cazul unei intruziuni │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.2.3│Planurile de acces pe sedii │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.2.4│Societăți situate la sedii │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.3│Securitatea fizică (anexa 2, punctul 4.3) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.3.1│Siguranța limitelor exterioare ale spațiilor │ │ │ │ │ │ │ │

│ │societății dumneavoastră │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.3.2│Posibilități de acces │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.3.3│Iluminarea │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.3.4│Accesul la chei │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.3.5│Staționarea vehiculelor personale │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.4│Unitățile de încărcare (precum containere, cutii │ │ │ │ │ │ │ │

│ │mobile, recipiente pentru transport) (anexa 2, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │punctul 4.4) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.4.1│Norme privind accesul la unitățile de încărcare │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.4.2│Măsuri pentru a garanta integritatea unităților de│ │ │ │ │ │ │ │

│ │încărcare │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.4.3│Utilizarea sigiliilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.4.4│Măsurile utilizate pentru verificarea unităților │ │ │ │ │ │ │ │

│ │de încărcare │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.4.5│Proprietarul/operatorul și întreținerea │ │ │ │ │ │ │ │

│ │unităților de încărcare │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.5│Procese logistice (anexa 2, punctul 4.5) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.5.1│Mijloace de transport │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.6│Cerințe nefiscale (anexa 2, punctul 4.6) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.6.1│Aspecte nefiscale │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7│Mărfuri intrate (anexa 2, punctul 4.7) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.1│Procedură pentru verificarea mărfurilor intrate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.2│Acorduri de securitate cu furnizorii │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.3│Controale ale integrității sigiliilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.4│Marcare uniformă a mărfurilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.5│Cântărirea și numărarea mărfurilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.6│Procedura de primire a mărfurilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.7.7│Proceduri interne de control │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8│Depozitarea mărfurilor (anexa 2, punctul 4.8) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8.1│Spațiile de depozitare a mărfurilor │SF │SF │SF*) │SF │SF │SF │SF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8.2│Alocarea unei poziții de depozitare │SF │SF │SF*) │SF │SF │SF │SF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8.3│Proceduri interne de control │SF │SF │SF*) │SF │SF │SF │SF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8.4│Depozitarea separată a diferite tipuri de mărfuri │SF │SF │SF*) │SF │SF │SF │SF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8.5│Protecția împotriva accesului neautorizat │SF │SF │SF*) │SF │SF │SF │SF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.8.6│Măsuri de control în caz de depozitare │ │ │ │ │ │ │ │

│ │externalizată │SF │SF │SF*) │SF │SF │SF │SF*) │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.9│Producția de mărfuri (anexa 2, punctul 4.9) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.9.1│Desemnarea zonelor de producție │SF │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.9.2│Măsuri de securitate pentru accesul la zona de │ │ │ │ │ │ │ │

│ │producție │SF │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.9.3│Ambalarea produselor │SF │SF*) │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.9.4│Ambalarea de către părți terțe │SF │SF*) │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.10│Încărcarea mărfurilor (anexa 2, punctul 4.10) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.1│Gestionarea încărcării │SF │SF │SF │SF │SF │SF │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.2│Sigilarea mărfurilor la ieșire │SF │SF │SF │SF │SF │SF │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.3│Cerințele de securitate ale clienților │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.4│Supravegherea încărcării mărfurilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.5│Cântărirea și numărarea mărfurilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.6│Procedură pentru încărcarea mărfurilor │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.10.7│Măsuri de control │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.11│Cerințe de securitate pentru partenerii de afaceri│ │ │ │ │ │ │ │

│ │(anexa 2, punctul 4.11) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.11.1│Cerințe de securitate și de siguranță pentru │ │ │ │ │ │ │ │

│ │partenerii de afaceri │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.11.2│Verificarea partenerilor de afaceri │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.11.3│Încălcarea acordurilor de securitate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.12│Securitatea personalului (anexa 2, punctul 4.12) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.12.1│Cerințe de securitate și siguranță în politica de │ │ │ │ │ │ │ │

│ │angajare │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.12.2│Controalele de securitate referitoare la angajați │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.12.3│Formare în domeniul securității și siguranței │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│5.12.4│Cerințele de securitate în cazul angajaților │ │ │ │ │ │ │ │

│ │temporari │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ 5.13│Servicii externalizate (anexa 2, punctul 4.13) │ │ │ │ │ │ │ │

├──────┼──────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┤

│ │Utilizarea de servicii externalizate │SF │SF │SF │SF │SF │SF │SF │

└──────┴──────────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴───────────┴──────────┴─────────────┴──────────┘

Legenda:

CSF: AEOC, AEOS, AEOF

SF: AEOS, AEOF

*: Dacă este cazul

Anexa 3

LISTA DE VERIFICARE

*Font 9*

┌─────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐

│Numele societății controlate: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│CUI: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│Adresă sediu social: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│Adresă punct de lucru: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│Telefon: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│Fax: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│E-mail: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│Persoane desemnate pentru efectuarea controlului: │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│Ordin de control (nr. /dată): │ │

├─────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Organizarea societății │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Tipul societății: │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Situația financiară pe ultimii trei ani: │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Rolul în lanțul logistic internațional: │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Domeniul principal de activitate: │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Date administrative: │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Controale anterioare și rezultate │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Obținerea de informați suplimentare cu privire la societate (ex. domeniul de activitate, │

│certificate/autorizații acordate și informații furnizate de solicitant pentru obținerea │

│acestora, etc.) │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Informații obținute de la ANAF │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Informații obținute de la ............... │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──┬──┬──────────┤

│ Notificarea de audit, vizita preliminară la sediul societății │DA│NU│Observații│

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Notificarea de auditare a fost realizată și transmisă │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Este planificată o primă vizită la sediul societății │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Procesul de auditare │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Informațiile colectate duc la o înțelegere a caracteristicilor juridice,│ │ │ │

│financiare și comerciale ale societății precum și a structurii și a │ │ │ │

│organizării acesteia │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Rolul operatorului economic în lanțul internațional de aprovizionare │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Existența și eficacitatea estimată a sistemului de control intern │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Înregistrările contabile există, și sunt disponibile și în format │ │ │ │

│electronic │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Înregistrările contabile pot fi puse la dispoziția echipei de control │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│În tranzacțiile comerciale sunt implicați și terți │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Există un circuit stabilit al documentelor care asigură o pista │ │ │ │

│vizibilă de audit │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Informațiile furnizate sunt fiabile │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Societatea a mai fost controlată/auditată de alte organe de control/ │ │ │ │

│audit │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Procesele verbale întocmite se află la sediul societății și pot fi puse │ │ │ │

│la dispoziția echipei de control │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──┼──┼──────────┤

│Alte constatări: │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──┴──┴──────────┤

│ │

│ │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Proceduri deținute de către societate │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Prelungirea termenului de auditare │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──┬──┬──────────┤

│Informarea solicitantului cu privire la prelungirea termenului de 120 │DA│NU│Observații│

│zile calendaristice menționat la art. 14o din Regulamentului Comisiei ├──┼──┼──────────┤

│(CEE) nr. 2454/93 cu modificările și completările ulterioare la │ │ │ │

│solicitarea autorității vamale │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──┴──┴──────────┤

│Motivele prelungirii solicitate de către autoritatea vamală: │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──┬──┬──────────┤

│Informarea autorității vamale de către solicitant cu privire la │DA│NU│Observații│

│prelungirea termenului de 120 zile calendaristice menționat la art. 14o ├──┼──┼──────────┤

│din Regulamentului Comisiei (CEE) nr. 2454/93 cu modificările și │ │ │ │

│completările ulterioare │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──┴──┴──────────┤

│Motivele solicitării prelungirii: │

│ │

│ │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Evaluarea riscurilor │

├────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┬──────────┬──────┤

│ Categorii de riscuri │ Risc potențial/ │Gradul de │ Obs. │

│ │Risc identificat*)│conformare│ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Antecedente de conformitate │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Sistemul contabil integrat │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Sistemul informatic │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Pista de audit │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Sistemul de control intern │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Fluxul de mărfuri │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Practicile vamale │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Procedurile pentru realizarea copiilor de rezervă, │ │ │ │

│pentru recuperarea datelor și soluții de rezervă, │ │ │ │

│opțiuni de arhivare │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Securitatea datelor - protejarea sistemelor │ │ │ │

│informatice și securitatea documentelor │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Insolvență/incapacitatea de a respecta angajamentele│ │ │ │

│financiare │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Evaluarea securității de către operatorul economic │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Accesul în incinte │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Securitatea fizică │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Unități de încărcare │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Procese logistice │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Mărfuri intrate │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Depozitarea mărfurilor │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Producția de mărfuri │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Încărcarea mărfurilor │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Cerințe de securitate pentru partenerii de afaceri │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Securitatea privind personalul │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────┤

│Servicii externalizate │ │ │ │

├────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┴──────────┴──────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Altele │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├──────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┤

│Echipa de audit (nume și prenume): │Semnătura: │

│ │ │

│ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────┤

│Avizat (șeful organului de control, nume și prenume): │Semnătura: │

│ │ │

│ │ │

└──────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┘

──────────*) Risc potențial/Risc identificat: Fișa de verificare va conține riscurile potențiale/riscurile identificate ca urmare a analizei de risc preliminare efectuată la nivel central, precum și riscurile potențiale/riscurile identificate de către echipa de control în funcție de locul și rolul solicitantului în lanțul logistic internațional.──────────

Anexa 4

PLANUL DE AUDIT

*Font 9*

┌─────────────────────────┬────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐

│ Indicator │ Categorii de riscuri │ Risc potențial/ │

│ │ │Risc identificat*)│

├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│1. Antecedente în ceea ce│Antecedente de conformitate │ │

│2. privește respectarea │ │ │

│cerințelor vamale │ │ │

├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│3. Sistemul contabil și │Sistemul contabil integrat │ │

│logistic ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Sistemul informatic │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Pista de audit │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Sistemul de control intern │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Fluxul de mărfuri │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Practicile vamale │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Procedurile pentru realizarea copiilor de │ │

│ │rezervă, pentru recuperarea datelor și │ │

│ │soluții de rezervă, opțiuni de arhivare │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Securitatea datelor - protejarea sistemelor │ │

│ │informatice și securitatea documentelor │ │

├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│4. Solvabilitatea │Insolvență/incapacitatea de a respecta │ │

│financiară │angajamentele financiare │ │

├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│5. Cerințe de siguranță │Evaluarea securității de către operatorul │ │

│și securitate │economic │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Accesul în incinte │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Securitatea fizică │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Unități de încărcare │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Procese logistice │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Mărfuri intrate │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Depozitarea mărfurilor │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Producția de mărfuri │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Încărcarea mărfurilor │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Cerințe de securitate pentru partenerii de │ │

│ │afaceri │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Cerințe de securitate privind personalul │ │

│ ├────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤

│ │Servicii externalizate │ │

└─────────────────────────┴────────────────────────────────────────────┴──────────────────┘

──────────*) Planul de audit va conține riscurile identificate în urma analizei de risc preliminare efectuată pe baza chestionarului de autoevaluare și a documentației prezentate, punctele/aspecte relevante de verificat, o matrice de analiză a riscurilor, conducerea și personalul de intervievat, cum și când ar trebui efectuat un anumit control al tranzacțiilor/test de securitate.──────────

Anexa 5

Pericole, riscuri și soluții posibile

Prezentul document oferă o listă a celor mai semnificative riscuri privind procesul de autorizare și monitorizare a AEO, și, în același timp, oferă o listă cu soluțiile posibile pentru ținerea acestor riscuri sub control. Soluțiile posibile propuse pentru un indicator sunt aplicabile mai multor domenii de risc identificate. Lista propusă nu este nici exhaustivă, nici definitivă.

Chestionarul de autoevaluare este completat de operatorii economici la începutul procesului de depunere a cererii și își propune să evalueze situația activității și procedurilor lor și relevanța acestora pentru autorizarea AEO. Scopul prezentului document este de a facilita auditul și pentru a asigura respectarea criteriilor AEO, prin corelarea informațiilor oferite în chestionarul de autoevaluare (SAQ) cu domeniile de risc identificate și soluțiile posibile pentru acoperirea acestora.

1. Antecedentele în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale (secțiunea 2 din SAQ)

Criteriu: Antecedente adecvate în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale (articolul 14h din DACV)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Antecedentele │Comportament neconform în ceea ce privește: │- o politică activă de conformitate a │SAQ - 2.1 │

│privind respectarea│- întocmirea declarațiilor vamale, inclusiv │operatorului; │ │

│cerințelor vamale │clasificarea incorectă, evaluarea, originea,│- sunt preferate instrucțiunile operaționale │ │

│ │- utilizarea regimurilor vamale, │scrise cu privire la responsabilitățile de │ │

│ │- punerea în aplicare a măsurilor privind │efectuare a verificărilor legate de exactitatea, │ │

│ │interdicțiile și restricțiile, politica │caracterul complet și oportun al tranzacțiilor și│ │

│ │comercială, │de informare a autorității vamale cu privire la │ │

│ │- introducerea mărfurilor pe teritoriul │neregulile/erorile produse, inclusiv la │ │

│ │vamal al UE, etc. │suspiciunea de activități ilegale; │ │

│ │Comportamentul neconform din trecut crește │- proceduri de investigare și raportare a │ │

│ │posibilitatea ca viitoarele reguli și │erorilor întâlnite și revizuirea și îmbunătățirea│ │

│ │reglementări să fie ignorate/încălcate. │metodelor; │ │

│ │Insuficientă conștientizare a încălcării │- ar trebui identificată cu claritate persoana │ │

│ │cerințelor vamale. │competentă/responsabilă din interiorul │ │

│ │ │întreprinderii și ar trebui introduse măsuri în │ │

│ │ │caz de concedii sau alt tip de absențe; │ │

│ │ │- punerea în aplicare a măsurilor interne de │ │

│ │ │conformitate; utilizarea resurselor de audit │ │

│ │ │pentru a testa/asigura aplicarea corectă a │ │

│ │ │procedurilor; │ │

│ │ │- instrucțiuni interne și programe de formare │ │

│ │ │pentru a asigura pregătirea personalului în ceea │ │

│ │ │ce privește cerințele vamale. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2. Sistemul contabil și logistic al solicitanților (secțiunea 3 din SAQ)

Criteriu: Un sistem satisfăcător de gestionare a documentelor comerciale și, după caz, a celor de transport, ceea ce permite efectuarea unor controale vamale corespunzătoare (articolul 14i din DACV)

2.1. Sistemul contabil (subsecțiunea 3.2 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Mediul computerizat│Riscul ca un anumit sistem contabil să nu │- separarea clară a sarcinilor între funcții ar │SAQ - 3.2 │

│ │respecte principiile contabile general │trebui examinată în strânsă corelare cu statutul │ISO 9001:2001, │

│ │acceptate aplicate în statele membre. │solicitantului. │secțiunea 6.3 │

│ │Înregistrarea incorectă și/sau incompletă a │De exemplu, o microîntreprindere care desfășoară │ │

│ │tranzacțiilor în cadrul sistemului contabil.│activități de transport rutier cu un număr redus │ │

│ │Lipsa corespondenței dintre stocuri și │de operațiuni zilnice: pentru ambalarea, │ │

│ │evidențele contabile. │manipularea, încărcarea/descărcarea mărfurilor │ │

│ │Lipsa segregării sarcinilor între diferitele│poate fi responsabil șoferul camionului. Recepția│ │

│ │funcții. │mărfurilor, înregistrarea acestora în sistemul │ │

│ │ │administrativ și plata/primirea facturilor ar │ │

│Sistemul contabil │Lipsa accesului fizic sau electronic la │trebui să intre în atribuțiile unei alte/altor │ │

│integrat │documentele vamale și, după caz, la cele de │persoane; │ │

│ │transport; │- punerea în aplicare a unui sistem de avertizare│ │

│ │Încălcarea cerinței privind posibilitatea de│pentru identificarea tranzacțiilor suspecte; │ │

│ │auditare. │- dezvoltarea unei interfețe între controlul │ │

│ │Incapacitatea de a întreprinde un audit din │vamal și software-ul contabil pentru a evita │ │

│ │cauza modului în care este structurat │erorile de tipar; │ │

│ │sistemul contabil al solicitantului. │- punerea în aplicare a unei planificări a │ │

│ │Un sistem de management complex care oferă │resurselor întreprinderii (ERP); │ │

│ │posibilități de acoperire a tranzacțiilor │- elaborarea unor cursuri de formare și │ │

│ │ilegale. │pregătirea instrucțiunilor de utilizare a │ │

│ │ │software-ului. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.2. Pista de audit (subsecțiunea 3.1 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Pista de audit │Absenta unei piste adecvate de audit │- consultarea autorității vamale înaintea │SAQ - 3.1 │

│ │atenuează controlul vamal eficient și │introducerii noilor sisteme contabile vamale │ISO 9001:2001, │

│ │eficace bazat pe audit. │pentru a asigura compatibilitatea acestora cu │secțiunea 6.3 │

│ │Lipsa controlului asupra securității și │cerințele vamale; │ │

│ │accesului în sistem. │- testarea și asigurarea existenței unei piste de│ │

│ │accesului în sistem. │audit în timpul etapei prealabile auditului. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.3. Sistemul logistic care distinge mărfurile unionale de cele neunionale

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Combinația de │Lipsa unui sistem logistic care să distingă │- proceduri de control intern; │ │

│mărfuri unionale și│mărfurile unionale de cele neunionale. │- verificări ale integrității intrărilor în baza │ │

│neunionale │Substituția mărfurilor neunionale. │de date. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.4. Sistemul de control intern (subsecțiunea 3.3 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Procedurile de │Controlul neadecvat al proceselor comerciale│- numirea unei persoane responsabile pentru │SAQ - 3.3 │

│control intern │în cadrul societății solicitante. │calitate, care să se ocupe de procedurile și │ISO 9001:2001, │

│ │ │controalele interne în cadrul societății; │secțiunile 5.5, 6.3, │

│ │Lipsa sau calitatea nesatisfăcătoare a │- informarea fiecărui șef de departament cu │7.4, 7.5, 8.2, 8.5 │

│ │procedurilor de control intern permit │privire la controalele interne efectuate în │ │

│ │apariția unor activități frauduloase, │propriul departament; │ │

│ │neautorizate sau ilegale. │- înregistrarea datelor controalelor interne sau │ │

│ │ │ale auditurilor și corectarea punctelor slabe │ │

│ │Înregistrarea incorectă și/sau incompletă a │identificate, prin acțiuni de remediere; │ │

│ │tranzacțiilor în cadrul sistemului contabil.│- notificarea autorității vamale privind │ │

│ │ │descoperirea fraudelor sau acțiunilor │ │

│ │Informații incorecte și/sau incomplete în │neautorizate sau ilegale; │ │

│ │declarațiile vamale și alte declarații │- furnizarea procedurilor interne relevante de │ │

│ │depuse la autoritatea vamală. │control personalului vizat; │ │

│ │ │- crearea unui document/fișier în care fiecărui │ │

│ │ │tip de marfă să îi corespundă informația vamală │ │

│ │ │detaliată (cod tarifar, ratele taxelor vamale, │ │

│ │ │originea și regimul vamal aferente); │ │

│ │ │- numirea unei (unor) persoane responsabile cu │ │

│ │ │gestionarea și actualizarea reglementărilor │ │

│ │ │vamale aplicabile (inventar al regulamentelor): │ │

│ │ │de exemplu, actualizarea datelor din planificarea│ │

│ │ │resurselor întreprinderii (ERP), verificarea sau │ │

│ │ │întocmirea registrelor contabile, software. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.5. Fluxul de mărfuri (subsecțiunea 3.4 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Generalități │Lipsa controlului asupra circulației │- evidența circulației stocurilor; │SAQ - 3.4, │

│ │stocurilor permite adăugarea de mărfuri │- actualizarea cu regularitate a stocurilor; │ISO 9001:2001, │

│ │periculoase și/sau legate de activități │- măsuri în scopul investigării discrepanțelor │secțiunea 6.3 │

│ │teroriste în stocurile existente, precum și │legate de stocuri; │ │

│ │preluarea unor mărfuri din stoc fără a │- posibilitatea de a distinge prin intermediul │ │

│ │înregistra în mod corespunzător aceste │sistemului informatic dacă mărfurile sunt vămuite│ │

│ │operațiuni │sau se supun încă taxelor vamale și impozitelor. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Fluxul de mărfuri -│Lipsa corespondentei între mărfurile │- înregistrarea mărfurilor intrate; │ │

│intrări │comandate, mărfurile primite și intrările │- corespondența între comenzi și mărfurile │ │

│ │din documentele contabile. │primite; │ │

│ │ │- măsurile necesare pentru returnarea/respingerea│ │

│ │ │mărfurilor, pentru contabilizarea și raportarea │ │

│ │ │transporturilor insuficiente sau excedentare, │ │

│ │ │precum și pentru identificarea și amendarea │ │

│ │ │intrărilor incorecte în evidența stocurilor; │ │

│ │ │- formalizarea procedurilor pentru import; │ │

│ │ │- executarea cu regularitate a inventarelor; │ │

│ │ │- executarea verificării punctuale a │ │

│ │ │regularității intrării/ieșirii mărfurilor; │ │

│ │ │- spații de depozitare sigure pentru combaterea │ │

│ │ │substituirii mărfurilor. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Depozitare │Lipsa controlului asupra circulației │- atribuirea clară a spațiilor de depozitare; │SAQ - 3.4, │

│ │stocurilor │- existența unor proceduri periodice de │ISO 9001:2001, │

│ │ │inventariere a stocurilor; │secțiunea 6.3 │

│ │ │- spații de depozitare sigure pentru combaterea │ │

│ │ │substituirii mărfurilor. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Producție │Lipsa controlului asupra stocurilor folosite│- monitorizarea și gestionarea ratei de producție│SAQ - 3.4, │

│ │în procesul de producție │- controale privind variațiile, deșeurile, │ISO 9001:2001, │

│ │ │produsele derivate și pierderile; │secțiunea 6.3 │

│ │ │- spații de depozitare sigure pentru combaterea │ │

│ │ │substituirii mărfurilor. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Fluxul de mărfuri -│Lipsa corespondenței între înregistrările │- sunt numite persoane care să autorizeze/ │SAQ - 3.4, │

│ieșiri │aferente stocurilor și intrările din │supravegheze procesul de vânzare/ieșire. │ISO 9001:2001, │

│Livrarea din │registrele contabile │- formalizarea procedurilor pentru export; │secțiunea 6.3, 7.1 │

│depozit, expedierea│ │- verificări înaintea ieșirii mărfurilor pentru a│ │

│și transferul │ │compara bonul de ieșire cu mărfurile care urmează│ │

│mărfurilor │ │să fie încărcate; │ │

│ │ │- măsuri pentru a putea face față neregulilor, │ │

│ │ │transporturilor insuficiente și variațiilor; │ │

│ │ │- proceduri standard pentru mărfurile returnate -│ │

│ │ │controlare și înregistrare; │ │

│ │ │- verificarea validării declarațiilor în cazul │ │

│ │ │regimurilor vamale cu impact economic. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.6. Practicile vamale (subsecțiunea 3.5 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Generalități │Utilizare inadmisibilă a practicilor. │- punerea în aplicare a unor proceduri formale în│SAQ - 3.5 │

│ │Declarații vamale incorecte și incomplete și│scopul gestionării/urmăririi fiecărei activități │ISO 9001:2001, │

│ │informarea incorectă asupra altor activități│vamale și formalizarea clienților specifici │secțiunea 6.2.2 │

│ │vamale conexe. │(clasificarea mărfurilor, după origine, valoare │ │

│ │Utilizarea unor date de identificare │etc.). Aceste proceduri urmăresc să asigure │ │

│ │incorecte sau expirate, precum numerele de │continuitatea activității departamentului vamal │ │

│ │fabricație și codurile tarifare: │în cazul absenței personalului responsabil; │ │

│ │- Clasificarea incorectă a mărfurilor; │- utilizarea Informațiilor Tarifare Obligatorii │ │

│ │- Cod tarifar incorect; │(ITO) care stabilesc taxele vamale și taxele de │ │

│ │- Valoarea vamală incorectă. │import, precum și reglementările aplicabile │ │

│ │ │(sanitare, tehnice, măsuri de politică comercială│ │

│ │Lipsa practicilor de informare a │etc.); │ │

│ │autorităților vamale cu privire la │- utilizarea Informațiilor Obligatorii privind │ │

│ │neregulile identificate, conform cerințelor │Originea (IOO) care oferă recomandări │ │

│ │vamale. │administrației privind: │ │

│ │ │ - originea produsului care se dorește a fi │ │

│ │ │ importat sau exportat, mai ales în cazul │ │

│ │ │ în care diferitele etape de producție au │ │

│ │ │ avut loc în țări diferite; │ │

│ │ │ - eventualitatea primirii tratamentului │ │

│ │ │ preferențial în baza unei convenții sau a │ │

│ │ │ unui acord internațional; │ │

│ │ │- instituirea unor proceduri formale în scopul │ │

│ │ │stabilirii și declarării valorii vamale (metoda │ │

│ │ │evaluării, calculul, casetele din declarație care│ │

│ │ │trebuie completate și documentația care trebuie │ │

│ │ │întocmită); │ │

│ │ │- punerea în aplicare a unor proceduri de │ │

│ │ │notificare a autorității vamale despre orice fel │ │

│ │ │de nereguli. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Reprezentarea prin │Lipsa controalelor │- ar trebui să fie puse în aplicare proceduri │ │

│terți │ │pentru verificarea activității terților (de │ │

│ │ │exemplu, cu privire la declarațiile vamale) și │ │

│ │ │identificarea neregulilor sau încălcărilor de │ │

│ │ │către reprezentanți. │ │

│ │ │Recurgerea în totalitate la servicii │ │

│ │ │externalizate nu este suficientă; │ │

│ │ │- verificarea competenței reprezentantului ales; │ │

│ │ │- în cazul în care responsabilitatea completării │ │

│ │ │declarațiilor vamale este extemalizată: │ │

│ │ │- prevederi contractuale specifice pentru │ │

│ │ │controlul datelor vamale; │ │

│ │ │- o procedură specifică de transmitere a datelor │ │

│ │ │necesare declarantului pentru a stabili tariful │ │

│ │ │(de exemplu, specificații tehnice ale mărfurilor,│ │

│ │ │mostre etc.) │ │

│ │ │- în cazul extemalizării gestiunii vamale, │ │

│ │ │extemalizarea poate fi făcută către un declarant │ │

│ │ │care a obținut statutul de exportator licențiat │ │

│ │ │(garanția unei bune cunoașteri a normelor în │ │

│ │ │materie de origine); │ │

│ │ │- implementarea procedurilor formale de control │ │

│ │ │intern în scopul verificării corectitudinii │ │

│ │ │datelor vamale utilizate. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Licențe de import │Utilizare inadmisibilă a mărfurilor - │- controale interne periodice privind validitatea│ │

│și/sau export în │proceduri standard de înregistrare a │și înregistrarea licențelor; │ │

│legătură cu │licențelor; │- separarea sarcinilor între înregistrare și │ │

│măsurile de │ │controale interne; │ │

│politică comercială│ │- standarde pentru declararea neregulilor; │ │

│sau cu comerțul cu │ │- proceduri care să asigure utilizarea mărfurilor│ │

│produse agricole │ │în conformitate cu licența. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.7. Procedurile pentru realizarea copiilor de rezervă, pentru recuperarea datelor și soluții de rezervă, opțiuni de arhivare (subsecțiunea 3.6 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Cerințe privind │Imposibilitatea efectuării unui audit din │- prezentarea unui certificat ISO 27001 dovedește│ISO 9001:2001, │

│păstrarea │cauza pierderilor de informații sau │standarde ridicate în securitatea IT; │secțiunea 6.3 │

│evidențelor/ │arhivării defectuoase. │- proceduri pentru realizarea copiilor de rezervă│ISO 17799:2005 │

│arhivare │Lipsa procedurilor de realizare a copiilor │pentru recuperare și pentru protecția datelor │ISO 27001:2005 │

│ │de rezervă. │împotriva distrugerii sau pierderii; │Norme ISO pentru │

│ │Lipsa unor proceduri satisfăcătoare pentru │- planuri în caz de evenimente neprevăzute pentru│standarde în materie │

│ │arhivarea documentelor și informațiilor │a putea face față întreruperii/defectării │de securitate IT │

│ │solicitantului. │sistemului; │ │

│ │Distrugerea intenționată sau pierderea unor │- proceduri pentru testarea realizării copiilor │ │

│ │informații relevante │de rezervă și a recuperării de date; │ │

│ │ │- salvarea arhivelor vamale și a documentației │ │

│ │ │comerciale în locuri sigure; │ │

│ │ │- existența unei scheme de clasificare; │ │

│ │ │- respectarea termenelor legale de arhivare. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.8. Securitatea datelor - protejarea sistemelor informatice (subsecțiunea 3.7 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Generalități │Acces neautorizat și/sau intruziune în │- politica de securitate IT, procedurile și │SAQ - 3.7 │

│ │sistemele informatice și/sau programele │standardele trebuie instituite și puse la │ISO 17799:2005 │

│ │operatorului economic │dispoziția personalului; │ISO 27001:2005 │

│ │ │- prezentarea unui certificat ISO 27001 dovedește│ │

│ │ │standarde ridicate în legătură cu securitatea IT;│ │

│ │ │- politica de securitate a informației; │ │

│ │ │- ofițerul responsabil cu securitatea informației│ │

│ │ │- evaluarea securității informației sau │ │

│ │ │identificarea problemelor privind riscurile IT; │ │

│ │ │- proceduri de acordare/retragere a drepturilor │ │

│ │ │de acces pentru persoanele autorizate; │ │

│ │ │- utilizarea unui software de criptare acolo unde│ │

│ │ │este cazul; │ │

│ │ │- programe de protecție; │ │

│ │ │- protecție antivirus; │ │

│ │ │- protecția parolei; │ │

│ │ │- testare împotriva accesului neautorizat; │ │

│ │ │- limitarea accesului la camerele de server doar │ │

│ │ │la personalul autorizat; │ │

│ │ │- efectuarea testelor de intruziune la intervale │ │

│ │ │regulate; │ │

│ │ │- instituirea unor proceduri de gestionare a │ │

│ │ │incidentelor. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Generalități │Distrugerea intenționată sau pierderea unor │- un plan de urgență în caz de pierdere a datelor│ISO/PAS 28001:2006, │

│ │informații relevante │- practici de realizare a copiilor de rezervă în │secțiunea A 3.3 │

│ │ │cazul întreruperii/defectării sistemului; │ISO 27001:2005 │

│ │ │- proceduri pentru retragerea drepturilor de │ │

│ │ │acces. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

2.9. Securitatea datelor - securitatea documentelor (subsecțiunea 3.8. din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Generalități │Utilizarea abuzivă a sistemului informatic │- prezentarea unui certificat ISO 27001 dovedește│SAQ - 3.8 │

│ │al operatorului economic cu scopul de a │standarde ridicate în legătură cu securitatea IT;│ISO/PAS 28001:2006, │

│ │periclita lanțul logistic. │- proceduri pentru accesul autorizat la documente│secțiunea A 4.2 │

│ │Distrugerea intenționată sau pierderea unor │- arhivarea și păstrarea documentelor în spații │ISO 17799:2005 │

│ │informații relevante. │securizate; │ISO 27001:2005 │

│ │ │- proceduri pentru gestionarea incidentelor și │ │

│ │ │adoptarea unor măsuri corective; │ │

│ │ │- înregistrarea și realizarea de copii de rezervă│ │

│ │ │ale documentelor, inclusiv scanarea acestora; │ │

│ │ │- un plan de urgență în caz de pierdere a datelor│ │

│ │ │- posibilitatea utilizării unui software de │ │

│ │ │criptare, dacă este cazul; │ │

│ │ │- agenții comerciali ar trebui să cunoască │ │

│ │ │măsurile de securitate în timpul deplasărilor │ │

│ │ │(niciodată nu se consultă documente cu caracter │ │

│ │ │sensibil în timpul transportului); │ │

│ │ │- asigurarea unor niveluri de acces la informații│ │

│ │ │strategice, în funcție de diferitele categorii de│ │

│ │ │personal; │ │

│ │ │- manipularea în condiții de securitate a │ │

│ │ │calculatoarelor care vor fi eliminate; │ │

│ │ │- măsuri în acord cu partenerii comerciali │ │

│ │ │pentru protecția/utilizarea documentației. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Cerințe de │Utilizarea abuzivă a sistemului informatic │- cerințe de protecție a datelor incluse în │ │

│securitate și │al operatorului economic cu scopul de a │contracte; │ │

│siguranță impuse │periclita lanțul logistic. │- proceduri de control și audit privind │ │

│altor persoane │Distrugerea intenționată sau pierderea unor │cerințele contractuale. │ │

│ │informații relevante. │ │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

3. Solvabilitatea financiară (secțiunea 4 din SAQ)

Criteriu: Solvabilitatea financiară dovedită (articolul 14j din DACV)

3.1. Solvabilitatea dovedită

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Insolvență/ │Vulnerabilitate financiară care poate │- examinarea bilanțului și mișcărilor financiare │ │

│incapacitatea de a │conduce la un comportament neconform în │ale solicitantului pentru a analiza abilitatea │ │

│respecta │viitor. │acestuia de a-și achita datoriile legale. În │ │

│angajamentele │ │majoritatea cazurilor, banca solicitantului va │ │

│financiare │ │putea întocmi un raport privind solvabilitatea │ │

│ │ │financiară a solicitantului; │ │

│ │ │- proceduri de monitorizare internă pentru │ │

│ │ │prevenirea amenințărilor de natură fiscală. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4. Cerințe de securitate și siguranță (secțiunea 5 din SAQ)

Criteriu: Standarde corespunzătoare de securitate și siguranță (articolul 14k alineatul(1) din DACV)

4.1. Evaluarea securității efectuată de operatorul economic (autoevaluare)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Autoevaluarea │Conștientizare neadecvată a cerințelor de │- autoevaluarea riscurilor și a amenințărilor │SAQ - 5.1.1 │

│ │siguranță și securitate în cadrul tuturor │este efectuată, revăzută/actualizată periodic și │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │departamentelor relevante ale societății. │documentată; │secțiunea A 4.2 │

│ │ │- identificarea cu precizie a riscurilor privind │Codul ISPS │

│ │ │securitatea și siguranța care pot apărea în │ │

│ │ │cadrul activităților societății; │ │

│ │ │- evaluarea riscurilor privind securitatea și │ │

│ │ │siguranța (% probabilitate sau nivel de risc: │ │

│ │ │scăzut/mediu/ridicat); │ │

│ │ │- asigurarea că toate riscurile relevante pot fi │ │

│ │ │acoperite prin măsuri preventive sau corective. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Organizarea internă│Coordonare neadecvată privind siguranța și │- numirea unei persoane responsabile cu │SAQ - 5.1.3 │

│ │securitatea în cadrul societății │suficientă autoritate în scopul coordonării și │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │solicitantului. │punerii în aplicare a măsurilor de securitate │secțiunea A 3.3 │

│ │ │adecvate în cadrul tuturor departamentelor │ISO 9001:2001, │

│ │ │relevante ale societății; │secțiunea 5.5.1 │

│ │ │- instituirea unor proceduri oficiale în scopul │Codul ISPS │

│ │ │gestionării/urmăririi fiecărei activități │ │

│ │ │logistice din perspectiva securității și │ │

│ │ │siguranței; │ │

│ │ │- instituirea unor proceduri pentru a asigura │ │

│ │ │siguranța și securitatea mărfurilor în cazuri de │ │

│ │ │concedii sau alte tipuri de absențe ale │ │

│ │ │personalului responsabil. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de │Control neadecvat în cadrul societății │- instituirea unor proceduri de control intern │SAQ - 5.1.6 │

│control intern │solicitantului cu privire la aspectele de │privind procedurile/aspectele de securitate și │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │securitate și siguranță │siguranță; │secțiunea A 3.3, A 4.2│

│ │ │- proceduri pentru înregistrarea și investigarea │Codul ISPS │

│ │ │incidentelor legate de securitate, inclusiv │ │

│ │ │revizuirea evaluării riscurilor și amenințărilor │ │

│ │ │și luarea de măsuri pentru remedierea situației, │ │

│ │ │după caz. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de │Control neadecvat în cadrul societății │- înregistrarea poate fi făcută într-un fișier │ISO/PAS 28001:2006, │

│control intern │solicitantului privind aspectele de │care să conțină de exemplu data, anomalia │secțiunea A 3.3, A 4.2│

│ │securitate și siguranță │identificată, numele persoanei care a detectat │Codul ISPS │

│ │ │anomalia, o contramăsură, semnătura persoanei │ │

│ │ │responsabile; │ │

│ │ │- punerea la dispoziția angajaților societății a │ │

│ │ │registrului incidentelor în materie de securitate│ │

│ │ │și siguranță. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Cerințe de │Manipularea frauduloasă a mărfurilor │- introducerea unui sistem de urmărire a │Codul ISPS │

│securitate și │ │mărfurilor; │ │

│siguranță specifice│ │- cerințe speciale de ambalare sau depozitare │ │

│pentru anumite │ │pentru mărfurile periculoase. │ │

│mărfuri │ │ │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.2. Intrarea și accesul în incinte (subsecțiunea 5.2. din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de acces │Accesul sau intrarea neautorizată a unor │- numărul vehiculelor cu acces în incinta │SAQ - 5.2. │

│sau intrare pentru │vehicule, persoane sau mărfuri în spațiile │agenților economici ar trebui limitat pe cât │ISO/PAS 28001:2006, │

│vehicule, persoane │și/sau în apropierea zonei de încărcare și │posibil; │secțiunea A 3.3. │

│sau mărfuri │de expediere. │- din acest motiv, spațiile de parcare pentru │Codul ISPS │

│ │ │personal ar trebui să fie, de preferință, în │ │

│ │ │afara zonei de securitate; │ │

│ │ │- de asemenea, dacă este posibil, s-ar putea │ │

│ │ │introduce măsura ca mașinile de mare tonaj să │ │

│ │ │aștepte înainte și după încărcare într-o zonă │ │

│ │ │separată, în afara zonei securizate. Numai │ │

│ │ │camioanele luate în evidență vor avea acces în │ │

│ │ │spațiul de încărcare la cerere, în timpul alocat │ │

│ │ │încărcării mărfurilor; │ │

│ │ │- utilizarea legitimațiilor este rezonabilă. │ │

│ │ │Legitimațiile ar trebui să conțină o fotografie a│ │

│ │ │titularului. Dacă nu exista o fotografie, │ │

│ │ │legitimațiile ar trebui să indice cel puțin │ │

│ │ │numele operatorului sau locațiile pentru care │ │

│ │ │sunt valabile (risc de utilizare abuzivă în │ │

│ │ │cazul în care sunt pierdute). │ │

│ │ │Utilizarea legitimațiilor trebuie să fie │ │

│ │ │supravegheată de o persoană responsabilă. │ │

│ │ │Vizitatorii trebuie să dețină legitimații │ │

│ │ │temporare de identificare și să fie însoțiți │ │

│ │ │în permanență. │ │

│ │ │Datele privind fiecare intrare incluzând numele │ │

│ │ │vizitatorilor/șoferilor, ora sosirii/plecării │ │

│ │ │și însoțitorul ar trebui să fie înregistrate și │ │

│ │ │păstrate într-o formă adecvată (de exemplu, │ │

│ │ │registru-jurnal, sistem IT). Legitimațiile nu │ │

│ │ │trebuie folosite de două ori la rând pentru a │ │

│ │ │evita înstrăinarea lor către un însoțitor; │ │

│ │ │- controlul accesului prin intermediul codurilor:│ │

│ │ │proceduri de schimbare periodică a codului de │ │

│ │ │acces; │ │

│ │ │- legitimațiile și codurile ar trebui să fie │ │

│ │ │valabile doar în timpul orelor de program ale │ │

│ │ │angajatului. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri standard │Lipsa unei măsuri adecvate în cazul │- efectuarea unor teste de intruziune, │ISO/PAS 28001:2006, │

│de operare în cazul│constatării unei intruziuni - instituirea │înregistrarea rezultatelor și, dacă este cazul, │secțiunea A 3.3 │

│unei intruziuni │unor proceduri în caz de intruziune sau │instituirea unor măsuri corective; │Codul ISPS │

│ │acces neautorizat; │- utilizarea unui raport privind incidentele sau │ │

│ │ │a oricărui alt tip de document pentru │ │

│ │ │înregistrarea intruziuni incidentelor și a │ │

│ │ │acțiunilor întreprinse; │ │

│ │ │- implementarea măsurilor corective în urma unor │ │

│ │ │incidente privind accesul neautorizat. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.3. Securitatea fizică (subsecțiunea 5.3 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Limitele exterioare│Protejarea neadecvată a amplasamentului │- după caz, realizarea unor împrejmuiri │SAQ - 5.3 │

│ale incintei │împotriva intruziunilor din exterior │perimetrale cu inspecții periodice pentru │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │ │verificarea integrității și a deteriorării, │secțiunea A 3.3 │

│ │ │precum și întreținere și reparații planificate; │Codul ISPS │

│ │ │- după caz, spațiile controlate exclusiv pentru │ │

│ │ │personalul autorizat sunt marcate și controlate │ │

│ │ │corespunzător. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Porți și căi de │Existența unor porți și căi de acces │- toate porțile și căile de acces ar trebui │ISO/PAS 28001:2006, │

│acces │nemonitorizate │securizate prin utilizarea unor măsuri │secțiunea A 3.3 │

│ │ │corespunzătoare, de exemplu, sistem CCTV și/sau │Codul ISPS │

│ │ │sistem de monitorizare a intrărilor (corpuri de │ │

│ │ │iluminat, videoproiectoare etc.); │ │

│ │ │- după caz, instituirea unor proceduri menite să │ │

│ │ │asigure protecția punctelor de acces. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Dispozitive de │Dispozitive de închidere neadecvate pentru │- instrucțiunile/procedura de utilizare a cheilor│SAQ - 5.3.4 │

│închidere │uși exterioare/interioare, ferestre, porți │este prezentă și disponibilă personalului │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │și garduri. │interesat; │secțiunea A 3.3 │

│ │ │- doar personalul autorizat are acces la chei │ │

│ │ │pentru clădiri, amplasamente, camere încuiate, │ │

│ │ │zone securizate, fișete, seifuri, vehicule și │ │

│ │ │utilaje; │ │

│ │ │- realizarea de inventare periodice pentru │ │

│ │ │încuietori și chei; │ │

│ │ │- ținerea unei evidențe a încercărilor de acces │ │

│ │ │neautorizat și verificarea acestor informații în │ │

│ │ │mod regulat. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Iluminat │Iluminat neadecvat pentru uși exterioare/ │- iluminat corespunzător atât în interior, cât și│SAQ - 5.3.3 │

│ │interioare, ferestre, porți,garduri și în │în exterior; │ │

│ │zonele de parcare. │- acolo unde este cazul, utilizarea │ │

│ │ │generatoarelor de rezervă sau a surselor │ │

│ │ │alternative de alimentare pentru a asigura │ │

│ │ │iluminatul constant în timpul oricărei defecțiuni│ │

│ │ │la sursele locale de energie electrică; │ │

│ │ │- planificări ale întreținerii și reparării │ │

│ │ │echipamentului. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de acces │Lipsa unor proceduri adecvate de acces la │- necesitatea implementării unei proceduri de │ISO/PAS 28001:2006, │

│la chei │chei. │control privind accesul la chei; │secțiunea A 3.3 │

│ │Acces neautorizat la chei. │- cheile ar trebui înmânate numai după │ │

│ │ │înregistrare și înapoiate imediat după folosire. │ │

│ │ │De asemenea, returnarea cheii trebuie să fie │ │

│ │ │înregistrată. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Măsuri interne de │Acces neadecvat la zonele interioare ale │- instituirea unui proces de diferențiere a │ISO/PAS 28001:2006, │

│securitate fizică │incintelor. │diferitelor categorii de angajați în incinte │secțiunea A 3.3, A 4.2│

│ │ │(de exemplu, jachete, legitimații); │Codul ISPS │

│ │ │- accesul controlat și personalizat conform cu │ │

│ │ │funcția angajatului. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Parcarea │Lipsa unor proceduri adecvate pentru │- numărul vehiculelor cu acces în incintă ar │ │

│vehiculelor │parcarea vehiculelor personale. │trebui limitat pe cât posibil; │ │

│personale │Protejarea neadecvată a spațiilor împotriva │- zonele de parcare special amenajate pentru │ │

│ │intruziunilor din exterior. │vizitatori și personal se află la distanță mare │ │

│ │ │de orice zonă de manipulare a mărfurilor sau de │ │

│ │ │zonele de depozitare; │ │

│ │ │- identificarea riscurilor și a amenințărilor │ │

│ │ │legate de intrarea neautorizată a vehiculelor │ │

│ │ │personale în spațiile protejate; │ │

│ │ │- norme definite/procedură definită pentru │ │

│ │ │intrarea vehiculelor personale pe amplasamentul │ │

│ │ │solicitantului. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Lucrări de │Protejarea neadecvată a spațiilor împotriva │- lucrări periodice de întreținere cu privire la │ISO/PAS 28001:2006, │

│întreținere cu │intruziunilor din exterior ca urmare a │limitele externe ale amplasamentului și cu │secțiunea A 3.3 │

│privire la limitele│lucrărilor necorespunzătoare de întreținere.│privire la clădiri, de fiecare dată când este │ │

│externe și clădiri │ │detectată o anomalie. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.4. Unități de încărcare (subsecțiunea 5.4 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de acces │Lipsa procedurilor adecvate de acces la │- identificarea riscurilor și amenințărilor │SAQ - 5.4.1 │

│la unitățile de │unitățile de încărcare. │privind accesul neautorizat în zonele de │ISO/PAS 28001:2006, │

│încărcare │Accesul neautorizat la unitățile de │expediere, cheiurile de încărcare și zonele în │secțiunea A 3.3 │

│ │încărcare. │care se află mărfurile; │Codul ISPS │

│ │ │- implementarea procedurilor care să reglementeze│ │

│ │ │accesul către zonele de expediere, cheiurile de │ │

│ │ │încărcare și zonele în care se află mărfurile; │ │

│ │ │- unitățile de încărcare sunt plasate într-o zonă│ │

│ │ │sigură sau sunt luate alte măsuri care să asigure│ │

│ │ │integritatea unității de încărcare; │ │

│ │ │- accesul în spațiul unde sunt ținute unitățile │ │

│ │ │de încărcare este restricționat doar la │ │

│ │ │persoanele autorizate; │ │

│ │ │- partajarea planificării între departamentul de │ │

│ │ │transport și biroul de recepție a mărfurilor. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri pentru │Manipularea frauduloasă a unităților de │- proceduri de monitorizare și verificare a │SAQ - 5.4.2 │

│asigurarea │încărcare. │integrității unităților de încărcare; │ISO/PAS 28001:2006, │

│integrității │ │- proceduri de înregistrare, investigare și │secțiunea A 3.3 │

│unităților de │ │luarea de măsuri corective atunci când se │Codul ISPS │

│încărcare │ │constată accesul neautorizat sau manipularea │ │

│ │ │frauduloasă; │ │

│ │ │- după caz, supraveghere prin sistem CCTV. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Utilizarea │Manipularea frauduloasă a unităților de │- utilizarea unor sigilii pentru containere care │SAQ - 5.4.3 │

│sigiliilor │încărcare. │respectă standardele ISO/PAS 17712 sau a oricărui│ISO/PAS 17712 │

│ │ │alt tip de sistem care să asigure integritatea │ │

│ │ │unității de încărcare în timpul transportului; │ │

│ │ │- păstrarea sigiliilor într-o zonă sigură; │ │

│ │ │- ținerea unui registru al sigiliilor (inclusiv │ │

│ │ │pentru cele uzate); │ │

│ │ │- actualizarea periodică a registrului pentru a │ │

│ │ │fi în conformitate cu sigiliile deținute; │ │

│ │ │- după caz, încheierea de înțelegeri cu │ │

│ │ │partenerii comerciali pentru verificarea │ │

│ │ │sigiliilor la sosire (integritate și numere de │ │

│ │ │identificare). │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de │Utilizarea unor spații ascunse ale │- proceduri pentru examinarea integrității │SAQ - 5.4.4; │

│verificare a │unităților de încărcare pentru contrabandă. │încărcăturii înaintea încărcării; │SAQ - 5.4.5 │

│structurii fiecărei│Controlul incomplet al unităților de │- după caz, utilizarea procesului de inspecție în│ISO/PAS 28001:2006, │

│unități de │încărcare │7 puncte (perete frontal, partea stângă, partea │secțiunea A 3.3 │

│încărcare, inclusiv│ │dreaptă, podea, tavan/acoperiș, uși interioare/ │ │

│dreptul de │ │exterioare, exteriorul/șasiul înainte de │ │

│proprietate asupra │ │încărcare); │ │

│unităților de │ │- alte tipuri de inspecții în funcție de tipul │ │

│încărcare │ │unității de încărcare. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Întreținerea │Manipularea frauduloasă a unităților de │- un program periodic de întreținere de rutină; │SAQ - 5.4.5 │

│unităților de │încărcare. │- în cazul în care întreținerea este efectuată de│ISO/PAS 28001:2006, │

│încărcare │ │un terț, proceduri de examinare a integrității │secțiunea A 3.3 │

│ │ │unității de încărcare ulterior. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri standard │Lipsa unei reacții adecvate în cazul │- proceduri corespunzătoare privind măsurile │ISO/PAS 28001:2006, │

│de operare în cazul│constatării accesului neautorizat sau a unei│care trebuie luate după constatarea accesului │secțiunea A 3.3 │

│unei intruziuni și/│manipulări frauduloase. │neautorizat sau a unei manipulări frauduloase. │ │

│sau manipulări │ │ │ │

│frauduloase a │ │ │ │

│unităților de │ │ │ │

│încărcare. │ │ │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.5. Procese logistice (subsecțiunea 5.5 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Mijloace de │Lipsa unui control al transportului de │- utilizarea tehnologiei de urmărire poate indica│SAQ - 5.5 │

│transport active │mărfuri. │opriri neobișnuite sau întârzieri care ar fi │ │

│care intră/ies de │ │putut afecta securitatea mărfurilor; │ │

│pe teritoriul vamal│ │- proceduri speciale de selecție a │ │

│unional │ │transportatorilor/expeditorilor de mărfuri; │ │

│ │ │- încheierea de acorduri cu partenerii comerciali│ │

│ │ │pentru a verifica sigiliile (integritatea și │ │

│ │ │numerele) în momentul în care mărfurile ajung la │ │

│ │ │sediile lor. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.6. Cerințe nefiscale (subsecțiunea 5.6 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Aspecte nefiscale │Utilizarea neadecvată a mărfurilor care fac │- proceduri de gestionare a mărfurilor care fac │SAQ - 5.6 │

│ │obiectul unor interdicții, restricții sau │obiectul unor cerințe nefiscale; │ │

│ │măsuri de politică comercială. │- ar trebui instituite practici și proceduri │ │

│ │ │corespunzătoare: │ │

│ │ │- pentru a deosebi mărfurile care fac obiectul │ │

│ │ │unor cerințe nefiscale de celelalte mărfuri; │ │

│ │ │- pentru a verifica dacă toate operațiunile se │ │

│ │ │desfășoară în conformitate cu legislația │ │

│ │ │(nefiscală) în vigoare; │ │

│ │ │- pentru gestionarea mărfurilor care fac obiectul│ │

│ │ │unei restricții/interdicții/embargo și a celor cu│ │

│ │ │dublă utilizare; │ │

│ │ │- pentru gestionarea licențelor conform │ │

│ │ │cerințelor individuale. │ │

│ │ │- instruire/educare de sensibilizare pentru │ │

│ │ │personalul care gestionează mărfuri care fac │ │

│ │ │obiectul unor cerințe nefiscale. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.7. Mărfuri intrate (subsecțiunea 5.7 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Practici de │Introducerea, schimbul sau pierderea │- menținerea unui program al sosirilor │SAQ - 5.7.1 │

│verificare a │mărfurilor intrate. │planificate; │ISO 9001:2001, │

│transportului de │Mărfuri intrate necontrolate, ceea ce poate │- proceduri de gestionare a sosirilor │secțiunea 6.2.2 │

│intrare │constitui un risc de siguranță sau │neplanificate; │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │securitate. │- efectuarea unor controale de concordanță între │secțiunea A 3.3. │

│ │ │mărfurile intrate și consemnările din sistemul │ │

│ │ │logistic; │ │

│ │ │- proceduri de testare a integrității mijloacelor│ │

│ │ │de transport. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Practici de │Absența controlului la recepția mărfurilor, │- proceduri de asigurare a sensibilizării │SAQ - 5.7.2 │

│verificare a │ceea ce poate constitui un risc de siguranță│personalului asupra cerințelor de securitate; │ISO/PAS 28001:2006, │

│măsurilor de │sau securitate. │- verificări administrative/de supraveghere │secțiunea A 3.3. │

│securitate impuse │Introducerea, schimbul sau pierderea │pentru a asigura respectarea cerințelor de │ │

│altor persoane │mărfurilor recepționate. │securitate. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Supraveghere la │Absența controlului la recepția mărfurilor, │- personal desemnat să întâmpine șoferul la │SAQ - 5.7.3 │

│recepția mărfurilor│ceea ce poate constitui un risc de siguranță│sosire și să supravegheze descărcarea mărfurilor;│ISO/PAS 28001:2006, │

│ │sau securitate. Introducerea, schimbul sau │- utilizarea informațiilor prealabile sosirii; │secțiunea A 3.3. │

│ │pierderea mărfurilor recepționate. │- proceduri pentru a asigura că personalul │ │

│ │ │desemnat este prezent în orice moment și că │ │

│ │ │mărfurile nu sunt lăsate nesupravegheate; │ │

│ │ │- efectuarea unor controale de concordanță între │ │

│ │ │mărfurile intrate și documentele de transport; │ │

│ │ │- pentru transportul aerian securizat al │ │

│ │ │mărfurilor sau al poștei de la un expeditor │ │

│ │ │cunoscut, instituirea unor sisteme și proceduri │ │

│ │ │pentru verificarea declarației operatorului de │ │

│ │ │transport și pentru identificarea acestuia. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Sigilarea │Absența controlului la recepția mărfurilor, │- proceduri de verificare a integrității │SAQ - 5.7.3 │

│mărfurilor intrate │ceea ce poate constitui un risc de siguranță│sigiliilor și a corespondenței între numărul │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │sau securitate. │sigiliului și cel din documente; │secțiunea A 3.3. │

│ │Introducerea, schimbul sau pierderea │- numirea unei persoane autorizate. │ISO/PAS 17712 │

│ │mărfurilor recepționate. │ │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri fizice și│Absența controlului la recepția mărfurilor, │- verificări pentru compararea mărfurilor cu │SAQ - 5.7.4, 5.7.5, │

│administrative │ceea ce poate constitui un risc de siguranță│documentele de transport și vamale de însoțire, │5.7.6 │

│pentru recepția │sau securitate. │borderourile de ridicare a mărfurilor și │ISO 9001:2001, │

│mărfurilor │Introducerea, schimbul sau pierderea │comenzile de achiziție; │secțiunea 7.4 │

│ │mărfurilor recepționate. │- controale ale integralității prin cântărire, │ │

│ │ │numărare și însumare, și verificări privind │ │

│ │ │marcarea uniformă a mărfurilor; │ │

│ │ │- actualizarea registrelor de stocuri în cel mai │ │

│ │ │scurt timp de la sosire; │ │

│ │ │- plasarea mărfurilor care prezintă o anomalie │ │

│ │ │într-o zonă specifică, securizată și crearea unui│ │

│ │ │proces de gestionare a acestor mărfuri. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de │Lipsa unor măsuri adecvate în cazul în care │- proceduri de înregistrare și investigare a │SAQ - 5.7.7 │

│control intern │se constată abateri și/sau nereguli. │neregulilor, de exemplu, transporturi │ │

│ │ │insuficiente, dispozitive împotriva manipulării │ │

│ │ │frauduloase care au fost manevrate, inclusiv │ │

│ │ │revizuirea procedurilor și luarea unor măsuri de │ │

│ │ │remediere. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.8. Depozitarea mărfurilor (subsecțiunea 5.8 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Atribuirea unui │Protecția neadecvată a zonei de depozitare │- proceduri care reglementează accesul la zona de│SAQ - 5.8.1, 5.8.2 │

│spațiu de │împotriva intruziunilor din exterior │depozitare a mărfurilor; │ │

│depozitare │ │- o zonă sau mai multe zone destinată (destinate)│ │

│ │ │depozitării mărfurilor cu sistem de supraveghere │ │

│ │ │CCTV sau alte controale adecvate. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Mărfurile care │Manipularea acelor mărfuri │- necesitatea de a utiliza iluminat adecvat și, │ │

│trebuie depozitate │ │după caz, supraveghere CCTV adecvată; │ │

│în aer liber │ │- integritatea acelor mărfuri trebuie verificată │ │

│ │ │și documentată înainte de încărcare; │ │

│ │ │- dacă este posibil, indicarea destinației acelor│ │

│ │ │mărfuri cât mai târziu posibil (de exemplu, │ │

│ │ │coduri de bare în locul unui text simplu care să │ │

│ │ │indice destinația). │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri interne │Lipsa procedurilor care să asigure │- proceduri pentru inventariere periodică, │SAQ - 5.8.3 │

│de control │securitatea și siguranța mărfurilor │înregistrare și investigare a oricăror nereguli/ │ISO 9001:2001, │

│ │depozitate. │discrepanțe, inclusiv revizuirea procedurilor și │secțiunea 2.2 │

│ │Lipsa unor măsuri în cazul constatării unor │luarea unor măsuri corective. │ │

│ │abateri și/sau nereguli. │ │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Depozitarea │Substituirea neautorizată a mărfurilor și/ │- locul de depozitare a mărfurilor este înscris │SAQ - 5.8.4 │

│separată a │sau manipularea frauduloasă a acestora. │în registrele de stocuri; │Certificat TAPA │

│diferitelor mărfuri│ │- după caz, diferitele mărfuri, cum ar fi │(Asociația pentru │

│ │ │mărfurile unionale/neunionale, mărfurile │protecția activelor │

│ │ │periculoase, mărfurile de mare valoare, mărfurile│transportate) │

│ │ │originare din țările și teritoriile de peste │ │

│ │ │mări/de la nivel intern sunt depozitate separat. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Măsuri de siguranță│Accesul neautorizat la mărfuri. │- acces autorizat în zona de depozitare numai │SAQ - 5.8.5 │

│și securitate │ │pentru personalul desemnat; │ISO/PAS 28001:2006, │

│suplimentare pentru│ │- vizitatorii și terții ar trebui să poarte │secțiunea A 3.3 │

│accesul la mărfuri │ │legitimații temporare și să fie însoțiți în │Codul ISPS │

│ │ │permanență; │ │

│ │ │- datele privind toate vizitele, inclusiv numele │ │

│ │ │vizitatorilor/terților, ora sosirii/plecării și │ │

│ │ │însoțitorul responsabil ar trebui să fie │ │

│ │ │înregistrate și stocate într-o formă adecvată │ │

│ │ │(de exemplu, registru-jurnal, sistem IT); │ │

│ │ │- în cazul deținerii unei zone de depozitare la │ │

│ │ │sediul altui operator economic, această zonă ar │ │

│ │ │trebui securizată prin comunicări periodice între│ │

│ │ │operatorii implicați și prin vizite și controale │ │

│ │ │ale AEO la fața locului. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.9. Producția de mărfuri (subsecțiunea 5.9 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Atribuirea unui │Lipsa unor proceduri care să asigure │- alegerea unei zone pentru producția de mărfuri │SAQ - 5.9.2 │

│amplasament pentru │securitatea și siguranța mărfurilor produse.│cu un control adecvat al accesului; │ISO/PAS 28001:2006, │

│producția de │ │- acces autorizat în zona de producție numai │secțiunea A 3.3 │

│mărfuri. │Accesul neautorizat la mărfuri. │pentru personalul desemnat; │ │

│Măsuri de siguranță│ │- vizitatorii și terții trebuie să poarte veste │ │

│și securitate │ │cu vizibilitate ridicată și să fie însoțiți în │ │

│suplimentare pentru│ │permanență; │ │

│accesul la mărfuri │ │- proceduri de asigurare a siguranței și │ │

│ │ │securității proceselor de producție. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de │Lipsa procedurilor care să asigure │- ar trebui stabilite procese și proceduri de │ISO/PAS 28001:2006, │

│control intern │securitatea și siguranța mărfurilor produse.│securitate în scopul asigurării integrității │secțiunea A 3.3 │

│ │Manipularea frauduloasă a mărfurilor. │procesului de producție, de exemplu, accesul │ │

│ │ │autorizat numai pentru personalul desemnat sau │ │

│ │ │persoanele autorizate adecvat, supravegherea și │ │

│ │ │monitorizarea procesului de producție prin │ │

│ │ │sisteme și/sau personal. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Ambalarea │Controlul incomplet al ambalării produselor.│- acolo unde este posibil, produsele ar trebui să│SAQ - 5.9.3 │

│produselor │Introducerea, schimbul sau pierderea │fie ambalate într-un mod în care manipularea │ │

│ │mărfurilor produse. │frauduloasă să poată fi detectată cu ușurință. Un│ │

│ │ │exemplu în acest sens ar putea fi utilizarea unei│ │

│ │ │benzi adezive speciale pe care este aplicat │ │

│ │ │numele mărcii. În acest caz, banda trebuie ținută│ │

│ │ │sub supraveghere. │ │

│ │ │O altă soluție ar fi utilizarea unei benzi │ │

│ │ │adezive care să nu poată fi îndepărtată fără a │ │

│ │ │lăsa urme; │ │

│ │ │- pot fi, de asemenea, utilizate ajutoare │ │

│ │ │tehnologice pentru integritatea ambalajului, de │ │

│ │ │exemplu, supraveghere CCTV sau verificarea │ │

│ │ │greutății; │ │

│ │ │- dacă este posibil, indicarea destinației acelor│ │

│ │ │mărfuri cât mai târziu posibil (de exemplu, │ │

│ │ │coduri de bare în locul unui text simplu care să │ │

│ │ │indice destinația). │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Controlul calității│Control incomplet asupra fluxului de mărfuri│- efectuarea unor verificări aleatorii de │ │

│ │Introducerea, schimbul sau pierderea │securitate și siguranță a mărfurilor produse în │ │

│ │mărfurilor produse. │fiecare etapă de producție. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.10. Încărcarea mărfurilor (subsecțiunea 5.10 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Practici de │Absența controlului la livrarea mărfurilor, │- controlul asupra mărfurilor încărcate │SAQ - 5.10.1 │

│verificare a │ceea ce poate constitui un risc de siguranță│(verificarea concordanței/numărarea/cântărirea/ │ISO/PAS 28001:2006, │

│transportului la │sau securitate. │ordinea de încărcare a vânzărilor în comparație │secțiunea A 3.3 │

│ieșire │ │cu informațiile din cadrul departamentelor │ │

│ │ │logistice). Verificare în raport cu sistemul │ │

│ │ │logistic. │ │

│ │ │- instituirea de proceduri de recepție a │ │

│ │ │mijloacelor de transport; │ │

│ │ │- controlul strict de acces în zona de încărcare.│ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Practici de │Încălcarea acordurilor de securitate, cu │- proceduri care să asigure conștientizarea │SAQ - 5.10.3 │

│verificare a │riscul de a livra mărfuri nesigure sau │personalului asupra cerințelor de securitate ale │ISO/PAS 28001:2006, │

│măsurilor de │nesecurizate; livrarea unor mărfuri care nu │clientului; │secțiunea A 3.3 │

│securitate impuse │sunt înregistrate într-un sistem logistic și│- verificări administrative/de supraveghere │ │

│de alții │asupra cărora nu aveți niciun control │pentru asigurarea respectării cerințelor de │ │

│ │ │securitate. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Supraveghere la │Lipsa supravegherii în timpul încărcării │- controale ale integralității prin cântărire, │SAQ - 5.10.4 │

│încărcarea │mărfurilor, ceea ce poate constitui un risc │numărare și însumare, precum și marcarea uniformă│ISO/PAS 28001:2006, │

│mărfurilor │de siguranță sau securitate. │a mărfurilor; │secțiunea A 3.3 │

│ │ │- proceduri de anunțare a șoferilor înainte de │ │

│ │ │sosire; │ │

│ │ │- personal desemnat să primească șoferul și să │ │

│ │ │supravegheze încărcarea mărfurilor; │ │

│ │ │- șoferii nu au acces nesupravegheat în zona de │ │

│ │ │încărcare; │ │

│ │ │- proceduri pentru a asigura că personalul │ │

│ │ │desemnat este prezent în orice moment și că │ │

│ │ │mărfurile nu sunt lăsate nesupravegheate; │ │

│ │ │- numirea unei/unor persoane responsabile să │ │

│ │ │efectueze verificările procedurilor de rutină. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Sigilarea │Expedierea de mărfuri nesigilate poate │- proceduri pentru controlul, aplicarea, │SAQ - 5.10.2 │

│mărfurilor la │conduce la introducerea, schimbul sau │verificarea și înregistrarea sigiliilor; │ISO/PAS 28001:2006, │

│ieșire │pierderea mărfurilor care nu pot fi │- desemnarea unei persoane autorizate; │secțiunea A 3.3 │

│ │detectate cu ușurință. │- utilizarea de sigilii pentru containere │ISO/PAS 11712:116 │

│ │ │conforme cu prevederile. │ISO/PAS 17712 │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Procese │Livrarea unor mărfuri care nu sunt │- verificări pentru compararea mărfurilor cu │SAQ - 5.10.5, 5.10.6 │

│administrative de │înregistrate într-un sistem logistic și │documentele de transport și vamale de însoțire, │ │

│încărcare a │asupra cărora nu aveți nici un control, ceea│listele de încărcare/ambalare și comenzile de │ │

│mărfurilor │ce poate constitui un risc de securitate și │vânzare; │ │

│ │siguranță. │- actualizarea registrelor de stocuri după │ │

│ │ │plecare, în cel mai scurt timp. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Proceduri de │Lipsa unei reacții adecvate în cazul │- proceduri de înregistrare și investigare a │SAQ - 5.10.7 │

│control intern │constatării unor abateri și/sau nereguli. │neregulilor, de exemplu, transporturi │ISO/PAS 28001:2006, │

│ │ │insuficiente, dispozitive antifraudă │secțiunea A 3.3 │

│ │ │nefuncționale, returnarea mărfii de către client,│ │

│ │ │revizuirea procedurilor și luarea unor măsuri de │ │

│ │ │remediere. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.11. Cerințe de securitate pentru partenerii de afaceri (subsecțiunea 5.11 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Identificarea │Lipsa unui mecanism pentru identificarea cu │- existența unei proceduri de identificare a │ │

│partenerilor │precizie a partenerilor comerciali. │partenerilor comerciali constanți și a │ │

│comerciali │ │clienților/cumpărătorilor necunoscuți; │ │

│ │ │- proceduri de selecție și gestiune a │ │

│ │ │partenerilor comerciali atunci când transportul │ │

│ │ │este efectuat de un terț; │ │

│ │ │- instituirea unei proceduri de selecție a │ │

│ │ │subcontractanților bazată pe o listă de │ │

│ │ │subcontractanți constanți sau ocazionali; │ │

│ │ │- subcontractanții pot fi selectați pe baza unor │ │

│ │ │criterii de selecție sau chiar pe baza unui │ │

│ │ │certificat specific societății (care poate fi │ │

│ │ │emis pe baza unui chestionar de autorizare). │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Măsuri de │Încălcarea acordurilor de securitate, cu │- verificarea antecedentelor pentru selecția │ │

│securitate impuse │riscul de a livra mărfuri periculoase sau │partenerilor comerciali constanți, de exemplu, │ │

│celorlalți │nesecurizate. │ prin utilizarea internetului sau prin agențiile │ │

│ │ │de rating; │ │

│ │ │- cerințe de securitate (de exemplu, ca toate │ │

│ │ │mărfurile să fie marcate, sigilate, ambalate, │ │

│ │ │etichetate într-un anumit mod, supuse │ │

│ │ │verificărilor cu raze X) sunt incluse în │ │

│ │ │contractele cu partenerii comerciali constanți; │ │

│ │ │- cerința ca aceste contracte să nu fie │ │

│ │ │subcontractate unor terți necunoscuți, în special│ │

│ │ │în ceea ce privește transportul aerian securizat │ │

│ │ │al mărfurilor sau al poștei; │ │

│ │ │- concluzii furnizate de experți/auditori externi│ │

│ │ │fără legătură cu partenerii constanți de afaceri,│ │

│ │ │privind conformarea cu cerințele de securitate; │ │

│ │ │- dovezi că partenerii comerciali dețin │ │

│ │ │acreditări/certificări relevante, care atestă │ │

│ │ │conformitatea lor cu standardele internaționale │ │

│ │ │de securitate; │ │

│ │ │- proceduri de efectuare a unor verificări │ │

│ │ │suplimentare de securitate privind tranzacțiile │ │

│ │ │cu parteneri comerciali necunoscuți sau │ │

│ │ │ocazionali; │ │

│ │ │- raportarea și investigarea oricărui incident de│ │

│ │ │securitate în care sunt implicați partenerii │ │

│ │ │comerciali și înregistrarea acțiunilor de │ │

│ │ │remediere întreprinse. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.12. Cerințe de securitate privind personalul (subsecțiunea 5.12 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Politica de │Infiltrarea personalului care ar putea │- verificări ale antecedentelor posibililor │SAQ - 5.12.2, 5.12.4 │

│angajare, inclusiv │constitui un risc de securitate. │angajați, de exemplu, experiență anterioară de │ISO/PAS 28001:2006, │

│pentru personalul │ │muncă și recomandări primite; │secțiunea A 3.3 │

│temporar │ │- verificarea suplimentară a noilor angajați sau │ │

│ │ │a celor existenți care se transferă pe funcții de│ │

│ │ │securitate, de exemplu, verificări ale poliției │ │

│ │ │privind condamnările neexecutate; │ │

│ │ │- cerința ca personalul să dezvăluie alte │ │

│ │ │angajări, informații privind cauțiunile, │ │

│ │ │acțiunile în justiție pe rol sau condamnările de │ │

│ │ │orice fel; │ │

│ │ │- verificări/reinvestigații periodice ale │ │

│ │ │antecedentelor personalului actual; │ │

│ │ │- retragerea drepturilor de acces în sistemul │ │

│ │ │informatic, retragerea cardului de acces, a │ │

│ │ │cheilor și/sau a legitimațiilor la plecarea sau │ │

│ │ │concedierea personalului; │ │

│ │ │- verificări privind personalul aplicate la │ │

│ │ │același standard personalului temporar și │ │

│ │ │personalului permanent; │ │

│ │ │- contractele cu agențiile de ocupare a forței │ │

│ │ │de muncă detaliază nivelul impus al controalelor │ │

│ │ │de securitate; │ │

│ │ │- proceduri care să asigure conformitatea │ │

│ │ │agențiilor de ocupare a forței de muncă cu │ │

│ │ │standardele impuse. │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Nivelul de │Lipsa unei cunoașteri adecvate a │- sensibilizarea personalului privind măsurile/ │ISO/PAS 28001:2006, │

│sensibilizare a │procedurilor de securitate (privind │aranjamentele de securitate legate de diferite │secțiunea A 3.3 │

│personalului │mărfurile intrate, încărcarea, descărcarea │etape (mărfuri intrate, încărcarea, descărcarea │ │

│privind siguranța │etc.), având drept consecință acceptarea/ │etc.); │ │

│și securitatea │încărcarea/descărcarea unor mărfuri │- întocmirea unui registru pentru înregistrarea │ │

│ │periculoase sau nesecurizate │anomaliilor de securitate și siguranță și │ │

│ │ │discutarea acestor aspecte cu personalul, în mod │ │

│ │ │regulat; │ │

│ │ │- proceduri instituite pentru ca angajații să │ │

│ │ │poată identifica și raporta incidentele suspecte;│ │

│ │ │- broșuri privind problemele de securitate și │ │

│ │ │siguranță care pot fi afișate în zone specifice │ │

│ │ │și comunicate la un avizier; │ │

│ │ │- afișarea normelor de securitate și siguranță │ │

│ │ │în zonele relevante (încărcare/descărcare etc.). │ │

│ │ │Indicatoarele trebuie să fie vizibile în │ │

│ │ │interior (la amplasamente) și în exterior (în │ │

│ │ │locuri destinate șoferilor, angajaților │ │

│ │ │temporari, diferiților parteneri comerciali). │ │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Formare în domeniul│Lipsa mecanismelor de formare a angajaților │- persoane responsabile cu identificarea nevoilor│SAQ - 5.12.3 │

│siguranței și │privind cerințele de siguranță și securitate│de formare, care să asigure furnizarea și │ISO/PAS 28001:2006, │

│securității │și, în consecință, sensibilizarea neadecvată│păstrarea evidențelor de formare; │secțiunea A 3.3 │

│ │cu privire la cerințele de securitate. │- instruirea angajaților pentru a recunoaște │ │

│ │ │potențialele amenințări interne privind │ │

│ │ │securitatea, a detecta intruziunea/fraudarea și a│ │

│ │ │preveni accesul neautorizat în spațiile │ │

│ │ │securizate, în apropierea mărfurilor, │ │

│ │ │vehiculelor, sistemelor automatizate, sigiliilor │ │

│ │ │și documentelor; │ │

│ │ │- efectuarea de teste privind mărfuri sau │ │

│ │ │împrejurări "nesigure"; │ │

│ │ │- formarea privind securitatea și siguranța poate│ │

│ │ │face parte din formarea privind siguranța │ │

│ │ │industrială, pentru a cuprinde întreg personalul.│ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

4.13. Servicii externalizate (subsecțiunea 5.13 din SAQ)

*Font 7*

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Indicator │ Descrierea riscurilor │ Soluții posibile │ Referințe │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤

│Servicii │Infiltrarea personalului care ar putea │- cerințele de securitate, de exemplu, verificări│SAQ - 5.13 │

│externalizate │constitui un risc de securitate. │privind identitatea angajaților, controale │ISO/PAS 28001:2006, │

│utilizate pentru │Control insuficient al fluxului de mărfuri │privind accesul restricționat sunt prevăzute în │secțiunea A 3.3 │

│diferite domenii, │ │acordurile contractuale; │ │

│de exemplu, │ │- monitorizarea respectării acestor cerințe; │ │

│ambalarea │ │- utilizarea de legitimații diferite pentru │ │

│produselor, │ │personalul extern; │ │

│securitatea etc. │ │- acces restricționat sau controlat la sistemele │ │

│ │ │informatice; │ │

│ │ │- supravegherea serviciilor externe, după caz; │ │

│ │ │- stabilirea unor măsuri de securitate și/sau │ │

│ │ │proceduri de audit pentru asigurarea integrității│ │

│ │ │mărfurilor. │ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘

Anexa 6

RAPORTUL DE AUDIT

1. Informații generale

1.1. Ordinul de control

1.2. Cadrul legal

1.2.1. Cadrul legal al UE pentru efectuarea controlului

1.2.2. Cadrul legal național general pentru efectuarea controlului

1.2.3. Reglementări specifice

1.3. Principii de control

1.3.1. Tipul de auditare

1.3.2. Obiectivele auditului

1.3.3. Durata auditului*)

1.4. Tehnici utilizate

1.5. Materiale întocmite

1.6. Documente și materiale examinate

2. Constatări și evaluarea riscurilor

2.1. Constatări

2.1.1. Informații generale preliminare

2.1.2. Rolul în lanțul de aprovizionare

2.1.3. Activități asociate domeniului vamal

2.1.4. Descrierea locației și a punctelor de lucru

2.1.5. Sistemul contabil și logistic

2.1.6. Sistemul de control intern

2.1.7. Solvabilitatea financiară

2.1.8. Aspecte de securitate și siguranță

2.1.9. Altele

2.2. Evaluarea riscurilor (descrierea tuturor zonelor de risc luate în

considerare și verificate, precum și orice măsuri de urmărire propuse

solicitantului AEO)

3. Concluzii

4.1. Recomandarea clară cu privire la posibilitatea de a acorda sau nu

statutul în funcție de rezultatul activităților de audit

4.2. În cazul în care statutul de AEO nu se acordă, justificări complete

și detaliate asupra neacordării statutului, inclusiv orice informații

primite de la alte state membre

4.3. În cazul în care statutul de AEO este acordat, orice recomandări

pentru monitorizare și/sau reevaluare

4. Anexe

Echipa de audit,

..........................

(nume, prenume, semnătură) Avizat

..........................

(șeful organului de control, numele,

prenumele, semnătura și ștampila)

──────────*) Se va menționa dacă a fost respectat termenul de la art. 14o din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2454/93 de stabilire a unor dispoziții de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările și completările ulterioare, iar în caz contrar motivele care au dus la prelungirea termenului de efectuare a auditului).──────────

Anexa 7

REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A CERTIFICATELOR AEO

*Font 8*

┌────┬───────┬────────────┬───────────────┬──────────────────────┬─────┬─────────────────────┐

│Nr. │Numărul│ Numărul și │Numărul și data│Denumirea operatorului│ CUI │Observații (retragere│

│crt.│și data│data cererii│certificatului │ economic autorizat │ │cerere, prelungiri) │

│ │cererii│ acceptate │ AEO │ │ │ termene, etc. │

├────┼───────┼────────────┼───────────────┼──────────────────────┼─────┼─────────────────────┤

├────┼───────┼────────────┼───────────────┼──────────────────────┼─────┼─────────────────────┤

├────┼───────┼────────────┼───────────────┼──────────────────────┼─────┼─────────────────────┤

└────┴───────┴────────────┴───────────────┴──────────────────────┴─────┴─────────────────────┘

---------