REGULAMENT nr. 13 din 14 octombrie 2024

pentru modificarea și completarea Regulamentului Autorității de Supraveghere Financiară nr. 4/2021 privind activitatea de control desfășurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară

EMITENT

AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARĂ

Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 1071 din 25 octombrie 2024

În temeiul prevederilor art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, 6, precum și ale art. 21^2 alin. (8) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare,

în urma deliberărilor Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din cadrul ședinței din data de 9 octombrie 2024,

Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament.

Articolul I

Regulamentul Autorității de Supraveghere Financiară nr. 4/2021 privind activitatea de control desfășurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 106 din 1 februarie 2021, cu modificările și completările ulterioare, se modifică și se completează după cum urmează:

1. La articolul 2 alineatul (2), punctele 1, 2, 7, 12, 17, 18, 22 și 25 se modifică și vor avea următorul cuprins:

1. activitate de control - acțiune cu caracter periodic, inopinat sau permanent, bazată pe elemente de conformitate și/sau de risc, desfășurată de către structurile organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F. în scopul verificării activității, operațiunilor, proceselor și mecanismelor interne care sunt aplicabile entităților reglementate și/sau supravegheate și persoanelor responsabile;

2. audiere - tehnică de investigare, desfășurată la sediul A.S.F. sau online, în baza unei decizii de audiere, care constă în determinarea condițiilor și împrejurărilor în care a fost desfășurată o anumită activitate;

....................................

7. control permanent - activitate de supraveghere desfășurată de A.S.F. care se realizează în mod continuu și constă în monitorizarea și verificarea de către structurile organizatorice de specialitate a modului de aplicare a reglementărilor legale în vigoare de către entitățile reglementate și/sau supravegheate de către A.S.F., precum și a gestionării corespunzătoare a riscurilor incidente activității acestora;

....................................

12. echipă de audiere - persoanele desemnate prin decizia de audiere să efectueze audierea unei persoane responsabile;

....................................

17. notă explicativă - document întocmit și asumat de către reprezentanți ai entității controlate, de către persoana responsabilă sau de către reprezentantul legal al oricărei alte entități căreia i-au fost externalizate activități specifice, la solicitarea structurilor organizatorice de specialitate sau, după caz, membrilor echipei de control/echipei de audiere, cu scopul de a oferi clarificări/explicații cu privire la aspectele solicitate;

18. persoană responsabilă - persoana fizică și/sau juridică direct ori indirect implicată în activitatea verificată de către structurile organizatorice de specialitate cu atribuții de supraveghere sau control din cadrul A.S.F.;

....................................

22. proces-verbal de audiere - act bilateral încheiat între persoana responsabilă și membrii echipei de audiere, cu ocazia desfășurării unei audieri, cu scopul de a consemna aspectele discutate cu ocazia audierii, pe baza documentelor și a informațiilor puse la dispoziția reprezentanților A.S.F., precum și a oricăror alte aspecte apreciate de părți drept necesar a fi incluse în cadrul acestui document;

....................................

25. raport de control permanent (supraveghere) - document unilateral întocmit de structura organizatorică de specialitate cu atribuții de supraveghere, în situația în care verificarea, analizarea sau evaluarea activității entităților reglementate și/sau supravegheate și a persoanelor responsabile are ca rezultat constatarea nerespectării prevederilor legale incidente și rezultă, în urma analizei efectuate, prin luarea în considerare a principiului proporționalității, a raționamentului profesional/ calificat și a documentării, că este necesară aplicarea unei sancțiuni și/sau a unei măsuri sancționatoare conform legislației specifice fiecărui sector de supraveghere financiară;

2. La articolul 5, alineatele (1)-(3) se modifică și vor avea următorul cuprins:

Articolul 5

(1) Structurile organizatorice de specialitate cu atribuții de supraveghere și/sau echipele de control pot solicita entităților controlate/persoanelor responsabile transmiterea oricăror documente sau informații pe care le consideră necesare în vederea verificării, analizării sau evaluării elementelor de conformitate și/sau de risc aferente activității desfășurate. (2) Solicitările adresate entității controlate/persoanelor responsabile reprezintă manifestarea rolului proactiv al structurii organizatorice de specialitate sau al echipei de control, cu caracter obligatoriu pentru entitatea controlată, sunt fundamentate din punct de vedere legal și utilizate cu scopul remedierii unor situații neconforme/clarificării unor situații/minimizării riscului identificat în cadrul activității de control. (3) Entitatea controlată/Persoana responsabilă are obligația de a transmite structurilor organizatorice de specialitate sau, după caz, echipei de control ori echipei de audiere informații reale și/sau documente corecte și complete, în termenul stabilit, în forma și pe suportul solicitate, astfel încât să nu inducă în eroare A.S.F. și să nu fie periclitată desfășurarea activității de control.

3. Articolul 8 se modifică și va avea următorul cuprins:

Articolul 8

În exercitarea atribuțiilor sale prevăzute la art. 3 alin. (1) lit. c) și art. 21^2 alin. (2) și (3) din O.U.G. nr. 93/2012, A.S.F. decide asupra tipului de control ce urmează a fi efectuat, în funcție de obiectivele controlului și complexitatea activității entității, în concordanță cu prevederile prezentului regulament, luând în considerare rezultatele evaluării riscurilor identificate în procesul de supraveghere conform legislației specifice aplicabile fiecărui sector de supraveghere financiară.

4. La articolul 13 alineatul (1), literele d) și e) se modifică și vor avea următorul cuprins:

d) să intervieveze persoanele responsabile din cadrul entității controlate, în vederea atingerii obiectivelor controlului; ... e) să solicite declanșarea imediată a demersurilor de remediere a anumitor deficiențe în situații de risc și/sau care impun luarea unor măsuri urgente, prin întocmirea în acest sens a unei note de constatare, la sediul entității controlate; ...

5. La articolul 22, alineatele (1^1) și (3) se modifică și vor avea următorul cuprins:

(1^1) Procesul-verbal de control menționat la alin. (1) se transmite entității controlate.

....................................

(3) Entitatea controlată transmite în scris, dacă este cazul, obiecțiile cu privire la reținerile echipei de control menționate în cuprinsul procesului-verbal de control în termen de: a) maximum 7 zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul acțiunilor de control periodic; ... b) maximum 3 zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul acțiunilor de control inopinat. ...

6. La articolul 26, alineatele (2) și (4) se modifică și vor avea următorul cuprins:

(2) Entitatea controlată și, după caz, persoanele responsabile sunt informate cu privire la rezultatele controlului periodic sau inopinat, prin poștă, cu confirmare de primire, fax, e-mail, prin reprezentantul entității controlate ori personal, cu semnătură de primire, cu excepția situațiilor prevăzute la alin. (1) lit. f) și, după caz, la alin. (1) lit. g).

....................................

(4) Entitatea controlată are obligația de a transmite A.S.F., în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la informarea prevăzută la alin. (2), dovezile comunicărilor de luare la cunoștință a rezultatelor controlului periodic sau inopinat de către persoanele responsabile.

7. La articolul 30, partea introductivă a alineatului (2) și alineatele (3) și (4) se modifică și vor avea următorul cuprins:

(2) Decizia de audiere este comunicată persoanei responsabile prin poștă, cu confirmare de primire, fax sau e-mail și cuprinde cel puțin următoarele elemente:

....................................

(3) Persoana convocată are obligația de a participa la audiere, cu respectarea elementelor menționate în decizia de audiere prevăzută la alin. (2).(4) Persoana convocată poate solicita A.S.F., anterior desfășurării audierii, amânarea acesteia pentru cazuri excepționale, fundamentate în baza unei cereri însoțite de documente justificative, iar A.S.F. îi comunică hotărârea adoptată cu privire la solicitarea sa.

8. La articolul 31, alineatul (2) se modifică și va avea următorul cuprins:

(2) Echipa de audiere poate înregistra discuțiile din cadrul audierii pe dispozitive electronice care permit stocarea datelor și redarea lor ulterioară doar cu acordul persoanei audiate; acordul sau refuzul persoanei audiate se consemnează în scris, anterior desfășurării efective a audierii.

9. La articolul 32, alineatele (1) și (4) se modifică și vor avea următorul cuprins:

Articolul 32

(1) Controlul permanent se realizează de către structurile organizatorice de specialitate cu atribuții de supraveghere, prin verificarea, analizarea și/sau evaluarea elementelor de conformitate și/sau de risc rezultate din raportări, documente și alte informații deținute de A.S.F., în scopul realizării unei evaluări privind:a) conformitatea, în sensul că sunt respectate prevederile legale; ... b) riscurile la care entitatea este sau poate fi expusă; ... c) riscurile la care entitatea expune piața de care aparține. ...

....................................

(4) Răspunderea privind transmiterea și conținutul documentelor și informațiilor prevăzute la alin. (3) comunicate de către entitate revine conducerii entității și/sau persoanei/ persoanelor responsabile, conform legislației aplicabile entității.

10. La articolul 32, după alineatul (6) se introduce un nou alineat, alin. (6^1), cu următorul cuprins:

(6^1) În cazul în care, în cursul activității de supraveghere, structura organizatorică de specialitate consideră necesară solicitarea efectuării de către entitatea controlată a unor demersuri de remediere a unor deficiențe, în situații de risc, solicitarea va fi prezentată spre aprobare conducerii structurii organizatorice/vicepreședintelui coordonator.

11. La articolul 32, după alineatul (7) se introduce un nou alineat, alin. (8), cu următorul cuprins:

(8) Structura organizatorică de specialitate analizează necesitatea întocmirii Raportului de control permanent prevăzut la alin. (7) prin aplicarea principiului proporționalității, a principiului raționamentului calificat/profesional, a principiului documentării și a altor factori relevanți.

12. După articolul 32 se introduce un nou articol, art. 32^1, cu următorul cuprins:

Articolul 32^1

În cazul în care, în cursul activității de supraveghere, structura organizatorică de specialitate consideră necesară adoptarea, în situații care impun intervenția de urgență, a unor măsuri în baza legislației specifice fiecărui sector de supraveghere financiară, care nu se circumscriu prevederilor art. 21^2 alin. (1) și (4) din O.U.G. nr. 93/2012, acestea vor fi prezentate de către conducerea structurii organizatorice spre aprobare Consiliului A.S.F.

13. Articolul 33 se modifică și va avea următorul cuprins:

Articolul 33

Raportul de control permanent prevăzut la art. 32 alin. (7), semnat olograf sau cu semnătură electronică calificată de către conducerea structurii organizatorice de specialitate, este înregistrat la registratura A.S.F. și cuprinde, după caz, următoarele:a) descrierea elementelor de neconformitate constatate, inclusiv faptele care reprezintă încălcări ale legislației specifice aplicabile entității, cu indicarea textului legal reținut a fi nerespectat/ încălcat; ... b) elementele de risc sau de conduită, identificate în urma evaluării entității supravegheate, dacă este cazul; ... c) persoanele responsabile din conducerea entității supravegheate și, dacă este cazul, alte persoane responsabile, conform legislației specifice; ... d) solicitări și/sau recomandări cu rol de prevenire sau corectare a unor situații care impun astfel de măsuri, de diminuare a efectelor unor evenimente produse sau de îndrumare în legătură cu anumite aspecte constatate, după caz; ... e) alte aspecte relevante, după caz. ...

14. Articolul 34 se modifică și va avea următorul cuprins:

Articolul 34

(1) Raportul de control permanent, întocmit conform art. 33, este transmis entității controlate și persoanelor responsabile prin oricare dintre mijloacele de comunicare prevăzute de Codul de procedură civilă, în vederea exprimării unui punct de vedere sau de obiecții asupra reținerilor din acesta. (2) Raportul de control permanent reprezintă notificarea entității controlate și/sau a conducerii entității controlate și/sau a persoanelor responsabile cu privire la încălcările prevederilor legale constatate de către structura organizatorică de specialitate din cadrul A.S.F.(3) Raportul de control permanent transmis prin intermediul mijloacelor de comunicare electronică se consideră comunicat entității și/sau persoanei responsabile la data transmiterii acestuia pe adresa de e-mail utilizată în corespondența cu A.S.F. (4) Entitatea controlată și/sau persoanele responsabile, notificate conform prevederilor alin. (1) și (2), pot transmite, inclusiv prin mijloace electronice, un punct de vedere, explicații, documente justificative sau obiecții cu privire la reținerile din Raportul de control permanent, în termenul prevăzut de legislația aplicabilă, dar nu mai mult de 7 zile de la data primirii notificării, în cazul în care legislația specifică aplicabilă nu prevede un alt termen. (5) Entitatea controlată are obligația de a informa persoanele ale căror atribuții au legătură cu situațiile prezentate în Raportul de control permanent, precum și pe cele cu care au încetat relațiile de muncă/de reprezentare anterior primirii acestuia, în vederea formulării de eventuale obiecții, cu respectarea termenului stabilit la alin. (4). (6) A.S.F. poate solicita entității controlate și/sau persoanelor responsabile, prin mijloace electronice, informații, documente justificative, explicații sau detalii suplimentare pentru clarificarea anumitor aspecte ce rezultă din analizarea punctului de vedere sau a obiecțiilor la Raportul de control permanent, cu indicarea termenului de răspuns. (7) În cazul în care actele, documentele și informațiile solicitate, inclusiv în cazul ședinței de audiere, dacă a fost cazul, nu sunt puse la dispoziția A.S.F. în conformitate cu prevederile art. 32 alin. (3), precum și la termenele și forma stabilite, fapta se va reține în cadrul concluziilor prezentate în nota menționată la art. 35.

15. Articolul 35 se modifică și va avea următorul cuprins:

Articolul 35

(1) Structura organizatorică de specialitate din cadrul A.S.F. analizează punctul de vedere, explicațiile sau obiecțiile formulate, precum și documentele sau informațiile suplimentare transmise de către entitatea controlată sau conducerea acesteia/persoanele responsabile și elaborează nota privind concluziile și propunerile cu privire la aspectele constatate în urma controlului permanent. (2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), în situația în care, în urma analizării documentelor și informațiilor existente, precum și, după caz, a punctului de vedere, a explicațiilor sau a obiecțiilor formulate la Raportul de control permanent de către entitatea controlată sau conducerea acesteia/persoanele responsabile, nu se mai rețin constatările din Raportul de control permanent, activitatea de control permanent se finalizează prin notificarea de către structura organizatorică de specialitate a persoanelor responsabile sau, după caz, a entității controlate/ conducerii acesteia.(3) Conducerea structurii organizatorice de specialitate prezintă pentru înscrierea pe ordinea de zi a ședinței Consiliului A.S.F. nota menționată la alin. (1), însoțită de Raportul de control permanent și obiecțiile entității controlate/persoanelor responsabile, dacă au fost transmise. (4) Pe baza informațiilor prezentate conform alin. (3), Consiliul A.S.F. poate dispune măsuri și/sau sancțiuni. (5) În scopul valorificării rezultatelor controlului permanent se aplică în mod corespunzător prevederile art. 26 și 28. Orice referire la rezultatul controlului este considerată a fi făcută corespunzător la rezultatul activității de control permanent.

Articolul II

Acțiunile de control periodic sau inopinat în curs de desfășurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament continuă în conformitate cu reglementările în vigoare la data începerii acestora.

Articolul III

Prezentul regulament se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării.

Președintele Autorității de Supraveghere Financiară,
Alexandru Petrescu

București, 14 octombrie 2024.

Nr. 13.

-----