ORDIN nr. 1.963 din 2 decembrie 2008
pentru aprobarea Ghidului privind buna practică de distribuţie angro a medicamentelor
EMITENT
MINISTERUL SĂNĂTĂŢII PUBLICE
Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 865 din 22 decembrie 2008
Văzând Referatul de aprobare al Direcţiei farmaceutice nr. E.N. 12.412 din 2 decembrie 2008,
având în vedere dispoziţiile titlului XVII "Medicamentul" din Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 862/2006 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Sănătăţii Publice, cu modificările şi completările ulterioare,
ministrul sănătăţii publice emite următorul ordin:
Articolul 1
Se aprobă Ghidul privind buna practică de distribuţie angro a medicamentelor, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Articolul 2
La data intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă Ordinul ministrului sănătăţii publice nr. 892/2006 pentru aprobarea Regulilor de bună practică de distribuţie angro a medicamentelor, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 653 din 28 iulie 2006.
Articolul 3
Prezentul ordin se duce la îndeplinire de Agenţia Naţională a Medicamentului şi se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul sănătăţii publice,
Gheorghe Eugen Nicolăescu
Bucureşti, 2 decembrie 2008.
Nr. 1.963.
Anexa
GHID
privind buna practică de distribuţie angro a medicamentelor
Capitolul I
Articolul 1
Prezentul ghid reprezintă traducerea şi adaptarea Ghidului privind buna practică de distribuţie (94/C63/03), elaborat de Comisia Europeană în baza prevederilor art. 10 din Directiva Consiliului Comunităţilor Europene 92/25/CEE din 31 martie 1992 privind distribuţia angro a medicamentelor de uz uman, completat cu prevederile Ghidului privind buna practică de distribuţie pentru produse farmaceutice (WHO Technical Report Series nr. 937, 2006), elaborat de Organizaţia Mondială a Sănătăţii. Prezentul ghid nu se referă la relaţiile comerciale dintre părţile implicate în distribuţia medicamentelor de uz uman, nici la aspecte privind protecţia muncii.
Capitolul II
Principii
Articolul 2
(1) Industria farmaceutică aplică un sistem avansat de asigurare a calităţii şi îşi realizează obiectivele referitoare la calitatea farmaceutică prin respectarea Ghidului privind buna practică de fabricaţie a medicamentelor, în vederea autorizării ulterioare de punere pe piaţă a medicamentelor de uz uman; această politică oferă siguranţa faptului că medicamentele eliberate pentru distribuţie sunt de calitate corespunzătoare. ... (2) Nivelul de calitate atins trebuie menţinut în toată reţeaua de distribuţie, astfel încât medicamentele autorizate de punere pe piaţă să ajungă în farmacii fără a-şi modifica proprietăţile. ... (3) Conceptul de management al calităţii în industria farmaceutică este descris în cap. I al Ghidului privind buna practică de fabricaţie a medicamentelor, aprobat prin Hotărârea Consiliului ştiinţific al Agenţiei Naţionale a Medicamentului (ANM) nr. 38/2006, şi se aplică şi pentru distribuţia medicamentelor de uz uman. ... (4) Pentru a menţine calitatea produselor şi a serviciilor oferite de distribuitorii angro, titlul XVII "Medicamentul" din
Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, prevede faptul că distribuitorii angro de medicamente trebuie să respecte, suplimentar, şi Ghidul privind buna practică de distribuţie publicat de Comisia Europeană. ... (5) Sistemul calităţii aplicat de distribuitorii angro de medicamente trebuie să asigure faptul că medicamentele furnizate sunt autorizate de punere pe piaţă, conform legislaţiei în vigoare, că se evită contaminarea cu alte produse, că rotaţia stocurilor depozitate se realizează adecvat şi că medicamentele sunt depozitate în zone sigure şi protejate corespunzător. ... (6) Suplimentar, sistemul calităţii trebuie să asigure că medicamente de calitate corespunzătoare sunt livrate corect la destinatar, într-o perioadă de timp convenabilă; trebuie să existe un sistem de urmărire care să permită detectarea oricărui medicament neconform şi, de asemenea, să existe o procedură eficientă de retragere. ...
Capitolul III
Definiţii
Articolul 3
În sensul prezentului ghid, termenii şi noţiunile folosite au semnificaţiile de mai jos (în alt context, aceştia pot avea semnificaţii diferite):
1. agent de intermediere - persoana fizică sau juridică ale cărei activităţi includ încheierea unui contract cu o altă persoană fizică sau juridică, pentru care agentul de intermediere primeşte un comision pentru orice serviciu furnizat persoanei sau companiei, calculat ca procent din tranzacţia încheiată între companie şi partener; în mod normal, agentul de intermediere nu preia controlul fizic al medicamentelor;
2. asigurarea calităţii - ansamblul de măsuri care urmăresc obţinerea de produse a căror calitate trebuie să corespundă scopului pentru care au fost concepute;
3. auditare - activitatea independentă şi obiectivă menită să adauge valoare activităţilor unei organizaţii şi să le îmbunătăţească, prin ajutorul oferit acesteia pentru a-şi atinge obiectivele, folosind un mod disciplinat şi sistematic de evaluare şi îmbunătăţire a eficacităţii proceselor de management al riscului, control şi conducere;
4. bună practică de distribuţie (BPD) - acea parte a sistemului de asigurare a calităţii care garantează că medicamentele îşi păstrează calitatea pe tot parcursul lanţului de distribuţie până la utilizatorul final şi că se iau toate măsurile care să împiedice pătrunderea în sistem a unor medicamente contrafăcute, neautorizate sau introduse ilegal;
5. carantină - statutul materiilor prime sau materialelor de ambalare, produselor intermediare, vrac ori finite, separate fizic sau prin alte mijloace eficiente, în aşteptarea unei decizii asupra eliberării ori respingerii lor;
6. container - articolul folosit la ambalarea unui medicament; containerele includ recipientele de ambalare primară, secundară şi containerele de transport; recipientele de ambalare primară sunt cele care vin în contact direct cu produsul;
7. contaminare - introducerea nedorită a impurităţilor de natură chimică sau microbiologică sau a unor materiale străine într-o materie primă, într-un produs intermediar ori finit, în timpul manipulării, fabricaţiei, prelevării, ambalării sau reambalării, depozitării ori transportului;
8. contaminare încrucişată - contaminarea unui material sau produs cu un alt material sau un alt produs;
9. contract - actul cu valoare juridică obligatorie încheiat între părţi pentru furnizarea unor produse sau prestarea unor servicii la un anumit preţ, care este specificat;
10. controlul calităţii - garanţia că sunt luate toate măsurile, inclusiv întocmirea de specificaţii, prelevarea probelor, testare şi eliberarea certificatului de calitate, care asigură că materiile prime, produsele intermediare, materialele de ambalare şi produsele finite sunt conforme cu specificaţia stabilită în ceea ce priveşte identitatea, concentraţia, puritatea, durata de valabilitate, condiţiile de depozitare etc.;
11. dată de expirare - data înscrisă pe ambalajul individual al medicamentului (de obicei, pe etichetă) până la care se consideră că produsul este conform cu specificaţia, dacă este păstrat corect; data de expirare este stabilită pentru fiecare serie prin adăugarea termenului de valabilitate la data fabricaţiei;
12. distribuţie - porţionarea unor serii de produs finit şi transportarea acestora din localul fabricantului sau dintr-un alt punct central către utilizatorul final al acestora ori către un punct intermediar, folosind diferite mijloace de transport şi trecând prin diverse depozite şi unităţi farmaceutice;
13. distribuţie angro pe întreg lanţul (totală) - activitatea de distribuţie angro care constă în achiziţionarea şi vânzarea, depozitarea, pregătirea comenzii şi livrarea medicamentelor;
14. distribuitor paralel - persoană fizică sau juridică implicată în achiziţionarea, reambalarea, reetichetarea şi revânzarea medicamentelor; distribuitorul paralel realizează profit în principal prin achiziţionarea de medicamente la preţ mic din anumite ţări şi vânzarea lor cu preţ mai mare în alte ţări;
15. etichetare - procesul de identificare a medicamentului, cu includerea următoarelor informaţii, după caz: numele produsului, substanţa/substanţele activă/active, forma farmaceutică şi cantitatea, numărul de serie, data de expirare, condiţii de depozitare sau precauţii de manipulare, instrucţiuni de utilizare, avertismente şi precauţii, denumirea şi adresa deţinătorului autorizaţiei de punere pe piaţă, ale fabricantului şi/sau ale furnizorului;
16. expediere (livrare) - cantitatea de medicamente furnizate o dată, ca răspuns la o anumită solicitare sau comandă; o livrare poate consta în unul ori mai multe ambalaje sau containere şi poate include mai multe serii din acelaşi produs;
17. excipient - o substanţă sau compus, altul decât substanţa activă şi materialele de ambalare, care este destinat a se folosi în fabricaţia unui medicament;
18. fabricaţie - toate operaţiile privind achiziţionarea de materiale şi produse, producţia, controlul calităţii, eliberarea, depozitarea, distribuţia medicamentelor, precum şi controalele asociate;
19. furnizor - persoana sau entitatea implicată în activitatea de livrare a produselor şi/sau serviciilor;
20. furnizor de servicii logistice - persoana fizică sau juridică care asigură servicii logistice pentru alte persoane juridice (fabricanţi ori furnizori) pentru toate operaţiile din lanţul de distribuţie sau numai pentru anumite operaţii din acest lanţ. În mod obişnuit, furnizorii de logistică de terţă parte sunt specializaţi în servicii integrate de transport şi depozitare care pot fi adaptate nevoilor şi cerinţelor de livrare ale clienţilor. Un furnizor de servicii logistice nu are drept de proprietate asupra medicamentelor pe care le depozitează sau le distribuie.
21. instituţie sanitară - unitatea publică sau privată ori o parte a acesteia (cu excepţia unei farmacii sau a unui distribuitor angro), indiferent de forma de organizare (comercială sau nonprofit), care asigură servicii de sănătate în scop de diagnostic, de tratament ori de îngrijire, furnizând medicamente către utilizatorul final;
22. material - termenul general folosit pentru a descrie materiile prime (substanţe farmaceutice active, excipienţi, reactivi, solvenţi, adjuvanţi de proces, produse intermediare, materiale de ambalare şi de etichetare);
23. număr de serie (lot) - o combinaţie caracteristică de cifre şi/sau litere care identifică în mod specific o serie;
24. perioada de valabilitate - perioada de timp în care se consideră că medicamentul, dacă este păstrat în condiţii adecvate, este conform cu specificaţia, aşa cum s-a determinat prin studii de stabilitate pe un număr de serii de produs; perioada de valabilitate este utilizată pentru a stabili data de expirare pentru fiecare serie;
25. procedură standard de operare (PSO) - procedura scrisă, autorizată, în care sunt prezentate instrucţiuni pentru efectuarea operaţiilor, nu în mod necesar specifice unui anumit produs, ci de natură generală (de exemplu, folosirea echipamentelor, întreţinere, curăţare, validare, curăţarea localurilor, controlul mediului, prelevare, inspectare); anumite PSO pot fi utilizate pentru a suplimenta documentaţia standard specifică produsului şi seriei;
26. prelevare - operaţii care au ca scop obţinerea unei porţiuni reprezentative dintr-un medicament, pe baza unei proceduri statistice adecvate, pentru un scop definit, de exemplu, testarea în vederea eliberării certificatului de calitate;
27. primul care expiră/primul care pleacă ("first expiry/first out" = FEFO) - procedura de distribuţie care asigură faptul că stocul cu cea mai apropiată dată de expirare este distribuit şi/sau utilizat înainte ca un stoc de produs identic, cu o dată de expirare mai îndepărtată, să fie distribuit şi/sau utilizat;
28. primul care intră/primul care pleacă ("first în/first out" = FIFO) - procedura de distribuţie care asigură faptul că stocul cel mai vechi este distribuit şi/sau utilizat înainte ca un stoc de produs identic să fie distribuit şi/sau utilizat;
29. produs intermediar - un material parţial procesat care trebuie să treacă prin alte etape de fabricaţie înainte de a deveni un produs finit;
30. retragerea unui produs - procesul de rechemare sau de înlăturare a unui medicament din lanţul de distribuţie ca urmare a unor neconformităţi de calitate ori reclamaţii privind reacţii adverse grave; retragerea poate fi iniţiată de fabricant, importator, distribuitor sau de autoritatea competentă;
31. serie (sau lot) - o cantitate definită dintr-o materie primă, dintr-un material de ambalare sau produs procesată într-un singur proces ori o serie de procese, astfel încât să poată fi considerată omogenă;
32. sistemul calităţii - infrastructura care cuprinde structura organizatorică, procedurile, procesele, resursele şi acţiunile sistematice necesare să asigure că un produs (sau serviciu) satisface cerinţele de calitate date;
33. tranzit - perioada de timp în care produsul este transportat către destinaţie;
34. validare - acţiunea prin care se dovedeşte, în concordanţă cu principiile de bună practică de fabricaţie, că orice proces, metodă, produs sau sistem conduce, în mod real şi repetat, la rezultatele aşteptate;
35. vehicul - mijloc de transport folosit pentru a distribui medicamente (de exemplu, camioane, furgonete, maşini, tiruri, avioane, vagoane de cale ferată, vapoare etc.).
Capitolul IV
Organizare şi conducere
Articolul 4
(1) Fiecare unitate de distribuţie angro trebuie să aibă o structură organizatorică adecvată, definită printr-o organigramă. ... (2) Responsabilităţile, autoritatea şi relaţiile ierarhice ale personalului trebuie să fie clar descrise în fişele postului aprobate, disponibile în formă scrisă. ... (3) Responsabilităţile angajaţilor trebuie să fie în acord cu competenţele acestora. ...
Articolul 5
(1) Personalul de conducere trebuie să aibă autoritatea şi să dispună de resursele necesare realizării sarcinilor care îi revin, implementării şi menţinerii unui sistem de management al calităţii, precum şi pentru identificarea şi corectarea deviaţiilor de la sistemul de management al calităţii stabilit. ... (2) Personalul-cheie implicat în activităţile de distribuţie a medicamentelor trebuie să aibă calificarea şi experienţa necesare, potrivit responsabilităţilor care îi revin, pentru a asigura că medicamentele sunt distribuite adecvat. ...
Articolul 6
(1) Anumite activităţi pot fi realizate prin contract de către persoane desemnate. ... (2) Aceste activităţi trebuie să fie documentate sub forma unor contracte scrise, care nu trebuie să permită omisiuni sau suprapuneri nejustificate privind aplicarea prezentului ghid. ... (3) Activităţile contractate trebuie auditate periodic pentru verificarea respectării prezentului ghid. ...
Articolul 7
Măsurile relevante privind siguranţa, cum sunt: protecţia personalului, localurilor, a mediului şi a integrităţii produselor trebuie descrise în proceduri standard de operare.
Capitolul V
Personal
Articolul 8
Personalul implicat în toate etapele de distribuţie a medicamentelor trebuie să fie competent şi suficient ca număr pentru a asigura păstrarea calităţii acestora.
Articolul 9
(1) Personalul trebuie să beneficieze de instruire la angajare şi periodic, în acord cu un program de instruire anual; eficacitatea instruirii trebuie să fie evaluată. ... (2) Instruirea trebuie să se realizeze conform unor proceduri standard de operare şi să se păstreze înregistrări ale instruirii, care să menţioneze participanţii şi temele prezentate. ... (3) Pe lângă prevederi generale privind buna practică de distribuţie, instruirea trebuie să includă şi teme specifice tipului de activitate desfăşurat, ca de exemplu: siguranţa medicamentelor, aspecte referitoare la identificarea medicamentelor, modalităţile de evitare a pătrunderii în lanţul de distribuţie a medicamentelor contrafăcute. ... (4) Personalul care manipulează medicamente care prezintă risc (de exemplu, puternic active, radioactive, psihotrope, stupefiante, sensibilizante şi/sau periculoase) trebuie să beneficieze de instruire ţintită. ...
Articolul 10
(1) Personalul implicat în distribuţia medicamentelor trebuie să poarte echipament de lucru sau de protecţie adecvat activităţilor pe care le desfăşoară. ... (2) Dacă este necesar, personalul care manipulează medicamente care prezintă risc trebuie să folosească mănuşi de protecţie. ... (3) Trebuie să se întocmească şi să se aplice proceduri adecvate privind starea de sănătate, igiena şi modul de echipare a personalului, în acord cu activităţile pe care acesta le desfăşoară. ...
Articolul 11
Distribuitorul angro trebuie să întocmească şi să aplice un regulament intern care să descrie măsurile care se impun în situaţia în care persoanele angajate pot fi implicate în însuşirea ilegală a unui medicament.
Capitolul VI
Managementul calităţii
Articolul 12
Distribuitorul trebuie să îşi elaboreze politica în domeniul calităţii, documentată, autorizată oficial de managementul de la cel mai înalt nivel, care să descrie conceptele generale şi cerinţele organizaţiei privind calitatea.
Articolul 13
Distribuitorul trebuie să deţină şi să aplice proceduri privind aprovizionarea şi livrarea medicamentelor, inclusiv pentru operaţiile administrative şi tehnice desfăşurate, care să garanteze faptul că achiziţionarea medicamentelor necesare se face de la furnizori autorizaţi şi că distribuirea acestora se face către unităţi de distribuţie autorizate.
Articolul 14
(1) Sistemul calităţii unui distribuitor angro trebuie să cuprindă prevederi referitoare la obligativitatea informării imediate a deţinătorului autorizaţiei de punere pe piaţă, a autorităţilor naţionale şi/sau internaţionale competente, în cazul identificării unor medicamente suspectate de contrafacere sau care se dovedesc a fi contrafăcute. ... (2) Astfel de produse trebuie să fie depozitate într-o zonă securizată, separată şi să fie clar marcate, pentru a împiedica distribuţia sau vânzarea ulterioară. ...
Articolul 15
(1) Toate părţile implicate în distribuţia medicamentelor sunt responsabile de calitatea şi siguranţa produselor distribuite, astfel încât să se garanteze că acestea sunt adecvate utilizării propuse. ... (2) Toţi operatorii din lanţul de distribuţie trebuie să fie identificaţi; trebuie să se păstreze înregistrări, pentru a asigura trasabilitatea produselor distribuite de la fabricant/importator până la distribuitorul en detail. ...
Articolul 16
(1) Conformitatea sistemului calităţii implementat de un distribuitor poate fi certificată în acord cu standarde internaţionale (de exemplu, standardele ISO) de către organisme acreditate, dar o astfel de certificare nu poate, sub nicio formă, să se substituie obligaţiei de a respecta legislaţia privind distribuţia angro a medicamentelor de uz uman. ... (2) Certificarea ISO nu poate înlocui autorizaţia de distribuţie eliberată de Agenţia Naţională a Medicamentului (ANM), autoritatea competentă în domeniul medicamentului în România. ...
Capitolul VII
Localuri
Articolul 17
(1) Localurile de depozitare trebuie să fie situate, proiectate, construite, finisate şi întreţinute astfel încât să corespundă operaţiilor care trebuie realizate; scopul acestor măsuri este acela de a se evita orice efect nedorit sau neaşteptat asupra calităţii medicamentelor. ... (2) Capacitatea localurilor trebuie să fie adecvată pentru păstrarea ordonată a medicamentelor, în funcţie de statutul acestora ("în carantină", "eliberate", "respinse", "retrase", "returnate", precum şi cele suspectate de contrafacere). ... (3) Trebuie luate măsuri pentru a împiedica intrarea persoanelor neautorizate; zonele de depozitare nu trebuie să fie folosite ca locuri de trecere pentru personalul care nu lucrează acolo. ...
Articolul 18
Zonele de depozitare trebuie iluminate corespunzător, pentru a permite efectuarea corectă şi în siguranţă a tuturor operaţiilor.
Articolul 19
(1) Localurile de depozitare trebuie să fie prevăzute cu un sistem propriu de asigurare a temperaturii şi umidităţii necesare conservării medicamentelor în condiţiile specificate de fabricant şi să fie dotate cu dispozitive de monitorizare a condiţiilor create. ... (2) Majoritatea medicamentelor se depozitează în condiţii normale: temperatura de maximum 25°C, umiditatea relativă cuprinsă în intervalul 60 ± 5%; când sunt necesare condiţii speciale de păstrare, acestea trebuie să fie, de asemenea, asigurate, controlate şi monitorizate. ... (3) Trebuie să se demonstreze uniformitatea valorilor de temperatură şi umiditate realizate în depozit, prin întocmirea unei hărţi de distribuţie care să indice punctele în care se vor amplasa dispozitivele de monitorizare a celor doi parametri. ... (4) Instalaţia de climatizare trebuie să dispună de funcţii de avertizare, pentru cazurile când se depăşesc intervalele de temperatură şi umiditate specificate (alarmare vizuală sau sonoră). ... (5) Dispozitivele folosite pentru monitorizarea condiţiilor de temperatură şi umiditate trebuie să fie calibrate la intervale stabilite, iar rezultatele calibrărilor trebuie păstrate. ... (6) Înregistrările privind monitorizarea parametrilor de conservare trebuie evaluate periodic; acestea se păstrează cel puţin un an după expirarea perioadei de valabilitate a unui medicament aflat în depozit, dacă legislaţia nu prevede altfel. ...
Articolul 20
Localurile trebuie să fie proiectate şi dotate astfel încât să asigure protecţie maximă împotriva pătrunderii insectelor, păsărilor sau a rozătoarelor; agenţii rodenticizi folosiţi trebuie să fie siguri şi să nu prezinte risc de contaminare pentru medicamente.
Articolul 21
(1) În localurile şi în zonele de depozitare curăţenia se efectuează conform unei proceduri şi unui program stabilite. ... (2) Trebuie să se ia măsuri adecvate pentru prevenirea scurgerilor sau spargerilor, a contaminării microbiene sau încrucişate; în caz de scurgeri, trebuie să existe proceduri adecvate de curăţare, pentru a înlătura orice risc de contaminare. ...
Articolul 22
(1) Zonele de recepţie şi de expediţie trebuie să asigure protecţia materialelor şi a produselor faţă de intemperii. ... (2) Aceste zone trebuie să fie separate de cea destinată depozitării. ... (3) În zona de recepţie trebuie să se aloce un spaţiu dotat adecvat, pentru curăţarea, la nevoie, a containerelor cu medicamente, înainte de depozitare. ...
Articolul 23
Localurile de depozitare trebuie să fie dotate cu stelaje, rasteluri metalice sau din alte materiale adecvate, cu proprietăţi ignifuge, pentru păstrarea containerelor cu medicamente, poziţionate astfel încât să permită circulaţia normală a personalului şi a echipamentelor de manipulare.
Capitolul VIII
Depozitare
Articolul 24
(1) Depozitarea şi manipularea medicamentelor trebuie să se facă astfel încât să se prevină contaminarea şi amestecările. ... (2) În mod obişnuit, medicamentele trebuie depozitate separat de alte produse. ... (3) Trebuie să se aloce un spaţiu de depozitare definit pentru fiecare medicament, astfel încât să se permită identificarea şi manipularea cu uşurinţă a ambalajelor de către operatori; pentru aceasta se poate folosi un sistem electronic validat sau orice alt sistem care conduce la acelaşi rezultat (de exemplu, întocmirea unei hărţi de amplasare). ...
Articolul 25
(1) În momentul recepţiei, containerele cu produse trebuie examinate din punct de vedere al integrităţii acestora şi al conformităţii cu comanda. ... (2) Medicamentele cu sigiliile rupte, ambalajele deteriorate sau suspectate de a fi contaminate trebuie să fie retrase din stocul destinat comercializării şi, dacă nu sunt distruse imediat, trebuie păstrate într-o zonă dedicată, clar delimitată, astfel încât să nu poată fi comercializate din greşeală sau să nu contamineze alte produse. ...
Articolul 26
(1) Atunci când statutul de carantină al produselor se asigură prin păstrare în zone delimitate fizic, acestea trebuie să fie clar marcate, iar accesul trebuie să fie permis numai personalului autorizat. ... (2) Orice sistem care înlocuieşte carantina fizică trebuie să furnizeze un grad de siguranţă adecvat; de exemplu, pot fi utilizate sisteme computerizate, cu condiţia ca acestea să fie validate, pentru a demonstra capacitatea de a securiza accesul. ...
Articolul 27
(1) Medicamentele respinse, expirate, retrase sau returnate, precum şi cele suspecte de contrafacere trebuie să fie păstrate separat, acest lucru realizându-se fie prin mijloace fizice, fie printr-un alt mijloc echivalent validat (de exemplu, electronic). ... (2) Medicamentele respinse, expirate, retrase sau returnate, precum şi cele suspecte de contrafacere şi zonele în care acestea se păstrează trebuie identificate corespunzător. ...
Articolul 28
Produsele radioactive, psihotrope, stupefiante, sensibilizante şi/sau periculoase, precum şi cele care prezintă risc de explozie sau de combustie (de exemplu, lichide, solide şi gaze aflate sub presiune, inflamabile) trebuie să fie depozitate în zone dedicate, cu luarea măsurilor suplimentare de securitate şi protecţie.
Articolul 29
(1) Medicamentele care necesită condiţii speciale de depozitare (de exemplu, medicamente cu regim controlat, medicamente care trebuie păstrate într-un anumit interval de temperatură) trebuie să fie identificate imediat şi păstrate în conformitate cu instrucţiuni scrise şi cu prevederile legislative aplicabile în aceste cazuri. ... (2) Când condiţiile de depozitare nu sunt menţionate pe ambalaj, trebuie să se respecte prevederile altor standarde în vigoare (de exemplu, farmacopei). ...
Articolul 30
(1) Trebuie să existe o procedură şi un sistem de înregistrări care să asigure că medicamentele cu cea mai apropiată dată de expirare sunt comercializate şi/sau distribuite primele ("first expired, first out" = FEFO). ... (2) Periodic trebuie efectuată reconcilierea stocurilor, prin compararea celor existente în depozit cu înregistrările. ... (3) Orice deviaţie constatată în legătură cu situaţia stocurilor trebuie investigată, pentru a se verifica dacă nu s-au produs amestecări neintenţionate, eliberări incorecte sau însuşiri ilegale de medicamente. ...
Capitolul IX
Mijloace de transport şi echipamente de manipulare
Articolul 31
(1) Mijloacele de transport şi echipamentele folosite pentru distribuţia, depozitarea sau manipularea medicamentelor trebuie să fie adecvate utilizării acestora şi dotate corespunzător, după caz, pentru a preveni expunerea produselor la condiţii care ar putea afecta stabilitatea şi integritatea ambalajelor şi pentru a preveni contaminarea de orice natură. ... (2) Trebuie să se ia măsuri pentru a preveni accesul persoanelor neautorizate (inclusiv prin efracţie) în mijloace de transport şi/sau la echipamentele de manipulare, precum şi pentru a preveni furturile sau însuşirile ilegale de medicamente transportate. ...
Articolul 32
Proiectarea şi utilizarea mijloacelor de transport şi a echipamentelor de manipulare trebuie să reducă la minimum riscul de eroare şi să permită curăţarea eficientă şi/sau întreţinerea, pentru a evita contaminarea, acumularea murdăriei sau orice alt efect nedorit asupra calităţii medicamentului care este distribuit.
Articolul 33
(1) Mijloacele de transport şi containerele de transport trebuie să aibă capacitate suficientă pentru a permite păstrarea în ordine a medicamentelor în timpul transportului. ... (2) Trebuie să existe un sistem care să permită segregarea în timpul transportului a medicamentelor respinse, retrase, returnate, precum şi a celor suspectate de contrafacere. ... (3) Trebuie să se acorde atenţie deosebită alegerii tipului de echipament folosit pentru manipularea medicamentelor care nu sunt livrate într-un ambalaj protector, precum şi modului de utilizare, curăţare şi întreţinere a acestuia. ...
Articolul 34
(1) Mijloacele de transport trebuie să fie prevăzute cu un sistem propriu de asigurare a temperaturii şi umidităţii necesare conservării medicamentelor în condiţiile specificate de fabricant şi să fie dotate cu dispozitive de monitorizare a condiţiilor create. ... (2) Majoritatea medicamentelor se păstrează şi se transportă în condiţii normale: temperatura de maximum 25°C, umiditatea relativă de 60 ± 5%; când sunt necesare condiţii speciale de păstrare, acestea trebuie să fie, de asemenea, asigurate, controlate şi monitorizate. ... (3) Dispozitivele folosite pentru monitorizarea condiţiilor de temperatură şi umiditate trebuie să fie calibrate la intervale stabilite, iar rezultatele calibrărilor trebuie păstrate. ... (4) Distribuitorul trebuie să facă dovada monitorizării parametrilor de temperatură şi umiditate în timpul transportului medicamentelor, prin păstrarea înregistrărilor cel puţin un an după expirarea perioadei de valabilitate a unui medicament distribuit, dacă legislaţia nu prevede altfel. ...
Articolul 35
(1) Atunci când este posibil, transportul şi manipularea medicamentelor trebuie să se facă folosindu-se mijloace de transport şi echipamente dedicate. ... (2) Atunci când se folosesc mijloace de transport şi echipamente de manipulare care nu sunt dedicate, trebuie să existe proceduri care să asigure că nu va fi compromisă calitatea medicamentului; trebuie să se efectueze operaţii adecvate de curăţare, care ulterior să fie verificate şi înregistrate. ... (3) Agenţii de curăţare sau cei de fumigaţie nu trebuie să influenţeze negativ calitatea produselor. ... (4) Echipamentele destinate curăţării vehiculelor trebuie să fie alese şi utilizate astfel încât să nu constituie sursă de contaminare. ...
Articolul 36
Mijloacele de transport şi echipamentele defecte nu trebuie folosite; acestea trebuie etichetate ca "defecte" sau îndepărtate din unitatea de distribuţie.
Articolul 37
Trebuie să se prevină accesul rozătoarelor, insectelor, păsărilor şi al altor dăunătoare în mijloacele de transport, containerele de transport şi echipamentele de manipulare; trebuie să existe programe scrise care să descrie măsurile luate în acest sens de unitatea de distribuţie angro.
Articolul 38
Unitatea de distribuţie angro trebuie să aibă în vedere folosirea unor tehnologii suplimentare (de exemplu, dispozitive electronice de urmărire prin satelit, Global Positioning System = GPS), dacă astfel de mijloace pot conduce la o siguranţă sporită a medicamentelor în timpul transportului.
Capitolul X
Containere de transport şi etichetarea acestora
Articolul 39
Toate medicamentele trebuie păstrate şi distribuite în containere de transport care să nu influenţeze negativ calitatea produselor şi care să ofere protecţie adecvată împotriva factorilor externi, inclusiv împotriva contaminării.
Articolul 40
(1) Pe eticheta containerului trebuie să se declare condiţiile speciale de transport şi/sau de depozitare, dacă acestea sunt necesare. ... (2) Dacă medicamentul este destinat transportului, ieşind astfel de sub controlul sistemului de management al calităţii implementat de fabricant, pe eticheta containerului trebuie să se precizeze: numele şi adresa fabricantului, condiţiile speciale de transport şi alte cerinţe prevăzute de legislaţie, inclusiv simboluri privind siguranţa. ... (3) Containerele de transport pot să nu fie etichetate cu informaţii complete privind conţinutul containerului (pentru a preveni furturile), dar trebuie să ofere suficiente informaţii în legătură cu condiţiile de manipulare, păstrare şi cu precauţiile care trebuie luate pentru a garanta că produsul este manipulat corespunzător în orice moment. ... (4) Etichetarea containerelor trebuie să se facă folosindu-se abrevieri, denumiri sau coduri acceptate pe plan naţional ori internaţional. ...
Articolul 41
Trebuie să se acorde atenţie specială cazurilor în care se foloseşte zăpada carbonică în containere; pe lângă aspectele legate de protecţie, trebuie să se garanteze faptul că produsul nu intră în contact cu zăpada carbonică, deoarece aceasta ar putea influenţa negativ calitatea produsului.
Articolul 42
Trebuie să existe proceduri scrise pentru manipularea containerelor distruse şi/sau sparte; trebuie să se acorde atenţie specială containerelor care conţin produse cu potenţial toxic sau periculos.
Capitolul XI
Distribuţie
Articolul 43
(1) Medicamentele trebuie să fie distribuite angro numai persoanelor juridice care sunt autorizate în România, conform legii, să distribuie (angro, en detail) astfel de produse. ... (2) Înainte de a distribui medicamentele, unitatea de distribuţie angro trebuie să obţină de la solicitant dovada scrisă a existenţei unei autorizaţii de distribuţie valide, eliberată conform legii. ...
Articolul 44
Distribuitorul trebuie să deţină mijloace de transport corespunzătoare pentru transportul medicamentelor, care să îndeplinească condiţiile menţionate la cap. IX, sau poate încheia un contract cu un transportator, dacă se asigură că acesta respectă condiţiile impuse pentru transportul medicamentelor.
Articolul 45
Distribuţia şi transportul medicamentelor pot fi iniţiate numai după primirea unui ordin de comandă valabil, în formă scrisă.
Articolul 46
Trebuie să existe proceduri scrise pentru distribuţia medicamentelor, care să aibă în vedere tipul produsului şi orice precauţii speciale care trebuie respectate.
Articolul 47
Trebuie să existe înregistrări privind operaţiile de distribuţie efectuate, care să includă, dar să nu se limiteze la următoarele informaţii:
- data expediţiei;
- denumirea completă (fără abrevieri) şi adresa distribuitorului angro persoană juridică, informaţii despre transportator (număr de telefon, persoane de contact);
- denumirea completă (fără abrevieri) şi adresa destinatarului persoană juridică (unitate de distribuţie angro, unitate de distribuţie en detail);
- descrierea produselor, inclusiv: denumirea, forma farmaceutică şi doza (dacă este cazul);
- cantitatea (numărul de unităţi comerciale din fiecare serie de medicament şi cantitatea pe fiecare unitate comercială - dacă este cazul);
- numărul de serie şi data de expirare;
- condiţiile necesare pentru transport şi depozitare (dacă este cazul);
- un număr unic care să permită identificarea fiecărei livrări.
Articolul 48
(1) Înregistrările distribuţiei trebuie să conţină suficiente informaţii pentru a permite trasabilitatea medicamentului. ... (2) Astfel de înregistrări trebuie să faciliteze retragerea unei serii de produs, dacă este necesar; mai mult, trebuie să faciliteze detectarea surselor de medicamente contrafăcute, după caz. ... (3) Fiecare parte implicată în lanţul de distribuţie are responsabilitatea de a asigura trasabilitatea medicamentului. ...
Articolul 49
În caz de urgenţă, distribuitorii angro trebuie să poată livra imediat medicamentele pe care le furnizează, de obicei, celor autorizaţi să le elibereze către populaţie.
Articolul 50
Trebuie să se stabilească programul de distribuţie şi să se planifice traseele; programările şi planificările trebuie să fie realiste.
Articolul 51
Medicamentele nu trebuie distribuite sau recepţionate după expirarea datei de valabilitate, nici în apropierea acesteia, evitându-se astfel ca medicamentul să expire înainte să fie folosit de pacient.
Articolul 52
(1) Medicamentele pot fi eliberate spre distribuţie numai după ce au fost eliberate de către persoana responsabilă cu calitatea medicamentelor. ... (2) Medicamentele aflate în carantină pot fi transferate unei alte unităţi de distribuţie angro a aceleiaşi companii numai dacă persoana/persoanele responsabilă/responsabile cu calitatea medicamentelor a/au autorizat acest transfer şi dacă s-au efectuat verificările necesare privind documentaţia aferentă. ...
Articolul 53
Trebuie să existe un sistem prin care să se reconstituie rapid lista de distribuţie a fiecărei serii a unui medicament, pentru a permite retragerea acesteia.
Capitolul XII
Transport şi produse aflate în tranzit
Articolul 54
(1) Medicamentele trebuie protejate în timpul transportului, pentru a preveni accesul neautorizat sau pentru a furniza dovezi, dacă accesul neautorizat s-a produs. ... (2) Transportul medicamentelor trebuie să fie securizat şi să fie însoţit de o documentaţie adecvată, pentru a se asigura identificarea acestora şi verificarea conformităţii cu cerinţele autorităţilor, în porturi, aeroporturi, vămi rutiere şi antrepozite. ...
Articolul 55
Transportul medicamentelor trebuie să se facă astfel încât:
a) să nu se piardă elementele de identificare ale acestora; ... b) să nu contamineze sau să nu fie contaminate de alte produse sau materiale; ... c) să se ia măsuri de protecţie adecvate împotriva scurgerilor, spargerilor sau furturilor. ...
Articolul 56
(1) Trebuie să se asigure condiţii de transport (temperatură, umiditate relativă) corespunzătoare fiecărei categorii de medicamente, care să fie înregistrate pe toată perioada transportului, respectiv a tranzitului. ... (2) Dispozitivele folosite pentru monitorizarea condiţiilor de temperatură şi umiditate trebuie să fie calibrate la intervale stabilite, iar rezultatele calibrărilor trebuie păstrate. ... (3) Distribuitorul trebuie să facă dovada monitorizării parametrilor de temperatură şi umiditate în timpul transportului medicamentelor, prin păstrarea înregistrărilor cel puţin un an după expirarea perioadei de valabilitate a unui medicament distribuit, dacă legislaţia nu prevede altfel, care se vor pune la dispoziţie în timpul inspecţiilor efectuate de ANM. ... (4) Trebuie să existe proceduri scrise pentru investigarea oricăror situaţii de nerespectare a condiţiilor de transport. ...
Articolul 57
(1) Mijloacele de transport şi containerele trebuie să fie încărcate cu atenţie şi ordonat, respectându-se, dacă este posibil, regula "ultimul care intră - primul care iese", pentru a nu irosi timp la descărcare şi pentru a preveni distrugerea containerelor. ... (2) Trebuie să se acorde atenţie sporită în timpul încărcării şi descărcării ambalajelor din carton, pentru a se evita distrugerea acestora. ...
Articolul 58
(1) Transportul medicamentelor care conţin substanţe puternic active sau radioactive ori al altor medicamente şi substanţe periculoase care prezintă un risc special de abuz, incendiu sau explozie (de exemplu lichide combustibile, gaze presurizate) trebuie să se facă folosindu-se containere şi mijloace de transport sigure şi dedicate; aceleaşi precauţii trebuie luate şi în cazul medicamentelor conţinând narcotice şi alte substanţe care produc dependenţă. ... (2) În plus, trebuie să se respecte acordurile internaţionale şi legislaţia naţională aplicabile. ...
Articolul 59
Produsele care conţin substanţe toxice şi/sau inflamabile trebuie depozitate şi transportate în containere adecvate, separate şi închise, în acord cu legislaţia naţională şi cu acordurile internaţionale.
Articolul 60
(1) Scurgerile produse în timpul transportului trebuie curăţate cât de repede posibil, pentru a preveni contaminarea, contaminarea încrucişată şi orice alte pericole. ... (2) Trebuie să existe proceduri scrise care să descrie modul de rezolvare a unor astfel de incidente. ...
Articolul 61
(1) Pentru depozitarea şi distribuţia în timpul tranzitului a medicamentelor respinse, expirate, rechemate sau returnate şi a celor suspectate de a fi contrafăcute trebuie să existe o segregare printr-un mijloc fizic sau echivalent (de exemplu, electronic). ... (2) Aceste medicamente trebuie identificate adecvat, ambalate într-o manieră sigură, clar etichetate şi trebuie însoţite de documentaţie adecvată. ...
Articolul 62
(1) Materiale de ambalare şi containerele pentru transport trebuie să fie adecvate pentru a preveni distrugerea medicamentelor în timpul transportului. ... (2) Trebuie să existe şi să se aplice adecvat programe de control al modului de sigilare (de exemplu, sigiliile emise trebuie să fie urmărite; sigiliile trebuie să fie intacte în timpul tranzitului şi la recepţie). ...
Articolul 63
(1) Şoferilor nu trebuie să li se permită accesul în depozit, ci doar în zonele de recepţie/expediţie. ... (2) De asemenea, şoferul trebuie să fie identificat şi să prezinte documentaţia din care să reiasă că este autorizat pentru transportul respectiv. ...
Articolul 64
Distrugerea containerelor, precum şi orice alt eveniment sau problemă care se petrece în timpul tranzitului trebuie înregistrate şi raportate distribuitorului şi autorităţilor implicate, după caz, şi investigate.
Capitolul XIII
Documentaţie
Articolul 65
Distribuitorii trebuie să îşi identifice produsele şi tranzacţiile folosind un număr de control similar cu numerele de serie.
Articolul 66
(1) Trebuie să existe instrucţiuni scrise şi înregistrări care să documenteze toată activitatea referitoare la distribuţia medicamentelor, inclusiv toate recepţiile şi eliberările; denumirea distribuitorului angro trebuie să figureze pe toate documentele relevante. ... (2) Trebuie stabilite şi aplicate proceduri pentru întocmirea, aprobarea, utilizarea şi controlul schimbărilor în cazul tuturor documentelor referitoare la procesul de distribuţie. ... (3) De asemenea, trebuie să se stabilească şi să se aplice proceduri privind accesul la documentele de distribuţie, precum şi proceduri care să descrie modalitatea de arhivare şi distrugere, după caz, la expirarea perioadei de valabilitate a documentelor. ... (4) Trebuie să existe proceduri atât pentru documentele generate intern, cât şi pentru cele provenite din surse externe. ...
Articolul 67
(1) Toate documentele trebuie completate, aprobate, semnate şi datate de către o persoană/persoane autorizată/autorizate şi nu se modifică fără autorizarea necesară. ... (2) Titlul, tipul şi scopul fiecărui document trebuie clar precizate. ... (3) Conţinutul documentelor trebuie să fie clar, fără ambiguităţi. ... (4) Documentele trebuie păstrate ordonat, pentru a putea fi uşor de verificat. ...
Articolul 68
(1) Natura şi conţinutul documentaţiei referitoare la distribuţie, precum şi perioada de păstrare a acesteia trebuie să respecte legislaţia naţională. ... (2) Când nu există astfel de cerinţe, documentele trebuie păstrate pentru o perioadă de timp egală cu valabilitatea medicamentelor, plus un an. ...
Articolul 69
Toate documentele trebuie să fie uşor de recuperat şi să fie păstrate utilizându-se metode care să asigure că nu se produc modificări neautorizate, distrugeri, deteriorări şi/sau pierderi ale documentaţiei.
Articolul 70
(1) Documentele trebuie revizuite regulat şi păstrate la zi. ... (2) Atunci când un document a fost revizuit, trebuie să existe un sistem care să prevină utilizarea neadecvată a versiunii anterioare. ...
Articolul 71
Trebuie să existe mecanisme care să permită transferul de informaţii, incluzându-le pe cele referitoare la calitate sau la reglementări legislative, între un distribuitor şi un client, precum şi transferul de informaţii către ANM, la solicitare.
Articolul 72
Trebuie să existe înregistrări actualizate, în format hârtie sau electronic, pentru fiecare produs depozitat, indicând condiţiile de depozitare recomandate, orice alte precauţii care trebuie luate şi datele de retestare, dacă este cazul.
Articolul 73
Trebuie să existe proceduri pentru: realizarea hărţii distribuţiei valorilor temperaturii, măsurile de securitate adoptate pentru prevenirea furtului bunurilor din zonele de depozitare, distrugerea stocurilor nesigilabile/neutilizabile şi pentru păstrarea înregistrărilor.
Articolul 74
În cazul medicamentelor sensibile la temperatură sau umiditate, înregistrările investigaţiilor şi acţiunilor întreprinse în cazul depăşirii condiţiilor specificate trebuie păstrate cel puţin un an după data de expirare a produsului.
Articolul 75
Atunci când înregistrările sunt generate şi păstrate în format electronic, acestea trebuie salvate şi păstrate pentru a preveni pierderea accidentală a datelor.
Articolul 76
Deţinătorii unei autorizaţii de distribuţie angro trebuie să păstreze înregistrări pentru orice tranzacţie cu medicamente primite sau expediate, care să conţină cel puţin informaţiile prezentate la art. 47.
Capitolul XIV
Reambalare şi reetichetare
Articolul 77
(1) Orice operaţii de reambalare şi reetichetare a medicamentelor de uz uman sunt considerate operaţii de fabricaţie parţială şi trebuie efectuate în acord cu prevederile
art. 748 din Legea nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Ghidului privind buna practică de fabricaţie a medicamentelor de uz uman, aprobat prin Hotărârea Consiliului ştiinţific al ANM nr. 38/2006. ... (2) Deoarece reambalarea şi reetichetarea reprezintă un risc în întreruperea securităţii lanţului de distribuţie (pentru că nu se menţine sistemul de siguranţă al fabricantului original şi nici nu se permite autentificarea medicamentului cât mai aproape de pacient), aceste operaţii trebuie limitate pe cât este posibil. ... (3) Condiţiile privind reambalarea trebuie clar descrise. ... (4) În cazul unei reambalări efectuate de o companie, alta decât fabricantul original, produsul rezultat trebuie să fie cel puţin echivalent cu produsul iniţial. ... (5) Pentru distribuitorul care efectuează operaţii de reambalare şi reetichetare se aplică aceleaşi cerinţe tehnice şi de reglementare ca şi pentru fabricant. ...
Capitolul XV
Reclamaţii
Articolul 78
Reclamaţiile referitoare la calitatea medicamentelor, care pot conduce la retragerea acestora, trebuie anunţate la ANM.
Articolul 79
(1) Trebuie să existe o procedură scrisă pentru tratarea reclamaţiilor; trebuie făcută distincţie între reclamaţia referitoare la calitatea unui medicament sau a ambalajului său şi cele referitoare la aspectele comerciale. ... (2) În cazul unei reclamaţii privind calitatea unui medicament sau a ambalajului acestuia, trebuie anunţaţi, cât mai repede posibil, fabricantul original şi/sau deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă. ... (3) Orice reclamaţie referitoare la calitatea unui medicament trebuie înregistrată şi investigată, pentru a se identifica originea şi motivul reclamaţiei. ...
Articolul 80
(1) Toate reclamaţiile şi alte informaţii privind medicamentele cu posibile neconformităţi sau potenţial contrafăcute trebuie analizate cu grijă, conform unor proceduri scrise care să descrie acţiunile care trebuie întreprinse, inclusiv efectuarea unei retrageri rapide şi eficiente, dacă este cazul. ... (2) Dacă se descoperă sau se suspectează o neconformitate referitoare la calitatea unui medicament, trebuie luată în considerare posibilitatea verificării şi a altor serii de produs. ...
Articolul 81
(1) Atunci când este cazul, agenţii de intermediere, distribuitorii, cei care efectuează reambalare şi reetichetare trebuie să analizeze reclamaţia împreună cu fabricantul original al medicamentului pentru a stabili dacă trebuie iniţiate acţiuni ulterioare în care pot fi implicaţi alţi clienţi care au primit medicamentul neconform şi/sau ANM. ... (2) Investigarea cauzei reclamaţiei sau retragerii trebuie să fie condusă şi documentată de către partea cea mai implicată. ... (3) Atunci când o reclamaţie este transmisă fabricantului produsului original, înregistrările păstrate de agenţii de intermediere, distribuitori, cei care efectuează reambalare şi reetichetare trebuie să includă toate răspunsurile primite de la fabricantul original al produsului (inclusiv data la care a fost primită informaţia privind neconformitatea). ...
Capitolul XVI
Retrageri
Articolul 82
Trebuie să existe un sistem care să includă proceduri scrise, pentru a retrage prompt şi eficient orice medicament dovedit a fi neconform sau suspectat de contrafacere; sistemul trebuie să fie gestionat de o persoană desemnată, responsabilă cu retragerile.
Articolul 83
Aceste proceduri trebuie verificate regulat şi actualizate, dacă este necesar.
Articolul 84
(1) Fabricantul original şi/sau deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă trebuie informaţi în cazul unei retrageri. ... (2) Atunci când retragerea este decisă de o altă entitate decât fabricantul original şi/sau deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă, aceştia trebuie consultaţi, pe cât posibil, înainte ca retragerea să aibă loc. ... (3) Informaţiile privind retragerea trebuie transmise ANM. ...
Articolul 85
(1) Eficienţa măsurilor luate pentru efectuarea retragerilor trebuie evaluată periodic. ... (2) În aşteptarea unei acţiuni adecvate, toate medicamentele retrase trebuie depozitate într-o zonă sigură şi separată din localurile de depozitare ale distribuitorului. ...
Articolul 86
(1) Medicamentele retrase trebuie separate în timpul transportului şi clar etichetate ca produse rechemate. ... (2) Atunci când nu este posibilă separarea în timpul transportului, aceste medicamente trebuie ambalate sigur, clar etichetate şi însoţite de o documentaţie adecvată. ...
Articolul 87
Condiţiile de depozitare aplicabile unui medicament care face subiectul unei retrageri trebuie menţinute în timpul depozitării şi/sau al transportului până când se ia o decizie privind soarta medicamentului respectiv.
Articolul 88
Toţi clienţii şi autorităţile competente din toate ţările în care un anumit medicament a fost distribuit trebuie informaţi cu promptitudine cu privire la orice intenţie de retragere a produsului care este sau este suspectat de a fi neconform.
Articolul 89
(1) Toate înregistrările distribuţiei trebuie să fie uşor accesibile persoanei desemnate responsabilă cu retragerile. ... (2) Aceste înregistrări trebuie să conţină suficiente informaţii cu privire la medicamentele expediate clienţilor (inclusiv la produsele exportate). ...
Articolul 90
Stadiile procesului de retragere trebuie înregistrate, iar reconcilierea dintre cantităţile expediate şi cele recuperate trebuie inclusă într-un raport final.
Articolul 91
Fabricantul medicamentului original şi ANM trebuie informaţi dacă este necesară retragerea unui produs original, ca urmare a identificării unui produs contrafăcut, care nu se poate distinge de produsul original.
Articolul 92
Agenţii de intermediere, comercianţii, distribuitorii, cei care efectuează reambalare şi reetichetare trebuie să păstreze înregistrări ale reclamaţiilor şi retragerilor care le sunt aduse la cunoştinţă.
Capitolul XVII
Produse returnate
Articolul 93
(1) Un distribuitor angro trebuie să primească medicamente returnate de la o unitate de distribuţie en detail sau de la o altă persoană autorizată să furnizeze medicamente, respectând termenii şi condiţiile contractului dintre distribuitorul angro şi farmacie. ... (2) Atât distribuitorul angro, cât şi unităţile de distribuţie en detail (sau alte persoane autorizate să furnizeze medicamente) sunt responsabile de gestionarea proceselor de returnare proprii şi de siguranţă operaţiilor, astfel încât să nu se permită pătrunderea medicamentelor contrafăcute şi falsificate. ...
Articolul 94
(1) Evaluările necesare trebuie făcute de o persoană autorizată, care va lua şi decizia cu privire la distrugerea unor astfel de medicamente. ... (2) La această evaluare trebuie luate în considerare: natura produsului returnat la distribuitor, orice condiţii speciale de depozitare necesare, starea produsului, timpul scurs de la emiterea deciziei de retragere. ...
Articolul 95
Trebuie să existe prevederi pentru transportul adecvat şi în siguranţă al medicamentelor returnate, în acord cu cerinţele de depozitare relevante.
Articolul 96
Trebuie să existe prevederi pentru transportul adecvat şi în siguranţă al materialelor respinse şi al deşeurilor, înainte de distrugerea lor.
Articolul 97
Atunci când medicamentele sunt distruse, acest lucru trebuie făcut în acord cu cerinţele internaţionale şi naţionale referitoare la distrugerea acestor produse şi luându-se în considerare protecţia mediului.
Articolul 98
Trebuie păstrate înregistrări pentru toate medicamentele returnate, respinse şi/sau distruse.
Articolul 99
Orice situaţie în care medicamentele returnate sunt considerate contrafăcute trebuie raportată imediat autorităţilor; trebuie să se ia toate măsurile pentru a garanta că acestea nu vor mai intra pe piaţă.
Capitolul XVIII
Medicamente contrafăcute
Articolul 100
Toate părţile implicate în lanţul de distribuţie trebuie să colaboreze pentru a putea lupta cu succes împotriva contrafacerilor.
Articolul 101
(1) Deţinătorii unei autorizaţii de distribuţie angro trebuie să achiziţioneze medicamentele numai de la persoane sau entităţi care deţin la rândul lor o autorizaţie de fabricaţie sau de distribuţie angro, după caz. ... (2) Deţinătorii unei autorizaţii de distribuţie angro trebuie să furnizeze medicamente numai persoanelor care sunt ele însele deţinătoare ale unei autorizaţii de distribuţie angro sau sunt autorizate să furnizeze medicamente pentru populaţie. ...
Articolul 102
Distribuitorul trebuie să aibă proceduri pentru a notifica ANM, în cazul în care suspectează un medicament de contrafacere sau identifică un asemenea caz.
Articolul 103
Orice medicament contrafăcut sau suspectat de a fi contrafăcut, găsit în lanţul de distribuţie al medicamentelor, trebuie imediat separat de celelalte medicamente şi înregistrat.
Articolul 104
Astfel de medicamente trebuie clar identificate şi puse în carantină, pentru a preveni distribuţia sau vânzarea lor.
Articolul 105
După confirmarea faptului că medicamentul este contrafăcut, trebuie să se ia o decizie oficială cu privire la distrugerea sa, astfel încât să nu mai reintre pe piaţă, iar decizia trebuie înregistrată.
Articolul 106
Trebuie stabilite proceduri privind retragerea de urgenţă a medicamentelor contrafăcute detectate în lanţul de distribuţie.
Capitolul XIX
Activităţi contractate
Articolul 107
Orice activitate referitoare la distribuţia de medicamente, care este delegată unei alte persoane sau entităţi, trebuie efectuată în acord cu termenii contractului scris agreat de furnizorul şi beneficiarul de contract.
Articolul 108
(1) Contractul trebuie să definească responsabilităţile fiecărei părţi, în acord cu legislaţia în vigoare, şi să permită respectarea prezentului ghid. ... (2) Contractul trebuie, de asemenea, să includă responsabilitatea furnizorului de contract cu privire la măsurile care trebuie luate (de exemplu instruirea) pentru a se evita introducerea medicamentelor contrafăcute în lanţul de distribuţie. ...
Articolul 109
(1) Subcontractarea poate fi permisă în anumite condiţii, pe baza aprobării scrise a furnizorului de contract. ... (2) Nu se acceptă subcontractarea activităţilor de transport. ...
Articolul 110
Orice beneficiar de contract trebuie auditat periodic.
Capitolul XX
Autoinspecţie
Articolul 111
(1) Sistemul de asigurare a calităţii implementat de distribuitor trebuie să includă autoinspecţiile. ... (2) Acestea trebuie să se efectueze pentru a monitoriza implementarea principiilor de bună practică de distribuţie şi respectarea lor şi, dacă este cazul, trebuie să conducă la măsuri corective şi preventive. ...
Articolul 112
Autoinspecţiile trebuie efectuate în mod independent şi detaliat de către o persoană competentă, desemnată de distribuitor.
Articolul 113
(1) Rezultatele unei autoinspecţii trebuie înregistrate sub forma unor rapoarte. ... (2) Rapoartele trebuie să conţină toate observaţiile făcute în timpul inspecţiei şi, dacă este cazul, propuneri pentru măsurile corective necesare. ... (3) Trebuie să existe un program eficient de urmărire a deficienţelor constatate în timpul autoinspecţiei. ... (4) Reprezentantul managementului distribuitorului trebuie să evalueze rapoartele de autoinspecţie şi înregistrările tuturor acţiunilor corective întreprinse. ...
----------