NORMĂ nr. 4 din 7 februarie 2022 pentru modificarea Normei Autorității de Supraveghere Financiară nr. 19/2021 privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor private EMITENT AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARĂ Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 185 din 24 februarie 2022Având în vedere prevederile art. 55 alin. (12) și (14), art. 111-114 și ale art. 128 lit. g) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale art. 29 alin. (10) și (12), art. 100-104 și art. 108 lit. g) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c) și d), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c), art. 6 alin. (1) și (2) și ale art. 7 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, în urma deliberărilor Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din ședința din data de 2 februarie 2022, Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.     Articolul I Norma Autorității de Supraveghere Financiară nr. 19/2021 privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 880 și 880 bis din 14 septembrie 2021, se modifică după cum urmează:1. La articolul 6 alineatul (1), litera k) se modifică și va avea următorul cuprins: k) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, structura numărului intrărilor/ieșirilor de participanți pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1G; ...  2. La anexa nr. 4, la „Instrucțiuni de completare“, la punctul (2), numărul curent 11 se modifică și va avea următorul cuprins: Nr. crt. Denumirea câmpului Descrierea câmpului 11 Denumirea emitentului/ contrapartidei Se va completa cu denumirea emitentului sau a contrapartidei. Se vor aplica regulile de completare de la coloana «cui_emitent» și se va completa cu denumirea emitentului sau a contrapartidei, după caz. Excepție fac activele AP131100, AP131200, AP131300, AP132000, AP133000, AP134000, AP135000, AP136000, AP137000, AP172000, AP183000, AP630000 pentru care se vor completa atât denumirea fondului, cât și denumirea emitentului respectiv, sub formatul: «denumire fond/denumire emitent». 3. Anexele nr. 10, 13, 19, 20, 21 și 24 se modifică și se înlocuiesc cu anexele nr. 1-6, care fac parte integrantă din prezenta normă.     Articolul II Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării. p. Președintele Autorității de Supraveghere Financiară, Elena Doina DascăluBucurești, 7 februarie 2022. Nr. 4.     Anexa nr. 1 (Anexa nr. 10 la Norma nr. 19/2021) Informarea anuală a participantului la data de 31 decembrie .............Nr. de înregistrare ....................... I. Datele de identificare ale participantuluiNumele și prenumele ......................, CNP ................................, BI/CI seria .......... numărul ................. Adresa de domiciliu .........., adresa de corespondență .......... Adresa de e-mail: .......... Numele fondului de pensii .......... Seria și numărul actului individual de aderare .......... Data actului individual de aderare .............. II. Informații generale cu privire la activul personal al participantului la 31 decembrie Na) număr de unități de fond acumulate în contul individual .......... ... b) valoarea unitară a activului net .......... ... c) valoarea activului personal al participantului (a) x (b) .......... ...  III. Informații detaliate cu privire la activul personal al participantului LunaContribuția plătită Contribuția netă convertită în unități de fond Numărul de unități fond alocate/lună Numărul de unități fond cumulat, la sfârșitul lunii Col. 1Col. 2Col. 3Col. 4Col. 5 Sold precedent la 31.12. N-1    X  Ianuarie         Februarie         Martie         Aprilie         Mai         Iunie         Iulie         August         Septembrie         Octombrie         Noiembrie         Decembrie         Sold final la 31.12. N     X  IV. Informații cu privire la administratorul fondului de pensiia) Fondul de pensii .......... este administrat de .........., al cărui capital social este în valoare de .......... . Activele fondului de pensii sunt depozitate de către ................. . Auditorul fondului de pensii este ................. ... b) Numele și prenumele/Denumirea acționarilor care dețin mai mult de 5% din totalul acțiunilor administratorului și procentul deținut de aceștia ... c) Numele și prenumele administratorilor, directorilor, respectiv ale membrilor consiliului de supraveghere sau ai directoratului ... d) Date de contact ale administratorului (telefon, fax, e-mail etc.): ..................................... ... e) Alte informații suplimentare puteți obține accesând site-ul ............................................ . ...  V. Informații cu privire la utilizarea activului personal al participanților la fondurile de pensii facultativeÎn conformitate cu prevederile art. 93 și ale art. 94 lit. a) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, participantul care a împlinit vârsta de 60 de ani poate opta pentru solicitarea sumei existente în contul său ca plată unică sau plăți eșalonate în rate pe o durată de maximum 5 ani sau pentru continuarea plății contribuțiilor. Pentru detalii suplimentare, contactați administratorul. Data ..../..../.......... Numele și prenumele ............................ Funcția .................................................. Semnătura ............................................     Instrucțiuni de completare și de transmitere a anexei nr. 10 Nr. crt.Denumire câmpDescriere câmp 1.Nr. de înregistrareNumărul de înregistrare emis de administrator în conformitate cu norma privind organizarea activității de arhivă la administratorii fondurilor de pensii private 2.Datele de identificare ale participantului- datele de identificare ale participantului care a aderat la un fond de pensii, conform documentelor de identitate: numele și prenumele, adresa de domiciliu, CNP, la care vor fi vizibile, în cadrul documentului de informare anuală a participanților, numai ultimele 6 cifre, seria și numărul BI/CI; - adresa de corespondență, adresa de e-mail; - numele fondului de pensii la care este participant; - seria și numărul actului individual de aderare; - data actului individual de aderare; - data semnării acestui act. 3.Informații generale cu privire la activul personal al participantului la 31 decembrie N- numărul total de unități de fond acumulate în contul individual la data de 31 decembrie anul N; este exprimat în unități de fond, cu 6 zecimale; - valoarea unitară a activului net la 31 decembrie N (VUAN); este exprimată în unități de fond, cu 6 zecimale; - valoarea activului personal al participantului la 31 decembrie N = numărul total de unități de fond acumulate în contul individual la data de 31 decembrie N x valoarea unitară a activului net la 31 decembrie N; este exprimată în lei, cu 2 zecimale. 4.Informații detaliate cu privire la activul personal al participantului- contribuția plătită în contul fondului de pensii aferentă participantului, conform documentelor justificative; este exprimată în lei, cu 2 zecimale; - contribuția netă convertită în unități de fond reprezintă suma de bani netă convertită în unități de fond; este exprimată în lei, cu 2 zecimale; - numărul de unități de fond alocate/lună rezultat după operațiunea de convertire a contribuției nete care au fost emise în contul individual al participantului; este exprimat în unități de fond, cu 6 zecimale; - numărul de unități de fond cumulat, la sfârșitul lunii, existent în contul individual al participantului; este exprimat în unități de fond, cu 6 zecimale; - N reprezintă anul; - celulele marcate cu „x“ nu se completează. 5.Informații cu privire la administratorul fondului de pensiia) Fondul de pensii (denumirea fondului de pensii) este administrat de (denumirea administratorului), al cărui capital social este în valoare de (suma capitalului social la data 31 decembrie N). Activele fondului de pensii sunt depozitate de către (denumirea depozitarului la data 31 decembrie N). Auditorul fondului de pensii este (denumirea auditorului care a auditat fondul de pensii la data 31 decembrie N). b) Numele și prenumele/Denumirea acționarilor care dețin mai mult de 5% din totalul acțiunilor administratorului și procentul deținut de aceștia c) Numele și prenumele administratorilor, directorilor, respectiv ale membrilor consiliului de supraveghere sau ai directoratului d) Date de contact ale administratorului: adresa de e-mail, telefon, fax unde participantul poate adresa întrebări, clarificări cu privire la situația contului său e) Informații suplimentare (site-ul administratorului) 6.Informații cu privire la utilizarea activului personal pentru participanții la fondurile de pensii facultative- Se completează de către administratorii de fonduri de pensii facultative pentru toți participanții fondurilor de pensii facultative. - Informarea conține menționarea posibilității de solicitare a activului personal acumulat în contul personal existent la un fond de pensii facultative odată cu împlinirea vârstei de 60 de ani. - Informarea conține menționarea faptului că participantul care a împlinit 60 de ani poate continua plata contribuției la un fond de pensii facultative. 7.Instrucțiuni de transmitere1. Acest document se transmite tuturor persoanelor care au calitatea de participant, în format fizic sau prin mijloace electronice. 2. Responsabilitatea legală referitoare la informarea participanților, precum și la conținutul informării revine administratorului. Obligația de informare anuală a participanților se realizează prin elaborarea informărilor și transmiterea acestora către participanți. 3. Administratorul are obligația de a realiza, verifica și autoriza conținutul informărilor anuale pentru participanți. 4. Transmiterea efectivă a informărilor anuale în format fizic către participanți (introducerea în plicuri, timbrarea, individualizarea scrisorilor pentru fiecare participant în parte, precum și alte activități conexe) poate fi realizată prin intermediul unor furnizori autorizați de servicii poștale. 5. Transmiterea informărilor anuale prin mijloace electronice poate fi realizată doar către participanții care și-au exprimat această opțiune. Transmiterea informării anuale prin mijloace electronice poate fi efectuată de către administrator sau prin intermediul unor furnizori de servicii. 6. În situația în care transmiterea informărilor anuale se face prin intermediul serviciilor poștale, administratorul are obligația de a indica într-un proces-verbal încheiat cu persoana juridică ce prestează servicii poștale cel puțin următoarele informații: a) județul și localitatea; b) numărul de plicuri; c) numele complet al fiecărui participant/destinatar în parte. 7. În situația în care transmiterea informărilor anuale se face prin mijloace electronice, administratorul are obligația de a indica într-un proces-verbal încheiat cu persoana juridică ce prestează servicii următoarele informații: a) adresa de e-mail/numărul de telefon/alte mijloace electronice prin care se transmite informarea; b) numărul de informări transmise prin mijloace electronice; c) numele complet al fiecărui participant. 8. Comunicarea informării anuale se face în termenul prevăzut de Norma Autorității de Supraveghere Financiară nr. 19/2021 privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor private, cu modificările ulterioare. 9. În situația informărilor returnate ca urmare a adreselor incomplete sau necorespunzătoare, administratorul are obligația respectării prevederilor art. 12 alin. (3) din Norma Autorității de Supraveghere Financiară nr. 19/2021 privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor private, cu modificările ulterioare, precum și de a le arhiva până la următoarea informare a participanților, constituind mijloc de probă în cazul controalelor efectuate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară.     Anexa nr. 2 (Anexa nr. 13 la Norma nr. 19/2021) Plan de audit intern pentru anul ........... Codul de comandăCodul entității raportoareCodul fondului de pensiiAnulTema misiuniiActivitatea auditatăObiectivele misiuniiPerioada auditată start Col. 1Col. 2Col. 3Col. 4Col. 5Col. 6Col. 7Col. 8 Perioada auditată stopStructurile interne implicatePerioada misiunii startPerioada misiunii stopActivități planificateResurse umane alocateResurse materiale alocate Col. 9Col. 10Col. 11Col. 12Col. 13Col. 14Col. 15     Instrucțiuni de completare (1) Planul de audit intern se întocmește conform Normei Autorității de Supraveghere Financiară nr. 3/2014 privind controlul intern, auditul intern și administrarea riscurilor în sistemul de pensii private, cu modificările și completările ulterioare.(2) Câmpurile Planului de audit intern se completează după cum urmează: Nr. crt.Denumirea câmpuluiDescrierea câmpului 1Codul de comandăCodul de comandă 2Codul entității raportoareCodul entității raportoare 3Codul fondului de pensiiCodul fondului de pensii 4AnulAnul pentru care se întocmește raportarea 5Tema misiuniiSe completează cu tema misiunii de audit. 6Activitatea auditatăSe completează cu activitatea de administrare supusă auditării. 7Obiectivele misiuniiSe completează cu obiectivele misiunii de audit. 8Perioada auditată startSe completează cu data de început a perioadei auditate. 9Perioada auditată stopSe completează cu data de finalizare a perioadei auditate. 10Structurile interne implicateSe completează cu departamentul/direcția/serviciul auditat(ă). 11Perioada misiunii startSe completează cu data de început a perioadei desfășurării misiunii de audit. 12Perioada misiunii stopSe completează cu data de final a desfășurării misiunii de audit. 13Activități planificateSe completează cu lista activităților planificate. 14Resurse umane alocateSe completează cu numărul persoanelor din structura de audit intern care participă la misiunea de audit. Dacă în desfășurarea misiunii de audit sunt implicate și alte persoane în afara celor din structura de audit intern, se vor menționa pentru fiecare funcția și structura din care fac parte. 15Resurse materiale alocateSe completează cu numărul total de ore alocate misiunii de audit.     Anexa nr. 3 (Anexa nr. 19 la Norma nr. 19/2021) Raport privind situația salariaților pentru semestrul ….. anul ….… Codul de comandăCodul administratoruluiAnulSemestrulData raportăriiDirecțiaCompartimentul/ ServiciulTimpul de lucru Col. 1Col. 2Col. 3Col. 4Col. 5Col. 6Col. 7Col. 8 Număr de ore lucrateNumărul de salariați raportare precedentăNumărul de angajați noiNumărul de angajați pentru care a încetat contractul individual de muncăNumărul de salariați la data raportăriiObservații Col. 9Col. 10Col. 11Col. 12Col. 13Col. 14     Instrucțiuni de completare Câmpurile se completează după cum urmează: Nr. crt.Denumirea câmpuluiDescrierea câmpului 1Codul de comandăCodul de comandă 2Codul administratoruluiCodul administratorului 3AnulAnul pentru care se întocmește raportarea 4SemestrulSemestrul pentru care se întocmește raportarea (6 = semestrul I, 12 = semestrul II) 5Data raportăriiData ultimei zile lucrătoare a semestrului pentru care se întocmește raportul 6DirecțiaDenumirea direcției din care fac parte salariații, conform documentelor legale 7Compartimentul/ServiciulDenumirea compartimentului/serviciului din care fac parte salariații, conform documentelor legale 8Timpul de lucruSe va completa cu N pentru salariații cu normă întreagă și P pentru cei cu normă parțială. 9Număr de ore lucrateNumărul de ore efectiv lucrate/zi 10Numărul de salariați raportare precedentăNumărul de salariați existenți la data raportării anterioare în compartimentul/serviciul respectiv 11Numărul de salariați noiNumărul de salariați nou-angajați în compartimentul/serviciul respectiv 12Numărul de salariați pentru care a încetat contractul individual de muncăNumărul de persoane pentru care s-a încetat colaborarea din compartimentul/serviciul respectiv 13Numărul de salariați la data raportăriiNumărul de salariați existenți la data raportării în compartimentul/serviciul respectiv 14ObservațiiAlte observații, dacă este cazul     Anexa nr. 4 (Anexa nr. 20 la Norma nr. 19/2021) Plan de administrare a riscurilor pentru anul ………….. Codul de comandăCodul administratoruluiCodul fondului de pensiiAnulActivitatea desfășurată Col. 1Col. 2Col. 3Col. 4Col. 5 Perioada startPerioada stopFrecvențaResurse umane alocate Col. 6Col. 7Col. 8Col. 9     Instrucțiuni de completare (1) Planul de administrare a riscurilor se întocmește conform Normei Autorității de Supraveghere Financiară nr. 3/2014 privind controlul intern, auditul intern și administrarea riscurilor în sistemul de pensii private, cu modificările și completările ulterioare.(2) Câmpurile Planului de administrare a riscului se completează după cum urmează: Nr. crt.Denumirea câmpuluiDescrierea câmpului 1Codul de comandăCodul de comandă 2Codul administratoruluiCodul entității raportoare 3Codul fondului de pensiiCodul fondului de pensii 4AnulAnul pentru care se face raportarea 5Activitatea desfășuratăSe va completa cu tipul activității și descrierea activităților desfășurate. 6Perioada startSe va completa cu data de început a perioadei de desfășurare a activității. 7Perioada stopSe va completa cu data de finalizare a perioadei de desfășurare a activității. 8FrecvențaSe va completa cu frecvența cu care se desfășoară activitatea pe parcursul anului. 9Resurse umane alocateSe va completa cu numărul persoanelor din structura de administrare a riscului care participă la desfășurarea activității de administrare a riscului. Dacă în desfășurarea activității de administrare a riscului sunt implicate și alte persoane în afara celor din structura de administrare a riscului, se vor menționa pentru fiecare funcția și structura din care fac parte.     Anexa nr. 5 (Anexa nr. 21 la Norma nr. 19/2021) Plan de control intern pentru anul ............... Codul de comandăCodul administratoruluiCodul fondului de pensiiAnulTema misiuniiActivitatea controlată Col. 1Col. 2Col. 3Col. 4Col. 5Col. 6 Obiectivele misiuniiPerioada controlată startPerioada controlată stopStructurile interne implicatePerioada misiunii startPerioada misiunii stopActivități planificateResurse umane alocate Col. 7Col. 8Col. 9Col. 10Col. 11Col. 12Col. 13Col. 14     Instrucțiuni de completare (1) Planul de control intern se întocmește conform Normei Autorității de Supraveghere Financiară nr. 3/2014 privind controlul intern, auditul intern și administrarea riscurilor în sistemul de pensii private, cu modificările și completările ulterioare.(2) Câmpurile Planului de control intern se completează după cum urmează: Nr. crt.Denumirea câmpuluiDescrierea câmpului 1Codul de comandăCodul comenzii 2Codul administratoruluiCodul entității raportoare 3Codul fondului de pensiiCodul fondului de pensii 4AnulAnul pentru care se face raportarea 5Tema misiuniiSe completează cu tema misiunii de control. 6Activitatea controlatăSe completează cu activitatea de administrare supusă controlului intern. 7Obiectivele misiuniiSe completează cu obiectivele misiunii de control intern. 8Perioada controlată startSe completează cu data de început a perioadei supuse controlului intern. 9Perioada controlată stopSe completează cu data de finalizare a perioadei supuse controlului intern. 10Structurile interne implicateSe completează cu departamentul/direcția/serviciul controlat(ă). 11Perioada misiunii startSe completează cu data de început a perioadei desfășurării misiunii de control intern. 12Perioada misiunii stopSe completează cu data de final a perioadei desfășurării misiunii de control intern. 13Activități planificateSe completează cu lista activităților planificate. 14Resurse umane alocateSe completează cu numărul persoanelor din structura de control intern care participă la misiunea de control. Dacă în desfășurarea misiunii de control sunt implicate și alte persoane în afara celor din structura de control intern, se vor menționa pentru fiecare funcția și structura din care fac parte.     Anexa nr. 6 (Anexa nr. 24 la Norma nr. 19/2021) Indicații tehnice de raportare Anexă Codul scurt Formatul de raportare 1A TRANZACTII_CONTRIBUTII XML 1B TRANZACTII_TRANSFER_IN XML 1C TRANZACTII_TRANSFER_OUT XML 1D STRUCTURA_PARTICIPANTI XML 1E CONT_COLECTOR XML 1F PLATI_ESALONATE XML 1G INTRARI_IESIRI XML 2 ACTIVE_OBLIGATII XML 3 VAN_VUAN XML 4 INVESTITII_DETALIAT XML 5A SFA_FOND PDF editabil 5B SFA_ADMIN PDF editabil 6A RCS_FOND PDF editabil 6B RCS_ADMIN PDF editabil 7 PERSOANE_RESPONSABILE XML 8 BALANTA_ADMIN BALANTA_FOND XML 9 ACTIVE_PROVIZION XML 11 RAPORT_ACTUARIAL PDF editabil 13 PLAN_AUDIT XML 14 RAPORT_AUDIT PDF editabil 15 RAPORT_CONTROL PDF editabil 16 RAPORT_RISC PDF editabil 17 RAPORT_RENTABILITATE XML 18 TRANZACTII_OTC XML 19 SALARIATI XML 20 PLAN_RISC XML 21 PLAN_CONTROL XML 22 RAPORT_PARTICIPANTI PDF editabil -----